Warum Sie die Teamarbeit mit Kollaborationstools fördern sollten

November 24th, 2020 by Pia HOENSCHEID

Kleine Unternehmen

Die Schaffung einer Teamarbeitskultur ist wichtiger denn je. Moderne Kollaborationstools sorgen dafür, dass selbst die Remote-Mitarbeiter davon profitieren können.

Die letzten Monate haben gezeigt, dass Menschen zusammenkommen sollten. Wenn Gruppen sich entscheiden, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten und auf individualistisches Denken zu verzichten, können spektakuläre Dinge geschehen. Zu viel Konkurrenz und Überlegenheit kann schnell das Gleichgewicht stören.

Es ist kein Zufall, dass die Teamarbeit in letzter Zeit so sehr in den Vordergrund gerückt ist.  Open-Space-Büros, Coworking Spaces, die Politik der offenen Tür. Unternehmen drängen seit langem darauf, Menschen zusammenzubringen und alle Hindernisse für die Zusammenarbeit zu beseitigen. Ob diese Veränderungen den gewünschten Effekt hatten, ist fraglich.

Sicher ist, dass Teamarbeit und Zusammenarbeit nicht immer physisch möglich sind. Es können verschiedene Situationen entstehen, in denen Menschen zusammen und getrennt voneinander arbeiten müssen. Ob das nun an der Remote-Arbeit liegt oder daran, dass ein Mitarbeiter es nicht ins Büro schafft – es ist eine Situation, die regelmäßig auftritt. In diesem Artikel geht es um Kollaborationstools.

Zusammenarbeits-Werkzeuge

Bei vielen digitalen Lösungen steht die Teamarbeit im Mittelpunkt. Im Jahr 2020 haben Tausende von Organisationen zum ersten Mal Kollaborationstools für die Remote-Zusammenarbeit eingeführt. Mit der Wahl zwischen Zoom, Slack, Microsoft Teams und anderen entschieden sich die Unternehmen für eine Vielzahl von Plattformen.

Seitdem hat sich Microsoft Teams als führende Lösung in diesem Bereich positioniert. Mit über 115 Millionen aktiven Benutzern täglich wird es zu einer der beliebtesten Kollaborationstools.

Teams 115 million daily active users

Gleichzeitig gibt es viele Wahlmöglichkeiten. Um zu wissen, in welche Plattform investiert werden soll, müssen die Unternehmen einige Fragen beantworten.

Wofür werden die Mitarbeiter die Plattform nutzen?    

Einige Plattformen spezialisieren sich auf Videoanrufe und Konferenzen. Andere, wie Microsoft Teams, verfolgen einen ganzheitlicheren Ansatz. 

Wie wird sich die Plattform in bestehende Tools integrieren?  

Teams hat sich zu einer beliebten Lösung für die Zusammenarbeit entwickelt, vor allem weil bereits so viele Organisationen Office 365 nutzen. Damit Unternehmen ihre Microsoft-Investitionen optimal nutzen können, lässt sich Teams nahtlos in andere Anwendungen wie Outlook integrieren.

Für Unternehmen, die keine Office 365-Lösungen nutzen, könnte es sich lohnen, darüber nachzudenken.

Wie integriert sich das Kollaborationstool in Ihre digitale Umgebung? 

Die Organisationen sollten langfristig denken. Viele Unternehmen steigen auf dauerhafte Remote-Arbeit um. Zwar plant noch nicht jede Organisation die Büroschließungen, doch wird Hybridarbeit oder die Kombination von Remote Work und Büro-Präsenz immer beliebter.

Teams ist ein leistungsfähiges Kollaborationstool, das bei dem Management eines Remote-Teams und der Zusammenführung von Menschen helfen kann. Dennoch ist es keine vollständige Lösung. Für einen vollständig digitalen Arbeitsplatz sollte es in das Firmen-Intranet integriert werden.

Kommunikationstools, wie ein Firmen-Intranet, helfen beim Aufbau der Unternehmenskultur

Ein Firmen-Intranet ist mehr als nur Kommunikation von oben nach unten. Es ist eine Plattform, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich mit der Organisation zu verbinden und sich als Teil des Unternehmens zu fühlen. Es ermöglicht den Mitarbeitern, auf einen Blick zu sehen, was im Unternehmen losgeht. Es soll den Mitarbeitern auch dabei helfen, andere Kollegen und Abteilungen zu finden. Wenn sie zusammenarbeiten wollen, dann sollten sie das auch tun können.

Powell Intranet Kommunikations- und Kollaborationstools

Es reicht nicht aus, nur Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation auszuwählen und Teamarbeit zu erwarten. Die Förderung einer Teamarbeitskultur erfordert das Einverständnis aller. Damit sich die Führungskräfte engagieren können, müssen sie von den Vorteilen der Teamarbeit überzeugt sein und die Herausforderungen verstehen.

Bedeutung der Teamarbeitskultur  

Besseres Engagement 

Mitarbeiter, die sich aktiv am Arbeitsplatz engagieren, bringen unschätzbare Vorteile. Von höherer Produktivität bis hin zu verbesserten Sales und gesteigerten Gewinnen. Es ist etwas, wonach man streben sollte. Dennoch sind die meisten Mitarbeiter nicht engagiert. Oder schlimmer noch, sie sind aktiv nicht engagiert. Diese Mitarbeiter sind im Durchschnitt häufiger krankgeschrieben und haben insgesamt schlechtere Leistungen als ihre Kollegen.

13% of employees are actively disengaged Kollaborationstools Statistiken

Teamarbeit wirkt sich positiv auf das Engagement aus. Mitarbeiter, die Teil eines Teams sind, betrachten sich selbst 2,3-mal häufiger als hoch engagiert. Die hoch engagierten Mitarbeitern erzielen die viermal höhere Gewinne. Daher lohnt es sich, in alle Maßnahmen zur Verbesserung des Engagements zu investieren.

Gesteigertes Glück 

Als Teil eines Teams zu arbeiten hat Vorteile, die über den Gewinn hinausgehen. Teamarbeit bringt Menschen zusammen, um sich auszutauschen, zu interagieren, Ideen zu verbreiten, Probleme zu lösen und einander zu helfen. Sie kann dazu beitragen, das Gefühl der Isolierung zu beseitigen, das Remote-Mitarbeiter beeinträchtigt. Sogar Mitarbeiter, die jeden Tag ins Büro kommen, können sich einsam fühlen, wenn sie allein an Aufgaben arbeiten.

Happy employees are productive employees  

Glückliche Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter. Um das zu erreichen, stellen Sie sicher, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden. Bauen Sie eine Unternehmenskultur auf, in der sich die Mitarbeiter als Teil der Organisation fühlen. Ein Gefühl der Zugehörigkeit ist eines der von Maslow identifizierten Grundbedürfnisse. Maslow entwickelte die Theorie, dass jeder Mensch Bedürfnisse hat. Diese Bedürfnisse müssen erfüllt werden, um sein volles Potenzial zu erreichen. Psychologische Bedürfnisse, einschließlich der Zugehörigkeit, kommen gleich nach den Grundbedürfnissen wie Nahrung und Sicherheit. So gibt Teamarbeit den Menschen ein Gefühl der Zugehörigkeit und hilft ihnen, ihr volles Potenzial zu erreichen.

Maslows Needs

Höhere Produktivität 

Eine Teamarbeitskultur korreliert mit höherer Produktivität. Eine umfangreiche Studie der HBR analysierte Daten von über 4.000 Mitarbeitern und 664 Führungskräften. Die Ergebnisse bestätigten, dass eine Kultur der Teamarbeit zu einer erhöhten Produktivität führt.

Teamwork culture leads to increased productivity Kollaborationstools

Gleichzeitig kann von Teams nicht erwartet werden, dass sie produktiv sind, nur weil sie eine Gruppe von Menschen zusammenbringen. Mehrere Barrieren hindern Teams daran, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Hindernisse für effektive Teamarbeit  

Unklare Ziele 

Verbringen Sie 10 Minuten damit, irgendeine Mannschaftssportart zu beobachten. Ihnen wird die Bedeutung von Teamzielen sofort klar. Sportmannschaften haben in der Regel ein Ziel, nämlich zu gewinnen. Jeder weiß, worauf er hinarbeitet und warum. Es bietet Motivation und einen klaren Weg, jedes Spiel und schließlich das Turnier zu gewinnen. Im Geschäftsleben ist es dasselbe.

Das ultimative Ziel mag zwar “Profit machen” sein, aber es ist nicht SMART. Ja, es ist logisch. Aber nicht konkret messbar, erreichbar, realistisch und zeitgerecht. Es ist nicht etwas, das Mitarbeiter einmal abschließen und feiern können.

Team Goals & Teamwork Kollaborationstools

Teams sollten messbare kurzfristige Ziele haben, die eine Zusammenarbeit lohnenswert machen. Letztlich sollte das Ziel dazu beitragen, einen Gewinn zu erzielen. Aber Geld ist für die meisten Mitarbeiter ein schwacher Motivator.

Unklare Rollen 

Ebenso wichtig ist die Rolle jedes Teammitglieds. Stellen Sie sich noch einmal eine Sportmannschaft vor. Jeder hat seine Stärke und seine Rolle in der Verteidigung. Wenn niemand weiß, was er tun soll, haben die Gegner einen Gewinnvorteil.

Im Geschäftsleben sollte jeder seine Rolle haben, die zu seinen Stärken passt. Wenn jeder alles tut, wird am Ende nichts erreicht oder es wird viel Zeit verschwendet.

Falsche Tools 

Schlechte Kommunikation behindert die Teamarbeit. Es gibt zwar Strategien zur Gewährleistung einer effektiven internen Kommunikation. Doch sie müssen durch die richtige Technologie unterstützt werden. Der wichtigste Schritt zur Schaffung einer Teamarbeitskultur besteht darin, den Mitarbeitern einen Raum für die Kommunikation und Zusammenarbeit zu bieten.

Multi device powell 365 Kollaborationstools

Fehlende Teamarbeitskultur  

Das größte Hindernis für Teamarbeit ist eine Unternehmenskultur, die Gruppenarbeit nicht unterstützt. In vielen Organisationen basieren Belohnungssysteme auf individuellen Bemühungen. Kommissionen, Führungsgremien, Beförderungen sind Beispiele für Belohnungsprogramme, die sich auf persönliche Leistungen konzentrieren.

Menschen zur Zusammenarbeit zu ermutigen, sollte ein integraler Bestandteil der Unternehmenskultur sein. Erkennen Sie Teambemühungen an und wie die Bemühungen der Mitarbeiter zu den Ergebnissen der Gruppe beitragen.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern richtige Kollaborationstools zur Verfügung 

Digitale Kollaborationstools wie Microsoft Teams verändern die Art und Weise, wie Menschen arbeiten. Sie ermöglichen es Kollegen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Dokumente zu bearbeiten, Dateien gemeinsam zu nutzen und vieles mehr. Somit revolutionieren Teams den hybriden Arbeitsplatz.

Microsoft Teams Kollaborationstools

Die Vorteile der Teamarbeit sind offenbar und die Barrieren sind überwindbar. Sobald ein Tool wie Teams eingeführt ist, wird das Verständnis dieser Grundlagen von entscheidender Bedeutung sein. Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass das gewählte Instrument seinen Zweck erfüllen kann. Nämlich Menschen zusammenzubringen. Nach der Einführung besteht jedoch die Gefahr, dass die Plattform durch einen Mangel an Kontrolle und Governance überfordert wird und die Endbenutzer frustriert sind.

Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie die Teams-Umgebung mit einem Add-On wie Powell Teams kontrollieren. Mit Governance, Vorlagen und verbesserter Suchfunktion kann Teamarbeit in einem organisierten Raum stattfinden.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Kollaborationstools Ihrer Organisation helfen können?  

Nehmen Sie am 3. Dezember an der Powell Software Digital Workplace Convention teil. Wir werden über den hybriden Arbeitsplatz und die Rolle von Kommunikations- und Kollaborationsplattformen sprechen, um Mitarbeiter in einer digitalen Welt miteinander in Verbindung zu halten.

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