13000
Les agents peuvent désormais contribuer à l’intranet, contre 2000 auparavant.
CToulouse Métropole est une collectivité territoriale située dans la région Occitanie, en France. Elle regroupe plus de 500 000 habitants, ce qui témoigne de son statut de métropole dynamique et en pleine croissance. Toulouse, surnommée la Ville Rose, s’étend sur 11 830 hectares. C’est la deuxième plus grande ville du pays, offrant un cadre de vie spacieux et diversifié. Avec plus de 120 000 étudiants dans l’enseignement supérieur, elle bénéficie d’une atmosphère vibrante et innovante. La ville se distingue également par ses 833 hectares d’espaces verts, véritables havres de paix en milieu urbain.
Toulouse Métropole s’est associée à Exakis Nelite, expert des solutions Microsoft et partenaire privilégié de Powell. Exakis Nelite propose des plateformes cloud intelligentes, de l’innovation et une sécurité maximale, grâce à ses hautes certifications et à un réseau étendu. L’entreprise couvre des domaines clés tels que la cybersécurité, l’IoT et l’intelligence artificielle, avec plus de 500 consultants répartis dans 15 agences pour répondre efficacement aux besoins des entreprises.
Pourquoi lancer un projet d’intranet ?
Toulouse Métropole a dû lancer un projet de modernisation de son intranet, car son portail existant, basé sur Alfresco, était devenu obsolète et techniquement instable. Géré par un seul administrateur, cet intranet présentait plusieurs limitations : une visibilité réduite, des difficultés à proposer des services variés aux utilisateurs, et une contribution complexe des différents services.
Pour mener à bien ce projet, la Ville de Toulouse et le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) ont travaillé en étroite collaboration avec la direction du numérique et le service de la communication interne de Toulouse Métropole.
Les objectifs
Améliorer la visibilité et l’accès aux services pour les utilisateurs.
Améliorer l’expérience utilisateur, notamment sur mobile et dans l’intégration de formats de contenus modernes.
Réorganiser les contenus de manière logique et ergonomique.
Faciliter la contribution des différents services sans développement spécifique.
L’objectif principal de ce projet était de moderniser l’intranet tout en évitant autant que possible les développements spécifiques, en s’appuyant plutôt sur les fonctionnalités offertes par SharePoint et Powell. Cette approche visait à moderniser l’intranet tout en facilitant les contributions des différents métiers.
Cependant, l’intranet se trouvait dans une situation technique complexe, avec des développements spécifiques ayant entraîné une instabilité et un manque de support. De plus, la version mobile était défaillante, et la navigation ainsi que l’ergonomie n’avaient pas été repensées depuis des années.
Le principal défi était donc de moderniser l’intranet pour permettre à plus de 13 000 agents d’y participer, contre seulement 2 000 à 3 000 visiteurs auparavant. Il fallait également transformer le contenu, jusque-là figé et administratif, en informations modernes et engageantes. Pour atteindre cet objectif ambitieux, l’équipe projet a travaillé en étroite collaboration avec l’ensemble des directions métiers de l’organisation afin de comprendre leurs besoins et attentes.
Une analyse approfondie des données a été menée pour identifier les axes d’amélioration et les fonctionnalités à intégrer. Une attention particulière a été portée à l’expérience utilisateur, afin d’assurer une navigation intuitive et une ergonomie adaptée à tous les types d’appareils utilisés par les agents.
Le résultat final est un intranet moderne et dynamique, qui permet aux agents de contribuer activement à son contenu et de se connecter les uns aux autres. La version mobile a été optimisée pour une utilisation fluide sur smartphone, et de nouvelles fonctionnalités telles que des espaces de travail collaboratifs ont été ajoutées pour encourager la participation et la collaboration. Le projet a été un succès grâce à une approche collaborative et un souci constant de l’expérience utilisateur.
“L’intranet, plus qu’un simple support d’information, est un carrefour d’interactions et de dialogues entre collègues, forgeant des liens sociaux et offrant des espaces précieux d’échange et de connexion.”
Eric Fauconnier
Directeur Communication & Relations Internes
Stratégie et étapes clés d’un projet réussi
1. Constituer une équipe projet
Exakis Nelite a mis en place une équipe dédiée pour mener à bien le projet d’intranet de Toulouse Métropole.
2. Identifier les fonctionnalités clés
Les équipes ont suivi plusieurs étapes clés pour assurer le succès du projet. Tout d’abord, elles ont lancé une phase de cadrage général pour aligner les fonctionnalités et les propositions de solutions. Ensuite, elles ont organisé un « design sprint » afin d’immerger l’équipe de Toulouse Métropole dans les fonctionnalités et solutions de Powell et SharePoint. Des ateliers détaillés ont également été tenus pour approfondir les usages d’Office 365 et faire des démonstrations de Powell Intranet.
3. Partager les idées et définir les objectifs
Les équipes ont également organisé 7 sessions d’idéation de 3 à 4 heures chacune pour partager leurs connaissances et redéfinir les objectifs. Elles ont co-construit une cible répondant à toutes les attentes. Chaque étape a été documentée et évaluée, incluant la catégorisation des fonctionnalités pour structurer l’intranet ainsi que la création de l’arborescence, avec des rubriques comme la vie pratique et la page d’accueil.
4. Construire l’intranet
Après avoir réalisé ces étapes, les équipes ont entamé la phase de développement de l’intranet en utilisant les outils Powell SharePoint. Elles ont travaillé en étroite collaboration pour s’assurer que toutes les fonctionnalités et propositions de solutions étaient bien prises en compte. Elles ont également mis en place une stratégie de tests pour garantir une qualité optimale de l’intranet avant son déploiement.
5. Former les utilisateurs
Une fois le développement terminé, ils ont assuré la formation pour familiariser les utilisateurs avec l’interface et les fonctionnalités de l’intranet. Les équipes ont également mis en place un accompagnement au changement pour faciliter la transition vers cet outil innovant.
Le déploiement de l’intranet a été un succès, offrant aux collaborateurs un outil collaboratif et intuitif pour faciliter les échanges et la gestion de l’information. Les équipes sont fières de leur contribution à ce projet et de la collaboration avec Toulouse Métropole pour fournir un outil de qualité, répondant à leurs besoins et attentes.
Mise en œuvre du projet
Ateliers pour comprendre le contenu existant et définir la structure de l’intranet.
L’utilisation d’outils comme Adobe XD pour les maquettes.
Une approche itérative permettant aux différents services de contribuer facilement.
Focus sur les fonctionnalités de SharePoint et Powell 365 pour une intégration et une gestion efficace du contenu.
Comment Powell Intranet a aidé
Pour répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe au sein de ces entités, une variété de fonctionnalités, modèles, templates et types de contenu sera déployée. Cette approche tire pleinement parti des outils proposés par Powell et SharePoint pour créer un intranet efficace.
Côté architecture, la structure globale de l’environnement SharePoint de Toulouse Métropole repose sur douze collections de sites. La navigation dans l’intranet est facilitée par des sections principales telles que l’accueil, la communication en direct, les ressources humaines, la vie pratique (regroupant plusieurs collections de sites), et la communauté.
En plus de ces sections majeures, des espaces dédiés à la formation et aux événements ont été prévus. La section formation permettra aux employés d’accéder à des ressources de formation en ligne ainsi qu’à des cours et ateliers en présentiel. La section événements sera centrée sur la communication et la promotion des manifestations organisées par la communauté, comme les festivals, expositions et réunions citoyennes.
Chaque collection de sites a été conçue pour répondre spécifiquement aux besoins des différents services et communautés. Par exemple, la collection dédiée aux ressources humaines permettra aux collaborateurs de publier des actualités RH, de proposer des postes pour la mobilité interne, et d’accéder à toutes les informations liées à la gestion quotidienne des agents. Pour la Ville de Toulouse, cette collection sera dédiée à la communication avec les citoyens, offrant des informations sur les services municipaux, les événements culturels et sportifs, ainsi que les formulaires pour les demandes de travaux ou de stationnement.
Résultats & impact
Le projet a transformé l’intranet de Toulouse Métropole en un outil moderne et performant :
- Expérience utilisateur améliorée : l’intranet est devenu plus intuitif, avec une navigation simplifiée et une meilleure accessibilité sur mobile.
- Engagement accru : la possibilité d’intégrer des vidéos et d’autres médias interactifs a renforcé l’engagement des collaborateurs.
- Autonomie des services : les différents départements peuvent désormais gérer et publier leur contenu de manière autonome, dynamisant ainsi la communication interne.
- Stabilité et sécurité renforcées : la nouvelle plateforme offre une meilleure stabilité et des garanties de sécurité accrues.
Conclusion
Ce projet illustre comment une approche collaborative, soutenue par des choix technologiques avisés, peut transformer la communication et la gestion de l’information au sein d’une grande organisation publique.
