Avant de plonger dans les éléments clés pour SharePoint, commençons par examiner quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les intranets sont utiles à toute entreprise. Un intranet peut :
- Contribuer à rationaliser les flux de travail,
- Gagner du temps et accroître la productivité,
- Améliorer les efforts de communication entre les employés, les cadres supérieurs, les services RH, les partenaires de l’entreprise, etc.
- Minimiser le risque de partage d’informations obsolètes ou incorrectes
Que vous souhaitiez passer de votre solution intranet actuelle à SharePoint Online ou que vous mettiez en place un intranet pour la première fois, vous êtes au bon endroit. Vous trouverez ci-dessous les éléments clés à prendre en compte pour la mise en place d’un intranet SharePoint.
Personnalisation
SharePoint offre de nombreuses possibilités de personnalisation. Cependant, certaines options de personnalisation nécessitent des compétences techniques approfondies. En gardant cela à l’esprit, vos options varieront en fonction de vos préférences.
En commençant par les options les plus basiques, vous pouvez définir votre thème pour qu’il corresponde à la marque de votre entreprise, définir votre en-tête/pied de page préféré (avec votre logo, si vous le souhaitez), et ajouter ou supprimer des liens dans le volet de navigation du site.
Outre les options de base, les utilisateurs peuvent également créer leurs propres pages et ajouter des Webparts personnalisés. Les pages sont idéales pour communiquer des idées aux membres de l’équipe ou pour partager d’autres informations. Les pages peuvent également être modifiées jusqu’à leur mise en page de base (par exemple, une colonne, deux colonnes, un tiers de colonne à gauche, etc.)
Si vous décidez de créer un site SharePoint à partir de zéro, la personnalisation prendra du temps et sera difficile à réaliser correctement. Travailler avec un fournisseur tiers de solutions intranet SharePoint qui propose des modèles personnalisés et prédéfinis pourrait être une option intéressante.
Sécurité et conformité
De nombreuses organisations construisent leur intranet sur SharePoint en raison de ses solides fonctions de sécurité.
Microsoft SharePoint héberge une variété de moyens pour protéger vos données, le premier étant les mises à jour et les correctifs de sécurité automatiques. D’autres protections sont facultatives pour les utilisateurs, mais constituent des moyens efficaces de préserver la sécurité des données. Des options telles que l’authentification multifactorielle empêchent l’utilisation des informations d’identification à moins qu’elles ne soient vérifiées par un facteur secondaire tel qu’un appel téléphonique, un message texte ou une application.
Pour renforcer la sécurité, Microsoft recommande ce qui suit :
- Utiliser Azure Active Directory pour limiter les appareils pouvant accéder aux informations (par exemple, les kiosques des hôtels)
- Exiger une déconnexion automatique après une longue période d’inactivité
- Créer des liens qui expirent ou limitent l’utilisation
- Utiliser des politiques DLP (prévention de la perte de données) pour empêcher le partage d’informations sensibles. Ces politiques limitent la circulation de certains documents
En outre, SharePoint est idéal pour maintenir la conformité légale spécifique à l’industrie. Cela inclut des normes telles que ISO 27001 (une norme de gestion de la sécurité de l’information), HIPAA (Healthcare Information Portability and Accountability Act), et FISMA (Federal Information Security Modernization Act).
Compte tenu du niveau de sécurité offert par SharePoint, il n’est pas surprenant que jusqu’à 80 % des entreprises du Fortune 500 utilisent SharePoint.
Bénéficierez-vous de la même sécurité si vous construisez votre intranet sur SharePoint avec l’aide d’une solution comme Powell Intranet ? Bien sûr ! C’est l’une des principales raisons pour lesquelles plus de 450 entreprises ont construit leur intranet SharePoint avec nous.
Inclusivité
Un autre élément clé à prendre en compte lors de la création de votre intranet SharePoint est son caractère inclusif. Est-il accessible aux travailleurs sans bureau, à ceux qui sont en première ligne et sur le terrain ?
SharePoint propose une application mobile pour iOS et Android aux utilisateurs disposant d’une licence Microsoft 365.
Cependant, si vous voulez donner aux employés qui n’ont pas d’ordinateur de bureau ou de licence M365 l’accès à la même expérience intranet que les employés de bureau, vous aurez besoin d’une meilleure application. Vous avez besoin d’un outil que les membres de l’équipe peuvent utiliser pour les mises à jour, les nouvelles et le partage de liens. Plus important encore, il doit être accessible de n’importe où et à n’importe quel moment. Ainsi, vous ne manquerez plus de mises à jour importantes lorsque vous êtes en déplacement.
L’inclusivité implique également de faire tomber les barrières linguistiques et d’améliorer l’expérience des utilisateurs dont l’anglais n’est pas la langue maternelle.
Le défi consiste à gérer plusieurs langues. SharePoint offre deux options pour créer un intranet multilingue :
- Interface utilisateur multilingue de SharePoint (MUI)
- Variantes SharePoint
Une solution intranet SharePoint in-a-box, comme Powell Intranet, simplifie encore les choses avec des traductions automatiques et une gestion de contenu plus facile. Si vous êtes une organisation internationale qui jongle avec plusieurs langues, vous voudrez pouvoir créer facilement un intranet multilingue dans SharePoint.
Engagement des employés et collaboration
L’une des principales caractéristiques de SharePoint est la collaboration. La plupart d’entre nous ne savent que trop bien comment des documents mal gérés peuvent créer un grand désordre sur le lieu de travail numérique. Parfois, tout dépend de la plateforme que vous utilisez. Avez-vous déjà commencé à modifier un document et réalisé que quelqu’un d’autre y accédait en même temps ? Le document est alors verrouillé et vous devez attendre pour le modifier.
Heureusement, SharePoint crée un environnement dans lequel les membres d’une équipe peuvent effectuer des modifications simultanément. Les modifications sont automatiquement synchronisées, de sorte que les utilisateurs peuvent voir instantanément ce qui a été modifié. Si vous souhaitez savoir qui a récemment modifié un document spécifique, vous pouvez également consulter l’historique des modifications. Vous saurez ainsi qui l’a modifié et quelles modifications spécifiques ont été apportées.
Les efforts de collaboration vont toutefois bien au-delà de la gestion des documents. Les utilisateurs peuvent également engager des conversations via les intégrations Yammer et Teams. Cela contribue à améliorer considérablement l’expérience des employés.
Qui peut tirer le meilleur parti de SharePoint ?
Les cas d’utilisation de SharePoint peuvent varier considérablement en fonction du service qui l’utilise. Par exemple, les responsables de la communication peuvent être amenés à partager des nouvelles, des événements internes ou des informations ciblées avec des employés de différents départements.
À l’inverse, les RH utiliseront plus souvent SharePoint pour gérer les politiques/procédures, l’intégration et pour s’assurer que les employés tirent le meilleur parti du contenu fourni (par exemple, en mettant en évidence les informations importantes).
La direction aura l’avantage de partager les nouvelles concernant l’ensemble de l’entreprise, tandis que le service informatique (IT) verra que ses tâches quotidiennes sont un peu plus faciles à gérer. Cependant, les membres de l’équipe qui bénéficieront le plus de SharePoint sont les employés. Ils bénéficieront de voies de communication plus faciles, d’un accès à toutes les politiques et procédures, aux FAQ et à toute autre information que votre entreprise a besoin de partager.
Envisager un fournisseur d’intranet tiers
Il se peut que vous commenciez à utiliser SharePoint et que vous vous rendiez compte que vos exigences ne sont pas satisfaites. Heureusement, des fournisseurs d’intranet, tels que Powell Intranet, existent pour vous aider à utiliser votre intranet à son plein potentiel.
La maintenance d’un intranet peut prendre beaucoup de temps, surtout dans les phases préliminaires. Laissez-nous vous aider à combler les lacunes et à réduire les contraintes de temps pour que votre productivité ne soit jamais mise en péril. Nos clients ont réduit jusqu’à 80 % le temps consacré à la maintenance de leur intranet.
Nous nous efforçons de faire en sorte que vous tiriez le meilleur parti de votre intranet. Grâce aux fonctionnalités de collaboration et d’innovation de SharePoint, nous pouvons nous assurer que votre organisation fonctionne aussi efficacement que possible, avec un minimum de ralentissements !