La Poste partage ses solutions pour une communication interne performante et engageante

Quelles sont les tendances actuelles de la communication interne et ses développements futurs ?

“L’information et la communication ne sont plus l’apanage des directions de la communication. En effet, l’information et la communication sont de plus en plus éparses dans l’entreprise avec les usages des messageries mail, des réseaux sociaux internes et des outils tels que Teams par exemple. Elle peut même être externe avec les réseaux sociaux publics et les messageries du type WhatsApp.

De ce fait l’intranet institutionnel de l’entreprise connait beaucoup de concurrence, tout en étant un référent, et c’est un paradoxe, dans l’éventuelle cacophonie qui pourrait résulter de tous ces canaux d’informations. Les utilisateurs sont un peu perdus dans ce supermarché de l’information et ne savent pas tous comment gérer correctement leur consultation.
La tendance forte, c’est l’autonomisation des directions fonctionnelles pour gérer leur communication et le partage de leur information. Parfois, modèle de maturité, les directions de la communication les accompagnent et les aident à monter en compétence. Pour assurer un peu de cohérence vis-à-vis des lecteurs. “

“L’état actuel, dans les grandes entreprises, de la communication interne, c’est une possible cacophonie et une hyperabondance de l’information. Sans concertation et sans dispositifs adaptés à ces nouvelles tendances, le lecteur sera vite en saturation ou en rejet complet.”

Grégoire Perelman
Responsable Digital Workplace, Le Groupe La Poste

Trois démarches devront être mises en œuvre pour palier cette situation délicate :

N°1
La montée en compétences et en capacité d’analyses de la gestion de l’information et de la communication de toutes les directions fonctionnelles
N°2
La responsabilisation des collaborateurs vis-à-vis de leurs consultations et apprentissages
N°3
La mise en œuvre de solutions techniques qui facilitent les deux démarches exposées précédemment.”

Quels sont les principaux challenges en communication interne et les stratégies numériques, notamment pour les équipes distantes ?

Les entreprises sont face à plusieurs défis.

Le premier qui est de gagner en réactivité par une gestion efficiente des flux d’information. Au bon moment, à la bonne personne, dans le bon format.

Le deuxième qui est de protéger les collaborateurs d’une hyperabondance de services et d’informations digitales. Ensuite, il y a la problématique de la sécurité des données pour les partager à bon escient et sans risques. La gestion du travail à distance implique de gérer numériquement les dispositifs d’appartenance, souvent liés à de la sociabilisation, de l’émotion, de la reconnaissance, de la fierté.

Ces éléments doivent être fréquents, même s’ils ne sont pas systématiquement conséquents. Ils existent déjà, mais leur présence doit encore se renforcer du fait de l’importance de ces positions de travail de plus en plus hybrides.

Enfin, l’accélération de la concurrence et de la vitesse de mutation des marchés obligent à ouvrir les canaux internes à la gestion d’informations externes, probablement sous forme de veille, pour ne pas isoler ou enfermer les collaborateurs.

Quel rôle l’intelligence artificielle et l’automatisation joueront-elles dans la communication interne?

Dans un premier cas d’usages, face à la surcharge d’information les capacités des IA génératives de synthétiser des réponses à des questions va modifier notre rapport à l’information. Le collaborateur devrait pouvoir passer d’un dispositif en deux étapes qui le voyait rechercher une information dans un premier temps, pour répondre à une interrogation dans un deuxième temps, à un dispositif direct de questionnement qui appelle une réponse.
L’autre proposition de valeur que pourraient générer les dispositifs d’IA serait le ciblage de l’information.

L’analyse du comportement de chacun des collaborateurs, sur le dispositif d’information, aidé de son profil, pourrait amener un système à proposer des contenus plus ciblés et adaptés au profil de chacun. Enfin, la rédaction pourrait être assistée par les nouveaux services d’IA Génératives.

Comment utilisez-vous la technologie pour personnaliser et rendre pertinente la communication interne pour divers segments d’employés ?

C’est le fantasme de toutes les directions d’entreprise que de vouloir garantir (rendre obligatoire) la consultation d’informations, qu’elles soient institutionnelles ou opérationnelles.

L’obligation semble en 2024 être de moins en moins pertinente vis-à-vis des collaborateurs. Il faut donc être pertinent et intéressant. Toute sélection, mise en forme, d’une information, doit être réfléchie à l’aune du collaborateur, afin qu’il décide de la consulter.

Le mouvement de concentration, pour facilitation de consultation, des informations dans des espaces moins nombreux, génère trois principes :

N°1
Moins d’information
N°2
Ensuite, des informations de qualité qui apportent un bénéfice réel au lecteur
N°3
Enfin une coordination des émetteurs pour respecter les deux premiers principes