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personnel désormais connecté
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Articles & 38 contributeurs en un mois
Bass Coast Shire est une municipalité située à 130 kilomètres au sud-est de Melbourne, en Australie. Avec ses 36 000 habitants répartis sur 860 km², elle offre un mélange unique de côtes préservées et de campagne pittoresque. Le Bass Coast Shire Council est une administration locale employant plus de 400 personnes, responsables des règlements de construction, de la santé publique, de la gestion des déchets, et bien plus.
Le Bass Coast Shire Council disposait d’un intranet obsolète, hébergé en interne, nécessitant une connexion VPN. Le contenu de l’intranet était daté, faute de créateurs de contenu disposant des compétences, formations ou permissions nécessaires pour ajouter ou mettre à jour les informations. Globalement, la plateforme était lourde, rigide et difficile à utiliser.
C’est pourquoi Bass Council a choisi de collaborer avec Prometix, un cabinet de conseil IT australien, actif dans les secteurs privé et public. Spécialisé dans la mise en place de solutions cloud, applications métiers et projets d’intégration, Prometix se concentre sur SharePoint, Power Platform, Dynamics 365, Office 365, et tout l’écosystème Microsoft. Ils sont partenaires certifiés Microsoft Gold.
Défis
Il y avait une certaine résistance au changement, que l’équipe a surmontée en recueillant les avis des employés et en prenant chaque décision en pensant aux utilisateurs finaux.
L’étape suivante a consisté à rassembler du contenu, comme des photos des utilisateurs et les contenus des services, pour alimenter le nouvel intranet.
Enfin, l’équipe de Transformation Business a dû faire évoluer la perception selon laquelle l’intranet devait être 100 % prêt à la date de lancement. Ils ont compris que l’intranet serait un espace vivant, évolutif dans le temps, et non un simple projet « lancement et oubli ».
« Écoutez ce que les gens veulent, votre projet sera un succès si vous parvenez à livrer ce qui a été demandé. »
Johanna Radford
Responsable Transformation
Carrefour Voyages
Les objectifs
Connecter les gens : partager les actualités et déclencher des conversations qui favorisent la collaboration.
Facile à utiliser : offrir une plateforme simple que les services peuvent gérer eux-mêmes.
Décentralisé : réduire la dépendance à l’équipe communication.
Bass Coast a choisi Powell Intranet pour son interface épurée et facile à utiliser. Une exigence clé du projet était la possibilité de gérer l’intranet de manière autonome une fois en place, et Powell Intranet permettait justement cela. Le Conseil a également apprécié que Powell Intranet soit construit sur SharePoint Online, tirant pleinement parti de la suite complète Microsoft Office 365.
Processus de mise en œuvre
1. Ateliers internes
Bass Coast a d’abord organisé des ateliers internes pour définir les besoins des employés et mettre en place un groupe de pilotage interne chargé de la prise de décision. Johanna Radford, Responsable de la Transformation, et Nicola Glassey, Responsable de la Transformation Business au sein du Bass Coast Shire Council, ont dirigé le projet en collaboration avec Prometix.
2. Structuration et collecte de contenu
Les six premières semaines du projet ont été intenses, avec des décisions cruciales à prendre concernant la conception de la structure du site intranet. Cette étape visait à garantir le succès du projet en posant des bases solides. Ensuite, Bass Coast a entamé la collecte de contenu et a commencé à construire une première version de l’intranet avec Prometix.
Résultats & impact
Le Bass Coast Shire Council dispose désormais d’un portail intranet centralisé dont tout le monde est fier. Les retours des employés sont excellents, et les taux d’adoption ont dépassé les attentes. Bass Coast décrit l’adoption de l’intranet comme « rapide, naturelle et fluide ».
Powell Intranet et Prometix ont su répondre au besoin numéro un de Bass Coast : un intranet facile à utiliser, permettant à chacun de devenir contributeur. Cinq mois après le lancement, les services étaient toujours enthousiastes à l’idée d’ajouter du contenu, avec 55 nouveaux articles publiés par 38 contributeurs en un seul mois.
TORI joue désormais un rôle central dans le quotidien des employés. Il s’ouvre automatiquement à la connexion des ordinateurs et constitue la principale source d’informations en interne.
Les employés se sentent davantage connectés les uns aux autres et peuvent facilement se retrouver grâce à l’annuaire interne.
« Concentrez-vous sur les éléments qui construisent la culture : partagez les actualités, célébrez, présentez les nouveaux arrivants — tout ce qui permet de créer du lien entre les gens. »
Nicola Glassey
Responsable de la Transformation Business
Bass Coast Shire Council
L’histoire derrière le nom
Lorsqu’il a fallu nommer le nouvel intranet, Bass Coast a reçu plus de 200 propositions. Après une présélection et un vote final sur les 10 noms retenus, le Conseil a choisi TORI. Et ce petit nom cache en réalité beaucoup de sens !
- TORI est l’acronyme de Trusted Organization Resource of Information (ressource d’information fiable de l’organisation)
- C’est aussi un diminutif de Victoria, l’État australien où se situe Bass Coast
- Enfin, le Conseil soutient activement la campagne #PutHerNameOnIt, qui vise à lutter contre la sous-représentation des femmes dans les noms de lieux. TORI s’inscrit donc aussi dans cette démarche d’inclusion et de visibilité féminine.
Télétravail & travail hybride
Comme beaucoup d’organisations, Bass Coast est passé au télétravail pendant les premiers confinements liés à la pandémie de Covid. Aujourd’hui, leur politique est simple : « Travaille là où tu es le plus efficace. » Les employés sont donc libres de choisir leur mode de travail — en présentiel ou à distance — selon ce qui leur convient le mieux.
Dans ce contexte hybride, il était essentiel d’avoir une application de réservation de bureau comme FlexDesk, qui permet aux collaborateurs de réserver facilement un espace au bureau quand ils en ont besoin.
Prochaines étapes
Maintenant que TORI est en place et fonctionne bien, Bass Coast prévoit d’exploiter davantage les fonctionnalités d’engagement des employés proposées par Powell Intranet.
Par exemple :
– Déploiement du template Kudos pour lancer un espace de reconnaissance interne façon « Shout Out »
– Lancement d’un nouveau programme d’onboarding, plus interactif et dynamique, directement via l’intranet
Choisir le bon partenaire
Bass Coast a travaillé main dans la main avec Prometix pour créer leur Powell Intranet. Qu’est-ce qui a fait le succès du partenariat ? La flexibilité, l’ouverture aux idées, et le soutien continu de Prometix, en particulier dans les étapes finales du projet.
« Bass Coast était très ouvert aux idées et nous a permis de faire des suggestions non traditionnelles. Il y avait aussi de la patience, de la flexibilité et de la communication, ce qui a aidé à faire de ce projet un succès ! »
Rahul Sapre
Responsable de l’engagement
Prometix
Conclusion
Le Bass Coast Council a réussi à transformer son intranet obsolète en un outil dynamique et convivial, « TORI », grâce à Powell Intranet et Prometix. Cette approche centrée sur les employés a entraîné une forte adoption, une augmentation des contributions de contenu et une meilleure connexion entre les équipes. En créant une plateforme simple et autogérée, Bass Coast a renforcé la productivité et la satisfaction des employés, posant ainsi les bases solides pour de futures améliorations de son environnement de travail numérique.
