L’importance du nettoyage numérique :
À mesure que les entreprises se développent, elles ont tendance à accumuler une quantité importante de données inutiles qui occupent un espace de stockage précieux et contribuent également aux émissions de carbone. Cela inclut des fichiers, des applications, des photos et des vidéos qui ne sont plus nécessaires. Pour réduire notre empreinte carbone et optimiser notre utilisation des ressources, il est crucial de nettoyer régulièrement notre espace de stockage numérique. Ce processus de nettoyage numérique implique l’organisation et le désencombrement des fichiers et des appareils numériques. Et quelle meilleure façon de le faire que lors de la Journée du nettoyage numérique, un événement annuel qui offre une excellente occasion de désencombrement ?
Le nettoyage numérique consiste à organiser et à désencombrer les fichiers et les appareils électroniques, ce qui permet de réduire la quantité de données inutiles et de préserver l’espace de stockage précieux. En outre, cela contribue à limiter la consommation d’énergie et à promouvoir une utilisation plus durable des ressources.
L’impact de la Digital Workplace peut être positif sur les émissions de CO2 s’il est utilisé correctement, par exemple en réduisant la consommation de papier, en minimisant les déplacements et en regroupant toutes les activités liées au travail en un seul endroit. Cependant, s’il n’est pas utilisé avec des directives appropriées, telles que le nettoyage du stockage inutilisé, il peut avoir des effets négatifs, entraînant une infrastructure supplémentaire et une empreinte carbone accrue. En tant qu’entreprise, Powell Software reconnaît l’importance de ce sujet et vise à s’engager activement dans la promotion de pratiques durables dans l’espace de travail numérique.
La plate-forme largement utilisée pour la collaboration est Microsoft Teams. Cependant, à mesure que les entreprises grandissent et que de plus en plus d’équipes sont créées, il peut y avoir très rapidement une accumulation d’informations inutiles au sein de ces équipes, telles que des fichiers et des documents obsolètes et inactifs. Cela peut générer une grande quantité de données inutilisées qui occupent pourtant un espace de stockage précieux.
La gestion et le suivi de toutes ces équipes, ainsi que de leurs fichiers et documents associés, peuvent être difficiles. Cependant, il est essentiel pour les entreprises de nettoyer régulièrement leur environnement Microsoft Teams pour s’assurer qu’elles n’utilisent pas de ressources précieuses de manière inutile.
En nettoyant les équipes inactives et en supprimant ou archivant les fichiers inutiles, les entreprises peuvent libérer de l’espace de stockage, améliorer la rationalité de leur environnement Teams et augmenter leur productivité.
Heureusement, Powell Software fournit une solution facile pour organiser les espaces Microsoft Teams grâce à Powell Governance. Cela permet aux entreprises de gérer efficacement leur environnement Teams, d’améliorer leur productivité et de réduire l’encombrement.
Comment Powell Governance peut-il aider au nettoyage des espaces Microsoft Teams ?
Powell Governance peut aider à nettoyer les espaces Microsoft Teams en permettant aux utilisateurs de participer activement à l’application des règles de gouvernance de Microsoft Teams. Pour ce faire, Powell Governance offre trois méthodes distinctes :
- Piloté par les employés : via le tableau de bord utilisateur de Powell Governance, les propriétaires d’équipe peuvent être informés des équipes nécessitant une attention particulière. Cela garantit que les propriétaires d’équipe sont toujours au courant de tout problème nécessitant leur attention, ce qui leur permet de prendre des mesures immédiates.
- Piloté par IT-Admin : via le tableau de bord d’administration, des outils supplémentaires sont fournis pour nettoyer les équipes inactives. La page de rapports identifie les équipes qui sont restées inactives pendant une période prolongée, permettant ainsi aux administrateurs de les archiver simultanément à l’aide de la fonctionnalité d’archivage de masse.
- Piloté par le Bot : via le Powell Governance Bot, le processus est encore rationalisé grâce à l’automatisation des notifications pour les équipes inactives. Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de configurer des notifications de bot qui informent les propriétaires d’équipe des équipes inactives et les encouragent à les archiver ou à les supprimer.
Piloté par les employés : nettoyage à partir du tableau de bord utilisateur (pour les propriétaires d’équipe)
Marc possède plusieurs équipes dans son environnement Microsoft Teams. En tant que propriétaire de plusieurs équipes, il sait à quel point il est important de garder son environnement propre et conforme aux règles de gouvernance. Cependant, avec autant d’équipes à gérer, il peut être difficile de savoir lesquelles sont non conformes ou inutilisées.
Heureusement, Marc peut compter sur Powell Governance pour l’aider. Grâce au tableau de bord utilisateur de Powell Governance, Marc a une vue d’ensemble de toutes ses équipes, ce qui facilite l’identification des problèmes potentiels. Si l’une des équipes dont Marc est propriétaire ne respecte pas les règles de gouvernance configurées dans les modèles d’équipe, Powell Governance l’alerte sur le tableau de bord utilisateur avec un point d’exclamation affiché sur les cartes d’équipe.
Marc peut rapidement accéder à la vue d’édition d’équipe pour identifier les problèmes de gouvernance signalés par le point d’exclamation. Dans la liste des règles de gouvernance, il découvre que l’équipe a expiré, mais que toutes les autres règles de gouvernance sont suivies.
Grâce à Powell Governance, Marc peut facilement nettoyer son environnement en identifiant et en traitant les équipes non conformes ou inutilisées, sans avoir besoin de l’intervention de l’administrateur de Powell Governance.
Il peut choisir de prolonger le délai d’expiration ou d’archiver l’équipe directement à partir du mode d’édition d’équipe sur le tableau de bord, ce qui simplifie et facilite la maintenance d’un environnement Teams propre et conforme.
En utilisant la fonctionnalité de délai d’expiration fournie par Powell Governance, les propriétaires d’équipe peuvent facilement nettoyer leur environnement Microsoft Teams en identifiant et en archivant les équipes expirées directement à partir du tableau de bord utilisateur.
Piloté par l’administrateur informatique : nettoyage depuis le centre d’administration (pour les administrateurs de Powell Governance)
La fonction d’archivage de Powell Governance facilite la gestion des équipes inactives ayant des fichiers et documents importants. De plus, Powell GovernancE fournit une capacité d‘archivage massive incroyable, permettant à l’administrateur de Powell Governance d’archiver plusieurs équipes simultanément en un seul clic. Cela offre un nettoyage rapide et efficace des équipes inutilisées et améliore l’efficacité de la gestion de l’environnement Teams. La fonctionnalité d’archivage massif fait gagner du temps aux administrateurs et élimine les tracas des tâches fastidieuses et chronophages d’archivage.
En tant qu’administratrice de Powell Governance, Linda se rend compte que son environnement Teams a grandement besoin d’un nettoyage. Avec trop d’équipes présentes, il est difficile de trouver celles qui sont inactives et nécessitent d’être archivées.
Cependant, Linda a Powell Governance pour l’aider. Elle accède à la page “Rapports Powell Governance” dans le Centre d’administration, où elle accède à la section “Rapports d’équipes inactives”. Ici, elle trouve une liste complète de toutes les équipes qui sont actives.
En cliquant sur un bouton, Linda sélectionne toutes les équipes inactives depuis l’année dernière, et grâce à la fonction d’archivage massif, elle peut les archiver simultanément. En quelques secondes, son espace Teams se transforme en un espace de travail propre et organisé.
Grâce à Powell Governance, Linda est en mesure de rationaliser son flux de travail et d’augmenter sa productivité. En éliminant l’encombrement des équipes inactives, elle peut se concentrer sur les tâches qui ont une réelle importance, sans être distraite par le bruit numérique inutile.
Piloté par un bot : Automatiser le nettoyage
Linda, en tant qu’administratrice Powell Governance, comprend l’importance de maintenir les environnements Teams propres et bien organisés. Pour atteindre cet objectif, elle sait qu’il est essentiel de s’assurer que les propriétaires d’équipe gèrent activement leurs équipes inactives et inutilisées.
Afin de faciliter ce processus pour les propriétaires d’équipe, Linda utilise la page Bot de Powell Governance dans le centre d’administration. Ici, elle active les alertes du bot pour les équipes inactives, ce qui garantit que les propriétaires d’équipe reçoivent des notifications pour toutes les équipes expirées ou inactives dans leur tableau de bord Powell Governance.
Grâce à cette approche simple mais efficace, Linda permet aux propriétaires d’équipe de nettoyer leur environnement Teams, de réduire l’encombrement et d’améliorer la gouvernance globale. En incitant les propriétaires d’équipe à prendre des mesures et à archiver ou supprimer les équipes inactives, Linda s’assure que les équipes restent actives et pertinentes.
Ainsi, les propriétaires d’équipe peuvent rester en contrôle de leur environnement Teams sans avoir besoin d’une intervention de la part des administrateurs. Et avec l’interface conviviale de Powell Governance et les alertes de bot utiles, le processus de nettoyage de Teams n’a jamais été aussi simple.
Conclusion
Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, l’encombrement numérique est un problème croissant, en particulier dans Microsoft Teams. Heureusement, Powell Governance offre une solution simple pour désencombrer l’environnement Teams en proposant trois méthodes : piloté par un employé, par l’Admin IT et un Bot Powell.
Avec Powell Governance, les utilisateurs peuvent nettoyer sans effort les équipes non conformes ou inutilisées, libérant ainsi un espace de stockage précieux, rationalisant leur environnement Teams et améliorant la productivité. C’est une excellente solution pour les organisations qui cherchent à réduire leur empreinte carbone et à promouvoir l’efficacité en désencombrant leurs environnements Microsoft Teams sans effort.
Si vous êtes confronté à l’encombrement numérique dans Microsoft Teams et que vous souhaitez rationaliser votre espace de travail, essayez Powell Governance dès aujourd’hui. Avec trois méthodes de désencombrement distinctes et la possibilité d’archiver plusieurs équipes simultanément, Powell Governance peut vous aider à récupérer un espace de stockage précieux et à augmenter la productivité. Visitez notre site web pour en savoir plus !
