Qu’est-ce que la gouvernance sur Microsoft Teams ?
La gouvernance Microsoft Teams est le processus par lequel une organisation met en place des règles, des politiques et des procédures pour gérer l’utilisation de Microsoft Teams au sein de l’entreprise. Cela peut inclure des choses comme la définition de rôles et de responsabilités pour les utilisateurs de Microsoft Teams, l’établissement de lignes directrices pour la communication et la collaboration au sein de l’équipe, et la mise en place de mesures de sécurité pour protéger les données sensibles. La gouvernance Microsoft Teams est importante pour aider à assurer l’efficacité, la sécurité et la conformité de l’utilisation de l’outil dans l’entreprise.
Microsoft Teams, les bonnes pratiques de gouvernance
1. Définir les droits d’administration
Il existe trois niveaux principaux de droits d’administration au sein de Microsoft Teams :
- Administrateur : Peut modifier les équipes et définir les rôles des autres utilisateurs ;
- Propriétaire : peut créer, modifier ou supprimer une équipe, ajouter des membres et modifier leurs autorisations ;
- Membre : Peut rejoindre des équipes, créer des canaux et demander à ajouter d’autres membres.
En définissant le plan de gouvernance de Microsoft Teams, vous devrez décider à qui seront accordés les privilèges d’administrateur et de propriétaire. Vous devrez également déterminer qui sera autorisé à créer de nouvelles équipes. Plus le nombre d’utilisateurs qui se verront accorder cette capacité sera élevé, plus vous risquerez d’avoir des difficultés à gérer l’organisation des teams à l’échelle de l’entreprise. Cependant, ne pas donner à un nombre suffisant d’utilisateurs la possibilité de créer des teams peut restreindre l’utilisation et nuire à l’aspect collaboratif de la plateforme.
Pour décider qui peut créer de nouvelles équipes Teams, il faut également définir quand et pourquoi une nouvelle équipes peut être créée. Avec trop peu d’équipes et de canaux, ces derniers peuvent être rapidement surchargés par de multiples discussions ; avec trop d’équipes et d’utilisateurs, trouver l’information dont on a besoin peut devenir très complexe. Trouvez un langage qui aide les utilisateurs à comprendre quand une nouvelle équipe doit être créée et quand il est plus approprié de simplement ajouter un nouveau canal.
2. Créer une convention de nommage pour les teams et les canaux
La meilleure façon de maintenir l’organisation de Microsoft Teams est de créer et de suivre une convention de nommage. Il s’agit d’une politique à l’échelle de l’entreprise qui normalise la façon dont les équipes sont nommées afin de les rendre plus faciles à trouver et à trier. Elle comprend généralement un ensemble d’indicateurs, comme la région ou le pays, le lieu, le département ou la fonction. L’utilisation d’abréviations, le cas échéant, peut aider à raccourcir les noms des équipes et à rendre les choses plus claires.
Conseil : créez un document qui présente la convention de nommage de votre entreprise, y compris une liste d’abréviations standards, et distribuez-le à tous les utilisateurs qui pourront créer de nouvelles teams.
3. Décider qui peut accorder un accès externe
L’une des caractéristiques de Microsoft Teams est la possibilité d’inviter des utilisateurs externes à accéder aux canaux et au contenu. C’est un moyen fantastique de partager des informations et de collaborer avec des partenaires et des clients, mais cela présente des risques évidents pour la sécurité. Il se peut que des informations sensibles de l’entreprise soient stockées dans les teams et que vous souhaitiez en garder le contrôle.
Une partie des meilleures pratiques de gouvernance de Microsoft Teams consiste à décider si les invitations d’utilisateurs externes seront autorisées en premier lieu, puis de quel niveau d’autorisation ces invités bénéficieront une fois qu’ils auront obtenu l’accès au compte de votre entreprise. Consultez la liste de contrôle de l’accès des invités à Microsoft Teams pour obtenir des instructions détaillées sur la manière de définir les limites d’accès des invités.
4. Gérer la disponibilité des applications tierces
Microsoft Teams continue de mettre à disposition un plus grand nombre d’applications tierces pour une intégration native dans l’application, ce qui permet de rationaliser les flux de travail de vos employés et d’élargir les possibilités de collaboration. Mais les administrateurs ont la possibilité de déterminer quelles applications sont disponibles dans le catalogue de votre organisation pour que les utilisateurs puissent les ajouter à leur équipe Teams.
Comme pour les utilisateurs invités, la gestion de l’accès des applications tierces à vos données a une incidence sur la sécurité de l’entreprise et constitue un élément clé de votre plan de gouvernance Microsoft Teams. Préférez les applications qui sont essentielles aux flux de travail des employés et assurez-vous que vous comprenez quelles informations sont accessibles par quelles applications. Bien entendu, il est important de donner aux utilisateurs un moyen de demander l’ajout de nouvelles applications au catalogue s’ils estiment qu’elles peuvent leur être utiles.
5. Établir des politiques pour l’archivage du contenu
Au sein de Microsoft Teams, vous avez la possibilité d’archiver les équipes Teams qui ne sont plus utilisées ou pertinentes. Une fois qu’une équipe est archivée, les informations et les documents sont toujours disponibles en lecture seule, de sorte que les utilisateurs n’en perdent pas totalement l’accès. Vous pouvez également choisir de restaurer une équipe archivée à tout moment si elle redevient pertinente.
Lors de la mise en place de la gouvernance de Microsoft Teams, il faut décider des critères auxquels une team doit répondre pour être archivée. Par exemple, vous pouvez décider d’archiver les équipes après qu’elles aient été inactives pendant un certain nombre de jours ou lorsque le projet associé est terminé. Ensuite, décidez qui sera chargé de rester à la tête des équipes d’archivage. Cela permettra de s’assurer que le nombre d’équipes actives reste à un niveau gérable.
6. Automatiser les processus de gouvernance de Microsoft Teams
La gestion d’un compte Microsoft Teams à l’échelle de l’organisation est une entreprise majeure. Même avec un solide plan de gouvernance de Microsoft Teams, vous pouvez constater que le volume d’utilisateurs et de contenu augmente plus rapidement que prévu.
Les défis courants en matière de gouvernance d’équipes
L’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les entreprises lorsqu’elles utilisent Microsoft Teams est la gouvernance efficace de leurs équipes. Pour bien comprendre cette problématique, il est crucial de reconnaître les défis courants qui surviennent en matière de “gouvernance équipes Teams”.
Premièrement, la création anarchique d’équipes est un problème courant. Les utilisateurs ont la possibilité de créer des équipes à volonté, ce qui peut entraîner une prolifération de groupes inactifs ou redondants. Cette absence de règles de création et de gestion des équipes peut conduire à un environnement de travail désorganisé et inefficace.
Deuxièmement, la gestion des données dans Microsoft Teams peut représenter un défi. Il est essentiel de s’assurer que les données sensibles sont protégées et que les utilisateurs disposent de l’accès approprié aux informations. Les responsables de la gouvernance doivent établir des règles claires en matière de sécurité et de confidentialité pour éviter les violations de données.
Troisièmement, la gestion du cycle de vie des équipes est une autre difficulté à surmonter. Les équipes créées pour un projet ou une initiative spécifique ont une durée de vie limitée. La gouvernance de Teams implique donc de mettre en place une stratégie pour gérer la création, l’utilisation et l’archivage ou la suppression des équipes une fois leur mission accomplie.
Comment améliorer la gouvernance de vos équipes ?
Il existe plusieurs approches pour améliorer la gouvernance de vos équipes Teams. Voici six conseils essentiels pour une gouvernance efficace de Microsoft Teams.
1. Mettre en place des règles de création d’équipes : L’entreprise doit établir des critères clairs pour la création d’une nouvelle équipe. Ces règles peuvent inclure la justification de la nécessité de l’équipe, la nomination d’un propriétaire d’équipe et l’obtention de l’approbation d’un supérieur ou d’un responsable de la gouvernance.
2. Gestion des permissions et de la sécurité : Il est essentiel d’établir des règles de sécurité et d’accès pour protéger les données de l’entreprise. Les permissions doivent être accordées en fonction du rôle et des responsabilités de chaque utilisateur au sein de l’organisation.
3. Gérer le cycle de vie des équipes : Chaque équipe a une durée de vie. La mise en œuvre d’une stratégie pour gérer le cycle de vie des équipes, de la création à l’archivage ou la suppression, est donc essentielle.
4. Formation et soutien aux utilisateurs : La formation et le soutien continus aux utilisateurs de Teams sont nécessaires pour garantir une utilisation efficace et sécurisée de l’outil. Les utilisateurs doivent être formés aux bonnes pratiques de collaboration et de gestion des équipes.
5. Utilisation de l’analytique : L’utilisation de l’analytique peut aider l’entreprise à comprendre comment Teams est utilisé. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour améliorer l’efficacité de l’outil et adapter les règles de gouvernance en conséquence.
6. Intégration avec d’autres outils de Microsoft Office : L’intégration de Teams avec d’autres outils de Microsoft Office, tels que Outlook et OneDrive, peut améliorer l’efficacité de la collaboration et simplifier la gouvernance.
Exemples de réussite avec la mise en place d’une stratégie de gouvernance Microsoft Teams
Plusieurs entreprises ont réussi à relever les défis de la gouvernance de Teams et à transformer ces défis en opportunités. Voici quelques exemples de réussite.
Une entreprise de technologie de taille moyenne a réussi à surmonter les problèmes de création anarchique d’équipes en mettant en place des règles de création strictes. Les utilisateurs devaient justifier la nécessité de chaque nouvelle équipe et obtenir l’approbation d’un comité de gouvernance avant de pouvoir la créer. Cette stratégie a permis de réduire considérablement le nombre d’équipes inactives ou redondantes et d’améliorer l’efficacité de la collaboration.
Une autre entreprise, dans le secteur des services financiers, a utilisé l’analytique pour améliorer sa gouvernance Teams. En analysant les données d’utilisation de Teams, l’entreprise a pu identifier les équipes inactives, les utilisateurs non engagés et les problèmes potentiels de sécurité. Ces informations ont ensuite été utilisées pour ajuster les règles de gouvernance et améliorer la formation et le soutien aux utilisateurs.
Enfin, une organisation à but non lucratif a amélioré la gestion du cycle de vie de ses équipes en établissant une procédure claire pour l’archivage et la suppression des équipes. Une fois qu’une équipe avait accompli sa mission, elle était automatiquement archivée. Si aucune activité n’était enregistrée après un certain temps, l’équipe était supprimée. Cette approche a permis à l’organisation de maintenir un environnement Teams organisé et efficace.
En conclusion, il est crucial d’avoir une bonne stratégie de gestion pour tirer le meilleur parti de Microsoft Teams tout en réduisant les problèmes potentiels. En établissant des règles claires, en formant et en soutenant les utilisateurs, en utilisant les analyses et en intégrant d’autres outils Office, votre entreprise peut optimiser l’utilisation de Teams et améliorer la collaboration de manière plus efficace.
Quels outils utiliser pour mettre en place un plan de gouvernance Teams ?
Il existe plusieurs outils tiers et ressources qui peuvent vous aider à mettre en place et automatiser les processus de gouvernance de Microsoft Teams. Des plateformes comme Powell Governance vous aident à gérer votre organisation Microsoft Teams grâce à des modèles de gouvernance, à la classification par étiquette, etc. L’application Powell Governance est disponible dans la boutique Microsoft Teams pour une intégration native facile.