Microsoft Teams Teilnehmer hinzufügen: Wie und warum?

Wie fügt man Teilnehmer in Microsoft Teams hinzu?

Um Teilnehmer in Microsoft Teams hinzuzufügen, gibt es einfache Schritte, die man befolgen kann. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Personen zu Ihren Teams und Chats hinzuzufügen, um zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu erledigen. In diesem kurzen Leitfaden zeigen wir Ihnen die unterschiedlichen Möglichkeiten, wie Sie in wenigen Schritten Teilnehmer hinzufügen können.

Hinzufügen von Teammitgliedern über die Mitgliederverwaltung

Innerhalb eines Teams navigieren Sie zu dem Teamnamen in der Teamliste. Das Hinzufügen von Teammitgliedern in Microsoft Teams über die Mitgliederverwaltung funktioniert dann wie folgt:

1. Klicken Sie im Teams-Client auf das Dreipunkt-Menü neben dem Namen Ihres Teams und wählen Sie dann “Mitgliederverwaltung” aus.
2. Klicken Sie auf “Mitglied hinzufügen”.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, den Sie hinzufügen möchten. Es ist auch möglich, mehrere Benutzer auf einmal einzuladen, indem man deren E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt eingibt oder eine Verteilerliste via CSV-Datei importiert.
4. Klicken Sie auf “Mitglied hinzufügen”.
5. Der Benutzer wird eine Einladung per E-Mail erhalten und kann dem Team nach dem Klicken auf den Akzeptieren-Link beitreten.

Erscheint die Option „Mitglieder hinzufügen“ nicht im oben genannten Drop-Down-Menü, so liegt dies in der Regel an den Besitzer-Einstellungen. Nur Besitzer eines Teams können neue Mitglieder hinzufügen.

Hinzufügen von Teammitgliedern über Einladungen

Neben der Auswahl von Teammitgliedern über die Mitgliederverwaltung gibt es die Möglichkeit, Personen über Einladungslinks zu Teams hinzuzufügen. Dies bietet sich insbesondere für externe Personen an. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Teams-Client auf das Dreipunkt-Menü neben dem Namen Ihres Teams und wählen Sie dann “Mitglieder hinzufügen” aus.
2. Klicken Sie auf “Einladung senden”.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, den Sie hinzufügen möchten, oder wählen Sie ihn aus einer vorhandenen Liste aus.
4. Optional können Sie noch eine persönliche Nachricht eingeben.
5. Klicken Sie auf “Einladung senden”.
6. Der Benutzer wird eine E-Mail-Einladung erhalten, die einen Link zum Beitreten zu Ihrem Team enthält.
7. Nach dem Klicken auf den Link kann der Benutzer Ihrem Team beitreten.

Auch hier besteht wie bei der Einladung über die Mitgliederverwaltung die Möglichkeit, mehrere Benutzer gleichzeitig einzuladen.

Teams Teilnehmer hinzufügen: Welche Möglichkeiten gibt es?

Als Administrator können Sie Teams erstellen und (neue) Mitglieder zu Teams hinzufügen. Wollen Sie neue Mitglieder zu einem Team einladen, haben Sie die Option, dies über die Mitgliederverwaltung zu tun, oder über Einladungen. Je nachdem, ob es sich um Mitglieder Ihres Unternehmens oder externe Personen handelt, werden Sie eines der beiden Verfahren nutzen.

Hinzufügen von Mitgliedern innerhalb der Organisation

Das Hinzufügen von Kollegen innerhalb einer Organisation ist unkompliziert. Als Teameigentümer (Owner) können Sie jemanden zu einem Team hinzufügen. Wenn Sie kein Teameigentümer sind, können Sie eine Anfrage einreichen, und der Teameigentümer kann sie annehmen oder ablehnen.

1. Wenn Sie ein Teameigentümer sind, gehen Sie zu dem Teamnamen. Diese finden Sie in der Teamliste. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ und wählen Sie anschließend „Mitglied hinzufügen“.
2. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens, einer Verteilerliste oder einer Gruppe, die Sie zu Ihrem Team hinzufügen möchten.
3. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Mitgliedern fertig sind, wählen Sie „Hinzufügen“.

Hinzufügen von externen Mitgliedern

Microsoft Teams erlaubt es Ihnen, GastnutzerInnen zu Ihren Teams hinzuzufügen. Dies ermöglicht externen Parteien die Teilnahme und Zusammenarbeit innerhalb des Teams Ihrer Organisation. Gastbenutzer haben innerhalb des Teams einen anderen Zugang als EigentümerInnen und Mitglieder. Sie können keine Dateien hochladen, aber sie können vorhandene Dateien lesen und gegebenenfalls bearbeiten. Zudem haben sie die Möglichkeit, an Unterhaltungen teilzunehmen.

Der Vorgang ist derselbe, wie beim Hinzufügen von Teammitgliedernzu Teams. Nur wird im zweiten Schritt statt des Namens die Mailadresse des gewünschten externen Teammitglieds angeführt. Achtung: Um externe Personen zu einem Microsoft Teams Kanal hinzuzufügen, benötigt diese eine Office-Business-Lizenz oder ein Consumer-E-Mail-Konto (z.B. Outlook oder Google Mail).

Personen, die Sie zu einem Team hinzufügen, erhalten eine E-Mail, in der sie darüber informiert werden, dass sie jetzt Mitglied Ihres Teams sind.

Wie funktioniert das Hinzufügen von Teilnehmern über Einladungen in Microsoft Teams?

Sie können als Besitzer andere Personen aus Ihrer Organisation einfach zu einem Teams hinzufügen. Gehört eine Person nicht Ihrer Organisation an, besteht aber die Möglichkeit, sie als Gast zu einem Teams oder einer Besprechung hinzuzufügen. Sie erreichen das über Einladungen.

Erstellen und Versenden von Einladungen

Wenn Sie ein Teambesitzer sind, gehen Sie zu Ihrem Team, in welches Sie jemanden einladen möchten.

1. Wählen Sie „Weitere Optionen“ und dort „Link“ zum Team abrufen aus.
2. Wählen Sie „Kopieren“ und senden Sie dann den Link (z.B. per Outlook) an die Person, die Sie in Ihr Team einladen möchten. Diese Person kann dann den Link in einen beliebigen Browser einfügen, um Ihrem Team beizutreten.

Neben einem Link haben Sie auch die Möglichkeit, einen Code zu erstellen.

1. Navigieren Sie wieder zu dem Team, für das Sie einen Code erstellen möchten.
2. Wählen Sie neben dem Namen des Teams „Weitere Optionen“ und anschließend „Team verwalten“ aus.
3. Wählen Sie „Einstellungen“ und scrollen Sie nach unten zu „Teamcode“.
4. Wählen Sie „Generieren“ und kopieren Sie dann den Code um ihn zu versenden

Der Empfänger oder die Empfängerin fügt diesen dann in das Fenster „Code eingeben“ ein und findet sich im Teams oder der Besprechung wieder.

Annehmen von Einladungen durch die Empfänger

Der Empfänger oder die Empfängerin erhält die Einladung per E-Mail. Mit einem Klick auf den entsprechenden Button tritt er oder sie dem Teams direkt bei. Ebenfalls kann er oder sie so an einer Besprechung teilnehmen.

Mitglieder der eigenen Organisation erhalten darüber hinaus eine Benachrichtigung innerhalb von Teams, zusätzlich zur E-Mail. Sie können die Microsoft Teams-Einladung somit auch innerhalb der Anwendung annehmen. Sobald dies passiert ist, erscheint das Teams in der entsprechenden Liste

Wie sichert man die Integrität der Daten in einem erweiterten Team in Microsoft Teams?

In Zeiten von immer stärkerer digitaler Vernetzung rückt auch der Schutz der Daten in den Mittelpunkt. Gerade vor diesem Hintergrund mag es Vorbehalte geben, externe Mitglieder zu Teams hinzuzufügen. Allerdings ist sich Microsoft dieser Herausforderung bewusst.

Einrichten von Zugriffs- und Datenschutzeinstellungen

Grundsätzlich gilt: Die Verwendung von Teams ist eine sicherere Option als der direkte Versand von Inhalten per E-Mail an Personen außerhalb Ihres Unternehmens. Unternehmen haben die Möglichkeit, mittels Zugriffs- und Datenschutzeinstellungen ihre Daten optimal vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

Wenn Sie ein neues Team erstellen, können Sie zwischen zwei Datenschutzoptionen wählen: öffentlich und privat.

• „Öffentliche“ Gruppe bedeutet, dass jeder dieser Gruppe beitreten kann, ohne die Erlaubnis des Gruppenbesitzers einzuholen.
• „Privat“ bedeutet im Wesentlichen, dass die Gruppenbesitzer den Zugang zu einer Office 365-Gruppe kontrollieren. Sie können nur dann einer Gruppe beitreten, wenn die Website-Besitzer Sie hineinlassen (Sie zur Gruppenmitgliedschaft hinzufügen).

Innerhalb der einzelnen Teams können Gruppenbesitzer die Möglichkeiten einzelner Personen über die jeweiligen Berechtigungen definieren.

Überwachen von Aktivitäten und Auditing

Teams bietet auch begrenzte Überwachungsfunktionen, um eine pauschale Genehmigung von Drittanbieter-Apps zu vermeiden, die Zugriff auf Benutzer- und Unternehmensdaten benötigen. Admins können im Voraus eine exklusive Liste von Drittanbieter-Apps erstellen, die erlaubt sind.

Um die Aktivitäten von Teams in Ihrem Verwaltungszentrum zu überwachen, gehen Sie zu „Analysen & Berichte“, lassen sich „Berichte anzeigen“ und wählen „Nutzung“. Sie können verschiedene integrierte Berichte und Funktionen einsehen und daraus Rückschlüsse auf die Benutzeraktivitäten ziehen und daraus wiederum Verbesserungen ableiten.

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