Vous avez donc appris les rudiments de Microsoft Teams et surmonté les obstacles qui vous empêchent de rester en contact à distance avec vos collègues. Mais tirez-vous vraiment le meilleur parti de votre expérience au sein de Teams ? Cette application unique est en fait une plateforme de productivité qui peut vous aider à accomplir vos tâches quotidiennes en moins de temps. Nous avons sélectionné certains des meilleurs trucs et astuces de Microsoft Teams pour commencer à les intégrer dans votre workflow.
Nos astuces pour améliorer votre productivité
Pour gagner d temps ou encore favoriser la concentration, utilisez ces hacks pour être plus productif tout en utilisant Microsoft Teams.
- Apprenez à utiuliser les commandes de Teams
Saviez-vous que la barre de recherche dans Teams sert également de liste de commandes ? Tapez l’une des commandes reconnues pour accéder plus rapidement à certaines des tâches les plus fréquentes : /fichiers pour consulter vos fichiers récents, /non-lu pour voir les nouvelles activités, et /appeler pour passer un appel, pour n’en citer que quelques-unes. Vous pouvez consulter la liste actuelle des commandes prises en charge sur le site de Microsoft.
- Passez en mode “ne pas déranger”
Les pings constants provenant des messages entrants peuvent être des tueurs de productivité lorsque vous essayez de vous concentrer. Désactivez ces distractions indésirables en activant le mode “Ne pas déranger”. Il suffit de cliquer sur l’icône de votre profil Teams pour régler votre statut sur ne pas déranger (ou d’entrer la commande /dnd dans la barre de recherche.)
Vous voulez vous assurer de ne pas manquer de messages importants de votre patron lorsque les notifications sont désactivées ? Il vous suffit de configurer un accès prioritaire pour toutes les personnes dont vous souhaitez recevoir les messages même lorsque les notifications sont en pause. Les utilisateurs peuvent se voir accorder un accès prioritaire dans vos paramètres de confidentialité.
- Utilisez @mention afin d’envoyer et de filtrer les messages
Envoyer un message rapide à un collègue ne signifie pas que vous devez laisser ce que vous faites afin de retrouver sa conversation. Il vous suffit de taper le signe @ directement dans la barre de recherche pour trouver son nom et lui envoyer un message où que vous soyez dans l’application.
Les @mentions sont également utiles pour filtrer les activités récentes et hiérarchiser les messages qui vous sont destinés. Lorsque vous êtes dans le flux d’activité, cliquez sur le bouton de filtrage et choisissez @mentions dans le menu déroulant.
- Marquez les messages comme non lus
Avez-vous déjà lu un message que vous n’avez pas eu le temps de traiter tout de suite, mais auquel vous avez oublié de répondre par la suite ? Microsoft Teams vous offre la possibilité de marquer les messages comme non lus en cliquant sur les trois points situés à côté d’un message pendant une conversation ou dans le fil d’activité.
- Enregistrez vos messages
Vous voulez garder un message important pour plus tard ? Cliquez sur les trois petits points à côté du message puis l’icône « enregistrer ce message » pour vous assurer que vous n’aurez pas de difficultés à le retrouver. Passez en revue vos messages sauvegardés en tapant la commande /enregistré dans la barre de recherche.
Conseils pour organiser votre Teams
Ces conseils vous aideront à organiser la multitude de vos contenus Teams !
- Vos équipes et canaux favoris
Y a-t-il des teams et des canaux spécifiques auxquels vous accédez souvent au cours de la journée ? Gardez-les en tête de liste en les marquant comme favoris. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l’équipe ou du canal et sélectionnez “Favoris”.
- Réorganisez vos teams avec le glisser-déposer
Mettre une team en favoris la place dans une catégorie distincte en haut du volet, mais vous pouvez également contrôler la place du reste de vos teams sur la liste générale. Il suffit de cliquer et de faire glisser une team dans la direction où vous souhaitez la déplacer. Lorsque la liste devient grise, c’est que la team peut y être déplacée.
- Regroupez les utilisateurs par tags
Il est parfois utile de créer des sous-groupes au sein de Teams en fonction du rôle, du projet ou du lieu. Les balises peuvent vous aider dans ce sens, en facilitant l’ajout d’une @mention ou le lancement d’une discussion avec toutes les personnes incluses sous la balise. Ajoutez et gérez efficacement les balises dans vos options Microsoft Teams.
- Ajoutez des onglets personnalisés
Chaque nouvelle équipe est préconfigurée avec deux onglets : Conversations et Fichiers. Mais les utilisateurs peuvent ajouter des onglets personnalisés pour d’autres outils Microsoft 365, des sites web et des applications tierces, ce qui permet d’effectuer des tâches sans passer par un nouvel onglet.
Nos astuces pour augmenter le taux d’engagement de Microsoft Teams
Découvrez comment rendre la communication plus dynamique et engageante à l’aide de nos idées ci-dessous
- Ajoutez un objet aux messages
Attirez l’attention sur vos conversations en ajoutant un objet à vos messages. Les barres d’objet font partie des options de formatage de texte enrichi qui se trouvent dans le panneau d’affichage élargi qui apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton Format sous la zone de message. Le formatage de texte enrichi vous permet également de modifier la taille, le style et la couleur du texte, d’ajouter des liens et même d’incorporer des listes numérotées et à puces.
- Envoyez des autocollants et des GIF
Souvent, une image vaut mille mots ! Intégrez des autocollants et des GIF pour transmettre des pensées et des émotions auxquellés les mots ne rendent pas justice en sélectionnant l’une ou l’autre option en dessous de la boîte de message.
- Interrogez vos groupes à l’aide de sondages
Au lieu de taper une question dans un canal, pourquoi ne pas utiliser un sondage pour recueillir des commentaires de manière plus efficace ? Cliquez sur l’icône Formulaires sous la zone de message pour créer et envoyer un sondage dans Teams.
- Envoyez des notifications urgentes
Vous avez besoin d’une réponse immédiate ? Cliquez sur le point d’exclamation sous la boîte de message avant d’appuyer sur “Envoyer” pour marquer un message comme important. Le destinataire recevra des notifications toutes les deux minutes pendant les 20 minutes suivantes ou jusqu’à ce qu’il soit lu.
Nos astuces pour de meilleures réunions Microsoft Teams
Utilisez ces conseils pour faire passer vos réunions virtuelles au niveau supérieur.
- Lancez des appels directement dans un chat
Il est facile pour un chat textuel de se transformer en une conversation qui nécessite une discussion plus approfondie. Lancez un appel rapide directement dans le cadre d’un chat en cliquant sur le bouton d’appel vidéo ou audio.
- Floutez votre arrière-plan
Comme beaucoup d’entre nous continuent de travailler à la maison, il se peut que l’arrière-plan contienne des éléments que vous ne souhaitez pas montrer à tous vos collègues. Supprimez les distractions comme les enfants qui jouent aux super-héros ou le linge sale de la semaine dernière en rendant votre arrière-plan flou. Cette fonction peut être trouvée en cliquant sur les trois points au bas de votre appel vidéo.
- Enregistrez et transcrivez votre réunion
Conserver un enregistrement des réunions virtuelles peut être incroyablement utile pour les revoir plus tard. Une fois que vous commencez l’enregistrement à partir du panneau de contrôle de la réunion, une copie de la réunion sera enregistrée dans Microsoft Stream pour que tout le monde puisse y accéder en toute sécurité. Vous pouvez également générer une transcription de la réunion en utilisant les fonctionnalités natives de Stream.
- Prenez des notes en réunion
Prendre des notes de réunion vous permettra, ainsi qu’aux autres membres de l’équipe, de récapituler les points importants avant, pendant et après une réunion d’équipe. Le bouton “Notes de réunion” crée sur le côté un panneau permettant de prendre des notes de réunion, comme dans un chat. Une fois que vous êtes dans la réunion, allez sur le bouton “Plus d’options” et sélectionnez “Commencer à prendre des notes de réunion”.
- Utilisez le mode « Ensemble »
L’une des plus récentes fonctionnalités de Microsoft Teams, le mode “Ensemble”, place tous les participants de votre réunion sur un fond partagé pour donner l’illusion qu’ils sont tous assis dans la même pièce (comme un auditorium ou un café.) Le mode “Ensemble” est situé dans vos options de fond d’appel.
Nos astuces pour un meilleur management de Microsoft Teams
Même si vous avez réussi l’adoption de Teams à distance, vous avez peut-être commencé à réaliser que la gestion interne des équipes Microsoft Teams est un projet laborieux. C’est là que de nombreuses entreprises en viennent à apprécier la valeur d’une plateforme d’amélioration tierce qui permet de réduire le travail de gouvernance des équipes Teams.
Powell Governance est une solution tout compris créée par Powell Software, un éditeur de logiciels de productivité sur le lieu de travail primé et membre du réseau de partenaires Microsoft. La plateforme améliore l’expérience Teams de toute votre organisation grâce à des tableaux de bord personnalisables, des conventions de nommage automatiques, des modèles sans code, et bien plus encore. Powell Governance est disponible en téléchargement directement sur la boutique Microsoft Teams.
Vous êtes curieux de savoir quels autres trucs et astuces Microsoft Teams nous avons dans notre manche ? Découvrez Powell Governance dès aujourd’hui, en quelques clics seulement.
