Wissensmanagement im Unternehmen: Strategien für den digitalen Arbeitsplatz

Einführung in das Wissensmanagement

Was ist Wissensmanagement? Definition und Bedeutung

Wissensmanagement im Unternehmen bezeichnet den systematischen Umgang mit Wissen. Dazu gehören die Erfassung, Speicherung, Verteilung und Nutzung von Wissen. Ziel ist, dass vorhandenes Wissen nicht verloren geht und dort verfügbar ist, wo es gebraucht wird. Wissensmanagement Methoden ermöglichen es, Wissen gezielt zu organisieren und für alle Mitarbeitenden zugänglich zu machen.

Wie hat sich Wissensmanagement entwickelt?

Wissensmanagement hat seine Wurzeln in den 1990er-Jahren. Damals begannen Unternehmen, Wissen als eigenständige Ressource zu verstehen. Prägend war 1995 das Buch „The Knowledge-Creating Company“ von Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi, das die Unterscheidung zwischen implizitem und explizitem Wissen bekannt machte. Die ersten Ansätze konzentrierten sich auf die Dokumentation und Archivierung von Wissen. Mit der Digitalisierung kamen Suchmaschinen, Kollaborationstools und heute KI-Assistenten hinzu. Damit verschiebt sich der Schwerpunkt vom Archivieren zum schnellen Finden.

Warum ist Wissensmanagement im Unternehmen heute so wichtig?

In den kommenden Jahren gehen die geburtenstarken Jahrgänge in Rente, und mit ihnen viel undokumentiertes Erfahrungswissen. Zugleich wechseln Mitarbeitende häufiger die Stelle. Effizientes Wissensmanagement im Unternehmen sorgt dafür, dass Wissen bleibt, auch wenn Menschen gehen. Das stärkt die Innovationskraft, weil Teams auf vorhandenen Erfahrungen aufbauen.

Komponenten des Wissensmanagements

Was ist der Unterschied zwischen Daten, Informationen und Wissen?

Daten, Informationen und Wissen werden oft gleichgesetzt. Im Wissensmanagement im Unternehmen spielt aber jedes dieser Elemente eine eigene Rolle.

• Daten sind rohe Fakten und Zahlen ohne Kontext. Sie werden oft in großen Mengen gesammelt, etwa als Messwerte, Transaktionsdaten oder Kundendaten.
• Informationen entstehen, wenn Daten strukturiert und in einen Kontext gesetzt werden, zum Beispiel durch Sortieren, Klassifizieren oder Zusammenfassen.
• Wissen ist das Ergebnis der Verarbeitung und Interpretation von Informationen durch Menschen. Es beinhaltet Einsichten, Erfahrungen und Fähigkeiten. Oft steckt es vor allem in den Köpfen der Mitarbeitenden. Durch Kommunikation, Dokumentation und Schulung lässt es sich aber teilen.

Wissensmanagement verbindet diese drei Ebenen und macht sie nutzbar. Wer die relevanten Informationen schnell findet, hat eine bessere Grundlage, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Was ist der Unterschied zwischen implizitem und explizitem Wissen?

Implizites Wissen ist das persönliche, erfahrungsbasierte Wissen einer Person. Explizites Wissen ist dagegen dokumentiert. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:

Beide Formen des Wissens sind für ein erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen unerlässlich. Implizites Wissen enthält dagegen oft die wertvolleren Erfahrungen. Ein Teil davon lässt sich gezielt in explizites Wissen umwandeln, etwa durch Interviews mit erfahrenen Mitarbeitenden.

Wie lässt sich Wissen im Unternehmen bewahren und verteilen?

Wissensbewahrung umfasst alle Methoden, mit denen Wissen erfasst und gespeichert wird. Dazu gehören Wissensdatenbanken, dokumentierte Prozesse und Best Practices oder aufgezeichnete Meetings und Schulungen. Laut dem Panopto Workplace Knowledge and Productivity Report sind rund 42% des Wissens einer Position an die jeweilige Person gebunden.* Verlässt diese Person das Unternehmen, droht ein erheblicher Wissensverlust. Ziel ist es deshalb, wertvolles Wissen frühzeitig zu sichern und neuen Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Das beschleunigt auch das Onboarding.

Wissensverteilung meint die Weitergabe von Wissen im Unternehmen. Das geschieht formell durch Schulungen und Dokumentationen oder informell durch Netzwerke, Meetings und den täglichen Austausch unter Kolleginnen und Kollegen. Regelmäßige Teamgespräche, gemeinsame Dokumentationen, eine offene Kommunikationskultur und moderne Kollaborationstools erleichtern diese Verteilung über Abteilungen hinweg. So wird Wissensaustausch im gesamten Unternehmen zur Routine.

* Panopto, Workplace Knowledge and Productivity Report, 2018 (USA)

Strategien und Methoden

Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist eine zentrale Ablage, in der Wissen gespeichert und schnell abgerufen werden kann. Mitarbeitende finden dort die wichtigen Informationen für ihre Arbeit. Damit die Inhalte aktuell bleiben, braucht sie eine klare Struktur und feste Zuständigkeiten für die Pflege. Wissensdatenbanken gehören zu den bekanntesten Wissensmanagement Beispielen in der Praxis.

Welche Rolle spielen Wissensgemeinschaften und Netzwerke?

Wissensgemeinschaften und Netzwerke fördern den Wissensaustausch zwischen Mitarbeitenden. Sie entstehen formell, etwa als Arbeitsgruppen und Projektteams, oder informell, etwa in internen sozialen Netzwerken und Communities of Practice. Wissensmanager moderieren diese Netzwerke, bringen die richtigen Personen zusammen und halten den Austausch in Gang.

Wie nutzt man Best Practices und Lessons Learned?

Das Sammeln und Teilen von Best Practices hilft Unternehmen, aus vergangenen Erfahrungen zu lernen. Projektabschluss-Berichte mit Lessons Learned sind klassische Wissensmanagement Beispiele. Werden dokumentierte Best Practices systematisch zugänglich gemacht, verbessern sich Prozesse. Gleichzeitig wiederholen sich Fehler seltener, die schon einmal gemacht wurden.

Wie tragen Schulungen und Workshops zum Wissensmanagement bei?

Regelmäßige Schulungen und Workshops erweitern das Wissen der Mitarbeitenden und halten es aktuell. Gleichzeitig bieten sie die Möglichkeit, implizites Wissen in explizites Wissen umzuwandeln. Mentoring-Programme, in denen erfahrene Mitarbeitende ihr Wissen weitergeben, sind typische Wissensmanagement Beispiele dafür. Eine ausführlichere Übersicht konkreter Ansätze liefert unsere Übersicht der Wissensmanagement-Methoden.

Wissensmanagement und der digitale Arbeitsplatz

Die bisherigen Strategien bleiben Theorie, wenn sie nicht im Arbeitsalltag ankommen. In der Praxis findet Wissensmanagement im Unternehmen heute vor allem an drei Orten statt: im Intranet, in einer zentralen Wissensplattform und zunehmend über einen KI-gestützten Assistenten, der direkt in diesen Systemen sucht.

Wie groß der Unterschied ist, zeigen zwei einfache Wissensmanagement Beispiele aus dem Alltag:

Genau hier liegt der Unterschied zwischen Wissensmanagement als Konzept und Wissensmanagement im digitalen Arbeitsplatz. Vorhandenes Wissen soll dort nutzbar werden, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten, etwa direkt in Microsoft 365 und SharePoint.

Technologien für Wissensmanagement

Was sind Wissensmanagement-Systeme (KMS)?

Wissensmanagement-Systeme (KMS) sind spezialisierte Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Wissen effektiv zu erfassen, zu speichern und zu verteilen. Ein zentrales Element ist das Dokumentenmanagement, also die strukturierte Ablage von Dokumenten, damit Mitarbeitende Informationen schneller finden.

Neben dem Dokumentenmanagement beinhalten KMS auch Kollaborationstools, etwa geteilte Arbeitsbereiche, Diskussionsforen und Projektmanagement-Software. Eine Wissensmanagement Software erleichtert zum Beispiel die Suche nach Dokumenten, die Versionsverwaltung und die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten. Einen Überblick über passende Wissensmanagement-Tools liefert ein eigener Artikel.

Wie verändern KI und maschinelles Lernen das Wissensmanagement?

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) verändern das Wissensmanagement im Unternehmen spürbar. Ein Beispiel ist die automatisierte Klassifizierung von Dokumenten: Systeme analysieren Inhalte und ordnen Dokumente automatisch in Kategorien ein. Das verbessert die Auffindbarkeit.

Welche Rolle spielen Social Media und Kollaborationstools?

Social Media und Kollaborationstools fördern den informellen Wissensaustausch. In internen sozialen Netzwerken teilen Mitarbeitende zudem ihre Erfahrungen, stellen Fragen und erhalten Antworten. Das unterstützt eine Wissenskultur im gesamten Unternehmen, über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

Implementierung von Wissensmanagement

Herausforderungen und Lösungen

Wie geht man mit Informationsüberflutung um?

Informationsüberflutung bremst Wissensmanagement aus, denn mehr Informationen bedeuten nicht automatisch mehr Wissen. Laut einer Studie des McKinsey Global Institute von 2012, die bis heute als Klassiker gilt, verbrachten Wissensarbeitende im Schnitt rund 28% ihrer Arbeitszeit mit E-Mails. Weitere 19% entfielen auf die Suche nach internen Informationen. Wird Wissen als durchsuchbare Sammlung erfasst, etwa über interne soziale Plattformen, kann die Suchzeit laut derselben Studie um bis zu 35% sinken. Effektive Filter- und Klassifizierungsmechanismen, unterstützt durch KI und ML, helfen dabei, die relevanten Informationen schneller zu finden.

Wie bleiben Datenschutz und Sicherheit gewährleistet?

Wissensmanagement bündelt oft sensible Inhalte. Die Systeme müssen deshalb gegen Cyberangriffe geschützt sein, und die Datenschutzregeln müssen eingehalten werden. In Deutschland und Österreich ist das die DSGVO, in der Schweiz das revDSG. Das gilt umso mehr, wenn ein KI-Assistent Fragen zu internen Dokumenten beantwortet. Die Berechtigungen der fragenden Person, die Aktualität eines Dokuments und dessen inhaltliche Zuständigkeit sollten deshalb geprüft werden, bevor eine Antwort ausgegeben wird. So erhält niemand versehentlich Informationen, die nicht für die eigene Rolle vorgesehen sind.

Wie gewinnt man Mitarbeitende für das Wissensmanagement?

Wissensmanagement funktioniert nur, wenn Mitarbeitende mitmachen. Anreizsysteme, Anerkennung und eine offene Kommunikationskultur helfen dabei. Am wirksamsten ist es, wenn das Teilen von Wissen im Alltag wenig Aufwand macht, etwa weil es direkt in den gewohnten Tools passiert.

Vorteile des Wissensmanagements

Was fehlendes Wissensmanagement im Unternehmen kostet, lässt sich beziffern. Laut dem Panopto Workplace Knowledge and Productivity Report verlieren Mitarbeitende im Schnitt 5,3 Stunden pro Woche. Sie warten auf Informationen oder erstellen Inhalte neu, die es bereits gibt. Für ein durchschnittliches großes Unternehmen mit rund 17.700 Mitarbeitenden summiert sich das auf etwa 47 Millionen US-Dollar Produktivitätsverlust pro Jahr. Die US-Studie von 2018 lässt sich nicht eins zu eins auf DACH-Unternehmen übertragen, zeigt aber die Größenordnung des Problems.

Zukunft des Wissensmanagements

Welche Trends prägen die Zukunft des Wissensmanagements?

Der wichtigste Trend ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz. KI-Assistenten beantworten Fragen zunehmend direkt aus den Dokumenten des Unternehmens, statt nur Suchtreffer zu liefern.

Außerdem wandert Wissen in den Arbeitsfluss. Es wird dort erfasst und gefunden, wo ohnehin gearbeitet wird, etwa in Microsoft Teams oder im Intranet. Damit wird Wissensmanagement im Unternehmen Teil des Arbeitsalltags statt eines Zusatzprojekts.

Wie beeinflussen Digitalisierung und Globalisierung das Wissensmanagement?

Durch die Digitalisierung wächst die Menge an Daten, aus der sich Wissen gewinnen lässt. Damit steigt auch die Verantwortung für Sicherheit und Datenschutz.

Globalisierung bedeutet verteilte Teams über Länder und Sprachen hinweg. Der Wissensaustausch muss deshalb mehrsprachig funktionieren und kulturelle Unterschiede berücksichtigen.

Schlussfolgerung

Wissensmanagement im Unternehmen sorgt dafür, dass Wissen nicht mit einzelnen Personen verschwindet und dort verfügbar ist, wo es gebraucht wird. Das spart Zeit, verhindert Doppelarbeit und macht Unternehmen unabhängiger von einzelnen Köpfen.

Die Grundlage bilden eine klare Strategie, feste Zuständigkeiten und eine Kultur, in der Wissen geteilt wird. KI hilft beim Finden, setzt aber gut geordnetes Wissen voraus.

Wissensmanagement sollte kein separates Projekt neben dem Tagesgeschäft sein. Es gehört in den digitalen Arbeitsplatz, dorthin, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten. Die Intranet-Lösung von Powell setzt genau dort an: Sie macht vorhandenes Wissen in Microsoft 365 und SharePoint auffindbar, ohne ein neues Silo zu schaffen.

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