Nombreuses sont les informations confidentielles sous la responsabilité des établissements financiers. Ceux-ci doivent conserver l’ensemble des transactions et des communications de leurs clients, souvent sur de très longues périodes.
De surcroît, ils doivent être en mesure de partager ces informations rapidement et facilement avec le personnel autorisé.
Pourtant, de très nombreux établissements ont encore recours à des dossiers papier et des processus de saisie manuelle de données, lesquelles sont alors confinées dans un service ou dans un appareil.
Des processus qui sont non seulement inefficaces, mais qui manquent aussi cruellement de sécurité. Les données peuvent être perdues ou volées et du personnel non autorisé peut accéder aux informations si elles ne sont pas correctement protégées.
L’intranet peut aider les établissements financiers à relever ces défis. Ce réseau privé et sécurisé permet aux employés de stocker et de partager des informations au sein de l’organisation.
Si l’amélioration de l’efficacité, de la sécurité et de la conformité figurent au premier rang des préoccupations de votre établissement financier, tout comme la prise de décision fondée sur des données actuelles, découvrez-en plus sur les avantages et fonctionnalités clés d’un intranet spécifique au secteur financier.
Qu’est-ce que l’intranet ?
La collaboration en interne repose sur une technologie permettant une connexion instantanée. L’intranet est généralement utilisé par les entreprises et les organisations dans le but d’améliorer la communication et la coopération entre les employés et les dirigeants.
Les termes « intranet » et « extranet » sont fréquemment employés sans distinction. Pourtant, une différence radicale existe entre les deux. L’extranet est un réseau privé et sécurisé servant à partager des informations avec des tiers autorisés, notamment des partenaires ou des clients.
À l’inverse, l’intranet est principalement utilisé pour la communication et la collaboration en interne. Il n’est donc pas accessible aux tiers et sa conception vise à susciter l’implication des employés.
Quels sont les avantages de l’intranet pour les établissements financiers ?
De la conformité aux règlements à la protection des informations confidentielles, les défis à relever par les établissements financiers sont nombreux. L’intranet peut alors être un atout face à ces défis, grâce à ses nombreux avantages :
Avantage n° 1 : gains de temps et de productivité
L’un des principaux avantages de l’intranet pour les établissements financiers est le gain de temps et de productivité. Grâce à l’intranet, les employés peuvent facilement trouver les informations dont ils ont besoin au moment opportun.
Prenons l’exemple d’un responsable de prêts : avec l’intranet, il lui suffit de se connecter et de rechercher les antécédents de crédit, sans perdre de temps à fouiller dans des archives papier ni à retrouver la personne qui détient le dossier d’antécédents recherché.
Avantage n° 2 : un risque de partage d’informations obsolètes ou incorrectes minimisé
En plus de faciliter le partage et la recherche d’informations, l’intranet assure que seules les informations correctes et à jour sont partagées. Comment ? En étant la seule source officielle d’informations de l’entreprise. Ainsi, les employés ne se fient plus à des fichiers obsolètes ou incorrects sauvegardés sur leur ordinateur.
L’intranet de dernière génération peut assurer que les informations obligatoires soient lues par les employés, notamment les nouvelles politiques, procédures et réglementations. La direction peut vérifier si les documents essentiels ont bien été lus.
Enfin, l’intranet permet aux établissements financiers tels que les banques de contrôler qui a accès aux données sensibles et à quel moment.
Avantage n° 3 : un service client amélioré
Les clients attendent un service d’excellente qualité, que l’intranet peut aider les établissements financiers à leur fournir. Les employés peuvent en effet facilement impressionner les clients et accédant rapidement à diverses informations cruciales d’un seul clic… en sans les renvoyer vers un autre service.
L’intranet présente également un avantage indirect en matière d’amélioration du service à la clientèle. En effet, l’intranet moderne est social, conçu pour impliquer les employés, rendre leur expérience au travail plus agréable et entretenir la culture d’entreprise. Or, il est prouvé que lorsque les employés sont heureux, cela se traduit de façon positive dans leurs échanges avec les clients.
Avantage n° 4 : une collaboration renforcée entre les équipes et les sites
L’intranet facilite la collaboration en permettant aux employés de partager des informations sur des projets ainsi que leur contribution, où qu’ils se trouvent.
Par exemple, si votre équipe marketing travaille sur une nouvelle campagne, elle peut partager des documents, des idées et des mises à jour en temps réel avec le reste de l’organisation, grâce à l’intranet.
Avantage n° 5 : impliquer et connecter les employés
Lorsqu’un établissement a plusieurs sites, l’intranet permet de connecter et d’impliquer des employés qui, sinon, pourraient se sentir isolés.
En effet, l’intranet leur permet de facilement trouver leurs collègues et nouer un lien avec eux, même s’ils sont sur un autre fuseau horaire ou continent. Cela s’applique également au travail hybride, cas de figure de plus en plus fréquent.
Quelles sont les 12 fonctionnalités indispensables de l’intranet pour la finance ?
Lors de la conception d’un intranet pour un établissement financier, plusieurs fonctionnalités essentielles sont à envisager. Mais pour rendre l’intranet réellement efficace, voici les 12 fonctionnalités qui sont indispensables :
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Gestion des documents dans leur version la plus récente.
Les établissements financiers doivent être en mesure de suivre et de gérer les versions les plus récentes des documents cruciaux tels que les demandes de prêt, les informations sur les antécédents de crédit et les manuels de conformité.
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Accès en temps réel aux informations pour une prise de décision rapide
Le temps est précieux pour les banques, gestionnaires de patrimoines et compagnies d’assurance. Afin de prendre des décisions rapides et avisées, les employés ont besoin d’un intranet qui leur donne instantanément accès aux informations dont ils ont besoin.
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Stockage centralisé des politiques et procédures.
Les données étant dispersées à travers les établissements financiers, rester au fait des politiques et procédures essentielles peut relever du défi. L’intranet permet de résoudre ce problème en stockant ces informations en un lieu centralisé et instantanément accessible.
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Une fonction de recherche simplifiée et rapide.
La fonction de recherche est aujourd’hui incontournable. Les établissements financiers ont besoin d’un intranet qui permette à leurs employés de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Grâce à la recherche par mot ou sujet clé, il est désormais possible de trouver ce que l’on cherche en l’espace de quelques secondes.
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Un partage d’informations transparent et opportun.
Dans un secteur en perpétuelle évolution, les mises à jour en temps réel ne sont pas un luxe, mais une exigence. Les employés des établissements financiers ont besoin de pouvoir partager les informations de façon instantanée et transparente.
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Un stockage et un accès aux données sûr et conforme
La sécurité est d’une importance capitale pour le secteur financier. Les données doivent être stockées sur l’intranet de façon sécurisée et être protégées contre tout accès non autorisé, tout en respectant la règlementation du secteur.
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La possibilité pour les cadres supérieurs de communiquer avec leurs subordonnés
Un système permettant de communiquer les mises à jour importantes à tous, instantanément, est indispensable pour les cadres supérieurs. En tant que plateforme centralisée accessible à l’ensemble des employés, l’intranet est une solution idéale.
Par exemple, lorsque les confinements dus au COVID-19 ont été annoncés, les établissements financiers disposant d’un intranet ont pu faire passer le message à leurs employés rapidement.
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La collaboration interservices
Si la communication verticale est importante, la collaboration interservices ne l’est pas moins. Pour être efficace, l’intranet doit faciliter la collaboration et le partage d’informations sur des projets entre les employés de différents services.
L’intégration d’outils de messagerie dans l’intranet est une excellente solution. Par exemple, si vous choisissez un intranet conçu sur SharePoint, vous pouvez également bénéficier de l’intégration de Yammer ou de Microsoft Teams.
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Un annuaire du personnel et un organigramme
Les établissements financiers peuvent rapidement prendre de l’envergure et avoir de nombreux employés répartis sur différents sites. L’intranet peut faciliter la mise en relation des employés avec leurs collègues en intégrant un annuaire du personnel et un organigramme.
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Le partage des connaissances sur les dernières évolutions et tendances du secteur
Saviez-vous que l’une des fonctionnalités clés des systèmes intranet est la possibilité de dispenser des formations et de diffuser les actualités relatives aux évolutions et aux tendances du secteur ? Les établissements financiers qui profitent de l’intranet pour diffuser ces connaissances aident leurs équipes à garder une longueur d’avance.
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Des fonctionnalités impliquant les employés pour limiter leur rotation
La rotation du personnel affecte particulièrement les établissements financiers.
L’un des principaux facteurs de départ des employés est qu’ils ne se sentent pas suffisamment impliqués dans leur travail. L’intranet peut apporter une solution à travers des fonctionnalités qui impliquent les employés, telles que des forums, blogs et réseaux sociaux intégrés, les rendant plus engagés et motivés pour donner le meilleur d’eux-mêmes.
L’intranet social moderne [comme Powell Intranet] va encore plus loin avec la ludification et les fonctions telles que les kudos, les fontaines à eau, les programmes d’ambassadeurs et les outils d’idéations, entre autres.
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Les fonctions facilitant le travail hybride
Comme précédemment mentionné, la possibilité de télétravailler, à la maison ou ailleurs, est de plus en plus demandée par les employés. Toutefois, l’isolation peut nuire à la productivité et accélérer le renouvellement du personnel.
L’intranet doit par conséquent faciliter le travail hybride, avec des fonctions telles que la réservation de bureau ou la vidéoconférence, pour favoriser la connexion et la productivité des employés, où qu’ils soient.
Développez votre potentiel avec un intranet adapté à votre secteur
Un intranet efficace peut aider les établissements financiers à relever de nombreux défis, notamment la gestion et la sécurité des données, l’implication des employés ou encore le partage de connaissances.
Adapté au secteur financier, l’intranet répond à ces besoins spécifiques en vue d’aider les employés à travailler non pas plus dur, mais plus efficacement. In fine, le personnel devient plus productif… et l’établissement plus prospère.
Les 12 fonctionnalités énumérées ci-dessus sont essentielles pour assurer que l’intranet d’un établissement financier réponde aux besoins de ses employés, et que l’établissement garde une longueur d’avance sur ses concurrents.
Vous opérez dans le secteur des services financiers et vous souhaitez mettre en place un intranet dans votre établissement ? Vous ne savez pas par où commencer ? Powell Software a travaillé avec de nombreux établissements partout dans le monde pour mettre au point un intranet fourni en fonctionnalités visant à doper les activités commerciales et la productivité en interne.
