4,000
Personnel réparti sur 28 sites est désormais connecté.
RSL LifeCare est une organisation caritative qui s’occupe de plus de 7 500 résidents répartis dans 28 villages de retraite et 28 maisons de soins pour personnes âgées à travers la Nouvelle-Galles du Sud (NSW) et l’ACT. Leader dans le domaine du logement pour seniors, RSL LifeCare offre des services de soins personnels à domicile de haute qualité, des villages de retraite et des maisons de soins pour personnes âgées (maisons de retraite) en Australie. Depuis 1911, RSL LifeCare sert la communauté en fournissant un soutien professionnel et attentionné aux anciens combattants, et aujourd’hui, elle accueille tous les membres du public.
Avant de commencer leur transformation digitale, RSL LifeCare disposait d’un intranet obsolète mis en place il y a 10 ans. Selon Ainslie Page, Responsable Marketing Digital chez RSL LifeCare, c’était un « système hérité, lourd et difficile à utiliser. Il y avait un besoin urgent de rénover l’intranet et d’adopter un système plus innovant et convivial ».
Ainsi, RSL LifeCare s’est tournée vers Powell et notre partenaire Synergy. Synergy est née de la conviction que la bonne technologie, correctement mise en œuvre, peut améliorer une entreprise. Leur équipe de consultants expérimentés, chefs de projet, formateurs et développeurs apporte la tranquillité d’esprit nécessaire pour évoluer sereinement dans l’environnement business actuel.
Le déclic final pour RSL LifeCare afin de rénover et moderniser leur intranet est venu des nouvelles législations gouvernementales. La Commission Royale Australienne sur les soins aux personnes âgées a exigé que les fournisseurs de soins comme RSL LifeCare garantissent un accès facile aux politiques internes.
« C’était une excellente opportunité de mettre en place un espace de travail digital facilement utilisable, n’importe où, n’importe quand, et auquel les employés puissent vraiment adhérer comme source centrale de vérité », explique Ainslie.
Défis
RSL LifeCare utilisait un intranet hébergé sur site, ce qui signifiait que les employés devaient être connectés au réseau interne pour y accéder. Ce n’était pas idéal pour la main-d’œuvre répartie et les employés sans bureau fixe.
Murray Campbell, Manager Consulting chez Synergy, a expliqué qu’il fallait passer à SharePoint Online qui est « accessible partout où il y a une connexion Internet, ce qui facilite l’accès aux documents pour les employés ».
Selon Ainslie, l’équipe de RSL LifeCare devait aussi relever un autre défi :
« Comment réunir les employés dans un lieu central alors qu’on a 28 sites différents ? »
Organisation de taille moyenne à grande, RSL LifeCare compte plus de 4 000 employés répartis sur 28 sites et son siège en NSW et ACT. Alors que certains employés travaillent sur site, le personnel de soins à domicile est très mobile et passe ses heures de travail entre les domiciles des clients et son bureau fixe. Bien que le personnel corporate ait travaillé à distance pendant la pandémie, les employés prévoient de revenir au bureau. RSL LifeCare est la définition même d’une main-d’œuvre répartie.
« C’est une vraie fontaine de savoir… une source centrale de vérité »
Ainslie Page
Responsable Marketing Digital
Les objectifs
Assurer un accès facile aux politiques et documents
Permettre à chacun de contribuer facilement au contenu
Connecter une main-d’œuvre répartie
Communiquer les informations urgentes à tout le monde
Quand RSL LifeCare a contacté Synergy Australia avec leurs besoins pour un intranet cloud facile d’utilisation, Powell Intranet était en tête des préoccupations de Murray et son équipe. Construit sur Microsoft 365, Powell Intranet répondait aux besoins principaux de RSL LifeCare : un espace de contenu accessible et sécurisé. Mais ce qui a vraiment fait ressortir Powell Intranet, c’est son inclusivité. Chaque employé peut contribuer à créer du contenu et construire la « porte d’entrée virtuelle » de RSL LifeCare.
Processus de mise en œuvre
1. Évaluation des propositions
Après avoir évalué les propositions de trois fournisseurs, RSL LifeCare a travaillé avec Synergy pour concevoir et mettre en œuvre Powell Intranet selon leurs besoins.
2. Réécriture des politiques
Une fois la plateforme construite, l’équipe digitale a eu la lourde tâche de réécrire les politiques qui étaient devenues obsolètes et de les transférer vers le nouvel intranet. Il y a eu un « délai de six à neuf mois entre la construction de l’intranet et son utilisation en environnement réel, et tout cela était dû à la volonté de transférer autant de politiques que possible », selon Murray. Cette étape de la transformation digitale était une initiative qui devait se faire avec précaution, en mettant en place les bons systèmes et processus.
3. Lancement en douceur
Une fois le contenu initial prêt, RSL LifeCare a commencé un lancement en douceur de leur intranet, « Your Cooee », avec un seul département. Quatre mois plus tard, tout le monde avait basculé sur la nouvelle plateforme.
Résultats & impact
RSL LifeCare dispose désormais d’un intranet sophistiqué, accompagné de « meilleurs systèmes et processus pour gérer la maintenance des fichiers ». Ils ont atteint leur objectif : offrir un accès simple aux documents et une recherche plus efficace.
L’intranet est devenu le premier réflexe des utilisateurs quand ils allument leur ordinateur le matin : « C’est ce dépôt central et cette fontaine de connaissances », explique Ainslie.
Avec l’aide de Synergy, RSL LifeCare a personnalisé la solution « intranet clé en main » de Powell Software selon sa propre identité visuelle. Ils ont utilisé leurs couleurs signatures, un bleu profond et un corail intense, ainsi que des images bicolores sur toute la plateforme. Powell Intranet, rebaptisé « Your Cooee », reflète désormais parfaitement l’image de marque de RSL LifeCare.
Ce qui était au départ un simple système de gestion de contenu est devenu un outil clé de communication interne. Un vrai atout pendant les nombreux confinements Covid en Australie : l’intranet est devenu le canal privilégié pour diffuser rapidement les informations aux équipes.
Prochaines étapes
Maintenant que les utilisateurs sont bien lancés sur la plateforme, il s’agit de booster leur engagement. En tant que client Powell, RSL LifeCare pourra continuer à profiter des nouveautés et fonctionnalités à venir.
« [Nous avons] de meilleurs systèmes et processus en place pour gérer la maintenance des fichiers »
Ainslie Page
Responsable Marketing Digital
Conclusion
En fin de compte, l’adoption de Powell Intranet par RSL LifeCare, accompagnée par Synergy, a brillamment relevé les défis liés à la connexion d’une main-d’œuvre dispersée et à l’accès simplifié aux informations cruciales. « Your Cooee » est devenue bien plus qu’un simple système de gestion de contenu : c’est un véritable hub de communication central, qui renforce le sentiment d’appartenance et crée un lien vital entre tous les collaborateurs, où qu’ils soient. Cette transformation digitale a offert à RSL LifeCare une plateforme moderne et intuitive, à la hauteur de son engagement envers le soin et la communauté, pour aujourd’hui… et pour les années à venir.