Un enjeu majeur de la communication d’entreprise
Comme nous l’introduisions dans l’article précédent, l’intérêt d’utiliser les solutions de Powell Software tient notamment à la possibilité d’utiliser la Power Plateforme de Microsoft afin d’étendre les possibilités de vos intranets et de vos espaces collaboratifs, tout en les personnalisant à vos enjeux métier. Dans ce 2e article, nous allons voir comment la Power Plateforme nous permet de traiter un enjeu majeur de la communication en entreprise : proposer aux collaborateurs un flux d’informations personnalisé, pertinent et correspondant à leurs centres d’intérêt.
Chaque responsable de la communication a pour idéal que les collaborateurs ouvrent chaque matin leur intranet afin de prendre connaissance des dernières publications dans l’intranet ; malheureusement c’est très rarement le cas et il faut trouver les techniques pour encourager les employés à aller consulter l’intranet en allant les chercher là où ils se trouvent. Il y a quelques années il suffisait de les publier dans les emails pour notifier les employés. Mais cette technique est désormais contre-productive chacun reçoit trop d’e-mails. Aujourd’hui pour de nombreux collaborateurs, la première chose qu’ils ouvrent le matin est Microsoft Teams. La vision de Powell Software est de développer une Digital Workplace qui allie Intranet et Teams. C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Comment Powell Intranet aborde–t–il le problème ?
Powell Intranet propose des solutions natives non présentes nativement dans SharePoint qui permettent aux contributeurs de proposer un contenu ciblé aux collaborateurs. Que ce le soit sur la page d’accueil, sur les pages départements n’importe où dans votre intranet, les news ou les documents affichés peuvent être ciblés en fonction des profils des employés : leur département, leur métier ou toute autre propriété associée à un employé dans l’annuaire de l’entreprise.
De plus, Powell Intranet propose une fonction qui n’existe pas dans SharePoint, consistant à permettre aux employés d’enregistrer leurs préférences par rapport au contenu qui leur ait proposé. C’est le même principe que les abonnements dans les réseaux sociaux : je demande à mon intranet de me proposer les news correspondant à mes centres d’intérêt.
Powell Intranet permet également de partager une nouvelle publiée que cela soit par mail, dans Microsoft Teams voire sur les réseaux sociaux pour les articles externes. Ces techniques sont efficaces mais elles mais elles ont besoin d’être renforcées par la capacité de faire venir les collaborateurs le plus souvent possible dans l’intranet pour prendre connaissance des nouveautés.
Partage de contenu intranet avec un canal Microsoft Teams
Nous utilisons Power Automate pour permettre aux entreprises de partager automatiquement les éléments publiés dans l’intranet dans le canal Microsoft Teams pertinent. Par exemple une offre d’emploi interne sera diffusée sur le canal RH dans Microsoft Teams, l’annonce d’un nouveau contrat commercial sera publiée dans le canal commercial de Teams.
L’intérêt de ce ciblage chirurgical et que Teams propose à chaque employé de définir ses notifications par canal : il ne sera notifié dans son flux d’activités Microsoft Teams et que des nouveautés publiées dans les canaux choisis. Cela revient donc à gérer une liste d’abonnements personnalisés.
Il faut également que le message posté soit attrayant et surtout qu’il permette de renvoyer vers l’intranet puisque c’est le but recherché : faire venir dans le portail d’entreprise. Pour atteindre ces objectifs les messages postés au travers de Power Automate sont mis en forme via des cartes Teams car elles permettent une mise en forme personnalisable, contenant du texte riche et des images.
Comment cela fonctionne–t–il?
Sans rentrer dans le détail du flow Power Automate que nous mettons à disposition de nos clients dans notre communauté Clients et Partenaires, le, voici la structure de ce flot :
- Le flow est déclenché automatiquement par Power Automate promet à la création d’un élément dans SharePoint. Cela est rendu possible parce que notre solution Powell Intranet repose sur Microsoft 365 et SharePoint : chaque élément publié est en fait une page ou un item stocké dans SharePoint
- Le flot analyse les critères de l’item publié, ce qu’on appelle les Content Type, en utilisant les propriétés SharePoint de cet objet : est-ce une news, une offre d’emploi, l’annonce de l’arrivée d’un nouvel employé ou d’un nouveau contrat commercial, filtrer ces éléments en fonction de leur usage métier est rendu possible grâce à la catégorisation très granulaire des éléments publiés dans Powell Intranet
- Le flow va alors récupérer les propriétés détaillées de l’élément publié : le titre la description l’auteur les labels associés à cet objet le département la location tout ce qui a été défini par le contributeur au moment de la publication et même l’image accompagnant cette news. Il va automatiquement les remettre en forme sous forme d’une carte c’est l’assurance pour le contributeur d’avoir un élément attractif et qui aura toujours la même mise en forme. La carte contient biensûr le lien renvoyant vers l’article dans l’Intranet
- Il ne reste plus qu’à publier cette news dans le canal Microsoft Teams correspondant. Encore une fois l’entreprise peut choisir de le publier dans un canal général ou tout au contraire de le publier dans des canaux correspondant au cas d’usage métier : RH, Communication Commerce ou une filiale spécifique
L’avantage de cette approche est que chaque flot mis à disposition de nos clients reste personnalisable soit par le partenaire du client soit par l’entreprise elle-même. Ce qui aurait nécessité des capacités de développement il y a quelques années est désormais facilement possible par de nombreuses personnes dans les petites moyenne ou grandes organisations, c’est l‘approche Low Code poussée par Microsoft.
Tirer parti de la Power Platform
En résumé, nous avons vu dans cet article comment les solutions Powell Software basées sur les technologies Microsoft tirent parti des capacités Low Code de la Power Plateforme pour permettre aux entreprises d’automatiquement publier chaque news de leur intranet également dans Microsoft Teams, leur permettant d’aller chercher les employés là où ils se trouvent : dans Microsoft Teams.
Et vous pouvez vous en dire autant avec votre Digital Workplace ?
Retrouvez-nous dans le prochain article pour voir comment la puissance de Power Automate permet de créer de véritables notifications métier, y compris sur notre application mobile.