Bonne nouvelle : en vous concentrant sur les fonctionnalités essentielles décrites ci-dessous, vous pourrez créer un intranet simplifié et engageant qui pour vos employés. Cet article vous servira de guide pour identifier les fonctionnalités indispensables d’un intranet pour les grandes entreprises.
Ce guide sera particulièrement utile si vous êtes sur le point de lancer un appel d’offres. Si c’est le cas, épargnez-vous du stress et du temps grâce à notre modèle gratuit de RFP (appel d’offres) pour un intranet, que vous pourrez envoyer à l’éditeur de votre choix.
Sinon, lisez la suite pour vous rapprocher de la Digital Worplace de vos rêves.
Fonctionnalités pour votre équipe de communication interne
Votre équipe de communication interne dirigera probablement le projet d’intranet et gérera la Digital Workplace au quotidien. Il est donc crucial que votre intranet réponde à leurs besoins et soit facile à utiliser. Voici quelques fonctionnalités essentielles à rechercher pour atteindre cet objectif.
Partage des connaissances et des idées
Favorisez une culture de partage des connaissances et d’innovation grâce à des espaces dédiés à la collaboration :
- Boîte à idées & Discussions : Partagez des idées, proposez des améliorations et engagez des conversations.
- Sondages & FAQ : Recueillez des avis, répondez aux questions fréquentes et facilitez l’accès aux informations.
- Glossaire & Communautés : Établissez une compréhension commune et encouragez l’échange de connaissances.
- Forum : Facilitez des discussions approfondies sur des sujets complexes.
- Création d’une base de connaissances en libre-service : Donnez aux experts internes les moyens de créer et gérer leurs domaines de connaissances.
- Bots intelligents : Utilisez l’IA pour offrir une expérience d’informations efficace et précise.
Expérience centrée sur l’utilisateur
La clé d’un intranet réussi réside dans l’expérience utilisateur (UX). Voici comment s’assurer que votre plateforme répond aux besoins d’une main-d’œuvre diverse et favorise l’inclusivité :
- Contenu basé sur les profils des employés : Permettez aux utilisateurs de voir ce qui est pertinent pour leur rôle et leurs intérêts.
- Personnalisation du fil d’actualité : Suivez les sujets qui vous intéressent et évitez la surcharge informationnelle.
- Favoris & Contenus épinglés : Accédez aux informations selon vos besoins spécifiques.
- Tableau de bord personnalisable : Regroupez les outils et informations que vous utilisez fréquemment en un seul endroit.
- Options d’accessibilité : Contraste accru, polices adaptées aux dyslexiques pour une meilleure lisibilité.
- Écrans partagés : Visibilité claire dans des environnements spécifiques (par exemple, les entrées d’usines).
- Détection automatique de la langue : Le contenu s’ajuste dans la langue de votre choix.
- Changement manuel de langue : Accédez aux informations dans langue de votre choix.
- Traduction instantanée : Accédez au contenu initialement non disponible dans votre langue.
Adaptation de la diffusion du contenu
Une communication ciblée est cruciale pour maximiser l’impact. Voici comment s’assurer que votre intranet permet de diffuser le contenu aux bonnes personnes :
- Communication ciblée : Segmentez votre audience et livrez du contenu pertinent pour leurs rôles et intérêts.
- Outil intégré de newsletter : Créez et distribuez des newsletters ciblées pour les mises à jour de l’entreprise, les annonces d’équipe, etc.
Interactivité
Un intranet dynamique favorise un sentiment de communauté et encourage l’interaction :
- Commentaires & mentions “j’aime” : Encouragez les discussions et le partage des connaissances avec les fonctionnalités de commentaires et de mentions j’aime.
- Réservation de bureau : Éliminez les conflits de planification et optimisez l’utilisation des espaces avec un système de réservation pour les bureaux, les salles de réunion, place de parking, etc.
- Covoiturage & petites annonces : Renforcez les liens et le sentiment de communauté avec des fonctionnalités de covoiturage et de petites annonces.
Gamification et récompenses
Les techniques de gamification peuvent inciter à la participation et augmenter l’engagement :
- Points & Badges : Récompensez la participation et les contributions avec des points et des badges, créant ainsi un sentiment d’accomplissement.
- Classement : Encouragez une compétition amicale et récompensez les meilleurs contributeurs avec un classement.
- Kudos ou Bravos : Encouragez la reconnaissance entre pairs et construisez une culture collaborative avec un système de Kudos (aussi appelé Bravos).
Design et expérience intuitive
L’apparence et la convivialité de votre intranet sont importantes. Voici les critères à considérer pour créer une expérience visuellement attrayante et facile à utiliser :
- L’image de marque : Maintenez une expérience utilisateur cohérente et reconnaissable en respectant la charte graphique de l’entreprise.
- Design adapté : Assurez l’accessibilité et l’utilisation efficace sur tous les appareils : ordinateurs, tablettes, et smartphones.
- Thèmes saisonniers : Personnalisez la plateforme avec des thèmes saisonniers (par exemple, Noël, fêtes nationales,…).
Tirer parti de la puissance des réseaux sociaux
Les médias sociaux ont révolutionné la communication. Votre intranet peut exploiter cette puissance pour l’engagement interne :
- Intégration de contenu externe : Restez informé et connecté en affichant du contenu provenant de réseaux sociaux pertinents.
- Module de promotion des employés : Encouragez les employés à partager du contenu de l’entreprise sur leurs réseaux sociaux, étendant ainsi votre portée.
Améliorer l’accessibilité avec une recherche puissante
Le temps est précieux. Une recherche robuste garantit que les utilisateurs trouvent rapidement les informations dont ils ont besoin :
- Recherche avancée & filtrage : Trouvez rapidement des informations avec une fonction de recherche puissante intégrée à Microsoft 365.
- Filtrage par métadonnées : Affinez vos résultats de recherche en utilisant des métadonnées pertinentes pour une récupération précise des informations.
Optimisation avec les analyses et les insights
Les données sont vos alliées. Utilisez les analyses pour comprendre comment votre intranet est utilisé et identifier les points à améliorer :
- Suivi de l’utilisation & de l’engagement : Obtenez un aperçu sur le comportement des utilisateurs et l’efficacité du contenu.
- Analyses sur les applications mobiles : Comprenez comment les employés utilisent la plateforme sur les appareils mobiles.
- Affiner la stratégie grâce aux insights : Utilisez les données d’analyse pour optimiser le contenu et améliorer l’expérience utilisateur.
Simplification de la navigation et de l’ergonomie
Une plateforme conviviale est essentielle pour maximiser l’adoption. Voici comment créer une expérience intranet intuitive et simplifiée :
- Fil d’Ariane : Trouvez facilement votre position au sein de la plateforme.
- Navigation personnalisée : Accédez rapidement aux sections pertinentes selon votre rôle et vos autorisations.
- BOT intégré : Obtenez de l’aide et naviguez sur la plateforme avec un assistant virtuel convivial.
- Intégration de médias : Les vidéos et podcasts maintiennent l’information fraîche et engageante.
- Actualités interactives : Aimez, commentez et partagez les actualités pour favoriser un sentiment de communauté.
- Gestion d’événements simplifiée : Inscrivez-vous aux événements et intégrez-les à votre calendrier.
- Variété de contenu : Le support de documents, d’images et d’informations spécifiques à l’entreprise assure une communication claire.
Simplification de la gestion des documents
Un système de gestion des documents (DMS) bien structuré est essentiel pour un partage efficace des connaissances :
- DMS complet avec gestion des versions : Gérez le cycle de vie des documents, assurez la traçabilité et évitez les confusions de version.
- Collaboration en temps réel : Facilitez le travail d’équipe avec l’édition simultanée de documents et les capacités de retour d’information.
- Métadonnées & modèles : Organisez le contenu efficacement avec des balises et des catégories tout en utilisant des modèles préconstruits pour une gestion simplifiée des connaissances.
Gestion des permissions et priorisation
Un contrôle d’accès granulaire (DCL) garantit que les informations sensibles sont protégées tout en rendant le contenu essentiel facilement accessible :
- Contrôle d’accès granulaire : Définissez des permissions claires pour la création et l’édition de contenu en fonction des rôles des utilisateurs pour assurer la sécurité de l’intranet.
- Gestion prioritaire du contenu intranet : Mettez en avant les informations critiques en désignant les contenus “À lire absolument” et les politiques de l’entreprise.
- Bannières d’alerte personnalisables : Communiquez des messages importants aux utilisateurs avec des bannières d’alerte accrocheuses pour les annonces urgentes, les événements ou les mises à jour clés.
Exigences de l’intranet pour les contributeurs
Un intranet doit être un espace vivant et dynamique, constamment mis à jour avec du contenu frais. Cela n’est possible que si la création de contenu est facile pour tous les utilisateurs.
Favoriser la création de contenu
Un intranet dynamique repose sur du contenu généré par les utilisateurs. Voici comment rendre la création de contenu conviviale :
- Outils d’édition intuitifs : Permettez à chacun de contribuer grâce à des outils d’édition faciles à utiliser, sans avoir besoin de compétences techniques.
- Aperçu des brouillons et validation : Visualisez les brouillons avant publication et assurez-vous que le contenu respecte les standards de qualité grâce à un processus de validation.
- Gestion multilingue : Créez facilement du contenu dans plusieurs langues. Utilisez des outils de duplication et de traduction pour répondre aux besoins d’une audience mondiale.
- Notifications post-publication : Informez les parties prenantes grâce à des notifications personnalisables après la publication de nouveau contenu.
- Tableau de gestion des contributions : Gardez le contrôle sur votre contenu avec des options simples d’édition, de duplication, de suppression et de traduction sur un tableau dédié.
- Création de contenu assistée grâce à l’IA : Gagnez du temps et de l’énergie grâce à des fonctionnalités IA qui vous aident à générer des idées, rédiger du contenu et même améliorer le matériel existant.
Exigences de l’intranet pour les RH
Les RH ont besoin d’un intranet pour simplifier les processus et autonomiser les employés ; ils rechercheront une plateforme conviviale avec des outils en libre-service.
Ressources Humaines
L’intranet peut être un atout précieux pour les initiatives des RH :
- Page d’intégration dédiée : Offrez aux nouveaux employés les informations essentielles, les politiques de l’entreprise et les contacts pour un démarrage en douceur.
- Bourse de l’emploi interne : Augmentez la mobilité des talents et comblez plus rapidement les postes vacants en affichant les offres d’emploi sur l’intranet.
- Anniversaires des employés : Créez un environnement de travail positif en mettant en avant les anniversaires des employés à venir.
- Modèle de gestion de crise : Assurez une communication claire en cas d’urgence grâce à un modèle préconçu.
Exigences de l’intranet pour les administrateurs et l’IT
Le service IT recherche une solution d’intranet sécurisée et centralisée qui simplifie la gestion des données et évolue avec la croissance de l’entreprise.
Valorisez les administrateurs
Donnez à vos administrateurs les outils dont ils ont besoin pour gérer et optimiser efficacement votre intranet :
- Modèles préconstruits : Des modèles spécifiques à chaque départements simplifient la création de contenu et assurent la cohérence de la marque.
- Outils de déploiement intuitifs : Gérez facilement les modèles, les modules et la conception pour une expérience utilisateur cohérente.
- Catalogue de modules : Permettez aux administrateurs d’ajouter, modifier ou supprimer des modules sur les pages, personnalisant la plateforme pour répondre aux besoins évolutifs.
- Outils de création personnalisés : Autorisez les administrateurs à créer des modèles et des modules personnalisés pour des départements ou des projets spécifiques.
- Mises à jour en masse : Gagnez du temps avec des mises à jour en masse qui appliquent simultanément des changements à plusieurs sections.
- Modules de contenu préconfigurés : Les contributeurs peuvent facilement créer du contenu attrayant avec des modules préconstruits pour les multimédias, les sondages, les documents, etc.
Intégrations
Étendez les fonctionnalités de votre intranet en l’intégrant à des outils et systèmes existants :
- Intégration avec Microsoft Teams : Accédez au contenu de l’intranet et partagez-le directement dans Teams, favorisant une collaboration fluide.
- Support API externe : Intégrez du contenu provenant des réseaux sociaux, des actualités du secteur ou d’autres sources pertinentes pour élargir la portée du contenu et tenir les utilisateurs informés.
- Intégration avec Microsoft Viva : Améliorez l’expérience des employés avec un hub centralisé pour la communication, l’apprentissage et le bien-être grâce à l’intégration avec Viva.
Construire un intranet florissant : Un voyage, pas une destination
Définir vos besoins et choisir les bonnes fonctionnalités d’intranet n’est que la première étape. Rappelez-vous, votre intranet est une plateforme vivante qui évolue avec votre organisation. Voici quelques points clés pour garantir que votre intranet reste un atout dynamique et précieux :
- Se concentrer sur l’expérience utilisateur : Améliorez l’ergonomie grâce aux retours des utilisateurs et à l’analyse des données.
- Le contenu est roi : Priorisez un contenu de haute qualité et pertinent qui informe et engage vos employés.
- Promouvoir l’adoption : Lancez une campagne de communication, formez les utilisateurs et encouragez la participation.
- Exploiter les analyses : Utilisez les données pour comprendre l’utilisation, identifier les points à améliorer et mesurer le retour sur investissement.
- Encourager la collaboration : Encouragez le contenu généré par les utilisateurs, les discussions et le partage des connaissances.
- S’adapter et évoluer : Examinez régulièrement les fonctionnalités et le contenu pour assurer leur pertinence continue.
En choisissant soigneusement les fonctionnalités, en favorisant une culture de création et de collaboration, et en optimisant continuellement votre plateforme, vous pouvez construire un intranet qui autonomise vos employés, rationalise la communication et libère le plein potentiel de votre organisation. Le voyage vers un intranet florissant commence avec le bon ensemble de fonctionnalités – il est maintenant temps d’entreprendre ce voyage et de créer une plateforme qui stimule le succès !