Probleme identifizieren
Die ständig steigende Anzahl von neuen Teams, trägt zur Vermehrung von Arbeitsbereichen bei. Sie bringt auch eine zunehmende Komplexität bei der Verwaltung dieser gemeinsam genutzten Arbeitsbereiche mit sich, die ohne ein klar definiertes Rahmenwerk zu langfristigen Microsoft Teams-Problemen für IT und Benutzer führen kann.
Die Überfülle und Verstreuung von Informationen in Teams behindert auch die Zusammenarbeit, da es schwierig ist, Informationen zu finden und zu teilen. Dies ist umso besorgniserregender, als die überwiegende Mehrheit der Unternehmen Change-Management-Pläne vorantreibt, um die Benutzer weg von E-Mail hin zu Teams-Bereichen zu bewegen.
Ein fehlender Rahmen und eine fehlende Organisation können dazu führen, dass sich die Benutzer in einem Dunstkreis von Nachrichten und Dokumenten verlieren, und die IT-Teams sehen sich mit einer immer komplexeren Verwaltung konfrontiert. All dies ist ein Indiz für einen echten Bedarf an Management-Tools auf beiden Seiten.
Priorität auf die einfache und gut organisierte Benutzererfahrung
Es ist bekannt, dass Organisationen, die mit effizienten Kollaborations-Tools und -Methoden arbeiten, belastbarer und produktiver sind.
Eine mühelose und organisierte Teams-Kollaborationserfahrung für Benutzer sowie eine gerahmte und geregelte Umgebung für IT-Teams ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Die Verbesserung der Erfahrung sowohl für Geschäfts- als auch für IT-Teams ist von grundlegender Bedeutung, um die Nachhaltigkeit des Digital Workplace zu gewährleisten und eine hohe Akzeptanz sicherzustellen.
Powell Teams löst diese Microsoft Teams Probleme und verbessert die Teamarbeit mit einem vereinfachten Benutzer-Dashboard und vorgefertigten Teams-Vorlagen. Außerdem ermöglicht es IT-Experten, ein Framework mit Governance einzurichten, um Teamsbereiche einfach zu kontrollieren und zu verwalten und gleichzeitig Best Practices sicherzustellen.
5 Häufige Probleme von Microsoft Teams-Benutzern, die Powell Teams behebt
1. Organisieren von Teams
Die ständig wachsende Anzahl von Teams, denen wir angehören, kann einer effektiven Zusammenarbeit abträglich sein und die individuelle Erfahrung beeinträchtigen. Das Jonglieren mit den einzelnen Teams und verschiedenen kollektiven Aufgaben ist ein gefährliches Unterfangen, wenn es nicht gut organisiert ist.
Ohne eine wirkliche Organisation kann die Erledigung der täglichen Aufgaben zeitraubend sein und die Benutzer verheddern sich in der Verwaltung der Umgebung ihrer Teams.
2. Navigieren in Teams
Es ist üblich, mit einer endlosen Liste von Teams konfrontiert zu werden und damit zu kämpfen. Dabei ist es schwierig, schnell ein Team, einen Kanal, eine Nachricht oder ein Dokument zu finden. Die native Erfahrung von Teams macht die Navigation von Teams komplex.
Dies kann die Akzeptanz von Teambereichen behindern und dazu führen, dass Benutzer klassische Tools wie E-Mail bevorzugen, was den Plänen zur digitalen Transformation zuwiderläuft.
3. Gezieltes Finden von Informationen
Die zunehmende Nutzung von Teams kann schnell zu einer unverdaulichen Informationsflut werden. Das Auffinden von Informationen, die in einem Kanal oder einer Registerkarte verschachtelt sind, wird zu einem weiteren Hindernis. Den Anwendern eine hochmoderne Technologie anzubieten, die durch eine schwierige Navigation behindert wird, ist ein vermeidbares Problem von Microsoft Teams.
Powell Teams adressiert diese ersten drei Microsoft Teams Probleme mit einem intelligenten Dashboard, das die kollaborative Umgebung organisiert und einen klaren und übersichtlichen Überblick über alle Teams bietet.
- Einteilung der Teams in Kategorien, so dass sie nach persönlichen oder unternehmensspezifischen Kriterien leicht gefunden werden können
- Ein Filtersystem für eine effizientere Suche
- Eine Suchmaschine für die Stichwortsuche
- Aufkleber von Teams, die wichtige Informationen und die letzten Änderungen hervorheben
4. Erstellung von zeitaufwändigen Teams
Das Erstellen von Teams ist eine zeitaufwändige Arbeit, wenn man die Anzahl der Aufgaben und sich wiederholenden Prozesse bedenkt, für die Teams jedes Mal neu erstellt werden müssen.
Das Erstellen eines fortgeschrittenen Teams kann im Durchschnitt bis zu 23 Minuten pro Benutzer dauern.
Wenn es darum geht, ein Team zu erstellen, ist es in der Tat wichtig, über seine Struktur nachzudenken. Das gewährleistet seine Langlebigkeit. Es erfordert auch ein Wissen über technologische Tools, um Geschäftsanwendungen hinzuzufügen, die Prozesse vereinfachen werden. All dies kann komplex, zeitaufwändig und repetitiv sein. Aber die Effizienz von Teams beginnt genau dort, wo sie Zeit sparen können.
Mit Powell Teams können Sie sich auf Ihre geschäftlichen Aufgaben konzentrieren, ohne sich um den Rest kümmern zu müssen. Sie können sofort und mühelos mit gebrauchsfertigen Team-Vorlagen für alle alltäglichen Szenarien und sich wiederholenden Team-Aufgaben zusammenarbeiten.
5. Teams zu einem echten Hub und Erleichterter des täglichen Lebens machen
Als Microsoft Teams in der Geschäftswelt ankam, wurde es zunächst als neues Unified-Communication-Tool wahrgenommen, das in erster Linie Videoanrufe und Chats wie Skype Enterprise ermöglichen würde.
Doch Microsoft Teams bietet mit seinen Teambereichen für die Zusammenarbeit in Echtzeit eine Nutzungsvielfalt, die über die einfache Unified Communication hinausgeht. Da der technische Support für Skype Enterprise im Juli 2021 ausläuft, haben viele Unternehmen Pläne für die digitale Transformation entwickelt, um die Nutzer dazu zu bringen, alle Funktionen von Teams zu nutzen.
Das Unterfangen ist komplexer als es scheint – eingefahrene Arbeitsgewohnheiten zu ändern ist ein langer und mühsamer Prozess. Es erfordert Geduld und Anstrengung seitens der Nutzer, um Teams zu einem echten Mittelpunkt des täglichen Lebens zu machen.
Dennoch sollte es kein Luxus sein, Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, indem sie ihre alltäglichen Werkzeuge in einer einzigen Plattform zusammenfassen.
Powell Teams bringt mehr Nutzerzentrierung und vereinfacht das Gesamterlebnis mit
- Teammodelle, die bereits Geschäftsanwendungen integrieren – es besteht keine Notwendigkeit mehr, das Anwendungsökosystem für Ihr Unternehmen zu kennen oder Sicherheitsfragen zu stellen (Microsoft 365-Anwendungen wie Planner, OneNote oder Power BI – oder Anwendungen von Drittanbietern wie Trello, GitHub…).
- Ein Intranet, das bereits in jedem Team vorhanden ist, mit der Seite, die dem Job, der Abteilung oder dem Anwendungsfall entspricht – ein Intranet, das sogar automatisch auf der Grundlage seiner Rolle relevante Informationen aus anderen herausfiltert.
3 Probleme der IT mit Microsoft Teams, die Powell Teams löst
1. Kontrolle der Teamvermehrung
Wenn Microsoft Teams zum ersten Mal implementiert wird, probieren neugierige Benutzer natürlich neue Arbeitsweisen aus, indem sie ihre Arbeitsbereiche in Teams erstellen. Ein Mangel an Rahmenbedingungen, Regeln und Unterstützung führt jedoch oft dazu, dass sie Fehler machen: doppelte Teams, schlecht konstruierte Teams, Strukturen, die sich zu sehr voneinander unterscheiden, schlecht verbundene Technologien oder Regeln, die nicht beachtet werden… alles Kriterien, die die Nachhaltigkeit und Sicherheit des Digital Workplace gefährden können.
Dieser fehlende Rahmen überlässt den IT-Teams die komplexe Verwaltung der Teamspaces und des digitalen Arbeitsplatzes im Allgemeinen.
Langfristig ist die freie Teamerstellung von Vorteil für die Akzeptanz, aber eine echte Gefahr für IT-Abteilungen, die sich mit Verwaltungs-Schwierigkeiten konfrontiert sehen werden.
2. Sicherung von IT-Best-Practices
IT-Abteilungen definieren immer Nutzungsregeln und Best Practices, die einzuhalten sind. Doch oft sind sich die Benutzer dieser Regeln nicht vollständig bewusst, wenn sie die Technologien nutzen, und es ist kompliziert, sie durchzusetzen.
Deshalb ist es für IT-Teams wichtig, eine Governance einzurichten, indem sie einfach Regeln und Best Practices definieren und dann in der Lage sind, diese auf das gesamte Unternehmen anzuwenden.
Powell Teams ermöglicht es IT-Teams, einen Rahmen für eine sichere und mühelose IT-Zusammenarbeit zu schaffen und die Einhaltung von Richtlinien und Best Practices zu gewährleisten, indem sie es ihnen ermöglichen:
- Auswahl, Definition und Anwendung von Best Practices direkt im Tool
- Sicherstellung der Konsistenz der Teamstruktur durch vorgefertigte Team-Vorlagen
- Die Erstellung jedes Teams einem automatisierten Genehmigungssystem zu unterwerfen, das von Powell Teams-Administratoren (Microsoft 365 Admin, Business Leader, Digital Champion, IT…) gehalten wird
- Ein Team-Erstellungspfad, der Benutzer durch den Erstellungsprozess führt, indem er sie auffordert, die mit jedem Team verbundenen Informationen auszufüllen
3. Verwaltung von Teams
Sind Sie in der Lage, alle Teams aufzulisten, die Sie in Ihrem Unternehmen haben? Für Administratoren ist es ziemlich kompliziert, den Überblick über die Erstellung und Nutzung von Teams zu behalten. Dies führt zu einer komplexen und zeitaufwändigen Verwaltung.
Mit Powell Teams haben Administratoren Zugriff auf
- Ein Dashboard, das einen klaren Überblick über alle Teams und ihre wichtigsten Informationen bietet, mit der Möglichkeit, diese zu bearbeiten
- Management- und Verwaltungsberichte (Aktivitätsprotokolle, externe Benutzer, unzureichende Eigentümer, abgelaufene Teams, fehlende Mitglieder)
Powell Teams hilft der IT und den Endbenutzern, häufige Probleme mit Microsoft Teams zu überwinden und gleichzeitig eine verbesserte und ansprechende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Powell Teams die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams sowohl für IT-Teams als auch für Benutzer auf die nächste Stufe bringen können.
Laden Sie diese Übersicht herunter, indem Sie das Formular unten ausfüllen und erfahren Sie, wie Powell Teams die tägliche Arbeit von HR-, Vertriebs-, Marketing- & Kommunikations- und IT-Teams mit vorgefertigten Szenarien erleichtern kann.