SharePoint, ein Microsoft 365-Dienst, hat weltweit über 200 Millionen Nutzer. Warum? Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, wenden sich an SharePoint, um Dateien zu speichern und freizugeben und Webseiten für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu erstellen. Es handelt sich um eine umfassende Intranetlösung, die den Anforderungen vieler Unternehmen entspricht. Doch während die IT-Teams mit ihrer SharePoint-Website zufrieden sein könnten, haben die Kommunikationsmanager und die Personalabteilung einige Fragen. Ist ein SharePoint-Intranet ausreichend? Gibt es bessere Lösungen? Füllen die neue Modern Experience und Viva Connections die Lücken ausreichend aus?
Vorteile von SharePoint Intranet für Unternehmen
SharePoint Intranet bietet eine robuste Plattform für Unternehmen, um ihre internen Prozesse effizient zu gestalten und eine starke Unternehmenskultur zu fördern. Dieses System ermöglicht es, eine zentralisierte und zugängliche Umgebung zu schaffen, die auf die spezifischen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens zugeschnitten ist. Die folgenden Abschnitte erörtern, wie SharePoint Intranet dazu beitragen kann, die Produktivität der Teams zu maximieren und die Unternehmenskommunikation zu verbessern.
Maximierung der Teamproduktivität mit SharePoint Intranet
SharePoint Intranet bietet eine Vielzahl von Tools, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Produktivität innerhalb eines Unternehmens zu steigern. Durch die Integration von Dokumentenmanagement und kollaborativen Arbeitsbereichen können Teams effizienter arbeiten. Einige Kernfunktionen umfassen:
- Zentralisierte Dokumentenablage: SharePoint ermöglicht die zentrale Speicherung von Dokumenten, was den Zugriff und die Verwaltung von Unternehmensressourcen erleichtert. Mitarbeiter können schnell die benötigten Informationen finden und teilen, was Zeit spart und die Effizienz steigert.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mit Funktionen wie gemeinsam nutzbaren Kalendern und Tasklisten können Teams ihre Arbeit effektiver koordinieren. SharePoint fördert eine kollaborative Arbeitskultur, indem es Plattformen bietet, auf denen Mitarbeiter Ideen austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten können.
- Automatisierung routinemäßiger Aufgaben: SharePoint bietet Möglichkeiten zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben durch Workflows. Diese Automatisierungen reduzieren die manuelle Arbeit und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aktivitäten zu konzentrieren.
Diese Funktionen tragen gemeinsam dazu bei, dass Teams ihre Ziele schneller und mit weniger Aufwand erreichen, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens verbessert.
Verbesserung der Unternehmenskommunikation mit SharePoint Intranet
Ein effektives Kommunikationssystem ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. SharePoint Intranet unterstützt dies durch:
- Effiziente Informationsverteilung: SharePoint ermöglicht eine schnelle und effiziente Verteilung von Informationen innerhalb des Unternehmens. Durch personalisierte Newsfeeds und Ankündigungen können wichtige Nachrichten schnell an die gesamte Belegschaft oder spezifische Teams weitergeleitet werden.
- Interaktive Kommunikationskanäle: Die Plattform unterstützt verschiedene interaktive Kommunikationsformen, wie Diskussionsforen und Kommentarfunktionen. Diese fördern einen offenen Dialog zwischen den Mitarbeitern und stärken das Gemeinschaftsgefühl.
- Mobile Zugänglichkeit: Mit mobilen Anwendungen können Mitarbeiter auch unterwegs auf das Intranet zugreifen, was die Kommunikation flexibler und inklusiver macht. Dies ist besonders wertvoll für Teams, die remote oder im Außendienst arbeiten.
Durch die Verbesserung der Kommunikationswege trägt SharePoint dazu bei, Missverständnisse zu reduzieren, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und eine positive Arbeitsumgebung zu fördern.
Insgesamt bietet SharePoint Intranet leistungsstarke Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Produktivität zu maximieren und eine effektive Kommunikation zu pflegen, was letztlich zu einer stärkeren, resilienteren Organisation führt.
Die Lücken des SharePoint-Intranets schließen
Die Vorteile von Powell Intranet im Vergleich zu SharePoint
Die Antwort, die Analysten wie Gartner, Forrester oder Clearbox geben, lautet, dass SharePoint und Viva in den meisten Fällen nicht ausreichend sind. Sie sind nicht in der Lage, ein Intranet zu schaffen, das den Anforderungen eines modernen Arbeitsplatzes gerecht wird.
Ein ausschließlich auf Microsoft SharePoint basierendes Intranet weist Schwachstellen auf. Dies gilt für die einfache Verwaltung von Inhalten, die Veröffentlichung und die Aktualisierung der Website-Architektur. Darüber hinaus die Erstellung von Benutzerprofilen und die Einbindung der Mitarbeitenden. Um diese Lücken zu schließen, ohne auf eine Lösung eines Drittanbieters zurückzugreifen, sind kostspielige individuelle Entwicklungen erforderlich. Diese sind komplex und im Laufe der Zeit risikoreich zu pflegen.
Aus diesem Grund haben sich weltweit mehr als 400 Unternehmen für Powell Intranet entschieden, um das Intranet-Erlebnis für fast 2 Millionen Mitarbeitenden zu verbessern.
In diesem Artikel vergleichen wir Powell Intranet gegenüber dem SharePoint-Intranet und beantworten Ihre wichtigsten Fragen.
Was sind die Vorteile für Kommunikationsmanager?
Zielgerichtete Kommunikation
Kommunikationsmanager stehen vor einer großen Herausforderung: Sie müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die von ihnen veröffentlichten Nachrichten lesen. Um dies zu erreichen und eine Informationsflut zu vermeiden, sollten die Kommunikationsverantwortlichen die Informationen für die Beschäftigten auf der Grundlage ihres Profils, d. h. ihres Titels, ihres Standorts und ihrer Interessen, auswählen.
Aber in SharePoint ist die gezielte Kommunikation kompliziert.
Mit Powell Intranet können Kommunikationsmanager ganz einfach ein auf mehreren Kriterien basierendes Targeting einrichten. Mit dem Ziel, die richtige Zielgruppe am richtigen Ort zu erreichen.
Anpassbar & Personalisierbar
Ein Intranet sollte leicht anpassbar sein, dem Branding Ihres Unternehmens entsprechen und gut aussehen. Aber die Erstellung eines markengerechten Erscheinungsbildes in SharePoint online ist teuer. Hinzu kommt, dass Sie bei jeder Aktualisierung wieder von vorne anfangen müssen.
Mit Powell Intranet können Sie das Thema Ihres Intranets mit wenigen Klicks ändern. Sie können ein benutzerdefiniertes Thema oder eines aus unserem Katalog wählen. So können Sie Ihr Intranet so oft wie Sie wollen auffrischen und neu gestalten.
Einheitlichkeit
Eine weitere Herausforderung ist die Gewährleistung der Einheitlichkeit in einer großen Organisation mit mehreren Websites. Sie möchten, dass lokale Mitarbeiter auch dann veröffentlichen können, wenn sie keine technischen Kenntnisse haben. Gleichzeitig müssen einheitliche Formatierungen, Bildtexte und Funktionen gewährleistet sein. Dies sind teure Funktionen, die mit einem SharePoint-Framework allein zu pflegen und zu implementieren sind. Mit der leistungsstarken Engine von Powell Intranets ist dies jedoch möglich.
Ein Beispiel ist die Pflege einer Navigationsleiste, bei der eines der Menüs eine lange Liste von Filialen oder Unternehmensstandorten enthält. Ein Unternehmen, das jedes Jahr viele Filialen eröffnet, möchte die Liste der Standorte ohne Umcodierung aktualisieren können.
Was sind die Vorteile für Personalleiter?
Möglichkeit hybriden Arbeitens
Die Covid-Pandemie hat die Arbeitswelt revolutioniert und Remote- und hybride Arbeitsformen populärer gemacht. Jetzt wollen die HR-Teams auf diese neuen Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen.
Diejenigen, die hybride Teams verwalten, wollen, dass ihr Intranet bestimmte Funktionen hat:
- Die Möglichkeit, einen Schreibtisch für Tage im Büro zu buchen
- Gamification und Spaß zur Förderung des Engagements im Unternehmen
- Belohnung und Anerkennung für Mitarbeitende durch “Kudos”
- Persönliche Kleinanzeigen
- Virtuelle Kaffeepausen
Aber diese Funktionen sind in SharePoint nicht verfügbar.
Powell Intranet hingegen bietet diese Funktionen als Standard für alle unsere Kunden. Und warum? Wir wissen, wie wichtig es für Sie ist, eine bessere Unternehmenskultur in der Ferne aufzubauen. Wenn Sie sich für Powell Intranet entscheiden, können Sie ein Programm zur Mitarbeiterbindung in Ihrem eigenen Tempo entwickeln und einsetzen.
Zugänglich für alle, auch für Außendienstmitarbeitende
Die Microsoft 365-Suite richtet sich an Büroangestellte mit einem Desktop. Microsoft bietet zwar eine Lösung für Außendienstmitarbeitende an, doch wird diese oft als zu teuer für die Bedürfnisse der Angestellten angesehen.
Aber es bleiben Fragen: Wie können wir sicherstellen, dass die Botschaften die Außendienstmitarbeitenden erreichen? Beziehen die Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung alle ein? Wie können wir Angestellte einbeziehen, die weder einen Computer noch eine Microsoft 365-Lizenz haben?
Die Powell Intranet Mobile App schafft ein maßgeschneidertes Erlebnis für Außendienstmitarbeitende. Sie können auf Unternehmensnachrichten, das Mitarbeiterverzeichnis, ein Suchwerkzeug und wichtige Unternehmensdokumente zugreifen. Die mobile App ermöglicht es, allen Angestellten unabhängig von ihrer Position und Tätigkeit einzubeziehen.
Die Vorteile von Powell Intranet für IT-Teams
Aktualität des Funktionscodes
Wie wir gesehen haben, erfordert die Erstellung eines modernen SharePoint-Intranets kundenspezifische Entwicklungen, die für die IT-Abteilung eine riskante Investition darstellen.
Und warum? Es gibt mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Ihr IT-Team muss planen, wie es vorgehen will:
- Sicherstellen, dass der Code auch bei regelmäßigen Updates von Microsoft funktionsfähig bleibt
- Bereitstellung der unvermeidlichen, von verschiedenen Abteilungen angeforderten Weiterentwicklungen
Mit einer Lösung eines Drittanbieters wie Powell Intranet wird Ihr Code kontinuierlich von engagierten Fachleuten aktualisiert.
Höherer ROI
Mit Powell Intranet erzielen Sie eine bessere Kapitalrendite als mit individuellen Entwicklungen. So geht’s:
Das Erstellen, Bereitstellen und Aktualisieren einer SharePoint-Websitesammlung dauert im Durchschnitt 8 Stunden.
Mit Powell Intranet und seiner leistungsstarken Engine dauert es nur eine Stunde.
Hinzu kommt, dass unser durchschnittliches Kunden-Intranet aus etwa vierzig SharePoint-Sites besteht (oder aus mehreren hundert bei großen Unternehmen). Und jede einzelne Seite wird im Durchschnitt 2 bis 3 Mal pro Jahr aktualisiert.
Der ROI ist erheblich!
Anerkennung durch Microsoft
Microsoft 365 ist für jedes Unternehmen eine beträchtliche Investition, daher möchten IT-Teams das Beste daraus machen.
Microsoft erkennt Powell Intranet als eine der besten Integrationen von Microsofts Produktivitätsdiensten durch die Verwendung der Graph API und aller neuesten Funktionen wie Viva Connections Maps an.
Sichere Datenspeicherung
IT-Teams sind auch Garanten für die Informationssicherheit. Mit Powell Intranet ist garantiert, dass alle Mitarbeiteridentitäten und Intranet-Inhalte in Ihrem Microsoft 365-Tenant gespeichert bleiben.
Welche Lösung ist die beste für Sie? Powell Intranet, SharePoint, oder beides?
Powell Intranet vs. Share Point
Microsoft 365 und alle seine Cloud-Dienste, einschließlich SharePoint, sind wichtige Werkzeuge für die Produktivität der Mitarbeitenden. Aber SharePoint allein erfüllt nicht die Anforderungen von Mitarbeitenden, Kommunikations-, HR- oder IT-Teams.
Letztendlich geht es nicht um die Frage, was besser ist, Powell Intranet oder SharePoint. Unsere Kunden entscheiden sich für Powell Intranet, um das Beste aus ihrer Microsoft-Investition zu machen. Gemeinsam schaffen wir ein wirklich benutzerfreundliches, kollaboratives und modernes Intranet, das auf SharePoint aufbaut und mit den innovativen Funktionen von Powell Intranets ausgestattet ist.
Wenn Sie etwas aus diesem Artikel mitnehmen, dann dies:
- Im Durchschnitt verdoppeln unsere Kunden mit Powell Intranet ihre Intranet-Einführungsrate von 40 % auf über 80 %.
- IT- und Kommunikationsteams reduzieren den Zeitaufwand für den Aufbau und die Pflege ihres Intranets um 80 %.
Laden Sie die Success Story herunter und erfahren Sie, wie ZEISS über einen neuen digitalen Arbeitsplatz namens Team ZEISS die Kollegen weltweit aktivieren konnte. Das Unternehmen gruppierte die verschiedenen veralteten und nicht integrierten Plattformen zu einem zentralen Hub um, der einen klaren und globalen Ansatz für die interne Kommunikation präsentiert.
