Meilleur intranet, quels sont les critères à prendre en compte ?

On ne choisit pas un intranet comme on choisit une couleur de badge pour l’événement d’entreprise. Ce n’est pas une décision cosmétique, mais un investissement structurant.

Voici les principaux critères à prendre en compte pour éviter un énième outil ignoré et choisir, enfin, le bon.

Convivialité et interface utilisateur

On commence par l’essentiel : l’expérience utilisateur.

Un intranet moche, lent ou fouillis, c’est un intranet que personne n’ouvre.

Le design et l’ergonomie ne sont pas des détails : ce sont les premiers leviers d’adoption.

✅ Interface moderne et responsive,

✅ Navigation claire, structurée par rôles ou métiers,

✅ Accès rapide aux documents clés, aux outils du quotidien, aux actus importantes,

✅ Design personnalisable pour refléter votre culture d’entreprise.

Un bon intranet d’entreprise doit se fondre dans le paysage numérique de vos collaborateurs et s’y faire une place de choix.

Fonctionnalités de communication

Le cœur du sujet.

Un intranet, c’est avant tout un outil de communication interne.

Il doit permettre de :

  • Diffuser des actualités engageantes et ciblées,
  • Annoncer les temps forts (onboarding, événements, changements stratégiques),
  • Faciliter les remontées d’informations terrain,
  • Donner de la visibilité à la vision et aux décisions du top management.

L’intranet devient alors un média interactif, bien plus efficace qu’une cascade d’emails. Et surtout, il s’inscrit dans une vraie stratégie de communication, au service du collectif.

Outils de collaboration

Le meilleur intranet, ce n’est pas juste un tableau d’affichage numérique.

C’est aussi un espace de travail partagé.

Il intègre :

  • Des outils de gestion de projet,
  • La coédition de documents (SharePoint, OneDrive, Google Docs…),
  • Des connecteurs vers Teams, Trello, Slack, Asana, etc.,
  • Des modules de contribution (commentaires, likes, sondages, boîtes à idées…).

➡️ L’objectif ? Passer d’un intranet “de consultation” à un intranet participatif, collaboratif, et vivant.

Parcours RH et expérience employé

Un bon intranet accompagne vos collaborateurs dans leur parcours de vie dans l’entreprise.

Onboarding, actualités RH, démarches administratives, avantages salariés, offres internes… Tout doit être :

  • Accessible rapidement,
  • Bien organisé,
  • Et mis à jour sans friction.

L’intranet devient alors un hub RH centralisé, qui soulage les équipes RH, responsabilise les collaborateurs… et fluidifie le quotidien de tout le monde.

Et pour les nouvelles recrues ? Une page onboarding dynamique fait bien plus que mille documents PDF.

Sécurité et confidentialité

Last but not least : la sécurité.

Parce qu’un bon intranet, c’est aussi un environnement sécurisé et gouverné, où :

  • Les accès sont bien définis (et évolutifs),
  • Les documents confidentiels sont protégés,
  • Les données sont hébergées de façon conforme au RGPD,
  • La traçabilité est garantie.

Powell, par exemple, utilise la puissance et la sécurité de Microsoft 365, tout en vous simplifiant la vie côté IT.

Les étapes à suivre pour choisir le meilleur intranet pour son entreprise

Pas besoin d’un outil miracle.

Le meilleur intranet, c’est avant tout celui qui répond à vos besoins, à vos contraintes, et surtout… à votre réalité terrain.

Voici les 4 grandes étapes à suivre pour éviter les pièges du “on a pris celui qui semblait complet” et choisir celui qui fonctionne vraiment dans votre environnement.

Étape 1 : bien identifier ses besoins internes

Avant même de parler technologie ou fonctionnalités, commencez par vous poser les bonnes questions.

  • Pourquoi changez-vous d’intranet (ou pourquoi en déployer un) ?
  • Qui sont les utilisateurs ? Où travaillent-ils ? Comment communiquent-ils ?
  • Quelles sont les frustrations actuelles ?
  • Quels sont les contenus les plus consultés ou les plus critiques ?
  • De quoi avez-vous besoin pour fluidifier votre communication interne, améliorer l’accès aux documents ou faciliter la gestion des projets ?

➡️ Le bon réflexe : impliquer les collaborateurs dès le début.

Un atelier de co-construction, un sondage interne, quelques interviews ciblées… ça suffit à poser les bonnes bases.

Ce diagnostic initial, c’est le socle de votre projet. Il vous évite de courir après un outil “à tout faire” qui ne répond à rien.

Étape 2 : comparer les offres du marché

Spoiler : il n’y a pas un intranet qui domine tous les autres.

Mais il y a celui qui vous convient.

Plutôt que de comparer des grilles de fonctionnalités interminables, concentrez-vous sur des critères clés :

  • Simplicité d’usage au quotidien,
  • Facilité de déploiement,
  • Intégration à vos outils actuels (Microsoft 365, Teams, SharePoint, Google Workspace…),
  • Qualité de l’expérience mobile (indispensable pour les équipes terrain ou décentralisées),
  • Accompagnement projet (parce que vous n’êtes pas seul·e),
  • Capacité d’évolution de la solution dans le temps.

Testez !

Une démo ou un proof of concept sur un périmètre pilote vous dira bien plus qu’un beau site web.

⚠️ Et attention aux “solutions maison” mal maintenues ou aux plateformes trop rigides. Le meilleur intranet, c’est celui qui peut vivre, bouger, évoluer avec vous.

Étape 3 : anticiper la mise en place de l’intranet

Un bon intranet mal lancé, c’est un projet raté.

Préparer la mise en œuvre, c’est :

  • Travailler l’arborescence avec vos contributeurs,
  • Définir les droits d’accès (qui voit quoi, qui publie où),
  • Structurer les contenus récurrents (RH, onboarding, actualités…),
  • Préparer les outils de contribution (formulaires, sondages, compte rendu de réunion),
  • Prévoir une campagne de lancement interne digne de ce nom.

Créez un rétroplanning réaliste, avec des jalons clairs. Et impliquez des ambassadeurs internes pour porter le projet.

Par exemple, Powell Intranet se déploie en quelques semaines, avec des modèles prêts à l’emploi (page RH, comité de direction, communication interne, événements, etc.).

Étape 4 : suivi des performances

Un intranet n’est jamais “fini”. Il vit au rythme de votre entreprise. Il faut donc le mesurer, l’améliorer, l’animer.

Voici les KPIs les plus utiles :

✅Taux de connexion hebdomadaire/mensuel,

✅Pages les plus vues,

✅Taux de clic sur les actus ou newsletters internes,

✅Nombre de documents téléchargés ou consultés,

✅Feedback qualitatif des équipes.

Et surtout : organisez des points réguliers avec vos contributeurs internes.

Ils sont les meilleurs baromètres de la pertinence de votre plateforme.

➡️ Besoin d’inspiration pour vos suivis ? On a ce qu’il faut dans notre guide sur les outils de communication.

Quels sont les défis à relever pour mettre en place le meilleur intranet ?

Mettre en place un intranet, ce n’est pas juste une histoire de solution technique ou de jolie interface. C’est un projet humain, culturel et organisationnel. Et comme tout bon projet de transformation, il vient avec son lot de défis à anticiper pour éviter l’effet “bel outil, zéro usage”.

Voici les principaux obstacles à garder à l’œil et les moyens de les surmonter avec brio.

Gestion du changement et adoption par les collaborateurs

C’est le classique : un nouvel outil arrive, un mail est envoyé (“Voici votre nouvel intranet !”)… et tout le monde retourne sur Teams ou à sa boîte mail.

Pourquoi ? Parce qu’on a oublié l’essentiel : personne n’aime changer ses habitudes sans raison.

Voici les bons leviers pour maximiser l’adoption :

  • Créez du teasing avant le lancement,
  • Organisez des démonstrations ludiques,
  • Appuyez-vous sur des ambassadeurs dans chaque service,
  • Valorisez les premiers succès (ex. : “déjà 75% de l’équipe Com connectée dès la 1re semaine !”).

Et surtout, faites le lien entre l’intranet et la vie quotidienne des collaborateurs. Le meilleur intranet n’est pas un outil “en plus”, c’est le point d’entrée du quotidien numérique.

‍ Formation des utilisateurs pour un usage optimal

Même un intranet simple et fluide mérite un minimum de formation.

Pourquoi ?

  • Parce que chaque profil utilisateur est différent,
  • Parce que certaines fonctionnalités ne sont pas intuitives pour tout le monde (workflow de validation, contribution d’un contenu, recherche avancée…),
  • Parce qu’on n’exploite bien que ce qu’on comprend bien.

➡️ Conseils Powell :

  • Prévoyez des micro-formations (vidéo ou live), ou des réunions ludiques avec tous vos collaborateurs, pour donner des astuces de contributions et petits tips autour de votre intranet.
  • Proposez des guides par rôle ou par besoin (ex. : “comment publier une actu RH”),
  • Organisez des Q&A en visio pour rassurer les réticents,
  • Et surtout… rendez vos contenus pédagogiques accessibles depuis l’intranet lui-même.

Le but n’est pas de former des experts. Juste de rendre chacun autonome sur ce qu’il doit faire.

Gestion des mises à jour et évolutions technologiques

Un intranet figé, c’est un intranet mort.

C’est pourquoi il faut :

  • Prévoir une gouvernance claire : qui administre quoi, qui valide les contenus, qui gère les accès,
  • Planifier des revues régulières pour mettre à jour les contenus (exit les actus “prochain séminaire 2021”),
  • Suivre les évolutions de la plateforme (nouvelles fonctionnalités, modules à activer, intégrations possibles…),
  • Et écouter vos utilisateurs ! Ce sont eux qui feront évoluer le produit dans le bon sens.

Avec une solution comme Powell, les mises à jour sont faciles à suivre et la plateforme reste en phase avec vos outils Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, etc.).

⚠️Autres pièges fréquents à éviter

  • Trop de contributeurs, pas assez de ligne éditoriale → on se perd dans les contenus, tout devient illisible.
  • Un intranet sans animation → il devient invisible au bout de 2 mois.
  • Des outils mal intégrés → retour à la multiplication des plateformes (et donc à la réunionite)

Le meilleur intranet est pensé comme un produit vivant, pas comme un projet IT one-shot. Il a une vision, des règles du jeu, un pilotage, des contributeurs impliqués… et une vraie dynamique de contenu.

Powell Intranet : votre meilleur allié pour une communication et collaboration réussies

Un bon intranet, c’est comme un bon collègue : il sait se faire discret quand il faut, mais il est toujours là quand on en a besoin. Il aide, il connecte, il fluidifie. Et surtout, il ne vous fait pas perdre votre temps.

C’est exactement ce que propose Powell Intranet.

Pas une usine à gaz. Pas un outil marketing trop beau pour être vrai.

Mais une plateforme pensée pour la vraie vie des collaborateurs.

Une interface moderne, fluide et agréable

Avec Powell, l’intranet n’est plus un site figé qu’on consulte par obligation. C’est un espace de travail personnalisé qui donne envie d’être utilisé.

  • Design responsive,
  • Navigation simplifiée,
  • Personnalisation par profil utilisateur,
  • Intégration native à Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive…),
  • Recherche optimisée via Microsoft 365 pour éviter les “je retrouve plus le doc RH”,

➡️ Résultat : une expérience fluide, continue et intuitive. Même les moins digital-friendly s’y retrouvent.

Des fonctionnalités pensées pour les vrais besoins

Powell, ce n’est pas juste une vitrine. C’est un intranet utile, conçu pour résoudre les problèmes du quotidien.

Côté communication interne :

  • Publication d’actualités ciblées,
  • Mise en avant des infos importantes sur la home,
  • Modules collaboratifs (commentaires, likes, sondages…),
  • Portail RH complet avec modules prêts à l’emploi : onboarding, FAQ, documents utiles, offres d’emploi…

Côté collaboration :

  • Espaces projets prêts à l’emploi,
  • Collaboration fluide avec Microsoft 365 : partage et coédition de documents depuis Teams, SharePoint ou OneDrive.
  • Intégration des outils métiers existants,
  • Modules de gestion des connaissances pour ne plus rien perdre des expertises internes.

‍ Côté employé :

  • Portail RH centralisé,
  • Pages dédiées à la vie d’entreprise,
  • Mise en avant des événements internes,
  • Accès rapide aux demandes administratives.

Et tout cela dans un espace unique, cohérent, facile à piloter. Un vrai hub digital au service de votre quotidien.

Une sécurité et une gouvernance solides

Basé sur Microsoft 365, Powell s’appuie sur une infrastructure solide et éprouvée :

  • Conformité RGPD native,
  • Gestion fine des droits d’accès,
  • Historique des contenus,
  • Connexion sécurisée et authentification unique,
  • Toutes les données restent dans votre tenant Microsoft 365, en conformité avec les standards de sécurité et RGPD.

️ En résumé : vous gardez la main, sans sacrifier l’expérience utilisateur.

Une mise en œuvre rapide, un accompagnement humain

Ce qui fait la différence avec Powell ? Le sens du terrain.

On vous accompagne :

  • De l’analyse des besoins au déploiement,
  • Avec des templates prêts à l’emploi,
  • Une démarche pas-à-pas,
  • Et un accompagnement sur mesure, que vous soyez une PME, une collectivité, ou une grande entreprise multi-sites.

Envie d’un intranet pilote en moins d’un mois ? C’est possible. Et ça fonctionne.

Une plateforme évolutive, qui grandit avec vous

Le meilleur intranet, c’est aussi celui qui s’adapte dans le temps. Nouveaux usages, nouvelles équipes, nouveaux enjeux : Powell suit le rythme.

Vous commencez petit ? Très bien.

Vous voulez grandir rapidement ? Aucun problème.

Vous avez besoin d’une solution pour connecter plusieurs filiales, régions ou langues ? C’est prévu.

Powell, c’est un intranet modulable, flexible et toujours en phase avec vos réalités.

Pour conclure

On ne va pas se mentir : il y a autant de “meilleurs intranets” que d’entreprises.

Chaque structure a ses besoins, sa culture, ses outils, ses collaborateurs.

Mais ce qui ne change pas, c’est que le meilleur intranet est toujours celui qui :

✅ S’intègre naturellement dans les usages quotidiens,

✅ Simplifie la vie des équipes (et pas seulement celle de la com’ ou des RH),

✅ Centralise l’information utile, pas l’information poussiéreuse,

✅ Donne envie d’être utilisé (oui, même un lundi matin),

✅ Et évolue avec l’entreprise, sans devenir un fardeau technique.

Le meilleur intranet, c’est celui qui vit.

Celui qu’on ouvre pour trouver l’info, pour échanger, pour contribuer.

Celui qui devient un vrai espace de collaboration, de culture et d’engagement.

Celui qui fait le lien entre les personnes, les outils et la vision.

Et Powell dans tout ça ?

Avec Powell, vous ne choisissez pas un simple logiciel intranet.

Vous choisissez une expérience, une méthodologie, une philosophie :

➡️ Mettre la simplicité, la fluidité et le plaisir de travailler ensemble au cœur de votre digital workplace.

Et si un intranet peut booster la productivité tout en donnant le sourire…

Alors, pourquoi s’en priver ?

Parce que la vie est trop courte pour utiliser un intranet ennuyeux.

Et parce que vos collaborateurs méritent mieux qu’un site oublié.

Powell, c’est l’intranet qui donne envie de collaborer.

Et ça, c’est déjà un super pouvoir.

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