CMS pour Intranet : Les 10 éléments essentiels dont votre système de gestion de contenu a besoin

De nos jours, presque toutes les entreprises disposent d’un intranet. Qu’il s’agisse d’une solution logicielle formelle ou d’un ensemble d’outils de stockage et de communication, un intranet est essentiel au fonctionnement quotidien de toute entreprise qui travaille en mode digital. Et si un intranet peut bien fonctionner tout seul au début, la quantité de contenu qu’il contient peut rapidement devenir incontrôlable. C’est là qu’un système de gestion de contenu d’intranet, ou un CMS (Content Management System), entre en jeu.

L’intégration d’une solution CMS pour votre intranet devrait permettre de créer moins de travail, et non plus de travail. Dans cette optique, votre CMS doit être choisi avec soin pour assurer son succès. Lorsque vous entrez dans la phase de planification, il y a quelques éléments essentiels à rechercher dans un candidat de CMS d’intranet. Mais d’abord, examinons comment un système de gestion de contenu s’intègre dans la structure globale de votre intranet.

Qu’est-ce qu’un CMS d’intranet ?

Comme vous le savez déjà, l’intranet de vos employés est un réseau interne qui sert à la communication, à la collaboration et à la gestion de l’information au sein de votre organisation. Au fil du temps, la quantité de contenu nécessaire pour transmettre ces informations fait boule de neige et atteint un volume difficile à publier et à gérer. Un CMS est un outil de gestion de contenu qui aide à chaque étape de ce processus, de la création et publication du contenu à l’accès, la mise à jour et l’archivage.

Alors comment choisir la bonne solution de CMS pour votre intranet ? Nous avons dressé une liste de dix points à surveiller afin de nous assurer que votre système de gestion de contenu est un outil qui aide vos employés et ne les gêne pas.

CMS Intranet

 

Les 10 composantes essentielles d’un système de gestion de contenu (CMS) pour intranet

  1. Intégration avec la technologie existante

La qualité la plus essentielle d’un CMS d’intranet est qu’il s’intègre parfaitement non seulement à votre intranet, mais aussi à tout l’éventail des outils numériques que vos employés utilisent au quotidien. Assurez-vous que les applications telles que la messagerie instantanée, la gestion de projet, les systèmes de ressources humaines et l’analyse de données peuvent toutes fonctionner couramment avec le système de gestion de contenu sans avoir à passer par des étapes intermédiaires fastidieuses.

 

  1. Une interface utilisateur intuitive

Les différents niveaux de dextérité digitale au sein d’une organisation signifient que tout outil largement utilisé doit être suffisamment intuitif pour que chacun puisse l’utiliser avec un minimum de formation. Une interface utilisateur qui imite les outils et les plateformes que les employés sont déjà habitués à utiliser – comme les réseaux sociaux – contribue à améliorer l’adoption et l’efficacité de ces outils. Bien que cela puisse sembler trivial, cela contribue grandement à améliorer l’expérience employé numérique globale, ce qui est associé à un plus grand bonheur des employés, à des bénéfices plus élevés et à un meilleur service client.

 

  1. Un design responsive

De nombreux employés utilisent plusieurs appareils pour effectuer des tâches professionnelles, tels que les smartphones et les tablettes. Comme ce comportement ne devrait que s’accroître avec le temps, il est essentiel que votre système de gestion de contenu soit accessible depuis plus qu’un simple ordinateur. Dans le même ordre d’idées, assurez-vous que tout contenu publié par un CMS puisse être visualisé de manière responsive sur tous les appareils.

 

  1. Prise en charge de différents types de contenu

Vous diffusez probablement de nombreux types de contenus différents via votre intranet, notamment des textes, des photos, des vidéos, des présentations, etc. La prise en charge du multimédia ne devrait pas être négociable, dès lors que vous recherchez un système de gestion de contenu.

 

  1. Facilité de déploiement

Le déploiement du CMS de votre intranet d’entreprise peut prendre un certain temps. Cela dit, le processus n’a pas besoin d’être trop compliqué. Avec le grand nombre de solutions prêtes à l’emploi disponibles aujourd’hui et nécessitant relativement peu de configuration, il n’est pas nécessaire de passer des mois à concevoir une solution à la demande, alors que les coûts s’accumulent.

 

  1. Mises à jour régulières

Une fois que vous avez déployé le CMS pour votre intranet, le travail n’est pas complètement terminé. Les systèmes de gestion de contenu doivent être régulièrement mis à jour pour suivre les tendances du secteur, les nouvelles technologies et les menaces à la sécurité. Veillez à ce que les mises à jour soient publiées régulièrement de manière à ne pas mettre tout votre système hors ligne trop longtemps.

 

  1. Possibilité de recherche

Un CMS est quasiment inutile si les employés ne peuvent pas trouver ce dont ils ont besoin. Choisissez une fonction de recherche robuste qui prend en charge plusieurs critères et peut filtrer le contenu par des propriétés telles que le type et la date.

 

  1. Analytique

Comme pour toutes les technologies utilisées par votre organisation, vous devez vous efforcer de constamment améliorer votre CMS au long cours. Grâce à l’analyse, vous pouvez facilement voir comment les employés interagissent avec le contenu, quels types de contenus sont les plus efficaces, comment le contenu est accessible et partagé, etc. L’analyse intégrée est également utile pour recueillir des données, comme les réponses aux enquêtes de vos employés, sans avoir à faire des pieds et des mains pour traiter les résultats.

 

  1. Gestion de la gouvernance

Un système de gestion du contenu de l’intranet ne peut pas remplacer la gouvernance de votre intranet, mais il peut certainement vous aider. Un bon CMS peut automatiquement mettre à jour le contenu avec les versions les plus récentes, détecter et signaler les doublons, et même automatiser certains processus comme le nommage des fichiers. Ces fonctionnalités feront une énorme différence dans l’apparence de votre organisation de contenu dans un, deux ou cinq ans.

 

  1. Personnalisation

Les besoins de chaque entreprise sont différents. Bien que vous n’ayez pas besoin de construire votre propre système de gestion de contenu à partir de zéro, la possibilité de contrôler et de régler avec précision certaines caractéristiques et fonctions peut faire ou défaire son succès. Assurez-vous que vous pouvez ajuster votre image de marque, peaufiner les templates et déterminer les règles de gouvernance selon les besoins. Le CMS de votre intranet doit s’adapter à vos besoins, et non l’inverse.

 

Choisissez le meilleur CMS pour votre intranet employé

La première chose à faire lorsque vous cherchez un système de gestion de contenu d’intranet est de réduire vos options en fonction de ce qui marche avec ce que vous avez déjà. Si votre équipe utilise Microsoft SharePoint et/ou Microsoft 365, le système de gestion de contenu de Powell Software est la solution prête à l’emploi parfaite, qui est livrée avec tous les outils dont vous avez besoin. Planifiez une démonstration pour voir comment nous déployons des solutions CMS pour intranet en un temps record !

 

 

 

 

2020-11-02T10:10:26+01:00juillet 12th, 2020|