Sondage Intranet : Conçu et déployé pour recueillir les avis des employés (avec des exemples)

Un intranet obsolète, manquant d’ergonomie, entraînera inévitablement une faible participation des utilisateurs. Cela peut se traduire par des communications internes plus chronophages, une diffusion plus limitée des connaissances, moins d’opportunités de reconnaissance et de récompenses, et même d’un manque de culture d’entreprise.

L’importance des retours des utilisateurs

Même le plus élégant des intranets est inutile s’il ne répond pas aux besoins pratiques des employés. Et la meilleure façon de savoir comment l’améliorer est de demander l’avis de ceux qui l’utilisent quotidiennement. Grâce à ces retours, vous pouvez développer un intranet véritablement centré sur l’utilisateur, qui répond aux besoins des employés, encourage la croissance et le partage des connaissances, et favorise naturellement un sentiment de communauté au sein de l’entreprise.

Un sondage de retour d’expérience utilisateur peut être un moyen rapide et simple pour les employés occupés de donner leur avis. Entièrement personnalisable, il vous permet de vous concentrer sur les domaines pertinents pour votre entreprise. Par exemple, votre sondage pourrait évaluer la satisfaction des employés vis-à-vis de l’intranet actuel ou se concentrer sur un aspect spécifique comme l’ergonomie ou le sentiment de communauté.

Concevoir votre sondage de retour d’expérience

Réfléchir à la conception de votre sondage vous aidera à en tirer le meilleur parti. L’objectif est de créer un sondage succinct qui recueille le maximum d’informations utiles. Garder le sondage concis augmentera les chances de participation des employés tout en facilitant l’analyse des données.

Définir les objectifs du sondage

Avant de rédiger les questions, réfléchissez à ce que vous souhaitez apprendre de cet exercice. Si vous avez du mal à définir un objectif clair pour votre sondage, revenez à l’essentiel en vous demandant quel est le but principal de l’intranet de votre entreprise. Cela peut varier d’une entreprise à l’autre.

Par exemple, l’objectif principal de votre intranet pourrait être :

• Rendre la communication interne plus efficace et améliorer la clarté organisationnelle, réduisant ainsi le besoin d’emails et de réunions.
• Créer un espace partagé stimulant où le travail des employés est reconnu et récompensé.
• Renforcer la marque, la mission et les valeurs fondamentales de l’entreprise.

Ainsi, si votre intranet a pour but principal de faciliter la communication interne, l’objectif de votre sondage pourrait être de découvrir quelles fonctionnalités de collaboration les employés trouvent utiles (ou non) et de recueillir des suggestions pour les améliorer.

Développer des questions pertinentes

Une fois l’objectif clair, vous pouvez formuler des questions en lien avec celui-ci. Gardez votre sondage aussi concis que possible ; selon une étude de Customer Thermometer, seulement 9 % des personnes prennent le temps de répondre sérieusement à des sondages longs, et 70 % des personnes ont déjà abandonné un sondage avant de le terminer.

Ce phénomène, connu sous le nom de “fatigue des sondages”, peut devenir un réel problème si un sondage est trop long. Plus un sondage est long, plus le risque que les répondants se lassent ou soient distraits est élevé. En règle générale, essayez de limiter le sondage à une dizaine de questions maximum (l’idéal se situe souvent entre quatre et six questions clés). Pour obtenir des données précises à partir d’un sondage rapide, il est également important de formuler des questions simples et faciles à comprendre.

Voici quelques conseils :

• Utilisez une échelle de notation cohérente pour chaque question (par exemple, une échelle de 5 points).
• Employez un langage clair et des phrases courtes, sans jargon inutile (par exemple, “À quel point diriez-vous que l’intranet est important pour votre productivité ?”).
• Ajoutez des questions ouvertes qui permettent aux employés de faire des commentaires supplémentaires (par exemple, “Y a-t-il autre chose que vous souhaitez partager ?”), ce qui élimine le besoin de couvrir chaque détail dans des questions séparées et vous permet de vous concentrer sur l’objectif principal du sondage.

Modèle de sondage intranet

Pour évaluer l’efficacité de votre intranet actuel et identifier les domaines à améliorer, envisagez d’intégrer les questions suivantes dans votre sondage de retour d’expérience. Cela vous fournira des informations précieuses sur les comportements des utilisateurs, leurs besoins et leurs frustrations, et vous aidera à concevoir un intranet informatif, utilisé et qui favorise un sentiment de connexion au sein de votre organisation.

Exemples de questions pour le retour d’expérience intranet

1. À quelle fréquence utilisez-vous l’intranet ?
   • Plus d’une fois par jour
   • Une fois par jour
   • 2 à 3 fois par semaine
   • Une fois par semaine
   • Moins d’une fois par semaine
2. L’intranet est-il facile à utiliser ?
   • Très difficile
   • Difficile
   • Neutre
   • Facile
   • Très facile
3. Classez les fonctionnalités suivantes de l’intranet en fonction de leur utilité pour vous :
   • Assistant IA
   • Fil d’actualité social
   • Anniversaires et fêtes
   • Questions & Réponses
   • Application mobile
4. Quelles autres nouvelles fonctionnalités aimeriez-vous voir sur l’intranet ?
   • Réponse ouverte
5. Après avoir été informé des deux options, préféreriez-vous conserver notre éditeur d’intranet actuel ou passer à [nom du nouvel éditeur] ?
   • Conserver [nom de l’éditeur actuel]
   • Passer à [nom du nouvel éditeur]

Analyse et utilisation des données

Les données issues du sondage peuvent être utilisées pour orienter les décisions et guider l’allocation du budget vers les bonnes zones de l’intranet de votre entreprise. Selon les questions que vous avez choisies d’inclure, vous pourriez obtenir une combinaison de données quantitatives (numériques) et qualitatives (écrites).

Chaque type de données a une valeur unique :

• Les données quantitatives peuvent être facilement présentées visuellement sous forme de graphiques, ce qui permet de suivre les progrès et les variations dans le temps.
• Les données qualitatives offrent une profondeur supplémentaire, permettant aux répondants d’expliquer pourquoi ils ont une certaine opinion sans contrainte. Les données qualitatives peuvent également être analysées pour découvrir des tendances et des thèmes ; cela prend simplement un peu plus de temps et est plus sujet à interprétation.

Utiliser les données du sondage pour prendre des décisions

Une fois les données collectées, vous pouvez les exploiter de plusieurs façons. Par exemple, vous pourriez analyser les réponses qualitatives pour identifier les domaines que vos employés estiment devoir être améliorés, ou organiser les classements quantitatifs pour déterminer quelles nouvelles fonctionnalités ils souhaitent voir. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour apporter des modifications stratégiques à l’intranet afin d’améliorer l’expérience utilisateur. La satisfaction pourra être mesurée à nouveau dans le futur pour évaluer si ces améliorations ont eu l’effet escompté.

Utiliser les données du sondage pour prendre des décisions va bien au-delà de simples ajustements sur votre intranet actuel. Identifier les domaines à améliorer et prioriser les fonctionnalités désirées sont des exercices précieux, mais les données collectées peuvent aussi être un outil puissant pour plaider en faveur d’une refonte complète.

Voici comment :

• Quantifier les points de douleur : Les résultats du sondage peuvent transformer les frustrations des employés en données concrètes. Montrer des scores de satisfaction faibles ou un grand nombre de réponses qualitatives négatives concernant certains aspects de l’intranet renforce votre argument en faveur d’une solution plus complète.
• Démontrer la demande de changement : En analysant les données quantitatives telles que les classements de fonctionnalités, vous pouvez démontrer un besoin clair de nouvelles fonctionnalités. Ces données fournissent une preuve objective que les employés souhaitent une plateforme plus robuste.
• Construire un consensus et obtenir l’adhésion : Partager les résultats du sondage avec les parties prenantes concernées favorise la transparence et permet à chacun de voir l’intérêt d’un nouvel intranet. Les employés se sentent écoutés et la direction comprend mieux les besoins des utilisateurs.

En somme, votre sondage intranet devient un tremplin pour bâtir un solide dossier en faveur d’une plateforme nouvelle et améliorée. En exploitant les données et les retours des employés, vous pouvez défendre une solution qui répond de manière démontrable aux lacunes actuelles et qui correspond aux attentes des utilisateurs.

Utiliser les pourcentages pour suivre les tendances

Il est important de noter que si vous suivez les tendances et les changements dans le temps, vous fier aux fréquences peut être trompeur ; il est beaucoup plus précis d’utiliser des pourcentages, surtout si l’entreprise est grande avec une main-d’œuvre en expansion. Calculer le pourcentage total des répondants qui ont choisi une certaine réponse signifie que les variations de la taille de l’échantillon n’affecteront pas la précision de vos données.