Mitarbeitende:
3.000+
Branche:
Sozialwesen / Non-Profit
Standort:
Deutschland
Der Kunde im Überblick
Diakonie Michaelshoven unterstützt seit über 70 Jahren Menschen in allen Bereichen der sozialen Arbeit. Mit mehr als 3.000 hauptamtlichen Mitarbeitenden und rund 650 Ehrenamtlichen begleitet die Organisation Menschen in über 200 Einrichtungen: von Kindern und Jugendlichen über Menschen mit Behinderungen und ältere Menschen bis hin zu Menschen in Krisen oder Übergangsphasen.
Leitend ist die Mission “Perspektiven schaffen mit Menschen”. Menschlichkeit und Mitgefühl stehen im Mittelpunkt der täglichen Arbeit. Mit wachsender Größe und zunehmender Vielfalt der Organisation stieg gleichzeitig der Bedarf nach einem modernen digitalen Arbeitsplatz, der Informationsaustausch, Orientierung und Beteiligung für eine große und heterogene Belegschaft ermöglicht.
Die Ausgangslage
“
Mit Powell haben wir einen stabilen, zukunftssicheren digitalen Arbeitsplatz geschaffen. Besonders wichtig war uns die klare Struktur und die nahtlose Integration in Microsoft 365.
MIKA Intranet
Vor der Einführung von MIKA stand Diakonie Michaelshoven vor mehreren zentralen Herausforderungen:
- Hohes E-Mail-Volumen: Interne Kommunikation war stark auf E-Mails angewiesen und entsprechend unübersichtlich.
- Unstrukturierte Dateiablage: Die bestehende SharePoint-Umgebung enthielt mehrere Millionen unstrukturierte Dokumente.
- Begrenzte digitale Reichweite: Wichtige Informationen und Veranstaltungen erreichten nicht alle Mitarbeitenden.
- Geringe digitale Beteiligung: Mitarbeitende waren kaum in Entscheidungsprozesse eingebunden.
- Unterschiedliche digitale Kompetenzen: Besonders außerhalb administrativer Bereiche fehlte es an digitalen Grundkenntnissen.
Diese Herausforderungen hatten konkrete Auswirkungen auf den Arbeitsalltag:
- Zeitaufwendige Informationssuche und ineffiziente Arbeitsprozesse
- Hoher Papierverbrauch durch fehlende digitale Alternativen
- Geringes Engagement bei unternehmensweiten Themen und Veranstaltungen
- Erschwerte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Der Weg zur Lösung
Die MIKA-Startseite: zentraler Anlaufpunkt für über 3.000 Mitarbeitende bei Diakonie Michaelshoven.
Mit MIKA, dem digitalen Arbeitsplatz von Diakonie Michaelshoven auf Basis von Powell, entstand ein zentraler Ort für Information, Orientierung und Kommunikation. Der Fokus liegt klar auf zentralisierter Kommunikation. Kollaborative Prozesse finden hauptsächlich in Microsoft Teams und vereinzelt in Viva Engage statt.
MIKA bietet:
- Eine zentrale Plattform für relevante Informationen
- Eine eigene MIKA-Hilfeseite mit Video-Tutorials, FAQs und QR-Codes für die App-Nutzung
- Klare redaktionelle Strukturen mit 4 Redaktionsmitgliedern sowie 8 Qualitätsmanagement-Beauftragten mit Veröffentlichungsrechten
- Reichweite für rund 3.200 Mitarbeitende
Zentrale Kommunikation
Ein einziger Anlaufpunkt für alle internen Informationen und Neuigkeiten.
Klare Redaktionsstruktur
Definierte Rollen und Veröffentlichungsrechte für konsistente, hochwertige Inhalte.
Niedrigschwelliger Zugang
Video-Tutorials, FAQs und QR-Codes für alle Mitarbeitenden, unabhängig von digitalen Vorkenntnissen.
Eine besonders erfolgreiche Initiative sind die internen Tea Times: regelmäßige digitale Open-Office-Hours, die den direkten Austausch fördern und die Hemmschwelle zur Beteiligung senken. Weitere Maßnahmen zur Steigerung der Nutzung sind Video-Tutorials, leicht verständliche FAQs, QR-Codes für die einfache App-Installation sowie digitale Umfragen über Microsoft Forms.
Use Case
KI und Storytelling im MIKA-Intranet
Wie ein KI-gestützter Adventskalender das Intranetengagement steigerte und Mitarbeitende dazu brachte, Copilot selbst auszuprobieren.
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📊 Die Ergebnisse in Zahlen
12.000
Weniger interne E-Mails pro Jahr dank besserer Koordination über Microsoft Teams
80%
Reduktion von über zwei Millionen Dateien durch strukturierte Bereinigung der SharePoint-Umgebung
40%
Weniger Ausdrucke innerhalb eines Jahres durch verbesserte digitale Ablage und neue Inhaltsformate
3×
Mehr Anmeldungen für unternehmensweite Veranstaltungen (Q4 2023 / Q1 2024)
2.100
Mitarbeitende nahmen an der Abstimmung zum neuen Leitbild teil, ein Rekord in der 75-jährigen Geschichte der Organisation
60
Microsoft Teams-Teams für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Diese Zahlen zeigen mehr als operative Verbesserungen. Die Beteiligung von 2.100 Mitarbeitenden an der Leitbildabstimmung belegt, dass MIKA nicht nur als Informationskanal funktioniert, sondern als Ort, an dem Mitarbeitende aktiv mitgestalten. Die starke Reduktion von E-Mails, Ausdrucken und unstrukturierten Dateien schafft Raum für das, was in einer sozialen Organisation zählt: Zeit für Menschen.
Das sagen die Mitarbeitenden
“MIKA hat unsere interne Kommunikation spürbar verändert. Informationen sind leichter zu finden, klarer aufbereitet und erreichen deutlich mehr Mitarbeitende als zuvor.”
— Julia Hoffmann, Organizational Development Officer, Diakonie Michaelshoven
“Mit Powell haben wir einen stabilen, zukunftssicheren digitalen Arbeitsplatz geschaffen. Besonders wichtig war uns die klare Struktur und die nahtlose Integration in Microsoft 365.”
— Stefan Joussen, IT Manager, Diakonie Michaelshoven
Fazit
MIKA zeigt, was ein Intranet leisten kann, wenn es konsequent auf die Menschen ausgerichtet wird, die es täglich nutzen. Weniger E-Mails, weniger Papier, mehr Austausch. Und 2.100 Mitarbeitende, die bei der Abstimmung zum neuen Leitbild mitgemacht haben. Das Projekt wurde sowohl mit dem Inkometa Award als auch mit dem Powell Award ausgezeichnet.
- Ein Ort für alle: MIKA bündelt Information, Orientierung und Kommunikation für über 3.000 Mitarbeitende in mehr als 200 Einrichtungen.
- Beteiligung, die zählt: Mitarbeitende gestalten aktiv mit, statt nur Informationen zu empfangen.
- Einführung, die hält: Tea Times, Tutorials und QR-Codes sorgen dafür, dass MIKA im Alltag ankommt und bleibt.
Wie geht es weiter?
Diakonie Michaelshoven plant, MIKA laufend weiterzuentwickeln:
- Ausbau digitaler Beteiligungsformate
- Stärkung der abteilungsübergreifenden Kommunikation
- Weitere Schulungs- und Unterstützungsangebote
Über den Partner: HIRSCHTEC
Die Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner HIRSCHTEC wird von Diakonie Michaelshoven ausgesprochen positiv bewertet. Das HIRSCHTEC-Team überzeugte durch hohe Fachkompetenz, schnelle Reaktionszeiten und praxisnahe Best-Practice-Empfehlungen.
Seit 2005 auf die Digitalisierung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit spezialisiert, erhalten HIRSCHTEC-Kunden alles aus einer Hand: von der Gesamtstrategie für den digitalen Arbeitsplatz über die Einführung und Weiterentwicklung von Intranets, Mitarbeiter-Apps und digitalen Arbeitsplätzen auf Basis von M365 bis hin zur Automatisierung von Workflows und Unterstützung bei der digitalen Führung.
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Lydia Schierig
Junior Field Marketing Manager
B2B-Marketing trifft auf kulturelle Finesse: Lydia beweist, dass starker Content kein Selbstzweck ist, sondern Vertrauen schafft. Mit Erfahrung in den Bereichen LegalTech, Hospitality und SaaS hat sie Markenpräsenzen dort aufgebaut, wo Glaubwürdigkeit alles ist.
Bei Powell vereint sie deutsche Präzision mit Pariser Flair, um Kampagnen zu entwickeln, die echte Menschen erreichen. Ihr Fokus? Die Brücke zwischen Sales und Marketing zu schlagen, weil die besten Ergebnisse durch Teamarbeit entstehen.
Wenn sie nicht gerade Strategien entwirft, erkundet sie die Straßen von Paris, immer auf der Mission, den absolut besten Kaffee der Stadt zu finden.
