Rapprochez votre lieu de travail grâce à un intranet et Microsoft Teams comme Junot

Junot est un groupe familial fondé en 1984, partenaire exclusif à Paris du groupe international Knight Frank et membre de Leading Real Estate Companies of the World. Avec 17 agences à Paris et 1 agence à Lille, et 65 000 clients français et internationaux, Junot vend 500 biens immobiliers.

Lorsque la crise sanitaire a commencé à ralentir, de nombreuses entreprises ont été touchées ou ont ressenti l’impact de cette crise. Ce fut le cas de Junot. Spécialisé dans les biens de luxe, le groupe possède 15 agences à Paris et dans la ville voisine de Neuilly, ainsi que deux franchises, à Rueil-Malmaison, en région parisienne, et à Lille.

Junot a donc décidé de collaborer avec Powell et notre partenaire BeWe. BeWe est spécialisé dans les systèmes d’information collaboratifs : nous sommes experts des plateformes collaboratives Microsoft (Office 365, SharePoint, Yammer, Teams, Power Automate et Power Apps…). Un manque de communication, à la fois ascendante et descendante.

Défis

Une communication limitée sur WhatsApp

Juste avant la pandémie, Teams venait d’être déployé, et son utilisation avait commencé, même si de façon limitée. Avec la réouverture des agences, la messagerie d’équipe avait été un peu mise de côté. La communication interne se faisait par mail, mais surtout via les téléphones portables des employés, SMS, appels, ainsi que via la messagerie WhatsApp, sur laquelle certaines informations du groupe étaient partagées.

« Mais cela ne permettait pas d’avoir une vue d’ensemble de ce qui se passait chez Junot, de la stratégie du siège, etc. », explique Leslie Gesini.

Un intranet greffé sur Teams

Pour recréer du lien au sein du réseau d’agences, l’initiative du Responsable Digital et de la DRH a été de lancer un intranet. Junot est équipé de Microsoft 365, et SharePoint offre cette possibilité. Mais la qualité du design ne répond pas aux exigences. Il a donc été décidé de chercher une autre solution.

« Nos équipes évoluent dans l’univers du luxe, et nous attachons une attention particulière au design », explique la manager. « Pour favoriser son adoption, il était important que l’intranet soit en cohérence avec notre image de marque. »

Après un benchmark, Junot a opté pour la solution Powell Intranet, qui est une surcouche de Microsoft 365. Elle répond aux attentes en termes de rendu mais présente aussi l’avantage d’offrir des modules fonctionnels plus poussés et plus simples que ceux de SharePoint. Enfin, elle est compatible avec Teams. L’usage de ce dernier a d’ailleurs été relancé.

« Nous voulions un intranet avec un outil de communication interne », explique Leslie Gesini. « Certaines solutions le proposaient, mais les collaborateurs auraient dû être formés, alors qu’ils avaient déjà en partie l’habitude d’utiliser Teams », précise-t-elle.

 

Les objectifs

 

Résultats & impact

Pour ce projet, le groupe a été accompagné par BeWe, spécialiste des solutions collaboratives Microsoft. Lancé en septembre dernier, l’intranet MyJunot s’affiche désormais en page d’accueil des navigateurs web et est aussi accessible via Teams grâce à une icône en haut de la barre latérale. Les collaborateurs y retrouvent les actualités du groupe et des services du siège, ainsi que des informations sur les ventes, le marketing et les ressources humaines. « Ils aiment avoir une vue d’ensemble de ce qui se passe, et ils réagissent beaucoup aux articles, même si ce n’est qu’avec un emoji », explique Leslie Gesini.

L’intégration à Teams permet de repartager facilement les liens vers les articles dans les canaux de messagerie de l’équipe, que ce soit le canal général de l’entreprise, celui d’une agence, ou encore celui d’un profil spécifique concerné. « Les collaborateurs n’ont pas les yeux rivés sur l’intranet toute la journée », remarque la manager. « Cela nous permet de les notifier lorsqu’il y a de nouvelles publications. »

Plus d’engagement des employés

Grâce aux modules proposés par Powell Intranet, plusieurs espaces spécifiques ont été mis en place, à commencer par l’annuaire des employés où chacun peut se présenter. Un organigramme du groupe est aussi proposé, permettant à chacun de détailler ses missions.

« Savoir comment nous sommes structurés et qui fait quoi est important, surtout que nous grandissons beaucoup », explique Leslie Gesini.

Les photos des événements régulièrement organisés par les différentes agences peuvent désormais être consultées dans un album photo, ce qui permet de les partager par e-mail ou sur les réseaux sociaux. Avant, il fallait les consulter ou les récupérer sur le serveur. Mais l’intranet a aussi pour but de donner la parole aux salariés. Une boîte à idées a été mise en place pour remonter au siège des propositions qui n’étaient pas faites auparavant.

« On traite tout, et si c’est jugé bon, on le met en place », dit la manager. Les employés sont aussi sollicités grâce au module quiz de la solution. « Des initiatives ont été prises en leur faveur, mais on a remarqué qu’elles ne répondaient peut-être pas vraiment à leurs attentes », précise Leslie Gesini. Maintenant, on demande leur avis, et on décide en fonction de la majorité.

Accès centralisé aux outils métiers

Sur MyJunot, un espace outils donne accès à différentes applications métiers : ventes, marketing, ressources humaines, planification des visites, portail immobilier pour publier les offres, etc.

« Ça fait gagner du temps », dit la manager. « On ne cherche plus dans les favoris du navigateur ni on s’embête avec les codes d’accès », explique-t-elle. C’est aussi plus simple pour les nouveaux arrivants. Pour sa part, l’outil formulaire a facilité les processus.

Par exemple, il a été utilisé pour mettre en place un système de demandes de support IT destiné au prestataire en charge de l’externalisation, avec toutes les infos nécessaires à leur traitement.

« On ne perd plus de temps à appeler le standard du prestataire et expliquer notre problème. C’est beaucoup plus productif », témoigne Leslie Gesini. Les formulaires servent aussi, entre autres, à recueillir les retours des salariés après des formations ou à faciliter la cooptation, très importante dans le recrutement.

Automatisation des tâches manuelles

Pour l’intégration des nouveaux, l’intranet a tout de suite trouvé sa place. Les nouveaux sont invités à se présenter via leur fiche dans l’annuaire. Puis, le module Welcome de Powell permet de diffuser cette présentation pour que tout le monde découvre ce nouveau collègue et lui fasse un accueil. Avant, il fallait créer un visuel spécifique, puis le diffuser en PDF ou PNG sur WhatsApp.

Enfin, la tâche des services généraux a aussi été allégée. Chaque matin, ils devaient vérifier les anniversaires du jour puis envoyer un mail invitant tout le monde à souhaiter un bon anniversaire à la ou les personnes concernées. Le module Anniversaire du Jour a automatisé cette tâche. Connecté à l’Active Directory, il diffuse le message avec la photo de la personne, et chacun peut lui souhaiter un bon anniversaire directement dans Teams, par mail ou appel mobile.

« C’était une tâche assez chronophage. En plus, quand l’anniversaire tombait un week-end, ce n’était pas pris en compte », explique la manager. Maintenant, on a fait un petit développement pour afficher aussi les anniversaires passés et à venir, afin d’anticiper ceux qui tombent pendant un week-end ou un jour férié.

Usages conversationnels en développement

Côté Teams, les usages ont grandi. Un des enjeux était de réduire le nombre d’e-mails. La messagerie est un des principaux moyens pour faire du business. Le souhait était de ne pas être submergé par les messages et risquer d’en manquer des importants. Désormais, les conversations se font dans le chat de Teams et les canaux d’équipe.

« Tout le monde s’y met », dit Leslie Gesini. Mais toutes les agences n’ont pas encore le même niveau d’usage, elle le reconnaît. L’adoption de l’intranet est simple, celle de Teams moins. Ça demande plus de formation.

Le chat est utilisé pour les discussions liées au travail, y compris sur un document, mais aussi pour des messages simples d’encouragement ou de félicitations entre collègues, ou pour des échanges personnels. Le système de messagerie d’équipe encourage aussi tout le monde à participer et développer l’intelligence collective. Des conversations sont donc créées sur des sujets pour impliquer tous les collaborateurs dans la discussion.

Prochaines étapes

Dans le canal général, les agences interagissent entre elles, surtout quand elles rencontrent un problème, dans une logique d’entraide. Par exemple, lorsqu’elles cherchent un contact professionnel : plombier, architecte, avocat, notaire… Mais dans ce dernier cas, l’intranet est aussi venu à la rescousse en permettant la création d’un annuaire professionnel auquel chacun peut contribuer.

« Il commence à contenir beaucoup de contacts, et c’est très apprécié », note la manager.

Pour MyJunot, la prochaine grande étape concernera les franchisés. Ces derniers ont déjà accès aux canaux Teams, mais pas à l’intranet. Il est donc prévu de leur proposer une version allégée. C’est un enjeu important pour le groupe. Ses deux premières franchises sont récentes, mais l’objectif est de développer son réseau dans toutes les grandes villes de France. En attendant, l’ambition portée par l’intranet et Teams est devenue réalité.

« Teams se sont rapprochés », dit Leslie Gesini. Comme la communication sur ce que fait chacun est meilleure, on a retrouvé le respect et la compréhension du travail de l’autre, qui s’étaient un peu effacés après la crise sanitaire, souligne-t-elle. Une nouvelle synergie de groupe est en train de se créer.

 

Conclusion

La mise en place stratégique par Junot de Powell Intranet et Microsoft Teams, avec l’accompagnement de BeWe, a efficacement répondu aux défis d’un réseau d’agences dispersées et aux séquelles de la crise sanitaire. Ce nouvel environnement de travail digital a boosté la communication, renforcé l’engagement des équipes, et simplifié l’accès aux outils essentiels. En créant un espace plus connecté et collaboratif, Junot a ravivé la motivation de ses collaborateurs tout en posant des bases solides pour sa croissance future, notamment via le développement en franchise. L’exemple de Junot montre bien le pouvoir transformateur d’un digital workplace bien intégré pour souder les équipes et propulser le succès organisationnel dans le secteur très select de l’immobilier de luxe.