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ConcrèNotre client est une entreprise de premier plan dans les solutions minières. Avec une main-d’œuvre dédiée de plus de 4 000 professionnels qualifiés, cette société minière s’est solidement imposée comme une force dominante dans le secteur minier. Opérant à grande échelle, elle étend son expertise et ses services à des clients exigeants à travers la région Asie-Pacifique.
Cette société minière disposait d’un intranet SharePoint OnPremise nécessitant une modernisation afin de s’aligner sur leur marque « Connect », dont le lancement coïncidait avec le déménagement de l’entreprise dans un nouveau siège ultra-moderne.
Ils se sont donc tournés vers Powell et Glenfield Digital, l’un de nos partenaires technologiques australiens, avec pour mission d’améliorer l’efficacité du lieu de travail digital grâce à des plateformes unifiées de gestion de contenu. Ces experts maîtrisent la stratégie, la livraison et la distribution de contenu d’entreprise.
La transformation de l’intranet vise à simplifier les processus internes pour accompagner l’évolution de l’entreprise et créer un canal commun de communication interne afin de partager actualités et événements, mettre en avant les valeurs de l’entreprise, et permettre à la direction de diffuser des messages à l’échelle de toute la société.
Challenges
- Intranet on-premise obsolète, dont l’apparence et l’ergonomie doivent être modernisées
- Difficultés à retrouver des documents contrôlés via la recherche (multiples résultats)
- Besoin d’une meilleure fonctionnalité pour l’annuaire du personnel, le centre d’applications, et d’autres sections clés
- Nécessité de créer un centre média pour les communications, avec une création de contenu simplifiée
« Notre intranet d’entreprise est un environnement vivant qui continuera d’évoluer au fur et à mesure de la croissance de notre activité et en réponse aux retours internes ainsi qu’aux habitudes d’utilisation »
Porte-parole
The Mining Company
Les objectifs
Look & feel attractif : Personnaliser avec les couleurs et l’identité visuelle de l’entreprise.
Contenu organisé : Nettoyer et simplifier le système de documentation interne.
Passer en ligne : Migrer de SharePoint OnPremise vers le cloud.
Communication cohérente : Centraliser la communication interne et assurer son alignement.
Le facteur décisif pour la Mining Company dans le choix de Powell a été la rapidité avec laquelle ils pouvaient mettre leur intranet en service ainsi que les fonctionnalités prêtes à l’emploi offertes. Grâce à Powell Manager, la Mining Company bénéficiait d’un délai de mise en œuvre plus court et d’un intranet opérationnel en moins de temps.
« Powell Intranet offre un déploiement rapide de modèles internet riches, responsives, avec de super pages fonctionnelles et des widgets. » Richard Sojka, Directeur Général chez Glenfield Digital
Les capacités prêtes à l’emploi de Powell Intranet ont coché de nombreuses cases pour la Mining Company, avec notamment :
- La facilité de création de widgets personnalisés
- Le système de déploiement de sites Powell Manager
- Les fonctions d’édition de contenu et favoris de Powell Intranet
- La capacité à créer rapidement des thèmes et personnaliser SharePoint
- La scalabilité pour gérer de nombreuses collections de sites
- Les fonctionnalités personnalisées principales maintenues à jour via les mises à jour SharePoint
Processus de mise en œuvre
La Mining Company s’est fixée un délai de 10 semaines pour que leur intranet soit opérationnel et a travaillé en étroite collaboration avec leur partenaire d’implémentation, Glenfield, pour définir les besoins et établir un plan d’action.
1. Définir les exigences et fonctionnalités
Une fois que la Mining Company avait établi ses exigences et fonctionnalités indispensables, l’étape suivante a été pour Glenfield de personnaliser les modèles Powell Intranet. Cette phase de conception et de déploiement de Powell Intranet a été réalisée en un temps record de deux semaines.
2. Design & structure
Malgré le délai court, la Mining Company n’a pas fait de compromis sur le design. Glenfield a créé une expérience intranet employé unique grâce aux capacités de Powell Intranet, Powell Manager en particulier.
Parallèlement au travail de Glenfield, l’équipe dédiée de la Mining Company a créé une quantité importante de contenu pour l’intranet.
Résultats et impact
Grâce à Powell Intranet et à son partenaire Glenfield, la Mining Company dispose désormais d’un canal de communication centralisé – Connect – accessible depuis le poste de travail, un navigateur ou un mobile.
Connect a apporté de la cohésion aux processus internes de l’entreprise et renforcé la culture d’entreprise. Son utilité a été démontrée lors du lancement du nouveau siège de la Mining Company, l’intranet ayant permis de diffuser des informations internes cruciales avant et après l’événement.
« Connect offre une source unique et actualisée pour toutes les actualités de l’entreprise, ainsi qu’un accès facile aux informations, ressources et outils, afin de simplifier la journée de travail des employés. »
Porte-parole
The Mining Company
La plateforme élégante reflète l’image de marque et l’identité visuelle de The Mining Company. Grâce aux équipes communication et marketing, elle est enrichie de visuels attrayants et de contenus de qualité.
« Les contenus visuels créés par l’équipe Communication de The Mining Company sont phénoménaux et complètent parfaitement la fonctionnalité proposée à chaque niveau de page. »
Richard Sojka, Directeur Général chez Glenfield
Connect agit comme une source unique de vérité, rendant l’information accessible à tous. Des filtres de contenu ciblé permettent aux contributeurs de choisir à qui ils s’adressent – employés ou sous-traitants. Pour la première fois, la direction peut partager des informations à l’échelle de l’entreprise dans un espace dédié, et ainsi tenir les collaborateurs informés et impliqués.
Les utilisateurs finaux trouvent l’information plus rapidement grâce à une recherche optimisée. Ils peuvent également retrouver facilement leurs collègues via le nouvel annuaire. Les employés accèdent aux applications externes, et le service IT peut en gérer les accès. Le service RH valorise les contributions avec « The Mining Company Marvels ». Les différents services peuvent promouvoir leurs événements à venir.
Look & feel attractif : Personnaliser avec les couleurs et l’identité visuelle de l’entreprise.
Fonctionnalités de l’intranet
The Mining Company dispose désormais d’une solution intranet complète, dotée de toutes les fonctionnalités essentielles : annuaire du personnel, fil d’actualités et pages dédiées aux différents départements. Glenfield a également accompagné l’entreprise dans la création d’un centre d’applications personnalisé, ainsi que dans la réutilisation du nouveau modèle Powell Intranet pour leur programme original « The Mining Company Marvels ».
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés pour l’équipe communication de The Mining Company :
- Notre entreprise
Des informations actualisées sur la vision, les valeurs et la stratégie de l’entreprise. - Travailler chez The Mining Company
Des contenus utiles pour le quotidien, incluant les attentes envers les collaborateurs et les opportunités de développement professionnel. - Quoi de neuf
Actualités internes, événements à venir, annonces de la direction, webcasts et présentations corporate. - The Mining Company Marvels
Un programme de reconnaissance entre collègues qui célèbre les contributions héroïques au sein de l’entreprise. - Nos opérations
Des pages dédiées aux besoins spécifiques des employés sur site, incluant informations, contenus et fonctionnalités adaptées.
Prochaines étapes
Après une Phase 1 couronnée de succès, The Mining Company a lancé la Phase 2 du projet. Cette phase se concentre sur des optimisations en coulisses : amélioration de l’expérience utilisateur et gestion documentaire avancée.
L’équipe communication va collaborer avec les différents départements et sites miniers pour créer de nouvelles pages axées sur les utilisateurs, en fonction des besoins métiers et terrains.
Parallèlement, un travail est mené avec Glenfield pour migrer les documents depuis l’ancien intranet vers le cloud. À terme, l’ancienne version on-premise sera complètement désactivée.
Une fois la Phase 2 terminée, The Mining Company pourra enrichir encore davantage son intranet en activant des fonctionnalités de gamification et d’engagement collaborateur de Powell Intranet, telles que Kudos ou Employee Advocacy.
Le département IT étudie également l’intégration de Powell Governance pour une meilleure gestion de l’environnement Microsoft Teams.
« Bass Coast était très ouvert aux idées et nous a permis de faire des suggestions non traditionnelles. Il y avait aussi de la patience, de la flexibilité et une bonne communication, ce qui a contribué au succès du projet ! »
Rahul Sapre
Engagement Manager
Prometix
Conclusion
En résumé, le lancement de Connect, intranet conçu avec Powell Intranet par Glenfield Digital, a permis à The Mining Company de moderniser efficacement son environnement de travail digital. Cette plateforme unifiée a fluidifié les communications internes, facilité l’accès à l’information et renforcé la culture d’entreprise.
Les retours utilisateurs positifs et les taux d’adoption élevés confirment l’impact concret de cette transformation livrée dans les temps et dans le budget. Connect pose ainsi des bases solides pour les futures évolutions numériques de l’entreprise.
