Qu’est-ce que la gouvernance intranet ?
La gouvernance intranet est l’ensemble des règles, des rôles, des processus et des politiques qui déterminent comment une entreprise organise et gère son intranet. Il s’agit de la stratégie adoptée par l’entreprise pour gérer le contenu, les informations, les applications et les autres ressources disponibles sur l’intranet.
La gouvernance intranet englobe de nombreux aspects, notamment la création et la maintenance des sites, la gestion des données et des documents, l’attribution des rôles et des responsabilités, et la mise en place de procédures pour garantir la sécurité et la conformité.
Pourquoi est-il important de mettre en place une gouvernance de votre intranet ?
Une gouvernance intranet efficace peut aider une organisation à tirer le meilleur parti de son intranet, en optimisant l’utilisation des ressources, en améliorant la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe, et en assurant la sécurité et la conformité des données.
Sans une bonne gouvernance, l’intranet peut rapidement devenir désorganisé et difficile à gérer, ce qui peut nuire à la productivité et à l’efficacité de l’équipe. De plus, une mauvaise gestion des données peut entraîner des problèmes de sécurité et de conformité.
Construire un plan de gouvernance d’intranet d’entreprise : les étapes clés pour une gestion efficace
Étape 1 : Définir les objectifs de gouvernance
Avant de mettre en place une gouvernance intranet, il est important de définir clairement les objectifs de cette gouvernance. Ces objectifs devraient refléter les besoins et les objectifs de l’entreprise, et peuvent inclure des éléments tels que l’amélioration de la communication interne, la promotion de la collaboration, la gestion efficace des documents et des données, ou encore la garantie de la sécurité et de la conformité.
Étape 2 : Identifier les parties prenantes et les rôles de gouvernance
Une fois les objectifs définis, l’étape suivante consiste à identifier les parties prenantes de la gouvernance intranet. Cela peut inclure les propriétaires de l’intranet, les utilisateurs, les gestionnaires de contenu, les membres de la commission de gouvernance, et d’autres parties concernées.
Il est également important de définir clairement les rôles de chaque partie prenante dans la gouvernance de l’intranet. Par exemple, les propriétaires de l’intranet peuvent être responsables de la stratégie générale de l’intranet, tandis que les utilisateurs peuvent être responsables de la création et de la gestion de leur propre contenu.
Étape 3 : Élaborer les politiques et les procédures de gouvernance
Cette étape consiste à mettre en place les politiques et les procédures qui vont régir le fonctionnement de l’intranet. Cela peut inclure des politiques sur la création et la gestion du contenu, l’utilisation des ressources, la communication et la collaboration, ainsi que la sécurité et la conformité des données.
Les procédures doivent être claires, précises et facilement accessibles à tous les utilisateurs de l’intranet. Elles doivent également être révisées et mises à jour régulièrement pour s’assurer qu’elles restent pertinentes et efficaces.
Étape 4 : Mettre en place les outils et les technologies de gouvernance
Pour soutenir la gouvernance intranet, il est essentiel de mettre en place les outils et les technologies appropriés. Cela peut inclure des outils de gestion de contenu comme SharePoint, des applications de communication et de collaboration comme Microsoft Teams, des outils de gestion de projet, et d’autres technologies de l’information.
Ces outils doivent être choisis en fonction des besoins et des objectifs de l’entreprise, et doivent être intégrés de manière à faciliter le travail des utilisateurs et à améliorer l’efficacité de la gouvernance.
Étape 5 : Former et sensibiliser les utilisateurs à la gouvernance
Une fois que les outils et les procédures sont mis en place, il est important de former et de sensibiliser les utilisateurs à la gouvernance intranet. Cela peut être fait par le biais de sessions de formation, de documents de référence, de webinaires, ou d’autres moyens de formation.
Les utilisateurs doivent comprendre l’importance de la gouvernance intranet, et savoir comment ils peuvent contribuer à son succès. Ils doivent également être au courant des procédures à suivre et des outils à utiliser pour leur travail.
Étape 6 : Évaluer et ajuster régulièrement le plan de gouvernance
La gouvernance intranet n’est pas un processus ponctuel, mais un processus continu qui nécessite une évaluation et un ajustement réguliers. Il est donc important de surveiller régulièrement l’efficacité du plan de gouvernance, et de faire les ajustements nécessaires pour s’assurer qu’il reste efficace et pertinent.
Cela peut impliquer des enquêtes auprès des utilisateurs, des analyses des données de l’intranet, des réunions de la commission de gouvernance, et d’autres méthodes d’évaluation.
Étape 7 : Mettre en œuvre les mesures de sécurité et de conformité dans la gouvernance
La sécurité et la conformité sont des aspects cruciaux de la gouvernance intranet. Il est donc essentiel de mettre en place des mesures pour garantir la sécurité des données et des informations, et pour assurer la conformité avec les réglementations applicables.
Cela peut inclure des procédures pour la gestion et la protection des données, des politiques de sécurité de l’information, des audits de sécurité réguliers, et d’autres mesures de sécurité et de conformité.
Étape 8 : Communiquer et promouvoir la gouvernance auprès des utilisateurs
La communication est un élément clé de la gouvernance intranet. Il est important de communiquer régulièrement avec les utilisateurs pour les tenir informés des politiques, des procédures, des outils et des autres aspects de la gouvernance. Il est également crucial de promouvoir la gouvernance intranet et de souligner son importance pour l’efficacité et le succès de l’entreprise.
Étape 9 : Assurer la supervision et le suivi continus de la gouvernance
Enfin, la gouvernance intranet nécessite une supervision et un suivi continus pour s’assurer qu’elle est bien mise en œuvre et qu’elle fonctionne efficacement. Cela peut inclure la supervision du contenu et des ressources de l’intranet, le suivi de l’utilisation des outils et des technologies, l’évaluation de l’efficacité des politiques et des procédures, et la gestion des problèmes et des défis liés à la gouvernance.
Les outils et les solutions pour une gestion efficace de la gouvernance intranet
Il existe de nombreux outils et solutions qui peuvent aider à la mise en place et à la gestion efficace de la gouvernance intranet. Ces outils peuvent aider à la création et à la gestion du contenu, à la communication et à la collaboration, à la gestion des données et des ressources, et à la mise en œuvre des politiques et des procédures de gouvernance.
Par exemple, SharePoint est un outil puissant pour la gestion du contenu et des documents, tandis que Microsoft Teams peut faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe. D’autres outils, tels que les logiciels de gestion de projet et les applications de gestion des ressources, peuvent également être utiles pour la gouvernance intranet.
Les erreurs à éviter dans la gouvernance de votre intranet
Il y a plusieurs erreurs courantes à éviter lors de la mise en place de la gouvernance intranet. Parmi celles-ci, on peut citer le manque de clarté dans les objectifs et les rôles de gouvernance, l’absence de politiques et de procédures claires, l’échec de la formation et de la sensibilisation des utilisateurs, le manque d’évaluation et d’ajustement réguliers du plan de gouvernance, et le négligence de la sécurité et de la conformité.
En évitant ces erreurs et en suivant les étapes clés décrites ci-dessus, vous pouvez mettre en place une gouvernance intranet efficace qui aidera votre entreprise à optimiser l’utilisation de son intranet et à atteindre ses objectifs.
En conclusion, la mise en place d’une gouvernance intranet efficace est un processus qui nécessite une planification, une coordination et un engagement continu. Cependant, avec les bons outils, les bonnes pratiques et une approche bien structurée, il est possible de créer une gouvernance intranet qui favorise la communication, la collaboration, la gestion efficace des ressources, et la sécurité et la conformité des données.
En complément, il serait intéressant d’explorer d’autres solutions intranet disponibles sur le marché, telles que Powell Intranet, qui est basé sur Microsoft 365. Avec Powell Intranet, toutes les données de l’intranet sont stockées dans Office 365, y compris la géolocalisation, et bénéficient de toutes les certifications fournies par Microsoft (SOC2, etc.). L’intranet tire parti de la sécurité offerte par Microsoft et offre une expérience moderne aux utilisateurs grâce à des mises à jour régulières.
En plus des fonctionnalités proposées par Powell Software, vous pouvez immédiatement profiter de toutes les nouvelles fonctionnalités fournies par SharePoint Online, et bénéficier d’une intégration transparente avec Sharepoint, ainsi qu’une gestion simplifiée du contenu.
Il s’agit d’une option à considérer pour renforcer encore davantage votre gouvernance intranet et l’efficacité de votre organisation. En somme, une gouvernance intranet bien conçue et bien gérée peut transformer votre intranet en un véritable atout pour votre entreprise, améliorant la productivité, la communication et la satisfaction des utilisateurs.
