Der neue Fokus auf die Effizienz von Mitarbeitern für den digitalen Arbeitsplatz
Die Covid-19-Krise hat die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, revolutioniert. Ihre Auswirkungen werden wir noch sicherlich jahrelang spüren. Die Maßnahmen, die als kurzfristiger Bewältigungsmechanismus für die Pandemie ergriffen wurden, haben sich nun eingepflanzt und die Zukunft der Arbeit verändert. In vielerlei Hinsicht sind diese Veränderungen zum Besseren, wie z. B. die Verlagerung zur Remote- oder Hybridarbeit. Während die Homeoffice-Arbiet als vorübergehende Maßnahme begann, haben viele Mitarbeiter und Unternehmen die Vorteile entdeckt und sind entschlossen, sie fortzusetzen. Damit es sich jedoch um eine langfristige Veränderung handelt, müssen die Entscheidungsträger messbare Auswirkungen sehen, eine wichtige davon ist die Mitarbeiterproduktivität.
Definition der Mitarbeiterproduktivität
Die Mitarbeiterproduktivität ist ein Maß vom Output der Mitarbeiter. Sie wird oft mit Effizienz verwechselt, aber es gibt einen entscheidenden Unterschied:
“Effektivität ist, wie viel Aufwand ein Mitarbeiter betreibt. Währendessen gibt die Produktivität an, wie viel Arbeit erledigt worden ist.” (BizFluent)
Herausforderungen, die sich auf die Mitarbeiterproduktivität auswirken
Damit Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen und produktiv sein können, müssen bestimmte Schritte unternommen werden. Abgesehen von lauten Nachbarn und bellenden Hunden, stehen Remote-Mitarbeiter vor Hindernissen, die Unternehmen mit ein paar wichtigen Änderungen überwinden können.
Herausforderung: Unklare Regeln und Prozesse
Richtlinien für Mitarbeiter im Büro gibt es schon seit Jahrzehnten. Während in vielen Unternehmen Richtlinien für die Remote-Arbeit erst vor wenigen Monaten erstellt wurden. Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus, die zu Beginn der Krise eingeführt wurden, wurden in einer kürzeren Zeit entwickelt. Das wirkt sich auf die Mitarbeiterproduktivität aus. Denn es kann von niemandem erwartet werden, dass er sein Bestes gibt, wenn er nicht weiß, was von ihm verlangt wird.
Lösung: Entwickeln Sie Richtlinien und hinterlegen Sie diese in Ihrem Intranet
Mitarbeiter sollten wissen, wann von ihnen erwartet wird, dass sie erreichbar sind und über welche Medien. Es sollte klare Regeln und Prozesse geben, damit die Mitarbeiter wissen, an wen und wofür sie berichten müssen. Die Kommunikationskanäle sollten klar definiert sein, z. B. es sollte festgelegt werden, wann Yammer statt Teams oder E-Mail statt Chat verwendet werden soll. Die Bereitstellung von Richtlinien für die Remote-Arbeit beseitigt Verwirrung und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die eigentliche Aufgabe zu konzentrieren.
Kommunizieren Sie diese Richtlinien und Best Practices an einem Ort, wo die Mitarbeiter sie sehen können. Ein Intranet ist ein perfektes Werkzeug für die Top-Down-Kommunikation. Ein effektives Intranet beinhaltet wichtige Richtlinien für die Remote-Arbeit und und alle wichtigen Aktualisierungen.
Herausforderung: Veraltete Mitarbeitererfolgsmessungen
Vorbei sind die Zeiten, in denen die Mitarbeiterproduktivität an der Anzahl der Stunden gemessen wurde, die sie an ihrem Schreibtisch saßen. Der hybride Arbeitsplatz ist von Natur aus flexibler. Die Bewertungsprozesse sollten dies berücksichtigen.
Lösung: Mitarbeiter-KPIs aktualisieren
Die Messung der Produktivität anhand von erledigten Aufgaben, erreichten Zielen oder erfüllten Kennzahlen bietet einen viel besseren Einblick in die Produktivität.
Herausforderung: Nicht die richtigen Tools haben
Die größte Herausforderung, die sich sowohl auf die Produktivität im Büro als auch bei der Arbeit von zu Hause aus auswirkt, besteht darin, dass die Mitarbeiter nicht über die richtigen digitalen Werkzeuge verfügen. Da die Mitarbeiter ihre Zeit immer mehr zwischen dem Büro und zu Hause aufteilen, müssen sie in der Lage sein, zusammenzuarbeiten und Nachrichten zu erhalten. So wie ein Maler einen Pinsel braucht, brauchen Ihre Mitarbeiter die richtigen Werkzeuge, um ihre Arbeit zu erledigen.
Lösung: Ein vollständiger digitaler Arbeitsplatz
In einem hybriden Arbeitsplatz ist das wichtigste Werkzeug, das Mitarbeiter benötigen, ein vollständiger digitaler Arbeitsplatz. Ein Ort, an dem sowohl Remote- als auch Office-Mitarbeiter zusammenarbeiten und kommunizieren können, um effektiv zu arbeiten. Wenn man den Mitarbeitern jedoch zu viele neue Tools vor die Nase setzt, verwirrt das nur und kann die Mitarbeiterproduktivität sogar verringern. Der Schlüssel ist ein vollständiger digitaler Arbeitsplatz, der Kollaborations- und Kommunikationstools miteinander verbindet und von einem Ort aus zugänglich macht.
Ein Intranet informiert und bindet Mitarbeiter ein. Es bietet ihnen einen Raum, in dem sie Unternehmensnachrichten erhalten, sich auf interne Stellenausschreibungen bewerben, auf Richtlinien für hybrides Arbeiten zugreifen, Profile von Kollegen einfach einsehen können und vieles mehr. Sowohl Remote-Mitarbeiter als auch Mitarbeiter im Büro benötigen diese Informationen, möchten aber möglicherweise auf unterschiedliche Weise auf das Portal zugreifen. Remote-Mitarbeiter sollten in der Lage sein, mit ihrem mobilen Gerät von überall aus auf das Intranet zuzugreifen.
Ein Tool wie Microsoft Teams ist die perfekte Plattform für die Zusammenarbeit. Remote- und Office-Mitarbeiter können es tagtäglich nutzen und Teams für bestimmte Projekte erstellen. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass Microsoft Teams wie vorgesehen genutzt und die Erstellung von Teams kontrolliert wird. Ausufernde Teams und fehlende Struktur können die Produktivität beeinträchtigen, indem sie die Mitarbeiter von ihren Aufgaben ablenken.
Warum das Interesse an einem permanenten hybriden Arbeitsplatz und was genau ist das?
Ein hybrider Arbeitsplatz ist ein Arbeitsplatz, bei dem Mitarbeiter die Möglichkeit haben, physisch in einem Büro oder per Fernzugriff zu arbeiten, von wo immer sie wollen. Es ist ein relativ neuer Begriff und nicht streng definiert. Es liegt also an den Unternehmen, ihre eigene Definition und Richtlinien festzulegen. Im Allgemeinen bedeutet es jedoch, dass Mitarbeiter flexibel sind, wenn es darum geht, wo sie ihre Arbeit erledigen. In einer Studie von Buffer gaben 99 % der Befragten an, dass sie für den Rest ihrer Karriere zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten möchten.
Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen auf das Modell des hybriden Arbeitsplatzes umsteigen wollen. Einige stehen im Zusammenhang mit der Pandemie, andere sind langfristiger.
Sicherheit der Mitarbeiter
Soziale Distanzierung, ein im Jahr 2019 noch unbekannter Begriff, ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitslebens geworden, um Mitarbeiter zu schützen. Die Sicherstellung eines 1-Meter-Abstands zwischen den Mitarbeitern wirkt sich auf die Büroorganisation aus. Dies hat zur Folge, dass sich die Mitarbeiter abwechselnd im Büro aufhalten müssen. Die Reservierung von Schreibtischplätzen im Voraus kann helfen, zu dokumentieren, wer da ist und sicherzustellen, dass jeder einen Arbeitsplatz hat. Hot Desking bietet Sicherheit und ist der Schlüssel zum hybriden Arbeitsplatz.
Flexibilität
Vor 2020 waren physische Büros der bevorzugte Arbeitsplatz. Man ging davon aus, dass die Mitarbeiter im Büro sein mussten, um produktiv zu sein. Diese Denkweise wird den verschiedenen Arten von Mitarbeitern nicht gerecht und berücksichtigt nicht den Arbeitsstil und die persönliche Situation. Tatsächlich wollen über 40 % der Mitarbeiter häufiger remote arbeiten. Warum? 91 % wünschen sich eine bessere Work-Life-Balance, 79 % eine höhere Produktivität. Mitarbeiter wollen auch weniger Stress und Bürodrama. Einige haben Kinderbetreuungspflichten oder Behinderungen. Über die Mitarbeiterproduktivität hinaus berücksichtigt hybrides Arbeiten die Bedürfnisse und das Wohlbefinden der Mitarbeiter ganzheitlich.
Mitarbeiterproduktivität: Sind Remote- oder Office-Mitarbeiter produktiver?
Die Debatte um die Mitarbeiterproduktivität durchdringt jede Diskussion um den hybriden Arbeitsplatz. Eine Frage kommt dabei immer wieder auf: Sind Mitarbeiter, die im Büro oder remote arbeiten, produktiver?
Die massenhafte Umstellung auf Remote-Arbeit war ein Segen für diese Debatte, da sie einen riesigen Themenpool und Forschungsmöglichkeiten geschaffen hat. Obwohl eine Pandemie nicht der ideale Zeitpunkt ist, um die Produktivität von Mitarbeitern zu messen, hat sie es den Menschen ermöglicht, das Arbeiten von zu Hause aus zu testen. Wofür sprechen die Statistiken: Für die Arbeit im Büro oder für die Arbeit zu Hause?
Kennzahlen zur Mitarbeiterproduktivität
- Eine Studie der BCG ergab, dass 75 % der befragten Mitarbeiter aus drei Ländern ihre Produktivität bei der Arbeit von zu Hause aus mit der Produktivität vor der Pandemie gleichsetzen.
- CoSo Cloud fand ebenfalls heraus, dass 77 % der Befragten von einer höheren Produktivität bei der Arbeit von zu Hause aus berichteten.
- Atlassian berichtet, dass 76 % der Menschen es tatsächlich vermeiden, ins Büro zu gehen, wenn sie etwas wirklich zu erledigen haben.
Es gibt starke Indizien, die darauf hindeuten, dass die Produktivität von Mitarbeitern durch Remote-Arbeit nicht beeinträchtigt wird. Das ausgewogenste Argument ist jedoch, dass einige Mitarbeiter zu Hause produktiver sind, andere im Büro. In beiden Fällen kann die Produktivität der Mitarbeiter verbessert werden, indem man die jeweiligen Herausforderungen identifiziert und die richtigen Tools bereitstellt, um sie zu bewältigen.
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