Was ist ein Intranet? Der vollständige Leitfaden

Definition von Intranet

Jeder Mitarbeiter im Büro hat vom digitalen Arbeitsplatz wahrscheinlich schon gehört, aber was ist ein Intranet? Der digitale Arbeitsplatz umfasst alle digitalen Technologien, die Mitarbeiter nutzen, um ihre Arbeit effizient und produktiv zu erledigen. Das Intranet ist dabei nur ein Teilaspekt des digitalen Arbeitsplatzes. Es handelt sich dabei um ein privates Computernetzwerk, das für den Austausch von Informationen und Ressourcen zwischen Mitarbeitern genutzt werden kann. Es ähnelt dem Internet, ist aber nur für diejenigen verfügbar, die einen entsprechenden Zugang dazu haben. Neben dem Intranet können zum Beispiel auch E-Mail-Systeme, Cloud-Plattformen, Online-Kollaborationstools und mobile Anwendungen zum digitalen Arbeitsplatz gehören.

Das Intranet kann für viele Zwecke genutzt werden, z.B. für die Kommunikation, die Zusammenarbeit, den Austausch von Dateien, das Projektmanagement, die Personalverwaltung usw. Es wird auch verwendet, um den Zugang zu internen Ressourcen wie Unternehmensdatenbanken, Mitarbeiterverzeichnissen und gemeinsamen Ordnern zu ermöglichen. Darüber hinaus kann ein Intranet auch zur Verwaltung von Kundeninformationen und -beziehungen verwendet werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass ein Intranet zwar häufig in Verbindung mit dem Internet genutzt wird, aber nicht vom Internet abhängig ist, um zu funktionieren. Das Intranet ist ein privates, geschlossenes System, das auf einer eigenen Netzwerkinfrastruktur läuft und für den Betrieb nicht auf das Internet angewiesen ist. Das macht es ideal für Unternehmen, die ihre Daten sicher und vertraulich halten wollen.

 

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein internes Netzwerk bzw. Rechnernetz, das von Unternehmen oder Organisationen zur Erleichterung der Kommunikation, der Zusammenarbeit, der gemeinsamen Nutzung von Dateien, des Projektmanagements und anderer Aktivitäten genutzt wird. Es handelt sich um ein sicheres und privates System, auf das nur autorisierte Benutzer zugreifen können. Der Mitarbeiterzugriff erfolgt in der Regel über ein firmeneigenes Intranetportal. Intranets sind in der Regel mit dem Internet verbunden, um die Reichweite zu erhöhen.

Was heißt Intranet?

Intranet ist eine Kombination aus zwei Wörtern: “intern” und “Netzwerk” Ein Intranet ist ein internes privates Netzwerk, das den Zugang zu Ressourcen innerhalb einer Organisation oder Gruppe ermöglicht, wie z.B. Dateien, Anwendungen, Datenbanken und Kommunikationstools.

Wozu wird ein Intranet verwendet?

Ein Intranet kann für eine Vielzahl von Zwecken genutzt werden:

• Kommunikation: Die Mitarbeiter können das Intranet nutzen, um miteinander zu kommunizieren, Dokumente auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Ein wichtiger Baustein ist hier das Social-Intranet, eine Softwareplattform mit Fokus auf die Mitarbeiterkommunikation.
• Wissensmanagement: Intranets werden genutzt, um Wissen zu speichern und weiterzugeben, z. B. Richtlinien, Verfahren, Information und bewährte Praktiken bereitzustellen.
• Dienstleistungen für Mitarbeiter: Personalabteilungen können ein Intranet nutzen, um Mitarbeiterinformationen und -leistungen zu verwalten, wie Urlaubsanträge, Leistungsbeurteilungen und mehr. Fördern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden mit der besten digitalen Mitarbeitererfahrung. 
• Abteilungsübergreifende Arbeit: Intranets werden genutzt, um die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu erleichtern, z. B. das Projektmanagement und die Aufgabenverfolgung.
• Effiziente Organisation aller betrieblichen Abläufe: Intranets können verwendet werden, um Arbeitsabläufe zu organisieren, Fristen zu verwalten, Aufgaben und Ereignisse zu verfolgen, Erinnerungen einzurichten und eine funktionierende Top-Down-Kommunikation zu pflegen.
• Verwaltung von Kundeninformationen: Intranets werden verwendet, um Kundendaten zu speichern und weiterzugeben, z. B. Bestellungen, Kontaktinformationen, Feedback und mehr.
• Effizientes Arbeiten im Home-Office: Intranets werden eingesetzt, um Mitarbeitern, die von zu Hause oder aus der Ferne arbeiten, den Zugriff auf die notwendigen Ressourcen und Tools zu ermöglichen. Ein unschätzbares Werkzeug für Unternehmen, um in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten.

Was sind die Vorteile von einem Intranet?

Intranet bietet Unternehmen jeder Größe und Branche viele Vorteile, darunter:

• Gesteigerte Effizienz: Indem sie Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu Ressourcen bieten, können Intranets dazu beitragen, Abläufe zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern.
• Verbesserte Kommunikation: Intranets können die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern und so effizientere Arbeitsabläufe und den Austausch von Wissen zwischen den Teams ermöglichen.
• Verbessertes Engagement der Mitarbeiter: Durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform, über die Mitarbeiter auf Informationen zugreifen und an Projekten zusammenarbeiten können, können Intranets das Engagement der Mitarbeiter erhöhen und ein Gefühl der Verbundenheit fördern.
• Größere Sicherheit: Durch das Hosting intern und nicht im öffentlichen Internet können Intranets eine zusätzliche Sicherheitsebene für vertrauliche Dokumente und Informationen bieten.
• Bessere Benutzerfreundlichkeit: Intranets sind auf die Mitarbeiter ausgerichtet und bieten eine intuitivere und benutzerfreundlichere Erfahrung als herkömmliche Websites oder Portale.

Insgesamt ist ein Intranet ein leistungsfähiges Instrument für Unternehmen, um ihre Organisation und Effizienz zu verbessern und gleichzeitig eine sichere Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation zu bieten. Wenn in die richtige Intranet-Lösung investiert wird, können Unternehmen von einer höheren Produktivität und einem stärkeren Engagement ihrer Mitarbeiter profitieren.

Intranet in der Praxis: Wie kann es die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessern?

Ein Intranet kann die Zusammenarbeit in einem Unternehmen auf verschiedene Weise verbessern. So kann ein Intranet beispielsweise einen zentralen Ort bieten, an dem Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen, Ideen und Meinungen austauschen und in Echtzeit miteinander kommunizieren können. Es ermöglicht Mitarbeitern auch die Zusammenarbeit an Projekten, indem es eine einfache Möglichkeit bietet, Aufgaben zuzuweisen, die in Echtzeit verfolgt werden.

Darüber hinaus kann ein Intranet genutzt werden, um Gruppenchats und Telefonkonferenzen zu ermöglichen, wodurch der Bedarf an persönlichen Treffen verringert werden kann. Und schließlich kann ein Intranet genutzt werden, um virtuelle Teams zu bilden, die unabhängig von ihrem Standort oder ihren Arbeitszeiten gemeinsam an Projekten arbeiten. All diese Funktionen ermöglichen eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und nutzen die Macht sozialer Netzwerke, wie das Intranet, zur Steigerung von Produktivität und Innovation.

Letztendlich kann ein Intranet von unschätzbarem Wert für Unternehmen sein, die die Zusammenarbeit zwischen ihren Mitarbeitern ermöglichen und eine Kultur der Innovation fördern wollen. Durch die Investition in die richtige Lösung können Unternehmen die moderne Technik nutzen um das Potenzial ihrer Teams freizusetzen und bessere Geschäftsergebnisse erzielen.

Intranet für effektive interne Kommunikation

Unternehmen benötigen eine effektive Kommunikation für Teams, um zusammenzuarbeiten und in Verbindung zu bleiben. Das ist im Jahr 2023 aktueller denn je, da viele Menschen aus der Ferne arbeiten. Ein Intranet kann eine sichere, zentrale Plattform bieten, auf der Mitarbeiter schnell und einfach kommunizieren und auf Ressourcen zugreifen können.

Das Intranet kann verwendet werden für:

• • Ankündigungen und Benachrichtigungen: Halten Sie alle Mitarbeiter in Echtzeit über wichtige Aktualisierungen auf dem Laufenden
  • Besprechungen: Erleichtern Sie virtuelle Meetings und verbinden Sie Menschen, die sich an verschiedenen Orten befinden
  • Wissen teilen: Ermöglichen Sie Teams den Austausch wichtiger Dokumente, Ressourcen und Erkenntnisse
  • Soziale Netzwerke: Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, über Themen von gemeinsamem Interesse in Verbindung zu bleiben, wir schauen uns gleich das Soziale Intranet genauer an 

Intranet: der Schlüssel zur erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Mitarbeitern

Hand aufs Herz, wie oft waren Sie vor dem Home-Office mit anderen Abteilungen in Ihrer Organisation in regem Austausch? Wahrscheinlich nicht sehr oft. Das Problem ist, dass die traditionellen Methoden der Kommunikation und Zusammenarbeit nicht immer funktionieren, wenn es um die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern aus anderen Abteilungen geht.

Ein Intranet kann dazu beitragen, dass dies der Vergangenheit angehört, indem es eine benutzerfreundliche Plattform für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bietet. Es ermöglicht Teams, Ressourcen gemeinsam zu nutzen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Aufgaben zuzuweisen und in Echtzeit zu kommunizieren. Durch den Einsatz eines Intranets können Teams unabhängig von ihrem Standort oder ihren Arbeitszeiten in Verbindung bleiben, was Produktivität und Innovation steigert.

Intranet für die Verbesserung der Verwaltung von Dokumenten und Projekten

Die Verwaltung von Dokumenten und Projekten kann ohne ein Intranet mühsam sein. Das beste Beispiel sind lokal bearbeitete Dokumente, die innerhalb der Organisation nicht immer synchronisiert sind. Ein Intranet kann eine zentralisierte Plattform bieten, die alle Informationen zu Dokumenten, Projekten und Aufgaben an einem Ort enthält. Dass Sie heute eine Präsentation auf Ihrem Laptop bearbeiten und diese morgen auf einem Tablet halten, muss kein Hindernis mehr sein.

Werkzeuge für ein modernes Intranet wie SharePoint, Microsoft Office 365 und Yammer bieten hervorragende Möglichkeiten für die Verwaltung von Dokumenten. Auf diese Weise hat jeder im Unternehmen Zugriff auf die aktuellste Version jedes Dokuments.

Darüber hinaus können diese Tools die Verfolgung von Projektfortschritten und Fristen erleichtern. Dank automatischer Erinnerungen oder Popup-Benachrichtigungen weiß jeder immer, was zu tun ist und wann es getan werden muss

 

Was ist ein modernes Intranet?

Ein modernes Intranet ist eine sichere, cloudbasierte Plattform, die Unternehmen hilft, effektiver zusammenzuarbeiten. Es ermöglicht Teams den schnellen Zugriff auf Dokumente und Ressourcen sowie die Diskussion von Themen in Echtzeit. Ein modernes Intranet umfasst auch Funktionen wie Wikis, Tools für soziale Netzwerke und Aufgabenmanagement, die es den Teams erleichtern, in Verbindung zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Moderne Intranets bieten die gleichen Funktionen wie herkömmliche Intranets, aber mit einer benutzerfreundlicheren Oberfläche und verbesserter Sicherheit.

Mit einer Intranet Software können Unternehmen Dokumente, Projekte und Aufgaben mühelos verwalten und die abteilungsübergreifende Kommunikation erleichtern. Mehr Informationen erhalten Sie in unserem Ratgeber Nutzung von SharePoint im Intranet.

 

Internet, Extranet und Intranet – Was sind die Unterschiede?

Wir unterscheiden zwischen Internet, Extranet und Intranet. Alle drei sind Netzwerke, die es Benutzern ermöglichen, sich miteinander zu verbinden und auf Ressourcen zuzugreifen. Sie unterscheiden sich jedoch in Bezug auf die Art der Informationen, die sie bereitstellen, wer auf sie zugreifen kann und wie sicher sie sind.

 

Das Internet

Das Internet ist ein globales Netzwerk, das von Milliarden von Menschen auf der ganzen Welt zur Kommunikation und Zugang zu Informationen genutzt wird. Es ist öffentlich und für jeden zugänglich, was es zur unsichersten der drei Optionen macht.

 

Das Extranet

Ein Extranet ist ein privates Netzwerk, über das Unternehmen in einer sicheren Umgebung mit ihren Partnern, Lieferanten oder Kunden kommunizieren können. Die Zugriffsrechte sind begrenzt und nur bestimmte Personen können bestimmte Dokumente oder Ressourcen im Extranet einsehen. Auch externen Stakeholdern kann so ein sicherer Zugang zum Firmennetzwerk ermöglicht werden.

 

Das Intranet

Ein Intranet ist ein geschlossenes privates Netzwerk, das von einer Organisation zur Erleichterung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen genutzt wird. Die Zugriffsrechte sind auf die Mitglieder des Unternehmens beschränkt, so dass maximale Sicherheit gewährleistet ist.

 

Beispiele für die Nutzung von Intranet

Die Nutzung eines Intranets kann von einer Organisation zur anderen sehr unterschiedlich sein. Einige gängige Verwendungszwecke für ein Intranet sind folgende:

• • • Austausch und Speicherung wichtiger Dokumente
    • Nutzung von Chats, um Ideen zu diskutieren, Informationen auszutauschen, Fragen zu stellen und vieles mehr
    • Erstellung eines Unternehmensverzeichnisses mit den Kontaktdaten der Mitarbeiter
    • Einfache Koordinierung von Projekten von Anfang bis Ende
    • Schnelles und einfaches Kommunizieren von Ankündigungen und Warnungen über Gruppennachrichten
    • Planung von Besprechungen und Veranstaltungen mit einem gemeinsamen Kalender
    • Nutzung von Umfragen zur Erfassung von Feedback, Vorschläge und Meinungen der Mitarbeiter
    • Bieten Sie einen Kanal für die Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern

 

Tipps für eine effiziente Nutzung von Intranet

Um das Beste aus Ihrem Intranet herauszuholen, müssen Sie seine Möglichkeiten kennen und wissen, wie es in Ihrem Unternehmen am besten eingesetzt werden kann. Hier sind einige Tipps, wie Sie das Beste aus Ihrem Intranet herausholen können:

• • • Verstehen Sie die Funktionen Ihres Intranets, um sie zur Unterstützung Ihrer Unternehmensziele einzusetzen.
    • Stellen Sie sicher, dass die User in der Nutzung des Intranets und in den Sicherheitsprotokollen geschult sind.
    • Halten Sie es einfach, überfrachten Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit zu vielen Informationen oder Funktionen. Für den Anwender sollte das Intranet intuitiv und übersichtlich sein.
    • Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Inhalte, um sicherzustellen, dass sie relevant bleiben
    • Halten Sie das Design attraktiv und visuell ansprechend
    • Nutzen Sie verschiedene Medientypen wie Videos, Bilder und Audio
    • Fördern Sie das Engagement der Benutzer, indem Sie Kommentare und Feedback zulassen
    • Binden Sie soziale Funktionen wie Instant Messaging, Chatrooms, Blogs und Foren ein.

 

Wie kann man Intranet am besten einführen?

Wir Menschen sind nicht gerade offen für schnelle Veränderung. Wenn Sie etwas Neues am Arbeitsplatz einführen, wie z.B. ein Intranet, ist es wichtig, einen Raum für Gespräche und einen offenen Dialog zwischen Mitarbeitern und Management zu schaffen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Veranstaltung zur Einführung des Intranets zu organisieren, bei der sich beide Parteien persönlich oder virtuell treffen. So können sich die Benutzer mit dem System vertraut machen und wie es verwendet werden soll.

Sie sollten auch zusätzliche Schulungen in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass jeder mit der neuen Technologie vertraut ist. Und schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Intranet über einen leicht zugänglichen Helpdesk oder einen FAQ-Bereich verfügt, damit Ihre Mitarbeiter schnell Antworten auf ihre Fragen erhalten.

Eine offene Kommunikation unterstützt eine erfolgreiche und reibungslose Einführung eines Intranets. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern, warum Sie diese neue Technologie einführen. Erklären Sie, was sie für die Organisation tun kann und wie jeder davon profitieren wird. So wird sichergestellt, dass Ihr Intranet von allen Beteiligten angenommen wird.

 

Tipps für eine erfolgreiche interne Kommunikation

Viele Unternehmen versäumen es, ihre Intranets für die interne Kommunikation richtig zu nutzen, was zu verpassten Chancen und Verwirrung führt. Hier sind einige Tipps für eine erfolgreiche interne Kommunikation:

• • • Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften klar und prägnant sind
    • Verwenden Sie nach Möglichkeit visuelle Elemente
    • Ermöglichen Sie die Kommunikation in beide Richtungen, indem Sie Feedback-Kanäle wie Chats oder Kommentare anbieten
    • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den einfachen Zugriff auf die gesamte interne Kommunikation
    • Nutzen Sie die Automatisierung, um die Zustellung von Nachrichten zu vereinfachen
    • Integrieren Sie Ihr Intranet mit anderen Kanälen wie E-Mail, SMS, WhatsApp
    • Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, im Intranet aktiv zu sein, indem Sie die Teilnahme belohnen

 

Wie kann  man das Intranet sicher halten?

Sicherheit sollte bei Intranets immer an erster Stelle stehen. Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer ordnungsgemäß in den Sicherheitsprotokollen geschult sind und nur auf die Daten zugreifen können, die sie benötigen. Richten Sie spezielle Gruppen oder Rollen ein und weisen Ihnen entsprechende Berechtigungen zu. Richten Sie regelmäßige Sicherheitsprüfungen ein, um sicherzustellen, dass kein unbefugter Zugriff erfolgt. Nutzen Sie Verschlüsselungstechnologien für sensible Daten, und beschränken Sie den Zugriff auf die notwendigen Benutzer, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Und schließlich sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Software regelmäßig mit den neuesten Sicherheits-Patches aktualisieren.

 

Fazit: Warum sollten Sie ein Intranet einführen?

Das Intranet ist das ultimative Werkzeug zur Förderung von Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Es kann Mitarbeitern helfen, in Verbindung zu bleiben, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Ein Intranet ist auch eine hervorragende Möglichkeit, alle Ihre Inhalte aktuell, sicher, organisiert und leicht zugänglich zu halten. Mit dem richtigen Implementierungsplan und den entsprechenden Sicherheitsprotokollen kann das Intranet der Schlüssel zur Entfaltung des vollen Potenzials Ihres Unternehmens werden.