Comment adopter une organisation 100% télétravail

À moins que votre travail ne soit “essentiel”, vous avez probablement travaillé en home office cette année. Les mesures de confinement mises en place par les gouvernements ont obligé la plupart des entreprises du monde entier à fermer leurs bureaux et à renvoyer leurs employés chez eux en mars, s’adaptant ainsi à la volée aux structures de télétravail. Mais alors que les pays commencent à rouvrir et à se tourner vers une “nouvelle normalité”, l’avenir du travail pourrait ne jamais impliquer un retour complet au bureau. Beaucoup ont plutôt adopté le télétravail et prévoient de le faire indéfiniment.

Alors que les grandes entreprises comme Facebook, Twitter et Shopify annoncent toutes des politiques de travail permanent à domicile, les entreprises du monde entier commencent à se demander si elles peuvent elles aussi se joindre à la vague du travail à distance. Le télétravail total est un objectif réalisable pour de nombreuses entreprises, surtout si les mises en place temporaires de travail à domicile ont été un succès. Nous vous proposons ici les conseils sur le travail à distance dont vous avez besoin pour faire une transition efficace.

 Comment structurer votre organisation en télétravail ?

Dans une structure de bureau traditionnelle, les employés sont embauchés en partie sur la base de la proximité physique du lieu où est située l’entreprise. Les employés sont censés se présenter tous les jours pendant les heures d’ouverture et effectuer leur travail dans les locaux. Cela limite les responsables de l’embauche à la réserve de talents locaux et limite les employés à vivre à une certaine distance des lieux de travail, sans parler des coûts quotidiens supportés par les deux parties.

Ainsi, comme vous le savez, le travail à distance est l’alternative au travail de bureau. Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est qu’il existe différentes façons de structurer le recours au télétravail. Elles se répartissent en deux catégories : le télétravail local/hybride et le télétravail intégral.

Télétravail local

Avec une stratégie de télétravail local, ou hybride (ou encore local remote en anglais), les employés sont physiquement situés près du bureau de leur entreprise, mais ne se rendent pas au travail tous les jours. Les employés peuvent venir certains jours et profiter de la flexibilité du temps partiel ou travailler à domicile cinq jours par semaine. C’est le modèle que la plupart des entreprises ont adapté à la suite de la pandémie de coronavirus.

Cette organisation de travail hybride a ses avantages. Les employés peuvent toujours être appelés au bureau pour des réunions ou des interactions en face à face avec les clients tout en conservant un peu plus de flexibilité dans leur vie personnelle. Mais cela présente aussi certains inconvénients. Les entreprises doivent toujours payer pour maintenir des locaux et bureaux physique, et elles ne sont pas aussi libres de recruter dans le réservoir mondial de talents.

 Le télétravail total

Les entreprises qui se sont bien adaptées au télétravail local à la suite de la COVID-19 peuvent envisager de poursuivre en proposant le télétravail à 100%. Grâce à cette stratégie, les employés locaux actuels ont la liberté de rester où ils sont ou de se déplacer où ils le souhaitent.

Le télétravail total n’est pas une option pour toutes les entreprises. Si vous traitez avec des clients en personne, ce n’est peut-être pas le bon choix pour vous. D’un autre côté, il est possible de laisser certains services se déplacer à distance tout en conservant leur rôle de contact avec les clients dans un bureau local. La bonne solution est différente pour chaque organisation.

Les avantages du télétravail intégral

Personne n’envisagerait d’adopter un modèle de travail à distance s’il n’y avait pas d’avantages associés. Vous avez peut-être remarqué certains avantages au travail à domicile en termes de gestion de votre temps pendant la pandémie, mais il y a encore plus de bénéfices à découvrir en rendant le travail en home office permanent. En voici quelques-uns :

Recruter dans un vivier mondial de talents

Vous pouvez également choisir de rendre certaines fonctions internes distantes tout en gardant d’autres locales. Par exemple, il peut être avantageux d’embaucher des ingénieurs à distance tout en maintenant une équipe locale de service à la clientèle. Cette dernière peut toujours avoir besoin d’interagir avec les clients en face à face, mais même si ce n’est pas le cas, la satisfaction des clients a tendance à augmenter lorsque les professionnels du service sont à proximité. Cette stratégie ne limitera pas entièrement les coûts de fonctionnement d’un bureau, mais elle les réduira certainement.

Pourcentage des entreprises mondiales qui utilisent des politiques d’espace de travail flexible pour attirer et retenir les meilleurs talents

Réduire les frais

La suppression des locaux réduit les coûts tant pour les employeurs que pour les employés. Selon Global Workplace Analytics, une entreprise de 50 employés qui se met en mode télétravail total pourrait réaliser des gains financiers de plus de 900 000 dollars par an, tandis que les employés économiseraient 5 354 dollars en dépenses et 23 jours de temps de trajet par an. Utilisez le calculateur d’économies sur le télétravail de l’entreprise pour savoir combien votre entreprise économiserait en travaillant à distance.

 Augmenter votre productivité

Il est communément admis que l’emploi d’une main-d’œuvre à distance est associé à une meilleure productivité. Ce phénomène a été largement étudié, et la mesure exacte de l’augmentation de la productivité des entreprises en télétravail varie. Par exemple, le Harvard Business Review a constaté que l’Office américain des brevets et des marques a constaté une augmentation de 4,4% de la production des employés qui ont profité d’un programme de travail à domicile, tandis qu’une étude similaire de Stanford a constaté une augmentation de 13% de la productivité. Quelle que soit la position de votre entreprise dans cette fourchette, même une petite augmentation de la productivité est susceptible de se manifester dans des domaines tels que la rentabilité et la satisfaction des clients.

Conseils pour une organisation en télétravail à 100%

S’engager dans la voie du télétravail complet nécessite quelques changements dans la façon de fonctionner dans un bureau ou même en tant qu’équipe locale en home office. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre organisation en pleine évolution ne laisse personne derrière elle.

Rester connecté

La communication est plus facile lorsque tout le monde se trouve dans un bureau central. Tout le monde n’anticipe pas l’effort conscient qu’implique le fait de rester connecté à partir d’un espace de travail distant, ce qui peut constituer un véritable choc culturel. Donnez à votre personnel de nombreux outils de communication numérique et encouragez les responsables à se rendre disponibles aussi souvent que possible, en plus de prévoir des séances de feedback régulières.

Lorsque vous intégrez de nouveaux employés dans une organisation à distance, vous devez également repenser le processus d’intégration afin de vous assurer que chaque nouvelle recrue reçoit l’attention qu’elle mérite lors de son intégration. Avant tout, assurez-vous qu’une formation approfondie sur les technologies de télétravail est prévue dès le début afin que les employés aient accès à tous les outils de communication à leur disposition. Vous pouvez également envisager de faire une annonce à l’échelle de l’entreprise pour souhaiter la bienvenue aux nouveaux employés et encourager les autres à se présenter virtuellement.

Définir les horaires de travail

Lorsque les entreprises instaurent le télétravail, elles abandonnent généralement l’horaire de 9h à 17h qui était maintenu pendant les heures de bureau. Si les employés se trouvent dans des fuseaux horaires différents, cela peut s’avérer délicat car les horaires de travail disjoints entraînent souvent des retards importants dans les communications aller-retour.

Pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, pensez à fixer certaines heures pendant la semaine où les employés sont censés être en ligne. C’est le moment idéal pour organiser des réunions et des appels vidéo d’équipe, faire des annonces dans toute l’entreprise et donner à chacun la possibilité d’avoir des conversations directes si nécessaire.

La planification du travail à distance peut s’appliquer différemment aux postes en contact avec les clients. Si vous avez un service clientèle, par exemple, qui doit être ouvert à des heures précises, une personne de cette équipe doit être disponible à tout moment, ce qui nécessite un degré de coordination beaucoup plus important. Pour les entreprises qui gèrent le service clientèle par message ou par courrier électronique, une meilleure stratégie pourrait simplement consister à établir un temps de réponse minimum, par exemple une heure lors d’une journée de travail. Cela donne aux employés une certaine souplesse, à condition qu’ils vérifient leurs courriels au moins une fois par heure.

Analyser les données

La seule façon de mesurer réellement les avantages d’une pleine télégestion est de suivre attentivement les données et de surveiller les évolutions dans le temps. Avant de commencer la transition vers un télétravail total, décidez quels KPI vous utiliserez pour mesurer la productivité et la réussite. Voici quelques idées d’indicateurs de performance à surveiller :

• Utilisation des outils à distance
• Temps passé en appels vidéo
• Délai moyen de réalisation des projets
• Rotation du personnel
• Satisfaction des clients
• Volume des ventes
• Rentabilité

Définir clairement les politiques de télétravail

Les politiques actuelles de votre entreprise ne reflètent probablement pas une structure de travail à domicile complète. Avant de faire du travail à distance un changement permanent, examinez les documents de politique et mettez-les à jour pour définir clairement les attentes des employés en home office. Bien entendu, vous devez communiquer clairement tout changement de politique à l’ensemble du personnel et ouvrir la porte aux commentaires et aux questions.

Favoriser le télétravail avec une Digital Workplace

Les entreprises qui optent pour le télétravail cherchent constamment à réduire la distance entre les employés qui ne travaillent pas au même endroit. La meilleure solution est d’utiliser un espace de travail numérique, une Digital Workplace, comme un centre de coordination où toute l’entreprise peut se rassembler virtuellement. Grâce à une Digital Workplace, les employés peuvent accéder à des fichiers, communiquer et travailler ensemble en temps réel comme s’ils étaient assis dans la même pièce.

Powell Software, pour des solutions intelligentes de télétravail

Avec les nombreux outils numériques nécessaires pour soutenir la transition vers un télétravail intégral, une solution globale est la voie à suivre. C’est exactement ce que propose Powell Software, avec des Digital Workplaces personnalisables, conçues pour maximiser l’efficacité du travail à distance. Nos plateformes tirent parti de la puissance de la technologie Microsoft, notamment Microsoft 365, SharePoint et Teams, avec en plus les avantages de la personnalisation sans code et de l’intégration de widgets tiers. Elles sont accessibles depuis le cloud, notre application desktop ou encore notre application mobile.

Powell Software propose également des solutions pour les entreprises qui décident de suivre une organisation hybride, permettant le télétravail et le retour au bureau ponctuel. Flex Desk est un widget qui permet de travailler avec des bureaux flexibles, à réserver depuis la Digital Workplace, sans compromettre la santé et la sécurité lorsque les employés reviennent progressivement au bureau.