Success Metrics
3
canaux de communication
+300
idées reçues
900
utilisateurs actifs
A propos de BeWe
BeWe est un partenaire de confiance qui accompagne les entreprises dans leur démarche de transformation collaborative en exploitant les avantages de SharePoint et des solutions Microsoft 365. En tant que partenaire de Powell depuis 2016, BeWe a été reconnu à deux reprises comme le partenaire de l’année. Cette distinction témoigne de leur engagement et de leur expertise dans la mise en place de solutions Powell pour les entreprises.
Ils ont également développé leur propre concept, Build Express, qui permet d’accélérer la transformation collaborative en découpant les portails en différentes thématiques. Ce qui distingue BeWe en tant que partenaire, c’est leur capacité à comprendre les besoins spécifiques de chaque client et à proposer des solutions sur mesure.
“L’intranet, plus qu’un simple support d’information, est un carrefour d’interactions et de dialogues entre collègues, forgeant des liens sociaux et offrant des espaces précieux d’échange et de connexion.”
Eric Fauconnier
Directeur Communication & Relations Internes
Une approche agile pour un déploiement international
RUBIX a entrepris la modernisation de son intranet pour faire face à plusieurs défis et améliorer l’expérience de collaboration au sein de l’entreprise. Lors du lancement de la marque RUBIX, l’intranet corporate “Connect” est né. En raison de sa dépendance à SharePoint Online, l’intranet était limité en termes de fonctionnalités, ce qui a entraîné une faible popularité. Son utilisation se limitait principalement aux tâches de partage de documents, d’intégration de liens rapides et de diffusion d’actualités.
Le projet initial visait à étendre l’intranet aux filiales de l’entreprise, commençant par la France, puis se poursuivant en Allemagne et en Angleterre. Dans cette optique, RUBIX cherchait un partenaire agile pour les accompagner sur les projets collaboratifs et les problématiques spécifiques liées à SharePoint. C’est à ce moment-là que BeWe est intervenu en proposant Powell et sa solution Powell Intranet, offrant des avantages en termes d’économies d’échelle. Dans un premier temps, RUBIX a décidé de tester la solution Powell Intranet dans le cadre d’une migration vers Modern SharePoint. Après une période de tests concluants en 2020, Rubix a décidé de déployer la solution en France, couvrant ainsi 2 300 utilisateurs.
Grâce à une vision précise de la communication interne, le déploiement a pu être réalisé rapidement et efficacement. La clarté des objectifs a joué un rôle déterminant dans cette réussite. Ce déploiement s’est déroulé dans les délais et le budget impartis, apportant satisfaction à l’entreprise.
Suite au lancement réussi de l’intranet en France, le projet s’est étendu en Allemagne, ou l’intranet a été déployé en seulement six mois, touchant ainsi 1 500 utilisateurs.
L’approche agile, pragmatique et innovante de BeWe a parfaitement répondu aux attentes du groupe RUBIX, en s’adaptant à son contexte en tant que distributeur international.
Les objectifs
Moderniser rapidement l’intranet du groupe.
Adapter l’intranet aux besoins de la communication interne et améliorer les outils utilisés par les collaborateurs.
Centraliser l’expérience des employés et connecter la Digital Workplace grâce à Microsoft 365.
Favoriser l’intelligence collective et la collaboration entre les équipes.
Unifier l’image de marque de RUBIX dans toutes ses filiales à travers l’intranet.
Piloter les déploiements futurs de la Digital Workplace dans les filiales de RUBIX, en favorisant l’uniformité et l’optimisation des coûts.
Réalisation du projet
Le projet a été construit étape par étape avec notre partenaire de confiance, BeWe:
- Test initial et déploiement en France : RUBIX a d’abord testé la solution dans le cadre d’une migration vers Modern SharePoint. Après avoir été convaincus en 2020, le Groupe à lancé le déploiement en France, touchant 2 300 personnes.
- Expansion en Allemagne et dans d’autres pays : Après le succès en France, un déploiement en 6 mois a été réalisé en Allemagne. Grâce à la capitalisation des éléments déjà réalisés en France, des économies d’échelle ont pu être réalisées.
Une modernisation récompensée
Le déploiement réussi de Powell Intranet a permis à RUBIX de bénéficier d’un intranet performant qui répond aux besoins de communication interne de manière plus complète et intuitive. Cette solution moderne a renforcé la collaboration entre les équipes, améliorée l’efficacité des processus internes et favorisé une culture d’entreprise plus dynamique. Les employés de Rubix ont rapidement adopté Powell Intranet et apprécié la richesse d’informations ainsi que le design attractif de ce dernier. En reconnaissance de cette réussite, l’intranet de RUBIX a reçu le prix interne du “Meilleur projet pour renforcer l’engagement des équipes RUBIX” .
Comment animer une campagne d’idéation
1. Accéder à la Page du Projet
Tout utilisateur peut créer cette page depuis le site de la campagne en cliquant sur le bouton “Soumettre un projet”.
2. Remplir les Informations du Projet
Une explication et un visuel pour permettre aux collaborateurs de saisir celui-ci.
3. Interaction sur la Page du Projet
- Commenter le projet pour donner un retour ou demander plus d’informations.
- Aimer le projet pour le promouvoir.
- Partager le projet pour le communiquer, que ce soit dans une équipe, sur un canal spécifique, sur Yammer, dans un groupe particulier, ou par mail.
4. Gestion du Projet pour les Propriétaires
En plus des actions que les utilisateurs finaux peuvent effectuer, un propriétaire du site de la campagne peut :
- Sélectionner un projet comme étant “préféré” ou le valider pour le lancement.
- Modifier ou supprimer un projet.
5. Modification ou Suppression d’un Projet
Pour éditer ou supprimer votre projet, accédez à votre page de projet. Sur la gauche, cliquez sur l’icône à trois points. Cliquez sur “edit” pour éditer les propriétés de votre projet/idée. Cliquez sur “delete” pour supprimer cette page (votre idée).
Quelles sont les prochaines étapes ?
Pour garantir l’efficacité de cette transition, un plan d’action global a été élaboré pour l’ensemble de la collectivité. Des plans d’action spécifiques vont être mis en place à compter de 2024 pour chaque pôle ou direction, offrant une approche globale et personnalisée adaptée aux spécificités de chaque entité.
Cependant, l’implication de chacun est cruciale pour assurer la réussite de la transition. Les porteurs d’idées internes doivent être engagés et intégrés en tant que contributeurs actifs, travaillant en collaboration avec la direction générale.
Leur engagement et leur participation active garantiront la pérennité des actions mises en place pour une transition écologique réussie.
Dans cet état d’esprit par exemple, des chantiers sur la civilisation d’idées sont ouvertes en mode collaboratif aux agents qui souhaitent s’investir.
