Telewerkers managen met Microsoft Team

July 30th, 2021 by Emily Houssier

Het managen van een team in de traditionele kantooromgeving brengt uitdagingen met zich mee die uitvoerig zijn besproken en onderzocht. Nu werken op afstand wereldwijd wordt ingevoerd, worden managers geconfronteerd met nieuwe obstakels voor succes. Voor sommigen is de overgang naar werken op afstand soepel verlopen, maar voor de meesten is het een opgave die nieuwe strategieën vereist.

Om ervoor te zorgen dat het managen van telewerkers succesvol verloopt, wenden managers zich tot samenwerkingstools zoals Microsoft Teams. Het platform moet echter worden gecombineerd met de juiste strategieën.

 

Uitdagingen van het managen van telewerkers en hoe Microsoft Teams hierin past

Meer dan een derde van de Amerikaanse bedrijven verwacht dat de helft van hun personeel op afstand zal blijven werken. Het aanbieden van opties voor werken op afstand is essentieel om beter talent aan te trekken, het personeelsverloop te verminderen en mogelijk de overheadkosten te verlagen. Maar met een remote personeelsbestand komt een unieke reeks uitdagingen.  Dit artikel gaat dus over het managen van telewerkers.

1 op 3 bedrijven dat na covid de helft van het personeel op afstand werkt

Telewerkers kunnen zich geïsoleerd en eenzaam voelen of gestrest en niet in staat om werk en privé van elkaar te scheiden. Tegelijkertijd biedt werken op afstand een grote flexibiliteit, bespaart het lange woon-werkverkeer en stelt het werknemers in staat een werkomgeving te creëren die aan hun behoeften voldoet. Om echt te profiteren van de mogelijkheden die een thuiskantoor biedt, hebben werknemers de steun van managers en HR nodig. Een goed beheer verhoogt de motivatie en verhoogt de productiviteit van het personeel.

Om telewerkers effectief te kunnen managen, moet de juiste technologie op de best mogelijke manier worden gebruikt. Met de massale verschuiving naar werken op afstand, gebruiken steeds meer bedrijven Microsoft Teams als tool om virtuele samenwerking te vergemakkelijken. Teams heeft nu meer dan 115 miljoen dagelijkse gebruikers. Organisaties vertrouwen op deze tool voor zijn kracht en potentieel, en ook om het meeste uit hun Microsoft 365 investering te halen.

 

10 strategieën om medewerkers te managen met Microsoft Team

  1. Zorg voor de juiste technologie

Bedrijven hebben altijd geïnvesteerd in de fysieke werkplek. De pandemie en de daaropvolgende lockdowns hebben bevestigd dat organisaties nu moeten investeren in de digitale werkplek, om veerkracht en wendbaarheid te garanderen. Bedrijven kunnen de fysieke omgeving van een remote medewerker niet controleren, maar ze kunnen wel een betere virtuele omgeving creëren.

Deze virtuele werkplek is essentieel voor werknemers op afstand, en het bedrijfsintranet alleen zal het niet redden. Microsoft Teams is een belangrijk onderdeel dat in een intranet kan worden geïntegreerd om een boeiend platform voor samenwerking te bieden. Microsoft Teams is een van de populairste samenwerkingstools, omdat mensen er niet alleen mee kunnen chatten en bellen, m aar ook documenten te delen en in real time samen te werken.

De keuze om Teams te gebruiken is slechts de eerste stap. Managers moeten het vervolgens gebruiken op een manier die bij de werknemers past.  Iedereen communiceert op een andere manier, sommigen houden van videogesprekken terwijl anderen snelle berichten willen sturen. Beslis wat het beste is voor beide partijen.

  1. Regelmatige Check-In’s

Bijna de helft van de telewerkers maakt zich zorgen over het missen van belangrijke informatie. Om dit te voorkomen, kunnen managers regelmatige check-ins regelen. Plan een wekelijkse Teams meeting met medewerkers en zorg ervoor dat er tijd is om bij te praten. Door wekelijks tijd vrij te maken om bij te praten, kunnen medewerkers zich opgemerkt voelen, eventuele zorgen uiten of hen de begeleiding geven die ze nodig hebben.

44% van telewerkers missen informatie

Door regelmatige check-ins kunnen managers ook een idee krijgen van de hoeveelheid taken van een werknemer, zodat ze niet te veel op hun bordje hebben of meer verantwoordelijkheden kunnen toewijzen.

  1. Schets beste praktijken

In een fysiek kantoor konden managers een opendeurbeleid of geplande kantooruren instellen. Werknemers konden ook gemakkelijk inschatten wanneer een manager vrij was, omdat ze hem of haar konden zien. In een virtuele omgeving gaan deze wachtrijen verloren. Naarmate bedrijven zich verwijderen van het kantoor, zijn er nieuwe richtlijnen nodig.

Microsoft Teams maakt directe samenwerking mogelijk, via chats, kanalen, gesprekken en meer. Als een werknemer echter niet weet welke hij moet gebruiken, raakt hij gefrustreerd. Om verwarring te voorkomen, kan je richtlijnen opstellen over waar verschillende vormen van samenwerking kunnen plaatsvinden.

  • Stel privékanalen in voor individuele taken en berichten
  • Creëer een teamkanaal voor meer algemene informatie
  • Bepaal wanneer medewerkers een gesprek moeten regelen, wanneer een e-mail meer geschikt is en wanneer ze gewoon een bericht sturen
  • Zorg ervoor dat het aanmaken van Teams wordt gecontroleerd om dubbele teams te voorkomen

Het kan ook helpen om richtlijnen te geven over wanneer een manager meer beschikbaar is. Misschien is maandag een drukke dag voor vergaderingen, maar is vrijdag meestal meer open. Misschien zijn de avonden rustiger. Zoek uit wat het beste werkt en informeer je team.

  1. Controleer de voortgang

Managers vrezen dat werknemers geen werk doen als ze thuis zijn. Werknemers voelen op hun beurt druk om te bewijzen dat ze dat wel doen. Ondanks de overtuiging dat telewerkers minder werken, blijkt uit onderzoek dat ze twee uur per week meer werken sinds ze tijdens de pandemie op afstand zijn gaan werken.

Chubb Survey_infographic thuis werken

Toch is een focus op bestede uren contraproductief. Net zoals het gemakkelijk is voor werknemers om urenlang stil te zitten in een kantoor, kunnen ze ook actief blijven op Teams en heel weinig doen. In plaats daarvan, om externe werknemers beter te managen, moeten managers werk dat gedaan is en taken die voltooid zijn erkennen. Microsoft Teams kan helpen met hun Planner-integratie. De Planner-app stelt teams in staat om samen te werken en projecten uit te voeren, en met de To-Do-functie kunnen managers taken toewijzen aan medewerkers. Apps en integraties zijn de geheimen om het meeste uit Teams te halen.

  1. Teamwork vergemakkelijken

Teamwork is cruciaal voor productievere en meer betrokken werknemers. Het gebeurt wanneer er een cultuur is van teamwork en samenwerking.

Teamwork is misschien natuurlijker in een fysiek kantoor waar werknemers samen zijn. Bij werk op afstand is men afhankelijk van de juiste technologie. De eerste stap is om werknemers de ruimte te geven om samen te werken. Microsoft Teams is ontworpen om samenwerking te vergemakkelijken, maar dat gaat niet vanzelf.

Managers kunnen helpen een cultuur van teamwork te bevorderen door bewust te plannen:

  • Plan wekelijkse Teams-vergaderingen: Moedig iedereen aan om zijn camera aan te hebben, en gebruik de Together-modus
  • Organiseer informele Teams-koffiebijeenkomsten: Bouw teambanden op, met informele chats. Gebruik Microsoft Teams café achtergrond voor een betere virtuele ervaring
  • Creëer specifieke kanalen voor samenwerking: Schets waar elk kanaal voor gebruikt moet worden, om het kanaal te controleren
  1. Zorg voor face-to-face interacties

21% van de telewerkers kampt met eenzaamheid. Voor iedereen die op zichzelf woont, wordt dit alleen maar versterkt. Een eenvoudig te implementeren verandering die kan helpen is om videogesprekken de standaard te maken.

Omgaan met eenzaamheid van telewerkers

De camera aanzetten voor een Teams-gesprek kan intimiderend zijn, vooral wanneer medewerkers van thuis uit werken. Sommige mensen zijn zich bewust van hun omgeving en willen niet dat collega’s bij hen naar binnen kunnen kijken. Microsoft Teams-achtergronden helpen door de omgeving te vervagen of een nepomgeving aan te bieden. Bedrijven kunnen ook een aangepaste achtergrond maken. Gebruik tijdens teamvergaderingen de Together-modus, zodat het lijkt alsof iedereen in dezelfde ruimte is.

  1. Taken prioriteren

In een fysiek kantoor is het makkelijker om te zien wanneer iemand overbelast is. Het zien van stapels papier en wanorde zijn duidelijke tekenen. Een gevoel van stress wordt ook duidelijk door het gedrag van de collega, zoals lange werktijden en lunchen aan het bureau. Bij het managen van telewerkers is het moeilijker om te zien wanneer iemand overbelast raakt.

Telewerkers zitten verborgen achter een scherm. Ze willen misschien bewijzen dat ze hard werken en accepteren elke taak. Of ze kunnen het moeilijk vinden om prioriteiten te stellen omdat het niet zo duidelijk is welke opdrachten een hoge prioriteit hebben. Help medewerkers bij het prioriteren van taken met een Teams-integratie zoals Microsoft Planner. Met een overzicht in één oogopslag van de taken van een werknemer, is het gemakkelijker om op te merken wanneer iemand overbelast is.

  1. Zorg voor communicatiestromen

Als manager is het belangrijk om niet alleen bevelen te geven, maar om een meer participatieve omgeving te creëren. Top-down managementstijlen zijn verouderd en de sleutel tot effectieve communicatie is ervoor zorgen dat informatie beide kanten op stroomt. Microsoft Teams maakt het mogelijk om informatie naar boven, beneden en over te dragen.

  1. Erken welzijn

40% van de werknemers kreeg tijdens de Covid-19 pandemie te maken met een burn-out op het werk. Stress en burn-out zijn ernstige problemen die niet alleen van invloed zijn op de productiviteit van een werknemer, maar ook op zijn of haar welzijn.

Burnout bij telewerkers

Als medewerkers thuis werken, kan het moeilijk worden om werk en privé van elkaar te scheiden, wat al snel tot overweldiging leidt. Managers kunnen helpen door bij werknemers langs te gaan, ervoor te zorgen dat ze niet overbelast raken, ervoor te zorgen dat ze de juiste apparatuur hebben en te luisteren naar hun behoeften. Microsoft Teams kan ook helpen, met hun nieuwe functies voor het welzijn van werknemers die zijn ontworpen om de geestelijke gezondheid te verbeteren. Zorgen voor het digitale welzijn van werknemers is ook belangrijk en een onderwerp dat nu meer dan ooit wordt erkend omdat ons gebruik van digitale hulpmiddelen een ongekende hoogte heeft bereikt.

  1. Beheer zowel de ruimte als de gebruikers

Als Microsoft Teams de samenwerkingstool voor werknemers wordt, dan moet het ook worden beheerd. Zonder de juiste controle kan Microsoft Teams ontaarden in chaos. Meerdere teams, zonder duidelijke naamstructuur, zorgen voor hoofdpijn en frustreert werknemers. Het is essentieel dat wanneer werknemers inloggen op hun werkruimte, deze gestructureerd en gemakkelijk te gebruiken is. Je kan de ervaring van werknemers verbeteren en Teams wildgroei onder controle krijgen voordat het gebeurt met een bestuur applicatie zoals Powell Teams.

Whitepaper - Telewerkers managen

Maak je de overstap naar werken op afstand? En je weet niet waar je moet beginnen?

Download onze White Paper (EN) tom de overstap naar remote werken tot een succes te maken.

: Schrijf je in op de nieuwsbrief van Powell Software en ontvang elke maand de laatste informatie over de Digitale Werkplek, rechtstreeks in je inbox