Tipps für mehr Produktivität
Von Zeitersparnis bis hin zur Verbesserung der Konzentration – nutzen Sie diese Tipps, um produktiver zu sein, während Sie Microsoft Teams nutzen.
Lernen Sie die häufigen Steuerbefehle
Wussten Sie, dass die Suchleiste in Teams auch als Befehlszeile dient? Geben Sie einen der erkannten Befehle ein, um die Zeit bein den häufigsten Aufgaben zu sparen, z.B. /files, um Ihre letzten Dateien anzuzeigen, /unread, um neue Aktivitäten zu sehen, und /call, um einen Anruf zu tätigen. Die aktuelle Liste der akzeptierten Befehle finden Sie auf der Website von Microsoft.
Schalten Sie den “nicht stören”-Modus ein
Ständige Pings von eingehenden Nachrichten können ein Produktivitätskiller sein, wenn Sie versuchen, sich zu konzentrieren. Schalten Sie diese unerwünschten Ablenkungen aus, indem Sie den “Do not disturb”-Modus aktivieren. Klicken Sie einfach auf Ihr Profilsymbol in Teams, um Ihren Status auf “Bitte nicht stören” zu setzen (oder geben Sie den Befehl /dnd in die Suchleiste ein).
Möchten Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Nachrichten von Ihrem Chef verpassen, während Sie in diesem Modus sind? Richten Sie einfach einen Prioritätszugang für alle Personen ein, deren Nachrichten Sie erhalten möchten, auch wenn die Benachrichtigungen angehalten sind. Benutzern kann in Ihren Privatsphäre-Einstellungen vorrangiger Zugang gewährt werden.
Nutzen Sie @mention zum Senden und Filtern von Nachrichten
Eine kurze Nachricht an einen Kollegen abzuschicken, bedeutet nicht, dass Sie das, was Sie gerade tun, verlassen und sich mit ihm in Teams unterhalten müssen. Geben Sie einfach das @-Zeichen direkt in die Suchleiste ein, um den gewünschten Namen zu finden und eine Nachricht von überall in der Anwendung aus zu senden.
@mentions sind auch nützlich, um die neuesten Aktivitäten zu filtern und an Sie gerichtete Nachrichten zu priorisieren. Wenn Sie sich im Aktivitäts-Feed befinden, klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche und wählen Sie @mentions aus dem Dropdown-Menü.
Markieren Sie Nachrichten als ungelesen
Haben Sie schon mal eine Nachricht gelesen, die Sie nicht sofort beantworten konnten, aber über welche später vergessen haben? Microsoft Teams bietet Ihnen die Möglichkeit, Nachrichten als ungelesen zu markieren, indem Sie in der Konversation oder im Aktivitäten-Feed auf die drei Punkte neben einer Nachricht klicken.
Setzen Sie Lesezeichen
Möchten Sie eine wichtige Nachricht für später speichern? Klicken Sie auf das Lesezeichen-Symbol, um sicherzustellen, dass Sie die Nachricht später einfach finden können. Überprüfen Sie Ihre Lesezeichen, indem Sie den Befehl /saved in die Suchleiste eingeben.
Tipps für eine wirksame Organisation
In Teams gibt es eine Menge Inhalt. Diese Tipps und Tricks für Microsoft Teams werden Ihnen dabei helfen, alles zu organisieren.
Markieren Sie Teams und Kanäle als Favoriten
Gibt es bestimmte Teams und Kanäle, auf die Sie den ganzen Tag über am häufigsten zugreifen? Halten Sie sie an der Spitze der Liste, indem Sie sie als Favoriten markieren. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Team- oder Kanalnamen und wählen Sie “Bevorzugt”.
Ordnen Sie Teams nach Ihrem Geschmack mit Drag & Drop
Wenn Sie ein Team als Favorit markieren, wird es in einer eigenen Kategorie am oberen Rand des Fensters angezeigt. Sie können aber auch bestimmen, wo der Rest Ihrer Teams auf der allgemeinen Liste steht. Klicken Sie einfach auf ein Team und ziehen Sie es in die Richtung, in die Sie es verschieben möchten. Wenn die Liste grau wird, können Sie sie an der richtigen Stelle platzieren.
Gruppieren Sie Benutzer mit Tags
Manchmal macht es Sinn, Untergruppen innerhalb von Teams auf der Grundlage von Rolle, Projekt oder Standort einzurichten. Tags können Ihnen dabei helfen, @mention zu nutzen oder mit allen unter dem Tag aufgeführten Personen zu chatten. In Ihren Microsoft Teams-Einstellungen können Sie Tags hinzufügen und diese effizient verwalten.
Fügen Sie benutzerdefinierte Registerkarten hinzu
Jeder neue Kanal ist mit zwei Registerkarten vorkonfiguriert: Konversationen und Dateien. Benutzer können jedoch benutzerdefinierte Registerkarten für andere Microsoft 365-Tools, Websites und Anwendungen von Drittanbietern hinzufügen, so dass Sie Aufgaben ausführen können, ohne zu einem neuen Fenster wechseln zu müssen.
Tipps für besseres Engagement
Gestalten Sie die Kommunikation mit diesen Ideen für besseres Engagement dynamischer.
Fügen Sie Betreffzeilen hinzu
Ziehen Sie die Aufmerksamkeit und organisieren Sie Gespräche, indem Sie Ihren Nachrichten Betreffzeilen hinzufügen. Betreffzeilen gehören zu den Rich-Text-Formatierungsoptionen im erweiterten Ansichtsfenster. Dieses wird angezeigt, wenn Sie auf die Schaltfläche Format unter dem Nachrichtenfeld klicken. Mit der Rich-Text-Formatierung können Sie auch Textgröße und -farbe ändern, Links hinzufügen und sogar Listen integrieren.
Versend Sie Stickers und GIFs
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Fügen Sie Stickers und GIFs ein, um Gedanken und Emotionen zu vermitteln, indem Sie eine der beiden Optionen unterhalb des Nachrichtenfeldes auswählen.
Befragen Sie die Gruppe mit Umfragen
Anstatt Ihre Frage in einem Kanal zu posten, können Sie eine Umfrage nutzen, um das Feedback Ihrer Kollegen effizient zu sammeln. Klicken Sie auf das Forms-Icon unter dem Nachrichtenfeld, um eine Umfrage in Teams zu erstellen und zu senden.
Schicken Sie dringende Nachrichten
Benötigen Sie eine schnelle Antwort? Klicken Sie auf das Ausrufezeichen unter dem Nachrichtenfeld, bevor Sie auf Senden drücken, um die Nachricht als wichtig zu markieren. Der Empfänger wird während der nächsten 20 Minuten oder bis sie gelesen wird, alle zwei Minuten benachrichtigt.
Tipps für effiziente Meetings
Nutzen Sie diese Tipps und Tricks für Microsoft Teams, um Ihre virtuellen Meetings auf die nächste Stufe zu bringen.
Starten Sie Calls direkt im Chat
Ihr Text-Chat kann sehr einfach zu einer Diskussion werden. Starten Sie einen schnellen Call direkt innerhalb eines Chats, indem Sie auf die Schaltfläche für Video- oder Audioanrufe klicken.
Verwischen Sie Ihren Hintergrund
Da viele von uns weiterhin von zu Hause aus arbeiten, gibt es vielleicht ein paar Dinge im Hintergrund, die nicht jeder bei der Arbeit sehen soll. Entfernen Sie Ablenkungen wie die Kinder, die Superhelden spielen, oder die schmutzige Wäsche von letzter Woche, indem Sie Ihren Hintergrund verwischen. Diese Funktion finden Sie, indem Sie auf die drei Punkte am unteren Rand Ihres Videoanrufs klicken.
Zeichnen Sie Ihre Meetings auf
Aufzeichnungen von Ihren virtuellen Meetings kann für die spätere Retrospektiven unglaublich hilfreich sein. Sobald Sie die Aufzeichnung über das Meeting Control Panel starten, wird eine Kopie des Meetings in Microsoft Stream gespeichert, auf die jeder sicher zugreifen kann. Sie können mit den nativen Funktionen in Stream auch ein Besprechungsprotokoll erstellen.
Machen Sie Notizen
Die Besprechungsnotizen helfen Ihnen und anderen Teammitgliedern dabei, wichtige Punkte vor, während und nach einer Teamsitzung festzuhalten. Mit dem Button”Meeting Notes” wird eine Tafel für die Besprechungsnotizen an der Seite erstellt, ähnlich wie bei einem Chat. Während des Meetings gehen Sie auf Weitere Optionen 
und wählen Sie Beginn der Erstellung von Besprechungsnotizen.
Verwenden Sie Together-Modus
Eine der neuesten Funktionen von Microsoft Teams, der Together-Modus, platziert alle Ihre Meeting-Teilnehmer auf einen gemeinsamen Hintergrund, damit es so aussieht, als säßen sie alle im selben Raum (wie in einem Auditorium oder Café).
Tipps für besseres Management
Selbst wenn Sie Teams erfolgreich durch Remote-Sessions adoptiert haben, ist Ihnen vielleicht schon klar geworden, dass die interne Verwaltung von Teams ein arbeitsintensives Projekt ist. An dieser Stelle lernen viele Unternehmen den Wert einer Erweiterungsplattform von Drittanbietern zu schätzen, die die Teams-Governance erleichtert.
Powell Teams ist eine All-Inclusive-Lösung von Powell Software. Powell Software ist der ausgezeichnete Software-Anbieter zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz und Mitglied des Microsoft Partner Netzwerks. Die Plattform bringt die Mitarbeitererfahrung mit Teams aufs neue Niveau dank anpassbarer Dashboards, Vorlagen ohne Code und mehr. Powell Teams kann direkt im Microsoft Teams Store heruntergeladen werden.
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