Qu’est-ce que la procrastination et comment impacte-t-elle le travail ?

La procrastination, du latin procrastinatio (« ajournement »), désigne l’action de remettre au lendemain ce qui pourrait être fait aujourd’hui. En entreprise, ce comportement peut s’expliquer par plusieurs raisons : la peur de l’échec, un manque de motivation, une surcharge de travail ou encore une mauvaise gestion des priorités.

Selon une étude en psychologie, la procrastination est liée au fonctionnement du cerveau : face à une tâche perçue comme désagréable ou stressante, notre cerveau préfère choisir une action plus plaisante et immédiate. Ainsi, consulter ses emails ou discuter avec ses collègues devient plus attrayant que de se lancer dans un projet complexe.

Les conséquences sont nombreuses :

  • Baisse de la productivité : les tâches s’accumulent et la charge mentale augmente.
  • Stress et anxiété : la pression monte à mesure que les échéances approchent.
  • Impact sur la qualité du travail : le travail fait dans l’urgence est souvent moins qualitatif.
  • Perte de confiance : un procrastinateur chronique peut finir par douter de ses capacités.

 

En quoi l’intranet peut-il aider à réduire la procrastination ?

L’intranet est bien plus qu’un simple portail d’informations. Il joue un rôle clé dans l’organisation, la gestion du temps et la communication interne, trois éléments qui aident à lutter contre la procrastination.

Centralisation des ressources et informations

L’un des premiers facteurs de procrastination est la dispersion des informations. Un employé perd du temps à chercher un document, un email, ou une tâche à accomplir. L’intranet permet de centraliser toutes les ressources essentielles au même endroit, réduisant ainsi les interruptions et augmentant la concentration, en particulier dans un contexte de télétravail.

Un espace documentaire structuré où chaque collaborateur peut retrouver ses fichiers en quelques clics.

Une base de connaissances avec des guides et des tutoriels pour éviter de chercher l’information ailleurs.

Un accès rapide aux projets en cours, sans perdre de temps à naviguer entre plusieurs outils.

Facilitation de la communication instantanée

La communication asynchrone et les interruptions constantes sont des freins à la productivité. Une question posée sur Teams, un email à traiter, un coup de téléphone… Résultat : on perd du temps et on remet au lendemain les tâches importantes.

Avec un intranet bien structuré :

✅ Les employés accèdent à une FAQ intelligente ou un chatbot pour chaque département (RH, IT, Marketing..) pour répondre à leurs questions sans solliciter un collègue.

✅ Ils utilisent des forums et espaces de discussion pour échanger sans interrompre le travail des autres.

✅ Ils reçoivent uniquement les notifications essentielles, évitant ainsi la surcharge cognitive.

 

Techniques de l’intranet pour améliorer la gestion du temps

L’une des principales causes de procrastination est une mauvaise gestion du temps. L’intranet propose plusieurs outils pour mieux structurer ses journées et garder le cap sur ses objectifs.

Outils de planification et calendriers intégrés

Un emploi du temps mal organisé mène souvent à la procrastination. L’intranet offre des outils de planification qui permettent de :

  • Visualiser ses tâches et deadlines grâce à un agenda intégré.
  • Créer des to-do lists partagées avec son équipe.
  • Prioriser les missions selon leur niveau d’urgence.

➡️ Astuce Powell : grâce aux intégrations avec Outlook, Teams et SharePoint, Powell Intranet offre une vision globale de votre planning et de vos priorités​ directement dans votre intranet.

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Comment configurer votre intranet pour encourager la productivité ?

Un intranet bien conçu ne se limite pas à la diffusion d’informations : il doit être un véritable outil de travail qui facilite l’organisation, la communication et la collaboration. Pour maximiser son efficacité et éviter la procrastination, il est essentiel de le configurer de manière stratégique.

Personnalisation des dashboards pour un accès rapide aux tâches prioritaires

L’une des principales causes de procrastination est la dispersion des informations. Un dashboard bien structuré permet aux employés d’accéder immédiatement à leurs tâches importantes, évitant ainsi les pertes de temps à chercher des documents ou des instructions. Il peut aussi par exemple proposer des ressources pour réduire la procrastination ou des guides sur comment animer une réunion, pour augmenter la productivité des employés et éviter les réunions trop fréquentes et inefficaces : les réunionites.

Un tableau de bord dynamique affichant les tâches en cours, les rappels et les échéances.

Des widgets personnalisables permettant d’afficher les KPIs et les priorités de chaque utilisateur.

Un accès rapide aux applications métiers (SharePoint, Teams, etc.) pour centraliser les actions.

➡️ Astuce Powell : avec Powell Intranet, chaque employé peut personnaliser son tableau de bord en fonction de ses besoins. L’affichage peut être adapté selon son rôle, ses projets en cours et ses priorités du jour​.

Intégration d’outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont essentiels pour structurer le travail et éviter que les tâches ne soient repoussées. Grâce à l’intranet, les équipes peuvent :

  • Créer et suivre des projets en temps réel avec des outils comme Microsoft Planner ou Trello.
  • Attribuer des tâches et des responsabilités pour éviter le flou organisationnel.

Exemple client : Grâce à Powell Intranet, Carrefour Voyages a digitalisé la gestion des tâches et des projets pour optimiser le travail des équipes terrain. Résultat : moins de pertes de temps, une meilleure organisation et une prise de décision plus rapide​.

 

Rôle de l’intranet dans le soutien des employés pour éviter la procrastination

Un employé mal formé ou isolé peut être tenté de procrastiner par manque de confiance ou d’information. Un intranet bien conçu doit donc inclure des espaces d’apprentissage et d’échange pour accompagner les collaborateurs au quotidien.

Formations et tutoriels accessibles via l’intranet

Procrastiner est souvent lié à la peur de l’inconnu : lorsqu’une tâche semble trop complexe, il est plus facile de la remettre à plus tard. Pour éviter cela, l’intranet doit intégrer des ressources pédagogiques telles que :

  • Des vidéos de formation et tutoriels interactifs pour accompagner la montée en compétence.
  • Une bibliothèque de bonnes pratiques pour aider les employés à maîtriser les outils internes.
  • Des sessions d’onboarding et d’offboarding pour guider les nouveaux arrivants et les départs.

Espaces de discussion pour l’échange de conseils et d’astuces

Le manque de communication est un facteur aggravant de la procrastination. En intégrant des forums internes, des groupes de discussion et des chats, l’intranet permet aux employés de partager leurs expériences et de trouver des solutions rapidement.

Des espaces collaboratifs par projet ou par département pour structurer les échanges.

Un module de questions/réponses où les experts peuvent apporter leur aide.

Une section “Trucs et astuces” pour améliorer la productivité et partager des bonnes pratiques.

Autre article qui pourrait vous intéresser : le stand up meeting, nouveau concept permettant de lutter contre la procrastination et réduire le temps de réunion.

 

Utiliser les fonctionnalités de l’intranet pour fixer des objectifs clairs et des délais

Pour éviter de procrastiner, il est essentiel de se fixer des objectifs précis et mesurables. L’intranet peut jouer un rôle clé en fournissant des outils pour structurer ces objectifs et suivre les progrès.

Comment définir des objectifs SMART via l’intranet

Les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels) sont une méthode efficace pour structurer le travail et éviter la procrastination. Grâce à l’intranet, les managers peuvent :

  • Créer des objectifs clairs et partagés avec des indicateurs de suivi.
  • Définir des délais précis et visibles de tous pour responsabiliser chaque membre de l’équipe.
  • Assurer un suivi des avancées avec des tableaux de bord dynamiques.

Suivi des progrès et évaluations régulières

Un bon suivi des tâches et des projets permet d’éviter que le travail ne s’accumule. Avec un intranet bien configuré, il est possible de :

  • Mettre en place des tableaux de suivi en temps réel.
  • Organiser des feedbacks réguliers via des sondages et des évaluations internes.

 

Avantages de la collaboration via intranet pour réduire les retards

La procrastination est souvent liée à un manque de coordination entre les équipes. L’intranet permet de faciliter la collaboration et d’éviter les blocages.

Partage de fichiers et collaboration en temps réel

Un intranet moderne intègre des outils collaboratifs qui permettent de :

  • Partager des documents et fichiers en toute sécurité.
  • Éditer un fichier à plusieurs en temps réel (via SharePoint, Teams, etc.).
  • Rechercher rapidement les informations nécessaires sans perdre de temps.

Exemple client : En adoptant un intranet, Thea Pharma a optimisé le partage des documents et la collaboration, simplifiant ainsi les processus internes et réduisant les retards​.

Forums et groupes de travail pour encourager la responsabilité mutuelle

Lorsque l’on travaille seul, il est plus facile de procrastiner. Un intranet bien structuré permet de créer des groupes de travail collaboratifs, où chaque membre est impliqué dans un projet commun.

Des espaces de discussion dédiés pour structurer le travail en équipe.

Des notifications de suivi pour s’assurer que chacun respecte ses engagements.

Une meilleure visibilité sur les avancées pour éviter de repousser les tâches à plus tard.

 

Conclusion

L’intranet est bien plus qu’un simple outil d’information : il est un levier puissant contre la procrastination. En centralisant les ressources, en facilitant la communication et en structurant la gestion des tâches, il permet aux employés de gagner du temps, d’être plus efficaces et de travailler avec plus de plaisir.

Lancez votre intranet avec une campagne de communication interne pour sensibiliser vos employés et observez les nombreux bénéfices de cet outil.

Ne laissez plus la procrastination freiner votre entreprise ! Avec Powell Intranet, boostez la productivité et l’engagement des salariés de votre entreprise dès aujourd’hui ​.

 

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