L’immense majorité des organisations ont choisi Microsoft 365 pour augmenter la productivité de leurs employés. Parmi les services clés offerts par Microsoft 365, SharePoint est utilisé par plus de 200 millions d’employés : il permet le stockage et le partage des fichiers tout en proposant la publication de pages web mises en forme pour la communication et la collaboration. Dès lors, il est légitime pour tous les responsables de communication interne de se poser la question de l’outil à choisir pour leur intranet ou leur Digital Workplace. SharePoint n’est-il pas suffisant ? En particulier depuis l’avènement de la Modern Expérience et de Viva Connexion ?
Les manques à combler des Intranets SharePoint
La réponse argumentée par les analystes tels que Gartner, Forrester ou les spécialistes Clearbox est que dans la plupart des cas, SharePoint et Viva seuls sont insuffisants pour assurer le succès d’un Intranet moderne. Un intranet basé uniquement sur SharePoint a des manques en matière de facilité de publication du contenu, mise à jour de l’architecture des sites, profilages des utilisateurs, capacité d’engager l’employé dans la vie de l’entreprise. Combler ces manquements sans passer par une solution tiers nécessite de très coûteux développements personnalisés, complexes et risqués à maintenir dans le temps. C’est la raison pour laquelle plus de 400 organisations dans le monde ont choisi la solution Powell Intranet pour leur 2 millions d’employés afin d’assurer le succès au quotidien de l’information au sein de l’entreprise et augmenter l’expérience employé.
Bénéfices de Powell Intranet pour les responsables de communication
Communications ciblées
Le premier enjeu d’un responsable de communication est de s’assurer que les nouvelles qu’il publie sont lues par l’ensemble des employés. Compte tenu de l’infobésité, cela nécessite de savoir précisément cibler chaque employé en fonction de son profil: son métier, sa localisation et ses centres d’intérêt. Publier selon ces critères de profilage est très compliqué à réaliser en SharePoint natif. Avec Powell Intranet, les responsables de communication peuvent facilement mettre en place du ciblage multicritère qui permet de toucher exactement la bonne audience au bon endroit.
Customisable & Personnalisable
Le succès de l’intranet passe également par la mise en forme aux couleurs de l’entreprise, tout en étant attractif et évolutif. Permettre un “look and feel” de son intranet SharePoint au branding de l’entreprise est possible, mais très coûteux. Et surtout, chaque mise à jour nécessite de tout recommencer. Powell Intranet permet de changer de thème en quelques clics, que ce soit un thème personnalisé ou différents thèmes saisonniers proposés dans le produit.
Homogène
Assurer une architecture homogène quelle que soit la complexité de l’organisation est un autre enjeu clé: proposer à des contributeurs locaux de publier des nouvelles mises en forme sans qu’ils aient de compétences SharePoint, assurer l’homogénéité de la mise en forme, image texte et fonctionnalité, et notamment pouvoir mettre à jour ces thèmes lors des changements inévitables de l’organisation. Encore des fonctionnalités très coûteuses à maintenir et à mettre en place avec SharePoint rendues possible, car grâce à l’usine à sites de Powell Intranet.
Une bonne illustration de la complexité de maintenir l’architecture du site commence par la barre de navigation dont un des menus reprend la liste exhaustive des sites de l’entreprise. Imaginez une entreprise de magasins qui ouvre des dizaines de magasins par an : il faut maintenir la liste des sites de manière dynamique sans avoir à recoder le site chaque fois qu’un magasin est ouvert.
Bénéfices de Powell Intranet pour les responsables RH
Prêt pour le travail hybride
Depuis la Covid et la mise en place du travail hybride, les RH souhaitent proposer une expérience employé optimisée à ces nouveaux modes de travail :
- pouvoir réserver son bureau avant de venir sur site,
- favoriser l’engagement dans la vie de l’entreprise au travers de gamification et de différents mécanismes ludiques
- récompenser les meilleurs employés et reconnaître leur impact au travers de “kudos”
- petites annonces personnelles
- pause-café virtuelle
Ce sont autant de mécanismes nouveaux qui favorisent la culture de l’entreprise, même à distance. Ces mécanismes n’existent pas sur Microsoft 365; choisir Powell Intranet, c’est également choisir de construire son propre programme d’engagement et de le déployer à son rythme au sein d’un espace unique aux couleurs de l’entreprise.
Accessible à tous, même aux travailleurs de terrain
Microsoft 365 est une suite de services conçus pour les travailleurs de bureau. Microsoft propose également une suite adaptée aux travailleurs de terrain, mais elle est jugée souvent trop coûteuse par rapport aux besoins spécifiques de ses employés. Dès lors, comment assurer la communication et l’engagement des collaborateurs terrains en entreprise quand ils ne sont pas équipés de PC et d’une licence Microsoft 365 ? Powell Intranet propose au travers de son application mobile non seulement une expérience optimisée pour les travailleurs de bureau en mobilité, mais également une expérience qui permettra aux travailleurs de terrain d’accéder aux nouvelles de l’entreprise, à l’annuaire, à un outil de recherche et aux documents clés de l’entreprise. Cela permet ainsi d’inclure l’ensemble des collaborateurs quel que soit leur rôle.
Bénéfices de Powell Intranet pour les équipes informatiques
Code fonctionnel actualisé
Comme nous l’avons vu, les manquements de SharePoint pour permettre un intranet moderne nécessiteraient des développements informatiques personnalisés. Or Les développements personnalisés représentent toujours un investissement à risque pour les équipes IT : Comment assurer un code qui reste fonctionnel avec les mises à jour régulières de Microsoft, comment déployer les inévitables évolutions fonctionnelles demandées par les métiers. Choisir une solution tierce tel que Powell intranet, c’est acheter la pérennité du code toujours à jour par des professionnels focalisé à 100% sur ce projet.
Un meilleur ROI
Le retour sur investissement de la solution Powell Intranet a été calculé de manière très précise en le comparant au coût de développement personnalisé: en moyenne, construire, déployer et mettre à jour une collection de sites SharePoint coûte 8 h en natif. Avec Powell Intranet et son usine à site, cela ne prendra qu’une heure. Sachant qu’en moyenne la Digital Workplace des clients Powell est constituée d’une quarantaine de sites, voire plusieurs centaines pour les grandes entreprises, le calcul du retour sur investissement est rapide. D’autant que chaque site est en moyenne mise à jour 2 à 3 fois par an.
Microsoft a reconnu
Microsoft 365 constitue un investissement coûteux pour l’entreprise: les équipes informatiques ont donc pour objectif de tirer parti au maximum de ce service. Powell Intranet est reconnu, y compris par les équipes Microsoft, comme une des meilleures intégrations des services de productivité de Microsoft au travers de l’usage de la Graph API et de l’ensemble des dernières fonctionnalités telles que les cartes de Viva Connections.
Stockage sécurisé des données
Les équipes informatiques sont également garants de la sécurité de l’information. Avec Powell Intranet, c’est la garantie que l’ensemble des identités des employés et du contenu de l’Intranet restent hébergés dans le tenant Microsoft 365 du client.
Quelle est la meilleure solution pour vous ? Powell Intranet, SharePoint, ou les deux ?
Microsoft 365 et l’ensemble de ses services cloud tels que SharePoint et Microsoft Teams sont désormais incontournables pour la productivité des employés. Néanmoins, les organisations de toute taille ont besoin de Powell Intranet pour assurer le succès de leur intranet moderne afin de tenir informer et d’engager l’ensemble des employés dans la vie de l’entreprise.
Les bénéfices de Powell Intranet se résument en 2 critères à garder en tête :
- doubler le taux d’adoption de l’intranet, de 40% en moyenne à plus de 80% avec Powell Intranet
- réduire de 80% la charge des équipes IT et Communication Interne pour la construction et le maintien de l’architecture du site intranet en condition opérationnelle.
