Qu’est-ce qu’un ordre du jour pour une réunion ?
Pourquoi est-il essentiel pour une réunion productive ?
Un ordre du jour de réunion est un document qui établit les points clés à discuter au cours d’une réunion. Il permet de cadrer les échanges, de fixer des priorités et d’optimiser la gestion du temps. Selon une étude récente, les salariés passent en moyenne 14,8 heures par semaine en réunion, ce qui représente plus d’un tiers du temps de travail. Sans un ordre du jour structuré, ces heures peuvent être mal exploitées, entraînant une perte de productivité et une multiplication des discussions inutiles. C’est ce phénomène que l’on appelle réunionite, un véritable fléau pour de nombreuses entreprises.
Voici pourquoi il est indispensable :
✅ Définir un cadre structuré : chaque participant connaît les sujets à aborder et peut se préparer en amont.
✅ Limiter les digressions : les discussions restent centrées sur les objectifs principaux de la réunion.
✅ Améliorer la prise de décision : en hiérarchisant les sujets, on évite les réunions qui s’éternisent sans résultat concret.
✅ Favoriser l’engagement des participants : chacun sait à quoi s’attendre et peut intervenir de manière pertinente.
✅ Faciliter le suivi des actions : en identifiant les décisions prises et les tâches assignées, le suivi devient plus efficace.
Différences entre ordre du jour et compte rendu de réunion
L’ordre du jour et le compte rendu de réunion sont deux documents complémentaires mais distincts :
Comprendre les distinctions pour mieux organiser vos réunions
Objectif :
- Ordre du jour : Planifier et structurer la réunion.
- Compte rendu de réunion : Retranscrire les échanges et décisions prises.
Contenu :
- Ordre du jour : Liste des sujets à aborder, durée de chaque point, participants concernés.
- Compte rendu de réunion : Résumé des discussions, décisions actées et actions à suivre.
Utilisation :
- Ordre du jour : Sert de support de préparation avant la réunion.
- Compte rendu de réunion : Devient un document de référence après la réunion pour le suivi des décisions.
Rédaction
- Ordre du jour : Rédigé avant la réunion par la personne qui anime la réunion ou le secrétaire.
- Compte rendu de réunion : Rédigé pendant ou après la réunion par le secrétaire ou l’un des participants désignés.
Un compte rendu de réunion bien rédigé facilite le suivi des actions et la communication des décisions auprès des membres absents.
Quels sont les objectifs d’un ordre du jour de réunion ?
Un bon ordre du jour doit répondre à plusieurs objectifs pour garantir une réunion efficace.
Structurer les échanges
L’absence d’une trame claire conduit souvent à des discussions décousues et à une perte de temps. En organisant les points à aborder, l’ordre du jour permet de cadrer les débats et d’assurer une progression logique. Par ailleurs, un ordre du jour structuré est particulièrement important pour les réunions d’onboarding ou d’offboarding, qui sont des moments clés de transmission d’informations.
Astuce : Adoptez une approche progressive en commençant par les informations importantes avant de passer aux discussions et aux prises de décisions.
Fixer des priorités claires
Toutes les réunions ne nécessitent pas le même niveau d’attention. Il est donc crucial de hiérarchiser les sujets traités en fonction de leur importance et de leur urgence.
✅ Thèmes prioritaires : points nécessitant une décision immédiate.
✅ Points secondaires : sujets d’information ou de discussion non urgents.
✅ Questions diverses : échanges libres ou imprévus en fin de réunion.
Gagner du temps et améliorer l’efficacité
Un ordre du jour détaillé permet de réduire le temps des réunions en évitant les digressions inutiles. Il favorise aussi une meilleure gestion des tâches et responsabilités, en précisant qui intervient sur chaque point et combien de temps lui est accordé.
Vous voulez vous renseigner sur les réunions ? D’autres articles pourraient vous intéresser, comme le concept du Stand up meeting, très à la mode ces derniers temps.
Comment préparer un ordre du jour de réunion ?
La préparation d’un ordre du jour efficace repose sur trois étapes clés.
1. Identifier les objectifs de la réunion
Avant de rédiger un ordre du jour, il est important de se poser les bonnes questions :
- Pourquoi cette réunion est-elle nécessaire ?
- Quels sont les résultats attendus ?
- Quels points doivent absolument être abordés ?
- Quel est le type de réunion (information, décision, brainstorming, CSE, suivi de projet) ?
- Les participants ont-ils besoin de préparer quelque chose en amont ?
Définir l’objectif principal de la réunion permet de cadrer l’ordre du jour et d’éviter de multiplier les sujets sans lien direct avec les attentes initiales.
2. Recueillir les points à aborder auprès des participants
Pour garantir une réunion efficace, il est recommandé d’impliquer les participants en amont en leur demandant leurs besoins et suggestions.
Exemple : Avant une réunion de projet, l’équipe peut être invitée à soumettre des sujets via un outil collaboratif (ex. : Microsoft Teams, Notion ou SharePoint).
Cette démarche favorise l’engagement et permet d’éviter les oublis de dernière minute qui allongent les réunions.
3. Organiser les sujets par ordre de priorité
Une fois les points recueillis, il faut les classer par importance et attribuer un temps défini à chaque sujet.
Exemple de structuration efficace :
- Accueil et introduction (5 min)
- Retour sur les actions précédentes (10 min)
- Discussion des points clés (hiérarchisés par priorité) (30 min)
- Prises de décisions et actions à suivre (10 min)
- Questions diverses et clôture (5 min)
⏳ Astuce : Un bon ordre du jour doit être réaliste en termes de durée ! Ne surchargez pas la réunion au risque de la prolonger inutilement.
Quels éléments inclure dans un ordre du jour ?
Un ordre du jour bien structuré doit contenir plusieurs informations essentielles pour garantir une réunion fluide et productive. Voici les éléments clés à inclure pour assurer un déroulement optimal.
Date, heure et lieu de la réunion
Le premier élément à indiquer est la date, l’heure et le lieu de la réunion.
- Si la réunion se déroule en présentiel, précisez l’adresse exacte et la salle de réunion.
- Pour une réunion en visioconférence, ajoutez le lien de connexion (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet…).
- Mentionnez également la durée prévue, afin que les participants puissent organiser leur emploi du temps.
Astuce : Pour les réunions hybrides, il est préférable d’indiquer si certains membres seront à distance et d’ajouter des consignes techniques pour éviter les problèmes de connexion. Pensez à inclure un guide rapide type “Comment faire une visioconférence ?” accessible via l’intranet pour les participants moins familiarisés.
Liste des participants attendus
L’ordre du jour doit inclure la liste des participants, en précisant leur rôle dans la réunion :
✅ L’animateur : celui qui dirige la réunion et assure son bon déroulement.
✅ Les intervenants clés : ceux qui présentent un sujet ou apportent une expertise.
✅ Le secrétaire de séance : chargé de rédiger le compte rendu réunion.
✅ Les autres participants : ceux qui doivent assister à la réunion pour suivre les décisions.
Si certains participants ne sont pas obligés d’être présents toute la réunion, mentionnez les parties qui les concernent afin d’optimiser leur temps.
Thèmes principaux et sous-thèmes à traiter
L’ordre du jour doit être structuré autour des points clés à aborder. Chaque sujet doit être accompagné d’une courte description et d’un objectif clair.
Astuce : Pour éviter que les discussions ne s’éternisent, il est recommandé d’indiquer un temps maximum pour chaque sujet.
Comment structurer un ordre du jour efficace ?
Un ordre du jour bien conçu doit suivre une logique précise afin de garantir une réunion fluide et productive.
Prévoir une introduction et une clôture
Introduction : Commencez par rappeler le contexte et les objectifs de la réunion. Une brève introduction permet d’aligner tous les participants dès le début.
Clôture : Terminez en résumant les décisions prises et en listant les actions à suivre. L’animateur doit valider que tout le monde a bien compris ses responsabilités avant la fin de la réunion.
Astuce : Un bon résumé final permet d’éviter les malentendus et de faciliter la rédaction du compte rendu réunion.
Laisser un espace pour les questions et les imprévus
Même avec une organisation rigoureuse, des sujets non prévus peuvent émerger. Il est donc conseillé de réserver 5 à 10 minutes en fin de réunion pour :
✅ Les questions des participants.
✅ Les points non prévus mais importants.
✅ Un retour d’expérience sur la réunion (ce qui pourrait être amélioré).
Quels sont les outils pour créer un ordre du jour ?
Aujourd’hui, plusieurs outils numériques permettent de structurer et de partager un ordre du jour de manière efficace.
1. Microsoft Teams & Outlook
- Microsoft Teams permet d’ajouter un ordre du jour directement dans les réunions planifiées.
- Outlook intègre un système de rappels et d’invitations avec agenda partagé.
2. Google Docs & Notion
- Google Docs permet de collaborer en temps réel sur l’ordre du jour et de le partager facilement.
- Notion offre des modèles de gestion des réunions pour organiser les échanges.
3. Trello & Asana
Ces outils sont parfaits pour gérer les tâches assignées après une réunion et assurer le suivi des actions décidées.
4. Un intranet : la solution idéale pour centraliser vos ordres du jour et comptes rendus
Un intranet est un excellent outil pour structurer et optimiser l’organisation des réunions au sein d’une entreprise.
Grâce à un intranet collaboratif, tel que SharePoint, il devient plus facile de :
✅ Créer et partager un ordre du jour structuré avec tous les participants, garantissant une meilleure préparation en amont.
✅ Stocker et organiser tous les comptes rendus de réunion dans un espace unique, évitant ainsi la dispersion des documents sur différentes plateformes.
✅ Faciliter l’accès aux documents officiels : plus besoin de chercher un fichier dans des e-mails ou des dossiers partagés, tout est regroupé sur l’intranet.
✅ Standardiser la gestion des réunions grâce à des modèles prédéfinis pour les ordres du jour et les comptes rendus, ce qui permet de gagner du temps.
✅ Assurer un suivi efficace des décisions prises en intégrant l’intranet à Microsoft Teams et SharePoint, afin que chaque membre de l’équipe puisse retrouver rapidement les informations essentielles.
Avec un intranet, toute l’équipe a accès à un outil commun, adapté aux besoins de chacun, et facilement consultable en quelques clics. Plus besoin de jongler entre plusieurs plateformes : l’information est centralisée et accessible à tout moment.
Conclusion
Un ordre du jour bien préparé est la clé pour optimiser le temps et l’efficacité des réunions. En structurant les discussions et en fixant des objectifs clairs, il permet de limiter la réunionite et d’améliorer la productivité. Si cependant vous jugez que vos journées sont remplies de réunions et vous empêchent d’avancer, privilégiez la communication asynchrone avec vos collaborateurs.
À retenir :
✅ Rédigez un ordre du jour clair et structuré.
✅ Fixez un timing précis pour chaque point de discussion.
✅ Impliquez les participants en les préparant en amont.
✅ Utilisez un outil collaboratif pour centraliser les informations.
Un bon ordre du jour facilite également la rédaction du compte rendu réunion, qui servira de référence pour le suivi des décisions prises. Si ce sujet vous a intéressé, n’hésitez pas à le partager à votre équipe et à lancer une campagne de communication interne pour partager les bonnes pratiques dans votre entreprise.
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