Les appels d’offres, ou RFP (Request for Proposal en anglais), sont un processus de vente commun qui implique une collaboration intense entre les équipes commerciales, techniques et juridiques afin d’identifier les bonnes opportunités et de gagner des marchés. Il s’agit d’un processus essentiel pour les entreprises, car il leur permet d’évaluer rapidement l’alignement des fournisseurs sur les exigences des clients et de prendre les bonnes décisions pour augmenter leurs revenus. En ce qui concerne son efficacité, toute personne ayant eu affaire à ce processus connaît sa complexité et a probablement rencontré des difficultés. Travailler sur un appel d’offres peut prendre beaucoup de temps, et les problèmes ne s’arrêtent pas là : la gestion, les exigences de collaboration et l’exécution du processus représentent de nombreux défis. Microsoft Teams étant devenues le centre du travail d’équipe et des processus commerciaux, les services commerciaux peuvent surmonter ces difficultés et améliorer l’efficacité des appels d’offres grâce à des modèles d’appel d’offres Microsoft Teams automatisés.
Nous avons inclus une vidéo de démonstration à la fin de cet article.
Le processus d’appel d’offres pour les directeurs des ventes
Lorsqu’il s’agit de répondre à un appel d’offres, le responsable des ventes ou des comptes qui dirige l’opération vise à faire en sorte que les choses soient expliquées, organisées et exécutées d’une manière qui respecte les normes et maximise les chances de gagner. Pour atteindre cet objectif, il doit réunir toutes les parties prenantes clés des différents services, les amener à travailler ensemble et à partager les informations dont ils ont besoin pour préparer correctement leur dossier.
Ils doivent s’assurer que tout le monde s’aligne sur les exigences, le contexte et les points d’intérêt pour le client. Tout le monde doit travailler ensemble pour éviter d’avoir des niveaux d’information différents qui pourraient conduire à des malentendus. Enfin, le responsable voudra que l’équipe soit suffisamment agile pour adapter la proposition de vente aux nouvelles exigences ou pour réagir rapidement face à la concurrence et ne pas perdre une occasion. Ce processus peut être mené au sein de Microsoft Teams mais, sans modèles de RFP, il est difficilement réalisable.
Comment la réponse d’un appel d’offre peut être exécuté grâce à Microsoft Teams
Plongeons dans l’exécution des appels d’offres avec Microsoft Teams pour comprendre les ingrédients du succès.
D’un point de vue opérationnel, une personne désignée commencera à jeter les bases du processus en mettant en place un espace de travail collaboratif au sein des équipes Microsoft et en ajoutant des membres. L’équipe peut donc bénéficier d’un espace de travail privé dans lequel elle peut accéder et partager des informations ainsi qu’obtenir les avis d’experts.
Ils créeront également sur Teams des canaux dédiés à des sujets spécifiques afin de partager les liens, les connaissances et les documents dont ils ont besoin. L’équipe peut alors avoir besoin de ses applications Microsoft 365 ou de tiers, comme les tableaux de bord de CRM ou d’analyse, accessibles dans les onglets Team qui rassemblent tout au même endroit et améliorent l’efficacité.
Tous ces processus opérationnels peuvent être critiques pour l’entreprise dans un environnement en évolution rapide, dans lequel il est essentiel de pouvoir obtenir rapidement des informations et prendre des décisions pour gagner des opportunités.
“Selon Gartner, Inc, 60% des organisations commerciales fusionneront leurs processus de vente, leurs applications de vente, leurs données de vente et leurs analyses de vente en une seule pratique opérationnelle d’ici 2025″.
La gestion des appels d’offres dans la réalité
La numérisation des processus commerciaux offre un grand potentiel pour gagner du temps et améliorer l’efficacité des ventes. Cependant, les équipes d’appels d’offres ne sont généralement pas constituées de la manière la plus efficace, ou pas constituées du tout. Il en résulte une dispersion des informations et l’expérience a un impact négatif sur l’efficacité et l’organisation, ce qui entraîne de mauvais résultats. Identifions pourquoi, même si la technologie est en place, les processus peuvent ne pas être efficaces :
Temps de création de Teams – la constitution et la configuration d’un Teams avancé dédié aux appels d’offres de vente peut prendre beaucoup de temps et nécessite une connaissance des règles informatiques et commerciales. Tout le monde n’a pas le temps et les connaissances nécessaires pour le gérer.
Accès aux ressources – les parties prenantes aux appels d’offres ont souvent du mal à rassembler toutes les informations dont elles ont besoin dans une interface unique et claire. Il s’agit notamment de documents, d’articles, de liens clés, de matériel de marketing ou de témoignages de clients. Ils ne disposent généralement d’aucun portail structuré où la gestion des connaissances est gérée de manière appropriée et intelligente à l’aide de modèles de scénarios commerciaux dédiés. Les parties prenantes se sentent souvent perdues dans une prolifération de Teams non structurés avec des documents affichés à la volée dans les canaux. Trouver les bonnes ressources peut prendre un temps précieux qui pourrait être consacré à travailler sur le cas du client et à rassembler des données différenciées.
La gestion des tâches – la définition des rôles, des tâches et des délais est un processus opérationnel que personne ne veut gérer.
Complexité des approbations – les gens doivent toujours courir les uns après les autres pour faire valider les choses. “Avez-vous vu mon document et avez-vous eu le temps de le mettre à jour ? La date limite est demain, nous devrions l’approuver rapidement ? Qui n’a pas vécu ce scénario ? Le résultat est que les employés utilisent des courriels ou des chats privés pour s’assurer qu’ils obtiennent les approbations à temps et ne tombent pas dans le cadre de l’expérience de collaboration qu’ils essaient de mettre en place.
Sécurité et règles de fonctionnement – Les services informatiques peuvent également appliquer des règles d’utilisation et de gouvernance strictes qui peuvent empêcher ou compliquer le travail latéral entre les services.
Automatiser le processus à l’aide de modèles d’appel d’offres Microsoft Teams
Les modèles d’appels d’offres Powell 365 éliminent la complexité du processus d’appel d’offres pour le rendre vraiment efficace et permettre aux organisations de tirer le meilleur parti de leur Digital Workplace.
Voyons de plus près comment améliorer le processus d’appel d’offres de vente en combinant la puissance de l’environnement Microsoft 365 avec Powell 365, composé de Powell Governance et de Powell Intranet. Découvrez comment les modèles Powell 365 prêts à l’emploi effacent les problèmes d’appel d’offres sur Microsoft Teams e et mènent à des succès.
Comment les RFP pourraient être gérés avec les modèles d’appels d’offres Microsoft Teams de Powell 365
Intranet des ventes intégré à Teams
Canal de gestion des opportunités
Approbations automatiques
Plan de tâches préconfigurées
Scénario de démonstration et d’utilisation des modèles d’appel d’offres dans Microsoft Teams: Linda, une responsable des ventes
Linda a un nouvel appel d’offres et elle utilise le modèle d’appel d’offres de Powell Governance pour mener à bien le processus : impliquer l’ensemble des principales parties prenantes, collecter les contributions pertinentes, prendre des décisions fondées sur des données et fournir des résultats significatifs avec des données différenciées pour son client.
Elle utilise un des modèles d’appel d’offre Microsoft Teams de Powell Governance qui crée instantanément un espace de travail dédié pour sa demande de proposition. Il est déjà prédéfini avec des canaux et des onglets, des applications commerciales, et il a même l’intranet déjà intégré avec une page dédiée au marketing et aux ventes avec tous les matériaux dont son équipe aura besoin.
