Ein veraltetes Intranet, das nicht benutzerfreundlich ist, führt unweigerlich zu geringer Benutzerbeteiligung. Dies kann letztlich dazu führen, dass interne Kommunikationsprozesse zeitaufwendiger werden, der Wissensaustausch abnimmt, weniger Anerkennungs- und Belohnungsmöglichkeiten entstehen und die Unternehmenskultur fragmentiert wird.
Die Bedeutung von Nutzer-Feedback
Ein noch so modernes Intranet ist wertlos, wenn es keinen praktischen Nutzen für die Mitarbeiter hat. Der beste Weg, um Verbesserungen zu erkennen, ist, die täglichen Nutzer um ihre Meinung zu bitten. Mit diesem Feedback können Sie ein benutzerfreundliches Intranet schaffen, das den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht, Wissen und Wachstum fördert und das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen stärkt.
Eine Umfrage zum Endnutzer-Feedback kann eine schnelle und einfache Möglichkeit für vielbeschäftigte Mitarbeiter sein, ihre Meinungen zu äußern. Sie ist vollständig anpassbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf die für Ihr Unternehmen relevanten Bereiche zu konzentrieren. Beispielsweise könnte Ihre Feedback-Umfrage untersuchen, wie zufrieden die Mitarbeiter mit dem aktuellen Intranet sind, oder sich auf spezifische Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit oder Gemeinschaftsgefühl konzentrieren.
Planung und Durchführung Ihrer Intranet-Umfrage
Überlegen Sie sich gut, wie Sie Ihre Umfrage gestalten, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen. Das Ziel ist es, eine prägnante Umfrage zu entwickeln, die so viele nützliche Informationen wie möglich sammelt. Halten Sie sie kurz, um die Beteiligung der Mitarbeiter zu erhöhen und die Datenanalyse zu erleichtern.
Ziele der Umfrage definieren
Bevor Sie Ihre Fragen für die Intranet-Umfrage entwickeln, überlegen Sie, welches Wissen Sie durch die Umfrage gewinnen möchten. Wenn es Ihnen schwerfällt, ein klares Ziel für Ihre Umfrage zu definieren, gehen Sie einen Schritt zurück und fragen Sie sich, welchen Hauptzweck das Intranet Ihres Unternehmens erfüllt. Dies kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.
Beispiele für mögliche Hauptzwecke Ihres Intranets:
- Die interne Kommunikation effizienter zu gestalten und die organisatorische Klarheit zu erhöhen, wodurch der Bedarf an E-Mails und Meetings verringert wird.
- Einen Raum für die Mitarbeiter zu schaffen, in dem ihre Arbeit anerkannt und gewürdigt wird.
- Die Marke, Mission und Werte des Unternehmens zu stärken.
Wenn der Hauptzweck Ihres Intranets die Erleichterung der internen Kommunikation ist, könnte das Ziel Ihrer Umfrage darin bestehen, herauszufinden, welche Funktionen die Mitarbeiter hilfreich finden und wie diese verbessert werden können.
Entwicklung effektiver Fragen
Sobald Sie ein klares Ziel haben, können Sie die Fragen darauf ausrichten. Halten Sie die Umfrage so kurz wie möglich; Untersuchungen von Customer Thermometer haben gezeigt, dass nur 9 % der Menschen lange Umfragen sorgfältig beantworten, während 70 % eine Umfrage abbrechen, bevor sie abgeschlossen ist.
Dieses Phänomen der „Umfragemüdigkeit“ kann bei zu langen Umfragen problematisch sein. Je länger die Umfrage dauert, desto größer ist das Risiko, dass die Befragten das Interesse verlieren oder abgelenkt werden. Eine gute Faustregel ist, die Umfrage auf maximal zehn Fragen zu beschränken (ideal sind vier bis sechs Kernfragen). Um die genauesten Daten aus einer kurzen Umfrage zu erhalten, sollten die Fragen einfach und verständlich formuliert sein.
Dies erreichen Sie durch:
- Die Verwendung einer einheitlichen Bewertungsskala für alle Fragen (z. B. eine 5-Punkte-Skala).
- Klare und kurze Sätze ohne unnötigen Fachjargon (z. B. „Wie wichtig ist das Intranet für Ihre Produktivität?“).
- Offene Fragen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, zusätzliche Kommentare abzugeben (z. B. „Gibt es noch etwas, das Sie uns mitteilen möchten?“). So müssen Sie nicht jede Kleinigkeit in separaten Fragen abdecken und können sich auf das Hauptziel der Umfrage konzentrieren.
Beispiel-Fragen für die Umfrage zu Ihrem Intranet
Um zu erfahren, wie gut Ihr aktuelles Intranet von den Mitarbeitern genutzt wird und um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, sollten Sie die folgenden Fragen in Ihre Umfrage integrieren. Dies wird Ihnen wertvolle Einblicke in das Nutzerverhalten, die Bedürfnisse und mögliche Frustrationen geben und Ihnen helfen, ein Intranet zu entwickeln, das informativ ist und das das Wir-Gefühl in Ihrem Unternehmen stärkt.
Vorschläge für Ihre Intranet-Umfrage:
- Wie häufig nutzen Sie das Intranet?
- Mehrmals am Tag
- Einmal am Tag
- 2-3 Mal pro Woche
- Einmal pro Woche
- Seltener als einmal pro Woche
- Wie bewerten Sie die Nutzung des Intranets?
- Sehr schwierig
- Schwierig
- Neutral
- Einfach
- Sehr einfach
- Sortieren Sie die folgenden Intranet-Features nach deren Nutzen für Sie:
- KI-Assistent
- Social Feed
- Jubiläen und Geburtstage
- Fragen und Antworten
- Mobile App
- Welches neue Feature würden Sie gerne im Intranet sehen?
- Offene Textantwort
- Nachdem Ihnen beide Optionen vorgestellt wurden: Würden Sie lieber bei unserem aktuellen Intranet-Anbieter bleiben oder zu (Name des Anbieters) wechseln?
- Beim aktuellen Anbieter (Name des aktuellen Anbieters) bleiben
- Zum potenziellen neuen Anbieter (Name des potenziellen neuen Anbieters) wechseln
- Wie zufrieden sind Sie mit der Qualität der Suchergebnisse im Intranet?
- Sehr zufrieden
- Zufrieden
- Weder zufrieden noch unzufrieden
- Unzufrieden
- Sehr unzufrieden
- Wie empfinden Sie die Verfügbarkeit von relevanten Informationen für Ihre tägliche Arbeit?
- Ich habe immer Zugang zu allen Informationen, die ich benötige.
- Es gibt einige Informationen, die für mich nützlich wären, aber sie sind nicht zugänglich.
- Es wäre hilfreich, wenn mehr Informationen für mich verfügbar wären.
- Unser Unternehmen sollte versuchen, so viele Informationen wie möglich für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen.
- Ich habe Schwierigkeiten, die Informationen zu finden, die ich für meine Arbeit benötige.
- Wie bewerten Sie die Struktur und Übersichtlichkeit der Inhalte im Intranet in Bezug auf Ihre Relevanz für Ihre Arbeit?
- Sehr gut strukturiert und übersichtlich – Die Inhalte sind leicht zu finden und immer relevant.
- Gut strukturiert – Die meisten Inhalte sind einfach zu finden und meist relevant.
- Ausreichend strukturiert – Die Inhalte sind oft relevant, aber manchmal schwer zu finden.
- Verbesserungswürdig – Die Struktur ist nicht optimal, und relevante Inhalte sind oft schwer zu finden.
- Unzureichend – Die Inhalte sind schwer zu finden und oft nicht relevant für meine Arbeit.
- Welche zusätzlichen Interaktionsmöglichkeiten würden Sie sich im Intranet wünschen?
- Eine schnelle Möglichkeit, Neuigkeiten über Projekte oder meine Arbeit mit Kollegen zu teilen (ähnlich wie Twitter oder Facebook).
- Eine einfachere Möglichkeit, Inhalte im Intranet zu kommentieren.
- Eine Funktion, um schnell Feedback zu geben, wie z.B. “Gefällt mir” auf Facebook.
- Eine Möglichkeit, Diskussionen oder Foren zu bestimmten Themen zu starten.
- Ein System für anonymes Feedback zu Inhalten und Funktionen des Intranets.
- Wie einfach ist es für Sie, redaktionelle Inhalte wie Blogposts im Intranet zu erstellen und zu verwalten?
- Es ist sehr einfach, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.
- Es ist meist einfach, könnte aber benutzerfreundlicher sein.
- Es gibt einige Hürden, die den Prozess erschweren.
- Es ist ziemlich schwierig, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.
- Ich finde den Prozess sehr kompliziert und benötige oft Unterstützung.
Analyse und Nutzung der Ergebnisse
Die Ergebnisse der Intranet-Umfrage können dazu verwendet werden, Entscheidungen zu treffen und Budgetmittel gezielt auf die richtigen Bereiche des Intranets Ihres Unternehmens zu verteilen. Je nach den gewählten Fragen erhalten Sie möglicherweise eine Kombination aus quantitativen (numerischen) und qualitativen (schriftlichen) Daten.
Jede Art von Daten bringt ihren eigenen Nutzen mit sich:
- Quantitative Daten können leicht in Diagrammen und Grafiken dargestellt werden, was es ermöglicht, Fortschritte und Schwankungen im Laufe der Zeit genau zu verfolgen.
- Qualitative Daten bieten zusätzliche Tiefe, da die Befragten ihre Meinungen ohne Einschränkungen erklären können. Qualitative Daten können analysiert werden, um Trends und Themen zu erkennen; dies dauert zwar etwas länger und ist interpretierbarer, liefert jedoch wertvolle Einblicke.
Nutzen von Umfragedaten zur Entscheidungsfindung
Nach der Erhebung der Umfragedaten stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können qualitative Antworten analysieren, um herauszufinden, welche Bereiche verbessert werden müssen, oder quantitative Rankings nutzen, um zu bestimmen, welche neuen Feature gewünscht werden. Diese Daten ermöglichen es, fundierte und strategische Änderungen am Intranet vorzunehmen, die die Benutzererfahrung verbessern. Die Zufriedenheit kann später erneut abgefragt werden, um zu überprüfen, ob die Verbesserungen den gewünschten Effekt hatten.
Die Umfragedaten zur Entscheidungsfindung zu nutzen, geht weit über das Anpassen des bestehenden Intranets hinaus. Das Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten und das Priorisieren gewünschter Funktionen sind wertvoll, aber die gesammelten Daten können auch ein starkes Argument für eine umfassende Neugestaltung des Intranets liefern.
So geht’s:
- Pain Points identifizieren: Die Ergebnisse der Umfrage können die Frustrationen der Mitarbeiter in greifbare Daten übersetzen. Niedrige Zufriedenheitswerte oder viele negative qualitative Rückmeldungen zu bestimmten Aspekten des Intranets verstärken Ihr Argument für eine umfassendere Lösung.
- Veränderungsbedarf aufzeigen: Indem Sie quantitative Daten wie Funktionsrankings analysieren, können Sie den eindeutigen Bedarf an neuen Funktionalitäten aufzeigen. Diese Daten bieten objektive Belege dafür, dass die Mitarbeiter eine leistungsfähigere Plattform suchen.
- Konsens und Zustimmung schaffen: Das Teilen der Umfrageergebnisse mit relevanten Stakeholdern fördert Transparenz und ermöglicht es allen, den Wert eines neuen Intranets zu erkennen. Die Mitarbeiter fühlen sich gehört und das Management gewinnt ein klareres Verständnis für die Bedürfnisse der Nutzer.
Im Wesentlichen wird Ihre Intranet-Umfrage zu einem Ausgangspunkt, um eine überzeugende Argumentation für eine neue und verbesserte Plattform zu entwickeln. Durch die Nutzung von Daten und Mitarbeiterfeedback können Sie eine Lösung vorantreiben, die die aktuellen Schwachstellen gezielt anspricht und den Erwartungen der Nutzer entspricht.
Prozentsätze zur Trendverfolgung verwenden
Es ist wichtig zu beachten, dass das Verfolgen von Trends und Veränderungen im Laufe der Zeit anhand von absoluten Zahlen irreführend sein kann. Es ist viel genauer, Prozentsätze zu verwenden, insbesondere bei großen und wachsenden Unternehmen. Die Berechnung des Prozentsatzes der Gesamtbefragten, die eine bestimmte Antwort gewählt haben, stellt sicher, dass Veränderungen in der Stichprobengröße die Genauigkeit Ihrer Daten nicht beeinflussen.
Ein Beispiel:
Ein Jahr lang gaben 200 von 1000 Mitarbeitern an, das Intranet „mehr als einmal am Tag“ zu nutzen, was 20 % der Belegschaft entspricht. Im nächsten Jahr wuchs die Belegschaft um 500 Mitarbeiter. Die internen Kommunikationsmanager freuten sich, dass die Anzahl der Mitarbeiter, die das Intranet „mehr als einmal am Tag“ nutzten, auf 250 gestiegen war. Doch als Prozentsatz der Gesamtbelegschaft (1500) bedeutet dies nur etwa 16,6 %. Proportional gesehen hatte die Nutzung des Intranets tatsächlich abgenommen.
Fazit
Ein Unternehmensintranet kann ein Zentrum für Inspiration, Wissensaustausch und effektive Zusammenarbeit großer Teams sein. Es kann mehrere Büros mit Remote- und Hybridmitarbeitern verbinden und so eine einheitlichere Belegschaft schaffen, während es gleichzeitig die Mission und Kernwerte einer Marke stärkt. Das Sammeln von Nutzerfeedback ist eine hervorragende Möglichkeit, gezielte Verbesserungen vorzunehmen und den Mitarbeitern zu zeigen, dass ihre Meinung geschätzt wird.
Bei der Erstellung einer Umfrage sollten Sie klare Ziele setzen, sowohl quantitative als auch offene qualitative Fragen einbeziehen, um ein vielfältiges Datenset zu erhalten, und die Daten sorgfältig analysieren, indem Sie nach Möglichkeit Prozentsätze berechnen.
Die Erkenntnisse aus Ihrer Intranet-Umfrage werden Ihnen helfen, intern ein starkes Argument für ein neues oder aktualisiertes Intranet aufzubauen. Um Ihr Argument weiter zu untermauern, haben wir eine sofort einsatzbereite und personalisierte Präsentation erstellt, die Sie den Stakeholdern präsentieren können. Fügen Sie die Daten aus Ihrer Umfrage hinzu, um Ihr Argument noch überzeugender zu gestalten. Laden Sie die Intranet-Präsentation herunter.