Intranet, quelle définition simple ?
La définition intranet la plus simple le décrit comme un réseau informatique privé utilisé par les entreprises pour faciliter la communication, la collaboration et la gestion des informations au sein de l’organisation.
Cette définition intranet souligne l’importance de cet outil dans la création d’un site intranet sécurisé où seuls les membres autorisés de l’entreprise peuvent accéder aux informations et aux ressources partagées.
En se basant sur cette définition intranet, on comprend que le rôle de la plateforme est de fournir un accès aux informations internes et de favoriser les échanges entre collaborateurs. L’intranet facilite également la gestion des ressources internes, permettant une meilleure organisation et un accès simplifié pour tous les collaborateurs.
Autrefois, l’intranet était surtout destiné aux grandes entreprises et son fonctionnement était rigide. Il fallait absolument être dans les locaux pour y accéder depuis son poste de travail. Il s’agissait souvent d’une simple page où figurait un ensemble d’informations.
Aujourd’hui, il est devenu un outil moderne indispensable pour gérer la communication d’entreprise et le travail d’équipe. Il est totalement adapté au télétravail et peut être connecté aux différents logiciels de votre SI et intègre de nombreuses fonctionnalités, offrant ainsi une solution complète pour la collaboration et le partage d’information.
Quelle est la différence entre internet et intranet ?
Maintenant que vous connaissez la définition d’un intranet, il est important de noter la différence entre intranet et internet.
D’un point de vue technique, l’internet et l’intranet sont basés sur les mêmes langages et protocoles informatiques. Dans les deux cas, leur fonctionnement dépend d’un serveur. Cependant, la grande différence réside dans l’accès à chacun. Internet est ouvert à tous.
Les utilisateurs peuvent naviguer sur de nombreux sites différents et accéder à une multitude d’informations. L’accès est totalement libre. Sur un réseau intranet, l’accès est impossible pour les personnes extérieures à l’entreprise.
Ainsi, celui-ci est réservé aux employés et conditionné par une gestion effectuée par le SI. La sécurité des données échangées y est donc une priorité, renforçant la protection des communications internes et le stockage sécurisé des informations.
Le service doit être parfaitement sécurisé. Les fournisseurs de service intranet, dont le sérieux est démontré, garantissent cette sécurisation des accès. Ensuite, la SI doit faire le nécessaire en interne, notamment avec un antivirus et un pare-feu.
Certains accès à l’intranet sont réservés aux administrateurs. Ces derniers peuvent également créer des groupes de travail qui rassemblent les personnes qui traitent un même projet. Cela permet ainsi de bien gérer l’accès aux données, facilitant ainsi la collaboration et la planification de projets entre collaborateurs.
Quel est le rôle d’un intranet ?
La fonction basique d’un intranet est la publication d’informations concernant l’entreprise à ses différents membres. Il leur offre aussi la possibilité d’échanger entre eux. Néanmoins, l’intranet d’entreprise a beaucoup évolué et son rôle également :
- Il comporte le plus souvent différentes pages avec un menu pour faciliter la navigation. Il propose la création de bases de connaissances et de bibliothèques pour hiérarchiser les informations. Sa fonction principale est de donner aux employés tous les documents et toutes les informations qui garantissent la bonne marche de l’entreprise. Cela inclut les procédures, les formulaires et les actualités plus générales. C’est donc un pilier de la communication d’entreprise.
- Outre cette fonction informative, l’intranet favorise les échanges entre les membres. Pour cela, il se sert d’un outil tiers ou un module intégré dans sa structure. Les intranets modernes sont un lieu d’échanges grâce à différents canaux : ils incluent aussi l’organisation de réunions. L’intranet actuel a donc un rôle social.
- Un espace intranet est l’occasion de créer une culture d’entreprise en rappelant ses valeurs et ses missions. C’est un levier pour favoriser la fidélisation des équipes.
- L’accès à diverses connaissances, aux procédures ou à divers outils de travail en fait un atout pour améliorer la productivité.
Quels sont les bénéfices de l’intranet ?
L’intranet possède de nombreux avantages.
Une meilleure organisation du SI
L’intranet donne l’accès à une multitude d’informations utiles aux employés. Celles-ci leur permettent d’effectuer leur travail dans les meilleures conditions possibles. Les informations sont hiérarchisées et structurées, notamment avec la création de bases de connaissances.
Un accès garanti depuis n’importe quel endroit
Un intranet moderne rend l’information accessible et un accès rapide à l’information, peu importe l’endroit où les utilisateurs se trouvent. Il est donc parfaitement adapté aux nouveaux modes de travail. Si un employé est en télétravail ou en déplacement, il peut accéder aux fichiers. En outre, il est possible de se connecter depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.
Un gain de temps et de productivité
L’intégration d’un moteur de recherche dans le service intranet permet de retrouver facilement un fichier. Ce dernier évite la perte de temps liée à la recherche infructueuse d’informations. Cela entraîne un accroissement de la productivité. À terme, cette meilleure productivité améliore le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Une communication fluidifiée
Ce partage simplifié de l’information favorise une communication plus fluide entre les membres de l’entreprise et les différents services. Sur certaines plateformes, tous les collaborateurs ont la possibilité de partager du contenu.
L’ouverture vers le travail collaboratif
L’existence d’un chat ou la création de groupes dédiés à des projets spécifiques améliorent le travail d’équipe et la collaboration.
Construire une culture d’entreprise
En créant un intranet à l’image de l’entreprise et en affichant ses valeurs, vous contribuez à bâtir une culture d’entreprise. D’ailleurs, en fournissant un accès à toutes les informations nécessaires et des outils performants aux employés, vous suscitez leur adhésion. C’est donc un très bon moyen de fidélisation.
L’intégration de l’intranet à vos outils métiers
L’intégration de l’intranet à vos outils métiers transforme l’intranet en un système de gestion centralisé, offrant de nombreuses fonctionnalités. Centraliser les données conforte l’idée du gain de temps et de productivité, en permettant une gestion plus efficace des ressources internes et en améliorant les processus de travail.
Quelles sont les fonctionnalités d’un intranet ?
Un intranet peut être doté de très nombreuses fonctionnalités. En fait, la plateforme ne peut pas se contenter de fournir une page d’actualité, un annuaire et un organigramme de l’entreprise. Certes, ces informations doivent y figurer, mais ce n’est pas ce qui fait l’intérêt d’un intranet aujourd’hui. Voici quelques-unes des fonctionnalités d’un intranet les plus importantes.
Le partage d’informations et de fichiers
C’est la fonctionnalité basique de tout intranet. La diffusion des informations peut se faire de différentes manières. Une page d’actualité peut remplacer efficacement une newsletter d’entreprise. La constitution de bibliothèques de documents est utile pour classer les fichiers et les rendre accessibles.
De même, la constitution d’une base de connaissances s’avère intéressante pour la formation des employés et notamment les nouvelles recrues.
Un moteur de recherche
Sans un moteur de recherche intégré à l’intranet, il est difficile de retrouver les documents. Indispensable, il doit offrir un gain de temps en retrouvant l’emplacement précis d’un fichier.
Un système de messagerie interne
Pour communiquer entre les utilisateurs, la messagerie interne est essentielle. Elle peut prendre des formes variées : intégration du service mail de l’entreprise, chat, groupes de discussion, forums, etc.
Un agenda partagé
Ce n’est pas la fonctionnalité la plus impressionnante, mais elle est très utile au quotidien. Les différents agendas sont synchronisés, les modifications apparaissent donc en temps réel. Les ajustements de planning et l’organisation de réunion en sont simplifiés.
Les tableaux de bord personnalisés
Ces dashboards fonctionnels et personnalisés s’adaptent à chaque utilisateur. Les contenus sont ciblés et répondent à leurs besoins. Ils permettent de diffuser des informations ciblées et de réduire la charge mentale des salariés.
Un outil de visioconférence
L’organisation de réunions virtuelles est entrée dans nos habitudes. La possibilité de les programmer et de les lancer depuis l’intranet ou d’y intégrer une application spécifique est à prévoir.
Les groupes de travail collaboratif
Dans le cadre de la gestion de projets, la création de groupes dédiés stimule le travail d’équipe. Ils sont une aide précieuse pour échanger sur les avancées de chacun, mutualiser les documents et faire de la coédition de fichiers.
Quels sont les différents types d’intranet ?
Les différents types d’intranet se définissent par rapport à leurs choix technologiques et à leurs fonctionnalités.
Le portail intranet
Celui-ci est davantage une page qui est reliée à de multiples applications différentes. Ce n’est donc pas un service centralisé. Le portail peut être personnalisé et avoir sa propre charte graphique. L’accès aux applications utilisées par les membres de l’entreprise se fait via ce portail.
Ces dernières peuvent être des pages web, des blogs, un forum, des applications métiers, un agenda, etc. Le portail peut se limiter dans son expression la plus simple à une page d’informations.
Le recours à de applications indépendantes
Diverses technologies issues de fournisseurs parfois différentes sont rendues disponibles par l’entreprise. Ces applications ne sont pas intégrées entre elles. L’intranet est un système pluriel qui renvoie à plusieurs outils séparés.
Toutefois, cela s’apparente moins à un véritable intranet qu’à plusieurs sites. Ce n’est pas l’idéal pour l’expérience utilisateur.
Un intranet intégré à un environnement unique
Dans l’univers de l’intranet moderne, c’est une unique plateforme qui gère toutes les fonctionnalités. Un utilisateur possède un accès personnel qui l’autorise à les exploiter. Les applications sont intégrées dans le même environnement et sont synchronisées entre elles.
Dans ce cas, l’intranet peut être créé sur mesure à partir de zéro, ou d’un environnement défini. Par exemple, Sharepoint online, qui est un intranet intégré dans la suite Microsoft 365.
La digital workplace
Une digital workplace va plus loin qu’un intranet classique. Elle est hébergée sur le cloud et offre de nombreux outils. C’est un véritable espace de travail numérique qui englobe absolument toutes les applications et les outils métiers pour gérer son travail au quotidien. Elle a également pour objectif de développer le travail collaboratif.
Comment créer un intranet ?
Pour créer un intranet, l’idéal est d’utiliser un logiciel existant. Les coûts et la charge de travail seront réduits par rapport à un projet construit à partir d’une page blanche.
Par ailleurs, pour les entreprises cherchant à minimiser l’infrastructure IT et les coûts de maintenance, opter pour une solution intranet cloud peut simplifier le déploiement et la gestion de l’intranet tout en offrant une accessibilité et une sécurité améliorées.
Quel logiciel utiliser pour créer un intranet ?
Comme nous l’avons vu précédemment, la création d’un intranet est possible à travers diverses solutions. Néanmoins, construire un intranet d’entreprise en partant d’un CMS est complexe. Cela implique de travailler avec des développeurs et le processus peut être long et coûteux.
Ce système pour être optimal et évolutif devra subir des mises à jour régulières. Or, nous vous conseillons plutôt d’opter pour un système plus moderne, sans avoir besoin d’avoir recours à une équipe informatique.
Afin d’avoir une solution intranet optimale, hébergée sur le cloud et personnalisable, nous vous suggérons d’utiliser Sharepoint online, une robuste Intranet Sharepoint solution intégrée dans l’environnement Microsoft 365.
Vous pouvez donc l’utiliser sans coût supplémentaire. Cette version de Sharepoint ne nécessite ni serveur dédié, ni maintenance. C’est Microsoft qui prend en charge la sauvegarde des données et les mises à jour.
Pour ceux qui cherchent à approfondir leurs connaissances sur la création d’un site Sharepoint, qui peut servir de base à un intranet performant, je vous invite à consulter comment créer un Sharepoint, un guide pratique qui pourrait éclairer votre projet.
Si Sharepoint online est un bon point de départ, il n’est pas à proprement parler un logiciel de création d’intranet. Celui-ci fonctionne comme une base de travail. Il ne pourra être totalement personnalisé qu’avec un outil tiers ou un travail de développement. Pour une mise en place rapide et économique, nous prônons l’utilisation d’un logiciel tiers.
Comment choisir un logiciel intranet adapté à ses besoins ?
S’il existe de nombreux outils tiers pour concevoir un intranet, ceux-ci sont souvent déconnectés des besoins réels de l’entreprise. Nous proposons de construire votre espace intranet à partir de Sharepoint avec notre logiciel intranet : Powell Intranet. Il se différencie des autres logiciels intranet du marché, car il ne se contente pas de vous donner des templates. Il réunit diverses fonctionnalités pour construire un intranet social et intuitif.
Les avantages de Powell Intranet sont multiples :
- Il est intégré dans l’environnement Microsoft 365 via Sharepoint Online.
- Il est accessible depuis un poste de travail, un navigateur web ou l’application dédiée. Les employés peuvent donc y accéder depuis n’importe où.
- L’interface intuitive permet de trouver rapidement les informations nécessaires.
- Cette interface est entièrement personnalisable en no-code ou avec un minimum de codage pour être en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
- Cette solution intranet est sécurisée par Microsoft. Les identités et droits d’accès sont gérés par Azure Active Directory.
- Il s’agit d’un intranet social qui permet de tirer parti de Viva Connections.
- Powell intranet offre une communication digitale ciblée, inclusive et engageante.
- C’est un outil qui s’adapte aux besoins du SI, mais également des RH.
Comment améliorer l’intranet de son entreprise ?
Améliorer l’intranet de son entreprise passe par une écoute active des retours des utilisateurs, une mise à jour régulière des contenus et des fonctionnalités, ainsi que par l’intégration de nouvelles technologies et outils collaboratifs. Il est crucial de rester à l’écoute des besoins et des attentes des collaborateurs pour que l’intranet reste un outil central et apprécié dans la vie de l’entreprise.
Organiser des sessions de formation et des ateliers peut également aider les employés à mieux utiliser l’intranet et à découvrir toutes ses fonctionnalités. Enfin, encourager la contribution de tous à l’enrichissement de l’intranet peut transformer cet outil en un véritable espace de vie de l’entreprise, reflétant sa culture, ses valeurs et son dynamisme.
En conclusion, un intranet bien conçu est le pilier de la communication interne efficace, permettant une meilleure collaboration et productivité au sein de l’entreprise