Teams Gastzugang: Best Practices und Tipps für erfolgreiche Zusammenarbeit mit externen Benutzern

Schritt-für-Schritt Anleitung: Wie Sie externe Nutzer zu Teams einladen

Die Zusammenarbeit mit externen Benutzern in Microsoft Teams bietet Unternehmen die Möglichkeit, effektiv und sicher mit Partnern, Kunden und Lieferanten zu kommunizieren. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie externe Nutzer zu Ihrem Teams einladen und dabei die Sicherheit und den Datenschutz gewährleisten.

Schritt 1: Überprüfen der Teams-Berechtigungen und Einstellungen

Bevor Sie externe Benutzer in Teams einladen, müssen Sie sicherstellen, dass die erforderlichen Berechtigungen und Einstellungen aktiviert sind. Hier sind die Schritte, um den Teams Gastzugang zu aktivieren und die

Berechtigungen für externe Benutzer zu überprüfen:

1. Navigieren Sie zum Office 365 Admin Center und öffnen Sie das Microsoft Teams Admin Center.
2. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf “Organisationsweite Einstellungen” und den Unterpunkt “Gastzugriff”.
3. Aktivieren Sie den Schieberegler bei “Gastzugriff in Teams ermöglichen”.
4. Legen Sie anschließend fest, welche Berechtigungen die eingeladenen Gäste in Ihren Teams erhalten sollen, wie zum Beispiel Anrufen, Besprechungen, und Nachrichten.

Schritt 2: Überprüfen der Organisationseinstellungen für externe Zusammenarbeit

Um eine sichere externe Zusammenarbeit und eine gute Governance zu gewährleisten, sollten Sie die Organisationseinstellungen innerhalb Ihres Microsofts 365-Tenants überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Stellen Sie sicher, dass auch die Gastzugriffseinstellungen für Azure Active Directory, Microsoft 365 Groups und OneDrive/SharePoint Online aktiviert sind. Folgen Sie diesen Schritten, um die Einstellungen für den Teams Gastzugang zu überprüfen:

1. Öffnen Sie das Azure Active Directory Admin Center und navigieren Sie zu den “Externen Identitäten” Einstellungen.
2. Aktivieren Sie den Gastzugriff und legen Sie die erforderlichen Berechtigungen fest.
3. Überprüfen Sie die Microsoft 365 Groups Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center, um sicherzustellen, dass Gäste hinzugefügt werden können.
4. Stellen Sie schließlich sicher, dass der Gastzugriff für OneDrive und SharePoint Online aktiviert ist, indem Sie die entsprechenden Einstellungen im SharePoint Admin Center überprüfen.

Schritt 3: Einladen von externen Nutzern in Teams

Sobald der Teams Gastzugang aktiviert ist und die entsprechenden Einstellungen im Microsoft 365-Tenant vorgenommen wurden, können Teambesitzer externe Teilnehmer in Teams hinzufügen. Um dies zu tun, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über die erforderlichen Microsoft Teams Administratorrechte verfügen. Befolgen Sie dann diese Schritte, um externen Benutzern Access zu gewähren:

1. Öffnen Sie die Teams-Anwendung, melden Sie sich an und klicken Sie auf den Reiter “Teams” in der Menüleiste am linken Bildschirmrand.
2. Wählen Sie das Zielteam aus und klicken Sie auf die drei Punkte für “Weitere Optionen” neben dem Teamnamen.
3. Wählen Sie im Dropdownmenü “Mitglied hinzufügen”, geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Kontakts ein und bestätigen Sie die Eingabe.

Die eingeladenen Gäste erhalten eine E-Mail von Microsoft Teams mit einem automatisch erstellten Text und einem Link zur Annahme der Einladung, womit sie Access zum jeweiligen Team erhalten. Gäste benötigen lediglich ein Microsoft-Konto (z. B. ein kostenloses Konto).

Auswahl der richtigen Einladungsmethode

Bei der Einladung externer Benutzer in Microsoft Teams gibt es verschiedene Methoden, die je nach Bedarf und Situation eingesetzt werden können. Die Auswahl der richtigen Einladungsmethode hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens und den Vorlieben der eingeladenen Gäste ab. Hier sind zwei gängige Methoden:

1. Einladung per E-Mail: Die einfachste Methode, um externe Benutzer einzuladen, ist das Versenden einer Einladungs-E-Mail. Diese Methode ist ideal für Gäste, die bereits über ein Microsoft-Konto verfügen oder sich schnell und einfach ein kostenloses Konto erstellen können. Hier erfahren Sie, wie Sie Teilnehmer in Teams hinzufügen.
2. Einladungslink: Eine weitere Möglichkeit für einen Teams Gastzugang besteht darin, einen Einladungslink zu generieren und diesen direkt an die externen Benutzer zu senden. Dieser Link kann über verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mail, Chat oder soziale Medien geteilt werden. Diese Methode eignet sich besonders für Gäste, die keinen Zugriff auf eine E-Mail-Adresse haben oder eine schnellere und unkomplizierte Methode bevorzugen.

Einstellen von Berechtigungen für externe Nutzer

Um die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten zu gewährleisten und gleichzeitig eine effektive Zusammenarbeit mit externen Benutzern zu ermöglichen, sollten Sie die Berechtigungen für Gäste sorgfältig einstellen. Hier sind einige Tipps zum Einstellen von Berechtigungen für externe Nutzer:

• Beschränken Sie den Zugriff auf Dateien und Informationen: Stellen Sie sicher, dass externe Benutzer nur auf die für sie relevanten Dateien und Informationen zugreifen können. Vermeiden Sie den Zugriff auf vertrauliche Dokumente und interne Ressourcen. Organisieren Sie Ihre Zusammenarbeit in verschiedenen Kanälen, um sicherzustellen, dass externe Benutzer nur Zugriff auf die für sie relevanten Themen und Dokumente haben.
• Kontrollieren Sie die Kommunikationsfunktionen: Sie können den externen Benutzern erlauben oder verbieten, private Chats, Anrufe oder Meetings zu initiieren. Diese Einstellungen können je nach Bedarf angepasst werden.
• Verwalten Sie den Zugriff auf Apps und Dienste: Sie können den Zugriff auf bestimmte Apps und Dienste in Microsoft Teams für externe Benutzer einschränken. Beispielsweise können Sie entscheiden, ob Gäste Giphy, Memes oder Sticker in Chats verwenden dürfen.
• Überwachen Sie die Aktivitäten externer Benutzer: Es ist wichtig, die Aktivitäten der Gäste im Team regelmäßig zu überprüfen, um mögliche Sicherheitsrisiken zu identifizieren und gegebenenfalls die Berechtigungen anzupassen.

Schritt 4: Verwaltung von externen Nutzern in Teams

Die Verwaltung externer Benutzer in Microsoft Teams ist entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit. Um zu sehen, welche Gäste in Ihrem Team sind, klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Teamnamen für “Weitere Optionen” und wählen Sie “Team verwalten”. In der Registerkarte “Mitglieder” finden Sie alle Teammitglieder, einschließlich der Gäste mit einem Teams Gastzugang. Hier können Sie Gäste entfernen oder deren Berechtigungen anpassen, indem Sie auf das “X” am rechten Bildschirmrand klicken oder unter dem Reiter “Einstellungen” die Berechtigungen ändern.

Schritt 5: Entfernen von externen Nutzern aus Teams

Es kann vorkommen, dass Sie einen externen Benutzer aus Ihrem Team entfernen möchten, beispielsweise nach Abschluss eines Projekts oder bei Änderungen der Zusammenarbeit. Befolgen Sie diese Schritte, um externe Nutzer aus Teams zu entfernen:

1. 1. 1. Öffnen Sie die Teams-Anwendung und klicken Sie auf den Reiter “Teams” in der linken Menüleiste.
      2. Suchen Sie das betreffende Team und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Teamnamen, um weitere Optionen aufzurufen.
      3. Wählen Sie “Team verwalten” aus dem Dropdown-Menü.
      4. Wechseln Sie zur Registerkarte “Mitglieder”, um die Liste der Mitglieder und Gäste einzusehen.
      5. Um einen Gast zu entfernen, klicken Sie auf das “X” am rechten Bildschirmrand neben dem Gastbenutzer.

Häufige Probleme und Lösungen bei der Einladung von externen Nutzern

Bei der Einladung von externen Nutzern in Microsoft Teams können einige Probleme auftreten. Hier sind die häufigsten Probleme und deren Lösungen:

• Gastzugang ist nicht aktiviert: Stellen Sie sicher, dass der Gastzugang in den Organisationseinstellungen und im Microsoft Teams Admin Center aktiviert ist. Wenn dies nicht der Fall ist, befolgen Sie die Anweisungen zur Aktivierung des Gastzugangs.
• Externer Benutzer erhält keine Einladungs-E-Mail: Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt eingegeben wurde, und stellen Sie sicher, dass die E-Mail nicht im Spam-Ordner des externen Benutzers gelandet ist. Bei Bedarf senden Sie die Einladung erneut.
• Externer Benutzer kann sich nicht anmelden: Stellen Sie sicher, dass der externe Benutzer ein Microsoft-Konto hat oder ein kostenloses Konto erstellt, um sich bei Microsoft Teams anzumelden. Hilfreiche Informationen zum Thema Teams erstellen und verwalten finden Sie in diesem weiterführenden Artikel.

Best Practices für die Einladung externer Nutzer in Teams

Einige Best Practices für die Einladung externer Nutzer in Teams Gastzugang umfassen klare Kommunikation, transparente Erwartungen und die richtige Auswahl von Berechtigungen. Weitere Tipps sind:

1. 1. • Bereiten Sie Ihre internen Teammitglieder und beteiligte Personen auf die Zusammenarbeit mit externen Benutzern vor.
      • Stellen Sie sicher, dass die externen Benutzer die benötigten Informationen und Ressourcen erhalten, um effizient im Teams Gastzugang zu arbeiten.
      • Fördern Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen internen und externen Benutzern, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
      • Überwachen Sie die Aktivitäten und den Fortschritt von externen Benutzern, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Sicherheit und Datenschutz beim Teams Gastzugang

Die Sicherheit, der Datenschutz und die Governance sind beim Teams Gastzugang von entscheidender Bedeutung. Um Ihre Daten und die Ihrer externen Partner zu schützen, sollten Sie:
• Strenge Zugriffskontrollen und Berechtigungseinstellungen implementieren, um sicherzustellen, dass externe Benutzer nur auf die benötigten Informationen zugreifen können.
• Regelmäßige Überprüfungen der Zugriffsrechte und Aktivitäten von externen Benutzern durchführen, um mögliche Sicherheitslücken zu identifizieren und zu schließen.
• Sensible Daten in separaten, geschützten Kanälen oder Dateifreigabesystemen speichern, um deren Sicherheit zu gewährleisten.
• Richtlinien und Prozesse für den Umgang mit sensiblen Informationen etablieren und diese sowohl internen als auch externen Benutzern im Teams-Gastzugang kommunizieren.

Effektive Kommunikation mit externen Benutzern

Eine klare und präzise Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg von Projekten und der Zusammenarbeit mit externen Benutzern im Teams Gastzugang. Effektive Kommunikation trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Hier sind einige Tipps zur Verbesserung der Kommunikation in Microsoft Teams:

1. 1. • Verwenden Sie Statusaktualisierungen: Um Transparenz und Informationsfluss zu gewährleisten, sollten Sie Statusaktualisierungen nutzen. Diese ermöglichen es den Teammitgliedern, den Fortschritt von Projekten und Aufgaben im Auge zu behalten und auf dem Laufenden zu bleiben.
      • Führen Sie regelmäßige Besprechungen mit allen beteiligten Personen durch: Regelmäßige Besprechungen sind unerlässlich, um die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Benutzern zu fördern. Besprechungen bieten die Möglichkeit, Feedback auszutauschen, Fragen zu klären und die nächsten Schritte im Projekt zu planen.
      • Nutzen Sie gemeinsame Dokumente zur Zusammenarbeit: Die Verwendung von gemeinsamen Dokumenten in Teams ermöglicht es internen und externen Benutzern, gemeinsam an Dateien zu arbeiten, Kommentare und Anmerkungen hinzuzufügen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Erstellen Sie spezifische Kanäle für verschiedene Projekte oder Themenbereiche, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen internen und externen Benutzern zu erleichtern und zu strukturieren.

Onboarding-Prozess für externe Benutzer

Ein effektives Onboarding von externen Benutzern im Teams Gastzugang ist entscheidend, um Zeitverluste und Frustrationen zu vermeiden und die Produktivität zu erhöhen. Hier sind einige Schritte und Best Practices für das Onboarding von externen Benutzern:

1. 1. • Bereitstellung von Anleitungen: Stellen Sie sicher, dass externe Benutzer über ausführliche Anleitungen verfügen, die Ihnen bei der Navigation im Teams Gastzugang helfen. Diese sollten Informationen über die grundlegenden Funktionen, den Umgang mit Dateien, die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team enthalten.
      • Schulungen anbieten: Bieten Sie externen Benutzern Schulungen an, um ihnen bei der Einarbeitung in Microsoft Teams und den spezifischen Abläufen Ihres Unternehmens zu helfen. Schulungen können sowohl online als auch persönlich durchgeführt werden und sollten auf die Bedürfnisse der externen Benutzer abgestimmt sein.
      • Bereitstellung von Ressourcen: Stellen Sie externen Benutzern alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, damit sie effizient im Teams Gastzugang arbeiten können. Dies kann beispielsweise den Zugang zu relevanten Dateien, Tools und Anwendungen umfassen.
      • Klare Erwartungen kommunizieren: Legen Sie von Anfang an klare Erwartungen bezüglich Arbeitsabläufen, Verantwortlichkeiten und Zielen fest. Dies hilft externen Benutzern, ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen und mögliche Konflikte zu vermeiden.
      • Regelmäßiges Feedback und Unterstützung: Bieten Sie externen Benutzern kontinuierliches Feedback und Unterstützung, um ihre Integration in das Team zu erleichtern und ihre Leistung zu verbessern.

Fazit

Der Teams Gastzugang ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Ihre Organisation bei der Zusammenarbeit mit externen Benutzern unterstützt. Indem Sie die in diesem Artikel vorgestellten Best Practices und Tipps befolgen, können Sie eine sichere und effiziente Zusammenarbeit gewährleisten und das Potenzial des Teams Gastzugangs voll ausschöpfen. Vergessen Sie nicht, stets die Sicherheit und den Datenschutz im Auge zu behalten, um Ihre Informationen und die Ihrer Partner zu schützen.