Wie Sie Ihr Intranet erfolgreich planen
Es gibt viele Begriffe für Intranets, aber moderne Lösungen bieten mehr als nur das Bereitstellen von Informationen und Software. Um ein effektives Intranet zu erstellen, ist es wichtig, alle relevanten Abteilungen bei der Definition von Anforderungen einzubeziehen und auch zukünftige Anforderungen und Veränderungen zu berücksichtigen. Bei der Auswahl einer Lösung sollte das Management sicherstellen, dass alle Ihre Anforderungen erfüllt werden können.
Bestimmung des Zweckes und Zielgruppe
Das Intranet ist ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes in Unternehmen und wird aufgrund übergeordneter Ziele und Anforderungen erstellt.
Dies kann folgende Punkte umfassen:
- Kommunikation und Kooperation der Mitarbeiter
- Optimierung von Arbeitsabläufen und Terminen
- Projektierung von Projekten und Aufgaben
- Erhöhung des Qualitätsstandards
- Integration von Drittsystemen
Je nach den Zielen des Unternehmens können unterschiedliche Funktionen im Intranet integriert werden, wobei die übergeordnete Zielgruppe des Intranets in erster Linie die Mitarbeiter des Unternehmens sind, die auf einen gemeinsamen SharePoint zugreifen und damit arbeiten sollen.
Analyse der Anforderungen und Bedürfnisse
Um ein Intranet erfolgreich implementieren zu können, ist es wichtig zu klären, welche konkreten Anwendungsfälle das Intranet haben soll und welchen Nutzen man sich davon verspricht. Ebenfalls muss sich das Management Gedanken darüber machen, wie man den Erfolg des Intranets messen kann. Wichtig ist auch, die Zielgruppen zu definieren und zu überlegen, wie man sie am besten erreichen kann. Zudem sollte man den organisatorischen Rahmen betrachten, der notwendig ist, um das Intranet und seine Anwendungsfälle erfolgreich zu machen.
Wahl der richtigen Technologie
Bei der Wahl der richtigen Technologie für ein Intranet sind einige Faktoren zu berücksichtigen. Zu diesen Aspekten gehören:
- Die Erreichbarkeit aller MitarbeiterInnen, unabhängig von ihrer Tätigkeit und ihrem Arbeitsplatz.
- Die zentrale Verwaltung und Erstellung von Inhalten sollte möglich sein, um eine einheitliche Datenstruktur sicherzustellen.
- Besonders bei der Zielgruppe gewerbliche Mitarbeiter ist die Relevanz an Content sehr wichtig, da sie oft nur unfreiwillig das Intranet nutzen und daher nur auf relevante Inhalte zugreifen möchten.
Unternehmen sollten bei der Wahl der Technologie und Software darauf achten, dass sie die Anforderungen aller Zielgruppen erfüllt und benutzerfreundlich gestaltet ist.
Wie Sie Ihr Intranet umsetzen?
Die Umsetzung eines Intranets kann eine große Herausforderung darstellen. Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen. Hier einige wichtige Schritte und Tipps, um Ihnen bei der Umsetzung Ihres Intranets zu helfen.
H3 Aufbau der Navigation und Information ArchitectureEine klare Navigationsstruktur ist wichtig für ein erfolgreiches Intranet. Es ist zu entscheiden, ob die Navigation anhand der Organisationsstruktur oder themenorientiert gestaltet werden soll. Eine Strukturierung basierend auf Aufgaben und Themen ist nutzerfreundlicher und ermöglicht eine Personalisierung des Contents und der Menüführung für jeden Mitarbeiter. Bei der Gestaltung der Navigation und Information Architecture eines Intranets gibt es dabei einige wichtige Aspekte zu beachten:
- Benutzerzentrierter Ansatz – Die Navigation sollte an den Bedürfnissen und Erwartungen der Nutzer ausgerichtet sein.
- Klare Struktur – Die Struktur des Intranets sollte einfach und leicht verständlich sein.
- Konsistenz – Eine einheitliche Navigation über alle Seiten des Intranets hinweg sorgt für eine klare Orientierung
- Suchfunktion – Eine gute Suchfunktion ist ein wichtiger Bestandteil der Navigation. Sie sollte einfach, schnell und zuverlässig die gewünschten Ergebnisse zu einer Intranetseite liefern.
- Barrierefreiheit – Die Navigation und Informationsarchitektur sollten so gestaltet sein, dass sie auch für Menschen mit Beeinträchtigungen zugänglich sind.
- Anpassbarkeit – Es kann sinnvoll sein, dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, die Navigation an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.
- Feedback – Durch regelmäßiges Feedback von den Nutzern kann die Navigation und Informationsarchitektur kontinuierlich verbessert werden.
Design und Personalisierung des Intranets
Das Intranet soll eine Verbindung zu jedem Mitarbeiter schaffen, auch wenn diese noch an die neue Interaktion in einem Employee Experience Intranet herangeführt werden müssen. Es ist wichtig, Begriffe zu verwenden, die den Mitarbeiterinnen geläufig sind.
Eine Hauptnavigation sollte nicht nur aussagekräftige Titel haben, sondern auch Inhalte, die auf die Bedürfnisse und Interessen der Nutzergruppen zugeschnitten sind. Eine personalisierte Inhaltsbereitstellung kann die Komplexität des Intranets reduzieren und den Mitarbeiter einen unschlagbaren Mehrwert bieten.
Integration von Funktionen und Tools
Eine Möglichkeit der Integration von Funktionen und Tools besteht darin, das Intranet mit Powell Teams zu verknüpfen. Powell Teams bietet eine standardisierte und benutzerfreundliche Oberfläche sowie eine effektive Vernetzung von Personen. Es ermöglicht Governance, Lifecycle Management, erleichtern die Navigation und bieten ein unverwechselbares Look-and-Feel. Um diese beiden Plattformen zu vereinen, ist es ratsam, eine Strategie oder Roadmap zu erstellen.
Laufende Wartung und Optimierung des Intranets
Die laufende Wartung und Optimierung Ihres Intranets ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Netzwerk effektiv und effizient arbeitet und den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Dies erfordert regelmäßige Aktualisierungen und Anpassungen, um sicherzustellen, dass es stets auf dem neuesten Stand ist.
Regelmäßige Überwachung und Feedback-Sammelung
Eine regelmäßige Überwachung und Feedbacksammlung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das Intranet den Anforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht. Während der Planungsphase können Fragebögen, Meetings, Workshops und andere Initiativen organisiert werden, um das Feedback der Mitarbeiter einzuholen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens berücksichtigt werden und jede Intranetseite als effektives Instrument zur Steigerung der Produktivität und Verbesserung der Geschäftsprozesse dient.
Aktualisierung und Erweiterung der Funktionen
Durch die Integration von neuen Funktionen und Elementen kann das Intranet den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter besser gerecht werden. Ein modernes Intranet bietet zahlreiche Funktionen, die die Akzeptanz und Effizienz einer Portallösung erhöhen können. Dazu zählen beispielsweise die Integration von Social-Media-Tools, Google Plugins, die Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit, die Integration von Chat- und Videokonferenzfunktionen, sowie personalisierte Benutzererlebnisse und maßgeschneiderte Inhalte.
Sicherheit und Datenschutz
In Unternehmen ist Datenschutz und Datensicherheit ein zentrales Thema, insbesondere bei der internen Kommunikation über ein Intranet. Es ist wichtig, grundlegende Fragen zur Speicherung und Bearbeitung von Daten zu klären und konkrete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und den Datenschutz im Netzwerk zu gewährleisten.
Ein Intranet muss daher über geeignete Sicherheitsmechanismen verfügen, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu kontrollieren. Technische Maßnahmen wie Firewalls, verschlüsselte Verbindungen und Zugangskontrollen können dazu beitragen, die Daten auf der Plattform zu schützen. Auch organisatorische Maßnahmen wie Schulungen und Richtlinien zur Nutzung der Plattform können dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sensibilisiert werden und bewusster mit vertraulichen Informationen umgehen.
Dieser Artikel hat anschaulich den Stellenwert des Intranets als einen zentralen Bestandteil der internen Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen offenbart. Ein Intranet bietet einen effizienten Online SharePoint für den Austausch von Wissen und Informationen sowie für die produktive Zusammenarbeit. Ein smartes und effizientes Arbeiten mit intuitiven Tools und der Zugang zu wichtigen Informationen sind dabei besonders wichtig. Bei der Erstellung eines Intranets gibt es kein einheitliches Vorgehen, da jedes Unternehmen individuelle Ziele und Anforderungen hat. Es ist daher entscheidend, die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer beim Aufbau des Portals zu berücksichtigen. Darüber hinaus sind die Sicherheit und der Datenschutz von großer Bedeutung und sollte bei der Auswahl und Implementierung von Funktionen und Technologien beachtet werden. Ein gut gestaltetes und benutzerfreundliches Intranet kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die Geschäftsprozesse verbessern.
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