Mais d’abord, qu’est-ce qu’un intranet ?
Les intranets ne sont certainement pas une technologie nouvelle. En fait, le premier intranet a été créé vers 1994. À ne pas confondre avec le terme « internet », un intranet est un réseau interne privé créé pour que les organisations puissent stocker, partager et organiser des informations.
Alors que les premiers intranets étaient principalement utilisés pour le stockage de fichiers et le partage d’informations entre les dirigeants et leurs employés, les versions modernes sont davantage axées sur les avantages pour les entreprises et les employés.
Avantage n°1 : Favoriser la collaboration entre les employés grâce aux systèmes intranet
Des études suggèrent que la plupart des employés consultent excessivement leurs systèmes de communication par courrier électronique, ce qui représente une perte de temps moyenne de 21 minutes par jour. Ne serait-ce pas formidable si le temps pouvait être mieux réparti ? Avec un intranet efficace, vous pouvez réduire considérablement les distractions en partageant des informations sur la même plateforme que celle où le travail est effectué. Il n’est donc pas nécessaire de passer d’un onglet à l’autre, car les informations, telles que les annonces concernant l’ensemble de l’entreprise, sont facilement accessibles.
Les intranets encouragent les efforts de collaboration entre plusieurs membres de l’équipe au lieu d’avoir un seul fil de communication entre les membres. Supposons, par exemple, que votre organisation demande un retour d’information sur un article publié sur un blog interne. Avec un intranet, les employés peuvent exprimer leurs réactions par le biais d’émoticônes et de commentaires.
Mieux encore, cette forme de collaboration introduit généralement une ligne de discussion et de retour d’information plus ouverte, améliorant ainsi l’efficacité de la collaboration.
Bénéfice n°2 : Améliorer la productivité grâce à un système intranet
Un intranet d’entreprise permet non seulement de favoriser une meilleure collaboration, mais aussi d’améliorer la productivité à bien des égards.
Chaque organisation stocke des informations et la plupart d’entre elles s’appuient sur la technologie numérique pour accomplir leur travail. Toutefois, ce n’est pas parce que l’information est stockée sous forme numérique qu’elle est nécessairement facile d’accès. En fait, la plupart des organisations se débattent avec la gestion de l’information.
Une enquête de M-Files 2019 Global Intelligent Information Benchmark Report a révélé que 82 % des personnes interrogées s’appuyaient sur plusieurs systèmes et emplacements pour accéder aux fichiers qu’elles recherchaient, tandis que 91 % ont déclaré que leurs processus pourraient être améliorés si les documents étaient plus faciles à localiser.
La mise en œuvre d’un intranet d’entreprise signifie la création d’un centre centralisé pour l’accès aux fichiers et aux informations, ce qui permet aux employés de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin. Si vous voulez vous assurer que l’information sera plus facilement accessible, il est essentiel de faire les recherches appropriées avant de choisir un fournisseur d’intranet. En d’autres termes, vous devez trouver un système doté de solides capacités de recherche.
Avantage n°3 : Rationalisation de la communication
Comme nous l’avons déjà mentionné, un intranet est plus utile aux efforts de collaboration. Examinons maintenant quelques moyens spécifiques de rationaliser la communication avec un intranet à l’échelle de l’entreprise.
- Flux de nouvelles de l’entreprise : les mises à jour sont facilitées par les flux de nouvelles. Il s’agit d’une fonction similaire à l’interface offerte par Facebook ou LinkedIn. Les utilisateurs peuvent accéder aux dernières mises à jour de l’entreprise, les commenter, ajouter des suggestions et tout le monde est toujours au courant.
- Reconnaissance des employés : une étude de Business2Community a révélé que 69 % des employés travailleraient plus dur s’ils se sentaient plus appréciés. Avec un intranet, les chefs d’entreprise peuvent exprimer plus ouvertement la reconnaissance de leur personnel et mettre en évidence les actions qui vont au-delà des attentes.
- Communications mobiles : le travail à domicile étant de plus en plus populaire, il est rare de voir tous les employés au bureau en même temps, c’est pourquoi il est impératif d’avoir un système compatible avec les appareils mobiles. Des points bonus si votre intranet peut offrir des notifications push et une messagerie instantanée.
Les avantages d’une plateforme de communication centralisée au sein d’une organisation
Il y a de nombreux avantages à disposer d’une plateforme de communication centralisée, et comme de plus en plus d’employés travaillent à distance, une telle plateforme devient de plus en plus nécessaire.
Non seulement elle permet de s’assurer que personne ne manque les mises à jour importantes, mais c’est aussi un excellent moyen de se concentrer sur la tâche à accomplir et, en fin de compte, de créer un flux d’informations pertinent, facile à organiser et à passer au crible.
Selon la manière dont vous gérez l’information au sein de votre plateforme intranet, le suivi est simplifié grâce aux canaux de messagerie instantanée, aux notes de réunion, etc. Il peut s’agir d’un excellent moyen de suivre les tâches, les échéances et les dossiers d’un projet spécifique pour trouver exactement ce que l’on cherche.
Parmi les autres avantages, citons l’amélioration de la gestion du temps, la sécurité des documents et l’amélioration du taux de rotation du personnel.
L’impact d’une communication efficace sur la réussite globale d’une entreprise
La communication joue un rôle important dans tous les aspects d’une organisation. Non seulement elle permet de renforcer les relations entre les employés et la direction de l’entreprise, mais une communication efficace améliore également les relations que les entreprises entretiennent avec leurs clients. Après tout, les employés servent de canal de communication avec les publics externes.
Lorsque vous disposez d’un système qui crée une voie de communication claire, vous constatez que les revenus augmentent car les attentes et les objectifs sont plus clairs, les relations plus solides et les possibilités de partage d’idées et d’innovation plus nombreuses.
Il est toutefois important de garder à l’esprit que la mise en place d’un système intranet ne favorisera pas le changement et ne créera pas une meilleure culture de travail. Il doit plutôt être considéré comme la clé de la porte qui ouvre de nouvelles opportunités. Il appartient aux dirigeants de l’organisation de veiller à ce que leur intranet soit optimisé et à ce qu’ils s’efforcent activement d’en améliorer les éventuelles lacunes.
Un bon moyen d’y parvenir est d’identifier les améliorations souhaitées avant de trouver un système intranet et de s’assurer qu’il s’aligne sur vos objectifs.
Avantage n°4 : Gestion efficace de l’information grâce à un système intranet
Vous savez désormais que la fourniture d’informations et de contenus pertinents à vos employés est l’un des nombreux avantages clés des intranets. Cependant, tout votre contenu peut être tout à fait pertinent à un moment donné et rester stagnant jusqu’à ce qu’il ne soit plus pertinent.
C’est pourquoi il est important de disposer d’un système de gestion des données et des informations au sein de votre intranet. Cela signifie qu’il faut veiller à ce que le contenu soit archivé, mis à jour et/ou supprimé au moment opportun.
Ne pas gérer les informations de manière appropriée peut mettre votre organisation en danger. Supposons, par exemple, que votre service des ressources humaines ait mis à jour une politique d’information sur la santé pour l’aligner sur une récente décision fédérale. Mais le service a omis de supprimer l’ancienne politique périmée et un employé a sorti la mauvaise. Non seulement il a accédé (et potentiellement partagé) des informations de santé incorrectes, mais votre organisation risque de ne pas se conformer à la loi fédérale… OUI !
Une autre façon de vous assurer que vous choisissez un bon intranet (où l’information est facilement accessible) est de veiller à ce qu’il s’aligne sur les suites de collaboration que vous utilisez fréquemment. Si vous n’êtes pas prêt à abandonner des systèmes tels que Google Calendar ou Microsoft 365, vous devez vous assurer que votre intranet fonctionne bien avec eux.
Le rôle d’un système Intranet dans l’organisation et le stockage des informations et des données
Lorsqu’il s’agit d’organiser et de stocker des données, certains affirment que les intranets seront « l’avenir de la gestion documentaire ». Pourtant, de nombreuses personnes restent sceptiques face à certaines offres d’intranet, telles que les solutions basées sur le cloud. Ils se demandent si ces solutions sont aussi sûres que le prétendent les experts.
En réalité, le stockage en nuage sur intranet est l’un des moyens les plus efficaces et les plus sûrs de conserver les données. Mieux encore, les données sont plus rapides, plus faciles d’accès et plus difficiles à perdre. En fait, l’un des principaux avantages de l’utilisation d’un intranet en nuage pour stocker des données est la possibilité d’effectuer des sauvegardes pour protéger les données.
Si vous stockez vos données localement, vous risquez de ne pas pouvoir les récupérer en cas de cyberattaque, de panne du système ou de dysfonctionnement de l’ordinateur. En revanche, avec les options de stockage en nuage, les données restent en sécurité et peuvent être récupérées.
Le nuage fonctionne sur un serveur distant au lieu d’un serveur sur site, ce qui permet aux employés et au personnel autorisé d’y accéder directement par l’internet. Avec une solution intranet basée sur le cloud, les flux de travail interrompus reprennent généralement en quelques minutes et peuvent être poursuivis comme si rien ne s’était passé.
Les avantages d’un système de gestion de l’information bien structuré pour une organisation
Un intranet bien établi est un outil formidable pour accroître la productivité, stimuler l’innovation et accéder plus rapidement à l’information. Examinons maintenant quelques avantages d’un système de gestion de l’information efficace que nous n’avons pas encore complètement abordés.
- Intelligence économique : avec les nouvelles lois sur la conformité des données qui semblent apparaître chaque année, il est extrêmement important de gérer correctement les vastes ensembles de données de votre entreprise. Soyons honnêtes, la plupart d’entre nous stockent une tonne de données, quelle que soit la taille de notre entreprise. Disposer d’un système de gestion bien structuré signifie avoir un moyen de collecter et de stocker les données dans tous les départements.
- Reprise après sinistre : lorsque les systèmes tombent en panne, il peut être extrêmement difficile de les remettre en marche. Si vous utilisez un réseau sur site, vous risquez de rencontrer des difficultés pour récupérer les données perdues. Votre système de gestion des données doit être équipé pour gérer les pertes de données et minimiser les pannes afin de garantir une productivité maximale à tout moment.
- Analyse des données : l’analyse des données est plus importante que jamais, car de nombreux consommateurs passent leur temps à faire des achats et à prendre des décisions en ligne plutôt qu’en personne. Disposer d’un système capable de reconnaître rapidement les tendances et les informations vous offrira automatiquement la possibilité de prendre des décisions plus éclairées.
Choisir le bon système intranet pour votre organisation
Il est compréhensible de ressentir une certaine résistance au moment de décider si un intranet vous convient. Après tout, il s’agit d’un changement important qui peut sembler décourageant. Mais, s’il est abordé correctement, avec un esprit calme et réfléchi, votre intranet peut servir votre entreprise de bien des façons.
Heureusement, Powell Software vous soutient. C’est pourquoi nous avons élaboré un guide étape par étape pour vous aider à lancer votre projet de lieu de travail numérique.
Pour réduire le sentiment d’être dépassé, notre guide explique les différentes options qui s’offrent à vous pour mettre en place un intranet, tout en vous fournissant un manuel d’installation simplifié. Ce petit guide pratique vous aidera à répondre à quelques questions courantes et, nous l’espérons, à accélérer le processus de choix d’un intranet. Il identifiera
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