Was ist ein Intranet und warum sind technische Voraussetzungen wichtig?
Das Intranet ist ein privates Netzwerk innerhalb eines Unternehmens. Heute ist es das Portal zum digitalen Arbeitsplatz. Ein Intranet dient der Kommunikation, der Zusammenarbeit und dem Informationsmanagement des Unternehmens. Das Intranet versteht sich als nichtöffentliches Netzwerk, in welchem spezifische Informationen über das Unternehmen selbst oder dessen Märkte gelagert werden. Technologisch nutzt das Intranet dieselbe Funktionsweise wie das Internet (TCP/IP Verbindungen), ist jedoch ausschließlich auf autorisierte Benutzer beschränkt. Da die Anforderungen an Informationsinhalten dynamisch sind, muss das System flexibel erweiterbar sein. Das Erfüllen der technischen Anforderungen ist also notwendig, um eine konstante Informationsversorgung zu gewährleisten.
Die wichtigsten technischen Voraussetzungen für ein Intranet im Überblick
Das Intranet besteht aus mehreren Schlüsselkomponenten, die zusammengefasst ein leistungsstarkes Werkzeug für Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens schaffen:
- Server: Hostet alle Intranet Inhalte und speichert diese. Der Server kann vor Ort oder in einer Cloud existieren.
- Netzwerk Infrastruktur: Ein Local Area Network (LAN) oder Wireless Local Area Network (WLAN), welches den Server sowie alle Endgeräte (Computer, Tablets, Mobiltelefone, Drucker etc.) miteinander verbindet.
- Serversoftware: Die benötigte Betriebssoftware, um die Intranet Funktionen bereit zu stellen und zugänglich zu machen. Je nach Anwendungsbereich können dies Content-Management-Systeme, Dokumenten-Management-Systeme, Werkzeuge für das Projektmanagement oder soziale Software-Komponenten sein.
- Inhalte: Alle medialen Inhalte von Textdokumenten, über Bilder bis hin zu Videos oder Websites. Die Struktur sollte übersichtlich und gut organisiert sein.
Netzwerk- und Serveranforderungen
Damit ein Intranet betrieben werden kann, wird ein zu Grunde liegendes Netzwerk benötigt, durch welches der Server mit den unterschiedlichen Endgeräten kommunizieren kann. Wichtig dabei ist, dass alle gewünschten Geräte in diesem Netzwerk integriert sind. Die Anforderungen an den Server selbst richten sich nach den Aufgaben, die dieser übernehmen soll: beispielsweise wird für High-Performance-Computing, das Arbeiten mit Datenbanken, AI, oder CMS eine höhere Prozessorleistung notwendig sein als das mit klassischen Dokument- oder File-Sharing Aufgaben der Fall wäre.
Sollen die Anwendungen optimal betrieben werden, der Server dauerhaft online, sowie der Datenschutz angemessen sein, sollte die Server- und Anwendungsauswahl auf einer Vielzahl von Kriterien beruhen. Ob der Server selbst in einer Cloud oder vor Ort bereitsteht ist nebensächlich.
Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
Besonders der Schutz der im Intranet gelagerten Daten ist ein wichtiger Aspekt in jedem Unternehmen. Die Verwendung eines Intranets bietet im Allgemeinen die Kontrolle über die darin gespeicherten Informationen. Firewalls schränken den externen Zugriff ein: nicht autorisierter Zugang zum Server wird unterbunden. Moderne Verschlüsselungen sichern den Datentransfer ab. Bei Cloud-basierten Intranet-Plattformen sollte unbedingt auf die DSGVO-Konformität geachtet werden. Im Allgemeinen sollten Sie Richtlinien für Ihren Datenschutz entwickeln; Schulungen und gezielte Trainings sensibilisieren Ihre Mitarbeiter für das Thema.
Anforderungen an die Intranet-Software und -Plattformen
Hauptsächlich werden die Anforderungen an die Plattform durch ihre verschiedenen Funktionen bestimmt:
- Zugänglichkeit
- Design & Branding
- Navigation
- Verwaltung & Management
- Analyse & Auswertung
- Sicherheit und Datenschutz
Die Basis für Ihre Anforderungen an die Intranet-Software sollte jedoch nicht nur rein funktionale Kriterien umfassen, sondern auch den Service und Support beinhalten. Ein Intranet ist ein langjähriges Projekt, weshalb es besonders wichtig ist, die Unterstützung und Weiterentwicklung in der Zukunft gesichert zu wissen.
Führen Sie ein neues Intranet ein, so sollte der laufende Betrieb nicht gestört werden. Während der Migration in ein modernes Intranet muss die Content-Struktur und Zugänglichkeit erhalten bleiben; möchten Sie „mobile“ Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz oder Computer mit einbeziehen, ist ein Zugang durch Mobilgeräte und Mitarbeiter-Apps ebenfalls ein bedeutendes Kriterium.
Intranet-Technologie: Welche Systeme und Plattformen sind notwendig?
Für die Einführung Ihres Intranets ist eine Kombination aus zwei Technologien sinnvoll:
- Content-Management-Systeme verwalten und organisieren die digitalen Inhalte des Intranets.
- Collaboration-Tools fördern die Zusammenarbeit und liefern Lösungen für das Arbeiten im Team.
Content-Management-Systeme und Collaboration-Tools
Content-Management-Systeme (zum Beispiel SharePoint) in einem Intranet haben die Verwaltung des Informations- und Datenflusses zu steuern. Mit ihnen organisieren Sie Ihre digitalen Daten und Prozesse – von der Erstellung der Inhalte bis zu ihrer Archivierung. SharePoint wäre als CMS nutzbar. Beliebte Key-Features in CMS-Systemen:
- Einfache Integration in die bestehende Technologie
- Intuitive Benutzeroberfläche und ansprechendes Design
- Unterstützung für multimediale Inhalte
- Auffindbarkeit
- Analysemöglichkeiten
- Personalisierung
- Regelmäßige Weiterentwicklung des Systems
Collaboration Tools (zum Beispiel Microsoft-Teams) liefern eine Benutzeroberfläche, welche die Kommunikation der Mitarbeiter und das Organisieren von Projekten und Teams ermöglichen.
Beliebte Key-Features in Collaboration Tools:
- Arbeitsbereiche für Gruppen und Teams
- Organisation von Projektgruppen
- Teamkalender
- Instant Messaging
- Kollaboratives Schreiben
Cloud-basierte vs. On-Premise-Lösungen
On-Premise-Systeme liegen meistens innerhalb der Unternehmensräume, weshalb es notwendig ist, die Hard- und Software zu betreuen und zu warten. Je nach Größe des Unternehmens und der Fülle an Daten im Intranet, kann die Strukturierung und Instandhaltung des Systems sehr aufwendig sowie kostspielig sein, da IT-Mitarbeiter für die Betreuung unablässig sind. Ein Vorteil dieser Lösung ist die absolute Kontrolle über Ihre Daten.
Cloud-basierte Systeme liegen auf den Servern des Providers. Software und Daten werden durch den Anbieter gespeichert. Der Zugang zu dem Intranet erfolgt über Websites oder anderen Schnittstellen (Apps). Laut Experten bieten cloud-basierte Lösungen für Ihr Intranet die sicherste Form der Datenverwaltung; Backup-Funktionen, kurze Update-Intervalle, Firewalls sowie hohe Verschlüsselungs-Standards bieten Ihren Daten zusätzlichen Schutz. Die Kosten dieser Lösung fallen geringer aus, da die technische Instandhaltung Ihres Intranets ebenfalls durch den Provider geschieht. Die einfache Konfiguration des Intranets, das Datenmanagement und der Kostenfaktor sind markante Vorteile von Cloud-basierten Lösungen. Powell-Intranet bietet Ihnen genau das!
Wie man die technischen Voraussetzungen für ein Intranet umsetzt
Die technischen Voraussetzungen für das Intranet werden mit der Implementierung der nötigen Hard- und Software erzielt. Die Endgeräte Ihrer Mitarbeiter müssen mit der Software lizensiert und eingerichtet werden. On-Premise-Lösungen erfordern die Integration zusätzlicher Server-Hardware und Systemadministratoren.
Auswahl der richtigen Lösungen und Partner
Bei der Auswahl Ihrer Lösungen und Partner sollten Sie auf weitreichenden Support setzen. Neue Trends, Technologien aber auch Sicherheitsbedrohungen entstehen teilweise über Nacht. Durch regelmäßige Updates minimieren Sie Risiken und Ausfallzeiten. Achten Sie auf eine einfache Integration des Systems in Ihre bestehende Technologie. Der täglichen Anwendung digitaler Tools Ihrer Mitarbeiter sollte nichts im Wege stehen.
Implementierung und Wartung des Intranets
Die technische Implementierung des Intranets ist mit Anschaffung der notwendigen Hard- und Software verbunden. Ist dies erledigt, steht die Konfiguration Ihres Intranets an:
- Benutzerkonten und Sicherheitseinstellungen festlegen.
- Richten Sie die Struktur Ihres Intranets ein, inklusive Navigation und Organisation der Inhalte.
- Gestalten Sie Layout, Farbgebung und Branding.
- Testen Sie Ihr Intranet, bevor es in den Betrieb geht.
- Bieten Sie Nutzern Schulungen und Trainings an, den sicheren Umgang mit dem Intranet zu erlernen.
- Beobachten Sie Ihr Intranet kontinuierlich, um Funktionen und Sicherheit zu garantieren.
Die Wartung Ihres Intranets erfolgt bestenfalls ohne längere Ausfallzeiten. Möglichst kurze Update-Intervalle reduzieren Ihre Risiken hinsichtlich Funktionen und Sicherheit. Bei On-Premise-Lösungen sind Sie außerdem gezwungen, regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen an dem hauseigenen Server durchzuführen.
Fazit
Mit den Software-Lösungen Powells entfällt dieser technische Aspekt und Sie können sich ganz auf die Organisation und Gestaltung Ihres Intranets konzentrieren!