Comment un intranet peut-il simplifier le processus d’onboarding ?
L’arrivée d’un nouvel employé est souvent synonyme d’une avalanche d’informations : règlement intérieur, guides d’utilisation des outils, présentation de l’entreprise… Sans une organisation claire, le risque est de submerger la recrue au lieu de l’aider à prendre ses marques.
Avec un intranet structuré, toutes les ressources essentielles sont centralisées dans un espace unique et facilement accessible. Un intranet peut proposer par exemple :
- Un espace dédié aux nouveaux arrivants avec les documents et procédures essentielles selon leur poste et leur département.
- Une navigation intuitive qui permet de retrouver rapidement les informations clés sans passer par une multitude d’e-mails.
- Un parcours d’intégration interactif avec des étapes gamifiées pour suivre les formations et les missions à accomplir dès les premiers jours.
Quelles sont les fonctionnalités d’un intranet utiles pour l’onboarding ?
Un intranet performant va au-delà d’un simple espace documentaire. Il doit proposer des fonctionnalités engageantes pour faciliter l’intégration et l’apprentissage des nouveaux collaborateurs.
Les outils clés pour un onboarding réussi avec Powell Intranet
- Un espace dédié aux nouveaux arrivants : Chaque recrue retrouve toutes les informations dont elle a besoin sur une page personnalisée (guide de bienvenue, contacts utiles, vidéos d’introduction, etc.).
- Un organigramme dynamique : Facilite la découverte des équipes et des rôles de chacun, aidant les nouveaux arrivants à s’orienter rapidement dans l’organisation.
- Des modules de formation intégrés : Avec des quiz interactifs, vidéos et FAQ, les nouveaux salariés apprennent efficacement sans surcharger les RH.
- Une gestion des tâches et checklist d’onboarding : Permet de suivre les étapes clés de l’intégration (création de compte, formations, réunions de présentation).
- Un espace de discussion et de networking : Encourage les interactions entre recrues et collaborateurs en facilitant les échanges informels et le partage d’expériences.
➡️ Cas concret : Carrefour Voyages a modernisé son intranet avec Powell Intranet pour offrir une plateforme intuitive où chaque employé accède facilement aux informations essentielles. Ce nouvel outil a optimisé l’intégration des nouvelles recrues en leur offrant une interface engageante et en facilitant l’alignement des équipes dès les premiers jours.
Comment utiliser un intranet pour guider les nouveaux employés durant leur intégration ?
L’onboarding ne se résume pas à un simple premier jour. Un bon processus d’intégration doit être progressif et offrir un parcours clair sur plusieurs semaines pour aider la recrue à s’adapter à son nouvel environnement.
Avec Powell Intranet, les entreprises peuvent structurer l’intégration en différentes étapes grâce à des parcours d’onboarding personnalisés.
Les bonnes pratiques pour un onboarding réussi via l’intranet
1️⃣ Automatiser le parcours d’intégration
- En définissant des étapes clés (accueil, découverte des outils, formation, rencontres avec les équipes).
- En envoyant des notifications automatiques pour rappeler les tâches à effectuer.
2️⃣ Créer un programme d’e-learning interactif
- Avec des modules de formation intégrés directement sur l’intranet.
- En suivant la progression des nouveaux collaborateurs grâce aux badges et à la gamification.
3️⃣ Encourager le feedback et l’amélioration continue
- En intégrant des sondages courts pour recueillir l’avis des nouvelles recrues.
- En mettant en place un système de reconnaissance au travail et en facilitant l’expression des attentes des collaborateurs à travers des sondages inspirés de la méthode OSBD.
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Comment un intranet peut-il améliorer l’expérience des nouveaux collaborateurs ?
L’intégration d’un nouvel employé ne se limite pas à la transmission d’informations : elle doit aussi lui permettre de se sentir bien accueilli et soutenu dans son nouvel environnement. Un onboarding réussi allie simplicité, engagement et bien-être pour favoriser la motivation et la rétention des talents.
L’intranet joue un rôle clé en centralisant les ressources, facilitant la communication et encourageant le bien-être au travail, notamment en facilitant l’accès à des ressources liées à la santé mentale au travail pour soutenir les employés dès leur arrivée.
Des ressources accessibles dès le premier jour
Un nouvel employé doit rapidement comprendre l’ADN de l’entreprise et son fonctionnement. L’intranet permet de mettre à disposition :
- Un espace de bienvenue avec une vidéo de présentation de l’entreprise.
- Un centre de documentation regroupant le règlement intérieur, les valeurs de l’entreprise et les bonnes pratiques.
- Une bibliothèque en ligne avec des tutoriels, des webinaires et des modules e-learning.
➡️ Cas client : CrossFirst Bank a intégré un centre de formation et d’informations à son intranet Powell, permettant aux nouveaux collaborateurs d’accéder à des guides interactifs et à des checklists d’onboarding. Résultat : une intégration plus rapide et une adoption immédiate de la culture d’entreprise.
Une connexion facilitée avec les équipes
Le sentiment d’appartenance est essentiel dès les premiers jours. Pour cela, Powell Intranet facilite les échanges dès l’arrivée, avec des outils modernes et intuitifs, loin des plateformes rigides. Résultat : des interactions plus naturelles et un environnement propice au bonheur au travail.
- Un organigramme interactif pour identifier les collègues et leurs rôles.
- Un module de chat et de discussion pour échanger facilement avec les membres de l’équipe.
- Des espaces dédiés aux nouveaux arrivants, où ils peuvent poser leurs questions et partager leurs impressions.
Une gamification pour un onboarding motivant
L’apprentissage peut être interactif et engageant. Powell Intranet propose :
- Des badges de progression au sein de l’intranet pour valoriser chaque étape de l’intégration.
- Un quiz de validation des connaissances, rendant l’expérience plus ludique.
- Un système de reconnaissance via des “Kudos” pour encourager et valoriser les efforts.
Comment renforcer la collaboration et l’engagement des nouvelles recrues avec un intranet ?
L’onboarding ne concerne pas uniquement l’individu, mais aussi son intégration dans l’équipe. Un intranet performant doit encourager l’échange, la collaboration et la reconnaissance mutuelle.
Créer des espaces de collaboration dédiés
Avec Powell Intranet, les nouvelles recrues peuvent rejoindre :
- Des groupes de travail sur Teams pour échanger sur leurs missions.
- Des forums de discussion où poser leurs questions et partager leurs expériences.
- Des communautés internes, comme des clubs sportifs ou des initiatives RSE, pour renforcer le sentiment d’appartenance.
Encourager la reconnaissance et l’engagement
Un nouveau collaborateur doit se sentir valorisé dès son arrivée. Powell Intranet intègre :
- Un module de Kudos, permettant aux managers et collègues de remercier une recrue pour son engagement.
- Un leaderboard et des défis pour stimuler la participation et l’apprentissage.
- Des campagnes de contribution, où les nouveaux arrivants peuvent proposer des idées d’amélioration pour l’entreprise.
Quelles sont les bonnes pratiques pour intégrer l’intranet dans votre processus d’onboarding ?
Pour qu’un intranet soit efficace dans l’onboarding, il doit être intégré dès le premier jour et conçu pour accompagner la recrue sur le long terme.
Mettre en place un parcours d’intégration structuré
L’entreprise doit définir un processus clair, incluant :
- Avant l’arrivée : Envoi d’un accès anticipé à l’intranet avec des ressources sur l’entreprise.
- Premier jour : Invitation à découvrir l’espace “Nouveaux arrivants” et à compléter son profil.
- Première semaine : Formation interactive et premiers échanges avec l’équipe.
- Premier mois : Évaluation du parcours et ajustements selon les feedbacks.
Faciliter l’accès et l’adoption de l’intranet
- Offrir une visite guidée interactive pour découvrir l’interface.
- Envoyer des notifications automatiques pour guider la recrue dans ses étapes.
- Intégrer l’intranet à Microsoft 365 pour une transition fluide avec les autres outils de travail.
Comment mesurer l’efficacité de l’onboarding grâce à l’intranet ?
L’onboarding ne s’arrête pas après les premières semaines. Pour s’assurer de son efficacité, il est crucial de suivre des indicateurs de performance.
Les KPIs essentiels à suivre
✅ Taux de complétion des parcours d’onboarding : Mesurer le nombre de recrues ayant terminé leur intégration sur l’intranet.
✅ Engagement des nouveaux employés : Analyse des interactions avec les contenus et les communautés.
✅ Feedbacks et satisfaction : Enquêtes post-onboarding pour ajuster le processus.
Exploiter les outils d’analyse de Powell Intranet
Powell propose :
- Des tableaux de bord analytiques pour suivre l’adoption de l’intranet.
- Des sondages intégrés pour récolter les avis des recrues.
- Un suivi en temps réel de l’activité des nouveaux collaborateurs.
➡️ Cas concret – Sopra Steria : Grâce à Powell Intranet, Sopra Steria a pu centraliser et analyser les données de son onboarding, optimisant ainsi l’expérience de ses 55 000 collaborateurs à travers 30 pays.
Conclusion
L’onboarding est un levier stratégique pour garantir l’engagement et la rétention des talents, tout comme un offboarding bien structuré permet de préserver une bonne relation avec les collaborateurs qui quittent l’entreprise. Un intranet moderne et optimisé, comme Powell Intranet, permet d’accompagner les nouvelles recrues de façon fluide, interactive et engageante.
Avec une centralisation des ressources, des interactions facilitées et un suivi des performances, les entreprises peuvent transformer une étape souvent fastidieuse en une expérience motivante et efficace.
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