Grand Avignon améliore sa communication interne avec un intranet inclusif

Le projet

L’ancien Intranet que le Grand Avignon utilisait était vieillissant. Il datait d’une dizaine d’années et était surtout devenu un espace de stockage où il pouvait être difficile de trouver des fichiers. Il ne répondait plus aux besoins ni aux usages des utilisateurs et administrateurs. La communauté d’agglomération a donc décidé de repartir de zéro pour créer un Intranet plus efficace en matière de communication pour les informations et les documents.

Le défis

En interne, le Grand Avignon c’est 650 agents avec des profils très différents (professeurs de conservatoire, danseurs de ballet, artistes de cœur, techniciens de spectacle, agents de terrain et agents administratifs) répartis sur une vingtaine de sites dans l’agglomération. Il fallait donc connecter les employés de bureau et du terrain au sein d’une même plateforme.

 

Les objectifs

Le projet d’intranet a été porté par la direction de la communication avec l’aide et l’appui de la DSI pour l’aspect technique. Après rédaction d’un cahier des charges, le Grand Avignon a fait une consultation pour la création d’un intranet sous SharePoint avec une surcouche Powell Intranet. C’est notre partenaire Blue Soft qui a été retenu pour les accompagner sur le projet.

Le choix de Powell Intranet

Pour réussir ce lancement et assurer la pérennité de leur Digital Workplace, le Grand Avignon a choisi Powell Intranet afin de pouvoir penser leur intranet comme ils le souhaitaient, pour bénéficier d’une interface engageante et totalement personnalisable. De plus ayant, un environnement Microsoft 365, Powell Intranet leur permettait d’aller plus loin et de façon plus intéressante que l’expérience native de SharePoint.

Rendre l’information accessible à tous

La communauté d’agglomération souhaitait créer un intranet avec différents aspects. Premièrement, ils voulaient rendre l’information accessible à tous, même aux agents “non connectés” . Aujourd’hui, leurs 650 agents peuvent accéder à l’intranet en se connectant avec leur adresse e-mail. L’interface s’ouvre au démarrage des sessions sur les postes informatiques dédiés. Les agents en mobilité peuvent accéder à l’intranet depuis leur smartphone ou leur tablette. Deuxièmement, ils souhaitaient avoir une partie dédiée aux ressources, que ce soient des ressources documentaires ou des outils de travail. Troisièmement, ils voulaient favoriser l’échange et la conversation entre agents, sur des sujets professionnels comme extraprofessionnels. Cette partie pèche encore un peu aujourd’hui, car l’intranet n’a pas encore un an, et les confinements n’ont pas aidé. La communauté d’agglomération va donc accompagner ses agents sur cet aspect dans les prochains mois, afin de faire de l’intranet leur espace d’échange principal.

Aujourd’hui, ils ont également fait le choix de limiter l’accès au backoffice à quelques services et directions. La direction de la communication pour enrichir la partie axée sur l’information et l’actualité, le service des ressources humaines pour l’actualité RH, l’annonce des nouveaux arrivants ou des départs, le service des assemblées et moyens généraux pour mettre à jours les agendas administratifs et communiquer sur les prochaines assemblées ou instances, le service des archives et de la documentation est également autonome sur sa partie et enfin, la DSI pour la partie plus technique.

Un mot pour le partenaire

«En un seul mot : Super!». L’équipe Blue Soft, avec qui le Grand Avignon a tout de suite accroché, a su comprendre et s’adapter aux différentes audiences impliquées dans ce projet. L’équipe a également fait preuve de beaucoup de patience, de disponibilité et de réactivité face aux doutes, inquiétudes ainsi qu’aux incompréhensions des différentes parties prenantes.

«Peu importe leur public, j’ai l’impression que Blue Soft sait s’adapter et ça a été vraiment le point fort de notre collaboration. » Manon IBANEZ