Was sind Teams Einstellungen und wie können sie die Effizienz steigern?
Microsoft Teams ist eine Software-Lösung, die den digitalen Arbeitsbereich (Hub) unterstützt. Teams dient dazu, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern. Das Programm bietet Werkzeuge für direkte Kommunikation via Chat, Video oder Microsoft-365-Dienste, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. So lässt sich ein effektiver digitaler Arbeitsplatz gestalten.
Ähnlich wie bei anderen Software-Anwendungen können in Teams technische und persönliche Einstellungen vorgenommen werden, wie zum Beispiel Einstellungen für Hardware und Gerätefunktionen, Benachrichtigungen, allgemeine Einstellungen sowie Anpassungen für eine bessere Darstellung und Barrierefreiheit. Personalisierte Einstellungen erleichtern den Umgang mit dem Programm und fördern die Effizienz
Die wichtigsten Teams Einstellungen im Überblick
Um Teams schnell und sicher verwenden zu können, sollten Sie die wichtigsten Einstellungen kennen:
- Benachrichtigungen
- Anwesenheitsstatus
- Besprechungen und Anrufe
- Dateizugriff und Zusammenarbeit
In Microsoft-Teams können Sie auf Ihr Profilbild oben rechts (oder die drei Punkte links daneben) klicken und im Dropdown-Menü auf „Einstellungen“ gehen, um Änderungen vorzunehmen. Dort gelangen Sie zu weiteren Optionen.
Diese Optionen umfassen Gruppenrichtlinien, Chat- und Anruf-Einstellungen, Spracheinstellungen, die Möglichkeit, das Erscheinungsbild von Teams anzupassen und vieles mehr. Sie können auch bestimmte Kontoeinstellungen wie E-Mail- und Kalendereinstellungen anpassen. Damit können Benutzer eine benutzerfreundliche und effiziente Umgebung schaffen, die ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.
<
Einstellungen für Benachrichtigungen und Anwesenheitsstatus
Benachrichtigungen sind heutzutage ein elementares Element, um den Informationsfluss zu Ihnen optimal steuern zu können. Standardmäßig sind in Teams alle Benachrichtigungen aktiviert. Das heißt, bei jeder Antwort oder jedem Like auf einen Post von Ihnen erhalten Sie eine umgehende Benachrichtigung. Diese kann per E-Mail oder einer „Push“-Benachrichtigung in Windows geschehen.
Microsoft-Teams verwendet Ihre systemweiten Einstellungen für die Anwendung. In den Einstellungen von Windows können Sie die Benachrichtigungen für alle installierten Programme anpassen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Priorität der Benachrichtigungen zu bestimmen oder sie zeitweise zu beschränken, indem Sie den “Bitte nicht stören”-Modus aktivieren.
In den Benachrichtigungsoptionen von Teams selbst können Sie unter Nachrichtenvorschau eingehende Nachrichten und ungelesene Chaterinnerungen anzeigen. Unter Chat selbst können Sie @Erwähnungen, Nachrichten, Likes und Reaktionen so konfigurieren, dass sie entweder im Feed oder im Banner und Feed angezeigt werden. In der Rubrik “Besprechungen” erhalten Sie Benachrichtigungen über gestartete Meetings. Sie können entscheiden, ob Sie diese Benachrichtigungen als Banner anzeigen oder deaktivieren möchten.
Sie können Ihren Anwesenheitsstatus in Teams ganz einfach selbst einstellen. Klicken Sie einfach auf Ihr Profilbild und wählen Sie einen der vorgefertigten Status aus, wie z.B. Verfügbar, Beschäftigt, Nicht stören, Bin gleich zurück, Als abwesend anzeigen oder als offline anzeigen.
Wenn Sie eine genauere Beschreibung Ihres Status benötigen, können Sie eine eigene Statusmeldung eingeben und die Dauer festlegen. In der nächsten Maske können Sie eine eigene Beschreibung eingeben, sowie die Dauer dieses Status festlegen.
Einstellungen für Besprechungen und Anrufe
Damit die Kommunikation durch Microsoft-Teams optimal funktioniert, sind die Einstellungen der verwendeten Geräte wichtig. Wenn Sie an einer Besprechung oder Meeting teilnehmen, stehen Ihnen diverse Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
Durch Klicken des Zahnrad-Symbols gelangen Sie zum den Auswahlmöglichkeiten. Unter Ihnen die installierten Eingangs- und Ausgangsgeräte (Audio und Video). Wählen Sie das entsprechende Mikrofon, Lautsprecher und die Kamera, die Ihr Gerät verwendet. Das Mikrofon oder die Kamera kann komplett aktiviert oder deaktiviert werden. Hier wird Ihnen ebenfalls die Möglichkeit gegeben Ihr Smartphone als Lautsprecher und Mikrofon zu verwenden.
Einstellungen für den Dateizugriff und die Zusammenarbeit
Dateien können in Chats oder Teams hochgeladen und geteilt werden. In Chats muss dazu das Symbol für Anhänge geklickt und im Dropdown-Menü die entsprechende Option gewählt werden. Sie haben die Möglichkeit, Dateien aus verschiedenen Speicherorten auszuwählen und zu teilen.
In manchen Teams oder Gruppen wird der Dateizugriff von Administratoren gesteuert. Dieser kann bestimmte Mitglieder dazu berechtigen, Dateien zu sehen oder zu bearbeiten. Gleichzeitig kann er den direkten Dateizugriff einschränken, um die Sicherheit zu erhöhen.
Die Dateien werden in der Cloud gespeichert und sind unter der Registerkarte “Dateien” zu finden. Je nach den Einstellungen, die vorgenommen wurden, können die Inhalte heruntergeladen, per Link geteilt oder synchronisiert werden. Der Zugriff auf die Dateien kann auch eingeschränkt werden. Der Administrator der Gruppe oder des Kanals ist dafür verantwortlich und kann anderen Mitgliedern zusätzliche Rechte dafür geben.
Das Hauptmerkmal von Microsoft Teams ist die Zusammenarbeit. Es kombiniert gängige Office-Anwendungen, cloudbasierte Tools wie SharePoint und OneDrive mit modernen Kommunikationswegen wie beispielsweise Chats.
Bei der Einrichtung der Software werden durch die Administration diverse Richtlinien festgelegt. Zum Beispiel wie in Chats, Besprechungen oder Anrufe die Team-Features gesteuert werden. Durch Richtlinien werden bestimmte Funktionen und Prozesse vorgegeben und für alle einbezogenen Mitglieder angewendet.
Wird ein Kanal erstellt, bietet er einem definierten Team eine gemeinsam zu nutzende Oberfläche. Auf dieser werden alle gängigen Inhalte für das jeweilige Projekt oder Gruppe zur Verfügung stellt. Teams bietet hierdurch kann deren Inhalt übersichtlich darstellt werden und die effektive Zusammenarbeit gewährleistet werden. Kanäle und Gruppen sind durchsuchbar und macht so das Auffinden ältere Beiträge, Dateien und Unterhaltungen sehr einfach.
Erstellte Kanäle oder Teams können archiviert oder gelöscht werden. Mit der Archivierung wird der Zugriff auf die jeweiligen Inhalte komplett eingeschränkt. Teams bietet so die Möglichkeit den aktuelle Fortschritt einzufrieren und bei Bedarf wieder herzustellen.
Wie können Sie Teams Einstellungen an Ihre Bedürfnisse anpassen?
In den Einstellungen von Microsoft-Teams sind diverse Parameter vor eingestellt. Benachrichtigungen sollten behilflich sein und keine Überforderung im Bewältigen des Informationsflusses zu Ihnen mit sich bringen. Wählen Sie Einstellungen, die Ihren Nutzungsgewohnheiten am ehesten entsprechen.
Profilbild, Status oder Darstellung der Anwendung sind einstellbare Funktionen und zielen auf ihre Gewohnheiten im Umgang mit modernen Software-Lösungen ab. Bei einer täglichen Verwendung von Microsoft Teams kann der systemweite Startvorgang aktiviert werden. Hierdurch wird das Programm mit dem Starten von Windows ebenfalls gestartet. Das kann Ihnen etwas Zeit sparen.
Auf die Einstellungsebene gelangen Sie per Klick auf Ihr Profil (rechts oben). Per Drop-Down-Menü gelangen Sie zu den Einstellungen. Bereits hier können Sie die Einstellung Ihrer Status vornehmen.
Anpassen von Registerkarten und Kanälen
Registerkarten sind Teams-fähige Webseiten, die in das Programm eingebettet sind. Es gibt zwei Arten von Registerkarten: Persönliche und Kanal oder Gruppe. Drei Registerkarten (Allgemein, Beiträge und Dateien) sind standardmäßig vorgefertigt und greifen auf entsprechende Inhalte zurück. Es können weitere Registerkarten angelegt und mit Inhalten versehen werden, beispielsweise Cloud-Anwendungen, Apps, oder wichtige Tools. Die web-basierten Registerkarten können mit unterschiedlichen Features wie Bots, Diensten oder Cloud-Anwendungen ausgestattet werden und sollen den Nutzern alle relevanten Informationen und Werkzeuge zur Verfügung stellen.
Sie können persönliche Anpassungen für Benachrichtigungen innerhalb des Kanals oder der Gruppe vornehmen. Über einen Rechtsklick auf den Kanal oder die Gruppe werden Ihnen als erstes die Benachrichtigungsoptionen angezeigt. Hier können Sie konfigurieren, über welche Informationen Sie benachrichtigt werden möchten.
Weitere Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, wären das Ausblenden des Kanals oder der Gruppe, Informationen zu allen in dem Kanal befindlichen E-Mail-Adressen oder einen Link zu generieren, der auf den Kanal führt. Als Ersteller des Teams, Kanal oder Gruppe stehen Ihnen auch Funktionen zur Verfügung, um diese zu editieren, löschen oder einzustellen.
Anpassen von Sprache und „Themes“
Um die verwendete Sprache des Programms und somit das verwendete Datum- und Uhrzeitformat zu verändern, können Sie in den Einstellungen unter dem Reiter „Darstellung und Barrierefreiheit“ Ihre Region auswählen.
Abseits dieser Konfiguration finden Sie hier auch die Funktion aus drei verschiedenen „Themes“ das Aussehen des Programms zu verändern. Gestaltungsoptionen für Microsoft Teams sind: Standard, Dunkel oder hoher Kontrast. Sie können entsprechend Ihrer Sehgewohnheiten das angenehmste Design auswählen und anwenden.
Teams Einstellungen für Einsteiger
Neue Microsoft Teams Nutzer sollten sich auf die Einstellungen ihres Programms fokussieren. Benachrichtigungen, Darstellung und Barrierefreiheit sind Schlüsselelemente, um die Software persönlich zu gestalten.
Der Kalender synchronisiert sich mit Ihrem Outlook-Kalender und bildet alle Änderungen entweder in Teams oder Outlook ab. Um Ihre wichtigen Kontakte in Teams einzufügen, können Sie die Kontaktlisten mit Ihrem mobilen Gerät, dem Google-Konto oder anderen Anwendungen abgleichen.
Ihren Anwesenheitsstatus sollten Sie möglichst aktuell halten, um Verzögerungen in den Arbeitsprozessen zu vermeiden.
Die Kontrolle über Ihre Daten können Sie unter den Datenschutz-Einstellungen bearbeiten. Dort sind Lesebestätigungen, Ihr Profil und Filteroptionen für Ihre Suchanfragen einstellbar.
Die wichtigsten Einstellungen für Einsteiger
Damit die Verwendung von Teams Sie nicht im Arbeitsalltag behindert, sind die Benachrichtigungsoptionen eine hervorragende Option. Steuern Sie exakt, für welche Informationen Sie benachrichtigt werden und über welchen Weg.
Zudem sollten Sie Ihre alltäglich benötigten Apps in Microsoft-Teams integrieren, um die größtmögliche Effizienz im Umgang mit der Software zu ermöglichen. Dashboards und Bots können Sie unter den Apps ebenfalls hinzufügen.
Wichtige Unterhaltungen können Sie unter Chats hervorheben, damit Sie Ihre aktuellen Projekte immer im Überblick haben. Nahezu alle individuellen Einstellungen, ob im Chat, Team, Kanal oder allgemeine Optionen können über Drei-Punkte-Menüs erreicht werden.
Tipps zur schnellen Optimierung Ihrer Arbeitsergebnisse
Wenn Sie Teams verwenden, möchten Sie schnell an Ihre Arbeitsergebnisse gelangen.
Vermeiden Sie unnötige Unterbrechungen Ihrer Prozesse durch die Verwaltung Ihres Status und über welche Informationen Sie benachrichtigt werden.
Optimieren Sie Ihr Informations-Management. Relevante Daten sollten Sie schnell erreichen können, dazu können Sie bestimmte Elemente hervorheben und anheften. Dokumente werden in Microsoft-Teams über die Registerkarte „Dateien“ erreicht.
Ihre Besprechungen mit Team- oder Projekt-Kollegen können produktiver gestaltet werden, indem unnötige Ablenkungen minimiert und für das Meeting relevante Informationen, Unterlagen oder Dateien im Vorfeld geplant und weitergegeben werden. Videofunktionen und ein weichgezeichneter Hintergrund erhöhen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer.