Transformation Digitale ou Modernisation des outils de Collaboration ?
La transformation digitale des entreprises a pris un nouvel essor depuis 2020 avec la généralisation du travail à distance. La digital workplace et ses solutions de communication et de collaboration sont au cœur de cette transformation. Dans cet article, nous allons mettre en avant la différence entre la simple modernisation des outils et une réelle transformation digitale. Nous allons prendre l’exemple de la transition du tout email à Microsoft Teams pour communiquer autour des projets en entreprise.
La transformation digitale consiste à utiliser les outils numériques pour améliorer la productivité des collaborateurs ou les relations avec les clients et les partenaires. Cela implique de créer plus de valeur ajoutée et de réaliser plus efficacement les processus au sein de l’entreprise. Il est important de souligner qu’il existe une différence significative entre la simple modernisation des outils utilisés et une véritable transformation des processus. Cette dernière nécessite un accompagnement au changement plus profond et collaboratif. Etat de l’art de la transformation interne des organisations de la société de conseil Lecko détaille parfaitement ces différences.
De l’email à Microsoft Teams
Prenons l’exemple de la communication entre membres de différents départements pour la réalisation d’un projet transverse. Pendant des années, cette communication s’est basée sur l’échange d’e-mails et de pièces jointes avec toutes les lourdeurs inhérentes : ajouter une personne en cours de discussion sans rompre le fil de la discussion en plusieurs échanges, attacher une mauvaise version d’un document, etc. Le passage à Microsoft Teams permet de résoudre ces problèmes liés aux échanges par e-mails. Toutefois, il existe deux moyens de discuter par écrit en temps réel dans Microsoft Teams : le chat et les conversations dans les canaux des équipes.
L’utilisation de Microsoft Teams a connu une croissance fulgurante depuis 2022, avec plus de 270 Millions d’utilisateurs par mois (Microsoft: Teams now has more than 270 million monthly active users | ZDNET). Toutefois, de nombreux collaborateurs ont simplement modernisé leur communication en passant du mail au chat ou aux réunions en ligne de Microsoft Teams. C’est une amélioration de l’outil de communication car le chat permet une plus grande fluidité des échanges : ajouter des personnes en cours de discussion sans rompre le fil de la discussion, travailler autour d’une version d’un document unique stockée dans la discussion (dans les faits dans OneDrive ou SharePoint), des onglets pour accéder rapidement aux outils Office 365, des applications métier ou des liens externes.
Malgré cela, un défaut majeur de la communication par e-mail demeure lorsqu’on communique uniquement autour des chats et des réunions. Les collaborateurs créent autant de fils de discussion que de sujets, voire pire, il peut y avoir plusieurs fils de discussion et réunions autour d’un même sujet, par exemple un projet qui dure plusieurs semaines. On retombe donc sur le défaut des e-mails : comment retrouver une information ? Comment éviter de créer des silos inévitables en créant différents fils de discussion autour d’un même sujet ?
La véritable transformation digitale : les discussions dans les canaux d’équipe Teams
Pour véritablement transformer les usages en matière de communication et de collaboration au sein d’une entreprise, il est crucial de tenir les discussions autour des projets dans des canaux d’équipes Teams. Les équipes Teams peuvent être organisées autour de grands processus métier, comme le suivi d’un appel d’offres, l’organisation d’événements marketing ou le suivi de la relation client. Ces équipes peuvent ensuite être sous-catégorisées en canaux, par exemple par territoire commercial, zone géographique ou grand client. L’utilisation de ces canaux d’équipe pour tenir des discussions autour d’un même projet est la manière la plus efficace de communiquer et de collaborer au sein de l’entreprise.
Au quotidien, lorsque l’on recherche une information liée à un projet, il est facile de trouver les informations nécessaires dans le canal de l’équipe concernée. Les canaux sont également plus ouverts et plus inclusifs. Lorsqu’une discussion est créée pour un sujet qui concerne un petit groupe de personnes, ces personnes peuvent être notifiées spécifiquement au sein du canal, mais les autres membres du canal pourront également prendre connaissance de la discussion et y apporter leur contribution. Cette approche favorise la sérendipité et permet aux collaborateurs de découvrir des sujets auxquels ils n’auraient pas pensé initialement.
Les freins à l’adoption des discussions en canaux d’équipes
Cependant, malgré les avantages évidents des canaux d’équipe, certains collaborateurs peuvent être réticents à les adopter pleinement. Cela s’explique par le fait qu’il s’agit d’une transformation des usages qui nécessite un accompagnement au changement inévitable. Il est important de bien former les utilisateurs et de régler les notifications de canaux pour qu’ils soient efficaces. Microsoft Teams propose de nombreux réglages pour les notifications de canaux, allant de l’ensemble des activités à simplement être notifié lorsque l’on est explicitement mentionné.
Au-delà de la maîtrise de l’outil, il est également nécessaire de transformer les process et l’état d’esprit du travail en collaboration. Il est crucial de comprendre que même si une personne n’est pas impliquée à l’instant T dans un projet, elle peut tout de même apporter de la valeur à celui-ci en étant intégrée de manière douce dans la discussion. Les canaux d’équipe permettent cette intégration facilement.
Toutefois, il y a encore quelques irritants qui ne sont pas résolus par Microsoft Teams et qui peuvent freiner l’adoption des canaux d’équipe pour le suivi des projets et des discussions. Il est notamment difficile d’organiser la liste des équipes auxquelles on appartient et de les retrouver rapidement avec des mots clés. Il serait également intéressant de pouvoir créer des équipes importantes en fonction de modèles de projet créés par des experts de l’entreprise.
Gérer le cycle de vie des équipes, c’est-à-dire impliquer les bonnes personnes, ouvrir les bons droits en écriture et en lecture, et surtout fermer les équipes inactives ou archiver les équipes automatiquement en fin de projet, est également un défi à relever.
Lever ces freins avec Powell Teams
Powell Teams est une application développée par Powell Software pour aider les entreprises à surmonter les obstacles liés à l’utilisation des canaux d’équipe de Microsoft Teams. Elle offre une solution complète pour organiser, gérer et archiver les équipes, ce qui permet aux collaborateurs de trouver plus facilement les équipes pertinentes et d’éviter la confusion entre les équipes actives et inactives.
Avec Powell Teams, les entreprises peuvent créer des équipes importantes en fonction de modèles de projet établis par les experts de l’entreprise. Elles peuvent également gérer le cycle de vie des équipes, en impliquant les bonnes personnes et en ouvrant les droits d’écriture et de lecture nécessaires, tout en fermant les équipes inactives ou en archivant automatiquement les équipes en fin de projet.
Conclusion
La transformation digitale ne se résume pas à une simple modernisation des outils de communication et de collaboration. Elle nécessite une transformation des usages et des états d’esprit dans l’entreprise. Les canaux d’équipes sur Teams offrent une manière plus efficace de communiquer et de collaborer, mais leur adoption nécessite un accompagnement au changement.
Enfin, les irritants liés à l’utilisation des canaux d’équipes peuvent être résolus grâce à des solutions telles que Powell Teams, qui permettent aux entreprises d’optimiser leur utilisation de Teams pour une collaboration plus productive.
Et vous, où en êtes-vous dans votre transformation digitale ? Êtes-vous prêts à adopter les canaux d’équipes sur Teams ?
