Immer mehr Mitarbeitende arbeiten aus der Ferne, und die virtuelle Einbindung von Angestellten ist zu einer neuen Herausforderung für die Kommunikations- und Personalabteilung geworden. Aus diesem Grund wurden die heutigen sozialen Intranets mit Anwendungen aufgerüstet, die das Engagement der Mitarbeitenden erhöhen sollen. Die Frage ist nun, ob diese Anwendungen effektiv sind. Wie können wir wissen, ob die Nutzer mit dem Intranet interagieren? Lesen sie die neuesten Nachrichten oder Dokumente, die sie unbedingt lesen müssen? Wie oft buchen sie online Schreibtische? Wie können wir feststellen, welche Seiten oder Tools des digitalen Arbeitsplatzes von den Beschäftigten nicht genutzt werden?
Warum sollten wir uns Gedanken über das Intranet Engagement machen?
Das Engagement der Mitarbeitenden hat viele entscheidende Auswirkungen. Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit robusten Strategien für das Mitarbeiterengagement und einem höheren Engagement in vielerlei Hinsicht profitieren, unter anderem:
22% höhere Produktivität
21% höhere Rentabilität
25-65% weniger Fluktuation
48% weniger Sicherheitsvorfälle
41% weniger Qualitätsprobleme
Gemeinsame Herausforderungen bei der Messung des Intranet Engagements
Kommunikationsmanager wollen die Akzeptanz des Intranets nicht nur an den Seitenaufrufen messen. Herkömmliche KPIs für das Intranet-Engagement beschränken sich jedoch darauf, die Anzahl der aktiven Intranet-Benutzer und die Nutzungsdauer aufzuzeigen – wie lange die Mitarbeitenden im Intranet bleiben, wie oft sie sich anmelden usw. Fortschrittlichere Tools erfassen die Anzahl der Likes, Kommentare und Freigaben von digitalen Mitteilungen. Kommunikations- und Personalleiter wollen jedoch mehr als das – sie wollen ein Gefühl für den Puls des Unternehmens und die Erfahrungen der Mitarbeitenden bekommen. Sie wollen das Engagement im Laufe der Zeit überwachen und die gewonnenen Erkenntnisse nutzen. Ihr Ziel ist es, die Beteiligung im Intranet und damit auch im Unternehmensleben zu steigern.
Wie man das Engagement der Mitarbeitenden im Powell-Intranet überwacht und fördert
Zur Unterstützung führt Powell Intranet “Engagement Reports” ein, um das Engagement im Intranet zu überwachen.
Der Engagement-Bericht überwacht die Intranet-Aktivitäten – Likes, Kommentare, Beiträge und Freigaben – und sammelt Daten auf Aktionsebene. Diese Daten werden nach der Intensität des Engagements kategorisiert. Der Grad des Engagements wird dann charakterisiert und in drei Nutzerpersönlichkeiten oder Intranet-Nutzertypen eingeteilt. Jeder Benutzertitel spiegelt den Grad der Beteiligung einer Person am Intranet wider:
- Beobachtende
- Engagierende
- Verstärkende
Durch die Unterteilung der Benutzeraktionen in diese drei Kategorien können Sie einen Fachexperten oder einen “Engager” für ein Thema in verschiedenen Abteilungen (Marketing, HR, RD) identifizieren.
Beobachtende
Beobachter interagieren weniger im Intranet des Unternehmens. Das heißt aber nicht, dass sie keinen Nutzen daraus ziehen. Sie verbringen wahrscheinlich viel Zeit im Intranet, konsumieren eine Menge Inhalte und interagieren regelmäßig mit Likes, Kommentaren und Umfrageantworten. Sie sind jedoch keine aktiven Nutzer und verhalten sich relativ ruhig.
Verstärkende
Verstärker sind im Intranet stärker engagiert. Sie liken und teilen nicht nur Beiträge, sondern beteiligen sich auch an Diskussionen und Unterhaltungen. Darüber hinaus teilen Sie gerne Intranet-Inhalte auf Social Media-Plattformen, per E-Mail oder Microsoft Teams. Dieses Engagement der Mitarbeitenden wirkt sich positiv auf die Markenbekanntheit aus.
Engagierende
Engagierte Menschen haben keine Angst, sich zu engagieren. Sie sind begierig darauf, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Sie interagieren aktiv mit Likes, Kommentaren und Shares im Intranet. Sie posten auch Inhalte, reichen innovative Ideen ein, stoßen neue Diskussionen an und tragen zur Erstellung von Inhalten bei. Engagierte Mitarbeitende sind ein hervorragendes Beispiel für ein starkes Mitarbeitermarketing. Diese hoch engagierten Angestellten fühlen sich eher mit dem Unternehmen verbunden und verlassen es seltener, was zu einer besseren Mitarbeiterbindung führt.
Wie werden die Engagementwerte berechnet?
Gamification-Plattform und der View Analytics unterstützt, so dass für die Benutzer hinter den Kulissen Bewertungen erstellt werden können. Die im Mitarbeitenden-Intranet durchgeführten Aktionen werden mit einer bestimmten Punktzahl verbunden. So wird beispielsweise das Teilen von Inhalten per E-Mail mit einer bestimmten Punktzahl bewertet, während das Veröffentlichen eines Artikels eine andere Punktzahl erhält. Der Bericht zeigt dann die Gesamtpunktzahl für jeden Benutzer an. Anhand dieser Punktzahlen lässt sich feststellen, zu welcher Profilkategorie ein Angestellter gehört – Aktivierer, Verstärker oder Beobachter. Die gesammelten Daten geben Aufschluss über die Intensität des Engagements.
Es ist wichtig anzumerken, dass das Ziel des Engagement-Berichts nicht darin besteht, zu verfolgen, was die Leute tun. Das Hauptziel ist es, das Intranet-Engagement zu verstehen und KPIs zu finden, um es zu verbessern. In diesem Bericht können auch anonyme Identitäten anstelle von individuellen Benutzernamen angezeigt werden. Die Daten können auch auf Abteilungsebene erstellt werden, um die Beteiligung und die von jeder Abteilung ergriffenen Maßnahmen aufzuzeigen. So können beispielsweise die Ergebnisse für die von Marketing und Vertrieb veröffentlichten “Must-Read”-Inhalte angezeigt werden.
Was sind die Vorteile der Überwachung des Intranet Engagements in Powell Intranet?
Für HR
Der Engagement Bericht ist von großem Nutzen für Personalleiter. HR wollen sicherstellen, dass die Mitarbeitenden gleichermaßen in die Unternehmenskultur eingebunden sind. Der Bericht liefert aussagekräftige Erkenntnisse darüber, wie die im Intranet implementierten Engagement-Tools funktionieren. Durch die Ermittlung von Schlüsselkennzahlen kann die Personalabteilung die Beteiligung fördern, indem sie bessere Engagement-Strategien entwickelt und bestehende Intranet-Anwendungen verbessert.
Mit Hilfe des Powell-Intranet-Berichts fand ein Personalleiter beispielsweise heraus: IT-Fachleute konsumieren Intranet-Inhalte aktiv, aber sind weniger bereit, sie zu erweitern. Mit diesem Wissen können sie nun Praktiken einführen, die das IT-Team dabei unterstützen, sich auf unterschiedliche Weise zu beteiligen.
Für Komms
Kommunikationsmanager müssen sicherstellen, dass die interne Kommunikation ihre Zielgruppe erreicht, anspricht und motiviert. Sie wollen eine rege Aktivität im Intranet sehen – viele Likes, Shares, Kommentare und Posts. Der Powell Intranet Engagement Report dient diesem Zweck. Mit den Erkenntnissen aus dem Engagement-Bericht kann die Kommunikationsabteilung Inhalte testen. Zum Beispiel, die die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden erregen, oder Bereiche identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern.
Ein Kommunikationsmanager nutzte den Bericht, um festzustellen, dass sein Team Inhalte eher über E-Mail und nicht über Microsoft Teams austauscht. Das Team wird daran erinnert, den Powell Intranet Sharing Buttons zu verwenden. Mit dieser Funktion können sie einfach Inhalte aus dem Intranet direkt in Microsoft Teams teilen. Der Comms Manager stellte auch fest, dass nur 20 % der Angestellten des Unternehmens Inhalte in den sozialen Medien teilen. Mithilfe einer Kampagne ermutigen Sie die Mitarbeitenden. Diese Aktion soll Ihnen dabei helfen, interne Inhalte extern in sozialen Netzwerken zu teilen.
Das Verständnis für den Grad der Beteiligung ist nur der erste Schritt; anschließend müssen Sie das Engagement im Intranet verbessern. Powell Intranet bietet bereits mehrere leistungsstarke Praktiken für das Engagement im Intranet an.
Zusammen werden die Berichte über das Engagement, die Akzeptanz und die Gamification-Funktionen einen erheblichen Einfluss haben.
Wie lässt sich die Akzeptanz des Powell-Intranets messen?
Neben den Erkenntnissen aus dem Engagement-Bericht haben die Kommunikationsmitarbeitende auch Zugriff auf den Intranet-Adoptionsbericht. Dieser Bericht gibt zusätzliche Hinweise auf das Mitarbeiterengagement. Hier werden die Anzahl der Freigaben (E-Mail, Teams, Social-Media-Plattformen) und der erhaltenen Kudos angezeigt.
Die Menge der geteilten Inhalte kann Aufschluss darüber geben, welche sozialen Netzwerke bei den Intranet-Nutzern am beliebtesten sind. Sie zeigt, welche Apps weniger genutzt werden und wie oft Nutzer Inhalte extern teilen. Auf der anderen Seite zeigt Kudos die am meisten gelobten Nutzer. Engagement-Berichte sind ein hervorragendes Instrument, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie das Intranet Engagement verbessert werden kann. Darüber hinaus bieten Adoptionsberichte einen zusätzlichen Wert.
Das Engagement der Mitarbeitenden zu erhalten, hat für Unternehmen höchste Priorität und ist zu einer Herausforderung geworden. Lösungen wie die Engagement-Berichterstattung können Veränderungen bewirken, die von Bedeutung sind, und die Aufgaben der Personal- und Kommunikationsabteilung vereinfachen. Das Hervorragende am Powell Intranet Engagement Report ist, dass die gesammelten Daten zu echten Veränderungen führen können.
