Intranet déserté ? Comment faire adopter votre Digital Workplace en 9 leviers

Levier 1 : Toute l’équipe de communication doit jouer le jeu

Pour vous donner toutes les chances qu’un Intranet remporte l’adhésion, vous devez tout d’abord vous assurer que l’équipe de communication et des Ressources Humaines dans son ensemble soit parfaitement formée et convaincue de son intérêt. Car c’est précisément les services de communication et RH qui vont mettre en avant les atouts de l’outil pour les collaborateurs. Un intranet performant, c’est bien plus qu’un simple point de contact statique où trouver de la documentation et des formulaires. Or, on ne peut réellement convaincre, sans être convaincu soi-même !

Levier 2 : Avoir des “référents Intranet” dans l’entreprise

Certaines tâches, comme publier un document sur l’intranet, peuvent paraître très simples pour certains… et très complexes pour d’autres. Afin d’aider vos collaborateurs à utiliser plus intuitivement l’outil, l’idéal est de désigner des “référents Intranet” dans différents services de l’entreprise. Des personnes qui se sont vite appropriées l’outil et qui sont capables d’expliquer de manière simple et explicite aux utilisateurs comment le prendre en main. De quoi lever un certain nombre de blocages et rassurer les collaborateurs les plus dubitatifs : l’intranet doit être là pour leur faciliter la tâche et non pas, pour la compliquer !

Levier 3 : Proposer des webinaires ou sessions en physique dédiés en libre accès

Comment utiliser l’intranet ? Où trouver certains documents ? Comment résoudre un problème d’accès ou rejoindre une communauté dédiée ? Lorsqu’ils sont en distanciel, les collaborateurs peuvent rester bien seuls face à leurs questionnements et se retrouver rapidement en situation de blocage. Une solution à envisager est d’élaborer des sessions en libre accès. Des supports que les collaborateurs peuvent consulter à tout moment, au gré de leurs besoins, et qui contribueront à faire adopter l’outil à long terme.

Levier 4 : Animer et alimenter l’Intranet régulièrement

Une fois l’outil intranet déployé, il ne faut surtout pas oublier de l’animer et de l’alimenter le plus souvent possible. Par exemple, avec des FAQ, des tutoriels, des webinaires ou encore des exemples de cas. L’animation est un volet essentiel qui permet de capter l’attention des collaborateurs et de renforcer l’adhésion. Une étude publiée par Gallup en 2022 révélait d’ailleurs que les entreprises dotées d’un intranet interactif enregistrent un taux de satisfaction interne supérieur de 25 %².

Levier 5 : Attendre un peu avant de noter l’outil

Demander aux collaborateurs d’évaluer et de noter l’outil intranet juste après son déploiement est une erreur. Car à ce moment précis, les collaborateurs peuvent être en proie à des questionnements et des doutes, qui peuvent se traduire par une mauvaise note. Un jugement un peu hâtif pouvant avoir des conséquences catastrophiques en termes d’adhésion à l’outil. Les premiers mois, préférez amener l’attention de l’utilisateur sur les usages et sur les bénéfices apportés par la solution. La notation de l’outil doit se faire dans un second temps, bien après le déploiement…

Levier 6 : Utiliser le joker de la gamification

En introduisant des éléments de gamification au sein d’un intranet, vous avez toutes les chances de renforcer l’engagement et la motivation des collaborateurs. Le jeu est inscrit dans l’ADN de l’être humain. Lorsque nous jouons, le cerveau libère de la dopamine. C’est pourquoi jouer est associé à une émotion positive. De plus, le jeu crée du lien, renforce la cohésion, donne du sens… Alors, utilisez le joker de la gamification ! Par exemple, valoriser mensuellement les “contributeurs du mois” dont les contenus validés ont généré le plus d’interactions positives (consultations, likes, partages).

Levier 7 : Publier des contenus engageants et qui donnent du sens

Planifiez régulièrement la publication de contenus engageants (newsletter, articles…) en lien avec la cohésion d’équipe. Cela contribuera à donner du sens et à garantir une meilleure expérience utilisateur. Mettez en avant les équipes et les projets réussis. N’hésitez pas, également, à impliquer et donner la parole à travers des témoignages collaborateurs, révélant leur parcours et leurs retours d’expérience. Autre piste à suivre : créer des rendez-vous réguliers. Par exemple, publier chaque mois le portrait d’un collègue ou proposer un quizz interactif chaque vendredi…

Levier 8 : Personnaliser l’outil, notamment les push de notification

Il est important que votre nouvel outil de communication soit à l’image de votre entreprise. Veillez à adopter des designs personnalisés, sans quoi, les utilisateurs peineront à se l’approprier. N’oubliez pas, aussi, de personnaliser les notifications push reçues par les collaborateurs via l’intranet. L’air de rien, c’est un levier puissant pour renforcer l’engagement. « Bravo Edith, vous avez atteint votre objectif trimestriel » ou encore « Bonjour l’équipe de Marseille. Rendez-vous 14h pour la réunion », sont quelques exemples de notifications personnalisées efficaces où le bon message est envoyé à la bonne personne exactement au bon moment.

Levier 9 : Proposer des templates prêts à l’emploi aux collaborateurs

L’intranet doit faire gagner du temps à vos collaborateurs. Alors, n’hésitez pas à proposer directement des templates prêts à l’emploi au sein de l’outil tels qu’un modèle de compte-rendu de réunion par exemple. Une base qui aidera les collaborateurs à élaborer un document clair et complet en quelques minutes… au lieu de quelques heures ! Autre bonne idée : proposer aux utilisateurs un template de contrat de prestations validé en amont par le service juridique. Un document sécurisé qui limitera les erreurs et les mauvaises surprises !

Questions fréquemment posées :