Etablir une culture d’entreprise ouverte est la première étape
Une fois que les organisations ont établi les bases d’une culture de travail inclusive, il est temps de se concentrer sur la stratégie de communication. Dans une équipe internationale, les gens parlent des langues différentes, ont des cultures et des expériences de vie différentes, et vivent dans des fuseaux horaires différents. Il peut être difficile de s’y retrouver, car les RH et les collègues tentent de trouver le juste équilibre en évitant les stéréotypes.
10 conseils pour une communication efficace dans une équipe internationale
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Veillez à ce que chacun reçoive les informations de l’entreprise dans sa langue natale
L’un des principaux avantages d’une équipe internationale réside dans les compétences linguistiques de ses membres. Les interlocuteurs natifs ou les employés bilingues permettent aux organisations d’établir les liens humains que Google traduction n’a jamais pu établir. Ils comprennent les nuances culturelles, les expressions familières et connaissent les tenants et aboutissants du marché.
Toutefois, ces avantages s’accompagnent également d’un défi. Une communication efficace n’est pas possible lorsque les messages de la hiérarchie pour les employés sont dans une langue que les collaborateurs internationaux ne parlent pas. Les malentendus et les mauvaises interprétations du message peuvent avoir des effets négatifs. Alors que les employés peuvent établir des relations solides avec les clients externes, ils peuvent commencer à se sentir déconnectés au sein de l’entreprise.
Pour élaborer une stratégie de communication efficace pour une équipe internationale, placez les messages importants sur l’intranet de l’entreprise et choisissez un fournisseur qui prend en charge plusieurs langues. Powell Intranet est disponible en 60 langues et permet aux utilisateurs de traduire le contenu sur place. Chaque employé reçoit le message dans une langue qu’il comprend.
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Évitez l’argot et les expressions familières
Lorsque tout le monde ne parle pas la même langue maternelle, les gens se tournent vers une deuxième langue pour faciliter les conversations. Toutefois, les choses peuvent commencer à s’embrouiller si les gens utilisent des termes trop familiers ou des expressions familières. Les interlocuteurs natifs ont également tendance à parler rapidement, en supposant que l’autre personne peut comprendre. Les collègues doivent reconnaître le niveau de compréhension de leur partenaire et s’adapter. Ralentir, éviter l’argot et simplifier les termes aideront l’autre personne à comprendre. Une communication efficace, quelle que soit la langue, est obtenue en étant claire et directe.
Si un événement organisé par l’entreprise se déroule dans une seule langue, adoptez une politique similaire. Essayez de simplifier le discours et d’être plus inclusif.
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Soyez conscient des fuseaux horaires dans votre communication
Si un employé se trouve en Australie et l’autre à New York, c’est le fuseau horaire qui devient l’obstacle à une communication efficace, et non la langue. La clé pour surmonter les décalages horaires est de savoir où se trouvent les collègues et de respecter leurs heures de travail. L’intranet de l’entreprise peut être utile en fournissant une base de données des employés facilement consultable qui indique l’emplacement du bureau de chacun.
Une fois que les employés savent où se trouvent leurs collègues, ils doivent éviter de les contacter à des heures inappropriées. Encouragez les employés à se contacter pendant les heures où les deux sont en ligne. Un bon conseil pour l’utilisation de Microsoft Teams est de vérifier le statut d’un collègue.
De petits gestes peuvent également être très utiles, comme signer un mail par ” Nos heures de travail peuvent ne pas être alignées, ne vous sentez pas obligé de répondre en dehors de vos heures de travail “. Parfois, lorsque les employés voient un mail envoyé tard dans la nuit, la panique peut s’installer et ils se sentent obligés de répondre. Une note à la fin d’un mail peut aider à relâcher cette pression. Les employés devraient également être encouragés à désactiver les notifications après les heures de travail afin de promouvoir le bien-être.
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Organiser des événements qui conviennent aux équipes internationales
Pour une communication efficace, les messages doivent être transmis aux employés par différents moyens. Si une information sur l’intranet est une bonne première étape, les réunions virtuelles sur Teams permettent aux gens de poser des questions plus approfondies. Toutefois, dans une équipe internationale, il peut être difficile d’organiser une réunion à laquelle tout le monde peut assister. Lorsque les fuseaux horaires sont un problème, organisez des sessions à différents moments de la journée. Par exemple, une mise à jour mensuelle du PDG pourrait être donnée le matin et le soir pour informer les personnes à travers le monde.
Découvrez comment la “machine à café virtuelle” de Powell Software planifie les discussions autour d’un café pour votre équipe avec un minimum d’effort. Les employés peuvent choisir d’être automatiquement affectés à une réunion à l’heure qui leur convient. La machine à café virtuelle de Powell Software se charge de la planification. Regardez la démo
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Avoir une meilleure sensibilité culturelle et encourager à l’apprentissage
Embaucher des employés de différents pays apporte d’immenses avantages, au-delà de la langue. Ils encouragent de nouvelles façons de penser et apportent une ouverture d’esprit aux entreprises. Cependant, il peut être difficile pour les RH de gérer les différences culturelles.
La communication interculturelle exige que les RH et les employés soient attentifs aux coutumes et aux actions, qui peuvent être perçues comme respectueuses ou offensantes. Un geste aussi simple qu’un pouce levé est positif en Europe et offensant au Bangladesh. Les RH peuvent éviter les maladresses en ayant des conversations ouvertes avec les nouveaux arrivants sur la manière dont l’entreprise pourrait mieux les accueillir.
On ne peut pas attendre des employés qu’ils sachent tout sur leurs collègues, mais les organisations peuvent créer une culture interne où l’apprentissage et le partage sont encouragés. Voici quelques idées d’événements pour promouvoir l’apprentissage :
- Organisez une “journée internationale” sur Microsoft Teams où les employés ou les équipes internationales présentent leur culture, leur pays d’origine ou leur langue, là où ils se sentent à l’aise pour le faire.
- Faites appel à des intervenants extérieurs pour animer des sessions de sensibilisation interculturelle sur Teams.
- Stockez des documents utiles sur l’intranet, auxquels les employés peuvent accéder à tout moment. Créez-les avec des équipes du monde entier.
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Évitez de stéréotyper les employés
Ne mettez pas les gens dans des cases, traitez-les comme des individus et essayez de mieux les connaître en tant que personne plutôt qu’en tant que nationalité. S’il est toujours agréable de reconnaître la culture des employés, demandez-leur d’expliquer leurs traditions plutôt que de les supposer. Il n’y a rien de pire que les employés internationaux qui doivent dissiper de faux stéréotypes.
C’est là qu’une stratégie de communication efficace peut être utile. Par exemple, interrogez les nouveaux arrivants et demandez-leur de partager quelques faits intéressants à leur sujet. Partagez ces informations sur l’intranet ou dans Teams afin que les gens puissent entamer une conversation et apprendre à connaître la personne.
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Inclure toutes les célébrations dans la communication
De nombreuses organisations envoient des messages à l’approche de Noël, mais les personnes qui ne célèbrent pas cette fête peuvent se sentir exclues. Il est important que les entreprises qui reconnaissent une fête fassent de même pour les autres. Une option plus inclusive dans une équipe internationale serait d’envoyer un message de vacances généralisé à tous.
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Tenez compte de l’interprétation de l’humour
L’humour est subjectif et même si chaque employé est né et a grandi dans la même ville, ce qui est drôle pour l’un peut être offensant pour l’autre. Dans une équipe internationale, c’est encore plus vrai. Par exemple, le sarcasme britannique peut être offensant pour les Américains, même s’ils parlent la même langue. Bien entendu, toute communication ne doit pas nécessairement être sérieuse, mais les dirigeants et les collègues doivent être conscients de la façon dont l’humour peut être mal interprété.
Microsoft Teams permet aux employés d’envoyer des messages instantanés, ainsi que des emojis, des gifs et des autocollants. Ces types d’images peuvent aider à exprimer des émotions derrière un écran, mais il vaut mieux les éviter lorsqu’on s’adresse à un grand groupe. Des personnes d’âges, de milieux et de langues différents pourraient trouver le gif peu drôle ou offensant.
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Trouver des moyens de rassembler les gens
Dans une entreprise internationale, les équipes situées à travers le monde ont moins d’occasions de se rencontrer en face à face. Cependant, 2020 nous a montré que les employés n’ont pas besoin d’être dans le même bureau pour rester connectés. Les outils de collaboration du lieu de travail numérique, comme Microsoft Teams, facilitent les réunions virtuelles. Réunissez les gens pour des discussions virtuelles autour d’un café, des activités de consolidation d’équipe et des rencontres internationales.
Utilisez le lieu de travail numérique comme un centre qui relie les gens, où qu’ils soient.
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Maintenir la pertinence de la communication à l’échelle de l’entreprise
Deux tiers des employés ont du mal à accomplir leur travail en raison du nombre de notifications qu’ils reçoivent. Lorsque les gens réceptionnent trop de messages non pertinents, ils commencent à les ignorer. Une stratégie de communication efficace garantit que les bonnes personnes reçoivent le bon message. Si vous envoyez un message à l’échelle de l’entreprise sur l’intranet de celle-ci, assurez-vous que l’intranet permet le ciblage par le département, comme Powell Intranet.
Une stratégie de communication efficace est la clé du succès dans toute organisation. Pour comprendre comment Powell Intranet peut aider à garder les employés engagés et alignés grâce à une meilleure communication, organisez une démonstration avec notre équipe dès aujourd’hui.