Success Metrics
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canaux de communication
+300
idées reçues
900
utilisateurs actifs
Le groupe se compose de plusieurs sociétés, certaines spécialisées dans la prévention des pertes liées au vol interne et externe ou aux erreurs de stock, et d’autres fournissant des mesures de sécurité plus traditionnelles pour protéger les établissements commerciaux ainsi que la sécurité des collaborateurs et des clients dans des secteurs variés comme la pharmacie, la grande distribution, les garages, l’agriculture, et l’industrie des entrepôts.
Reconnu pour la qualité de ses services, certifié par Veritas pour l’installation et la maintenance de ses systèmes, Finalease Group a également élargi son offre aux collectivités et communes, en développant des solutions de vidéo protection pour la protection de l’espace urbain.
“Notre ancien intranet, basé sur la plateforme WordPress, ne répondait plus aux besoins de notre groupe en expansion. L’objectif du nouvel intranet était d’offrir un outil commun à tous les collaborateurs et de simplifier la gestion complexe des accès et des droits sécuritaires essentiels pour protéger les informations confidentielles internes.”
Jérôme Thery
Responsable Marketing et Communication
Les challenges
Dans le cadre de la transformation numérique de Finalease Group, le Groupe a été confronté à un défi majeur : la modernisation de son système intranet. L’ancienne plateforme, basée sur WordPress, ne répondait plus aux exigences de sécurité et d’efficacité d’une entreprise en pleine expansion. Ce système était non seulement désuet esthétiquement mais également insuffisant pour gérer de manière efficace et sécurisée les informations sensibles dispersées à travers les différentes entités du groupe.
Le principal objectif de cette transformation était de créer un “univers commun” pour rassembler tous les collaborateurs du Groupe, centralisant toutes les informations pertinentes, des détails sur les collaborateurs aux actualités du groupe, dans un seul endroit. Cette démarche visait à valoriser l’image de chaque entité du groupe et à établir un canal commun d’échange qui renforcerait la cohésion interne.
Un enjeu clé dans cette initiative était de segmenter de manière précise les données sensibles, en accordant les accès selon les besoins spécifiques des différentes entités ou services. Ce processus devait non seulement renforcer la protection des données, mais aussi simplifier l’infrastructure en évitant les complexités d’un système de gestion des accès trop encombrant. Le renouveau technologique de l’intranet a ainsi joué un rôle crucial dans le renforcement de la sécurité interne et l’amélioration de la communication entre les collaborateurs, posant les bases d’un fonctionnement plus fluide et sécurisé au sein de Finalease Group.
Les objectifs
Création d’un univers commun afin de centraliser l’information.
Valorisation de l’image du groupe et de ses entités.
Établissement d’un canal de communication efficace.
Pourquoi Powell ?
En découvrant Powell, Finalease Group a rapidement perçu son potentiel pour centraliser et moderniser son intranet, notamment grâce à son intégration fluide avec les systèmes Microsoft déjà utilisés par une partie des collaborateurs. La décision de développer un nouvel intranet a pris forme une fois que toutes les licences nécessaires ont été distribuées et que les consoles des différents tenants ont été unifiées sous une même interface, facilitant ainsi le démarrage du projet en février 2023.
Mise en oeuvre avec BeWe
Durant la phase projet, l’équipe de Finalease Group, guidée par Jérôme Thery, a collaboré étroitement avec BeWe, partenaire privilégié de Powell et spécialiste des solutions de collaboration Microsoft. Les ateliers animés par Laurent Cargou, Practice Leader Powell Intranet et Consultant Expert DWP chez BeWe, ont permis une prise en main rapide de Powell intranet, de mieux comprendre ses fonctionnalités et de revenir régulièrement sur des points d’amélioration. Cette collaboration a permis de définir clairement les besoins opérationnels et les spécificités techniques du nouvel intranet de Finalease. Le Groupe s’est appuyé sur une méthode de déploiement agile, introduite par BeWe, qui permettait d’implémenter rapidement les décisions prises peu après les discussions.
Les cas d’usage clés
1. Communication globale
L’intranet a révolutionné la façon dont les informations sont partagées et consommées au sein de Finalease. En centralisant l’accès à des informations actualisées, il facilite la communication à grande échelle à travers toute l’organisation. Cette plateforme permet de diffuser non seulement des actualités internes et externes, mais aussi des informations personnalisées selon les profils collaborateurs.
2. Employee advocacy
L’intranet a contribué à forger une culture d’entreprise positive, en créant un espace virtuel attrayant et interactif où les employés peuvent non seulement recevoir des informations, mais aussi participer activement à la vie de l’entreprise à travers des modules comme idéation. En mettant en avant la reconnaissance des employés, l’intranet aide à transformer les employés en ambassadeurs de la marque.
3. Personnalisation et gestion documentaire
En se connectant, chaque collaborateur peut maintenant accéder à une interface personnalisée offrant des raccourcis vers des documents prioritaires, stockés et gérés via SharePoint. Cela a éliminé le besoin de maintenir des fichiers en double sur des plateformes disparates, simplifiant considérablement la gestion documentaire. La mise à jour automatique des fichiers sur l’intranet dès qu’ils sont modifiés dans SharePoint a renforcé la fiabilité des informations disponibles, évitant les incohérences et les erreurs potentielles.
4. Renforcement de la sécurité
L’intégration du système de gestion des identités de Microsoft a facilité l’administration des droits d’accès. Les comptes utilisateurs étant liés aux services Microsoft globaux de l’entreprise, toute modification du statut d’un employé (comme son départ de l’entreprise) était immédiatement répercutée sur ses accès à l’intranet. Cette intégration a non seulement simplifié la gestion administrative mais a aussi renforcé la sécurité, en assurant que seules les personnes autorisées puissent accéder à des données sensibles.
Résultats
Au lieu d’envoyer de multiples e-mails avec des pièces jointes différentes, les managers, les RH et les directeurs d’agence peuvent désormais transmettre des informations via un seul e-mail, redirigeant les collaborateurs vers l’intranet où toutes les ressources sont centralisées. Que ce soit pour des informations sur la mutuelle, des tutoriels ou des accès spécifiques, tout est accessible en un seul clic. Cette simplification a non seulement réduit la charge de travail administrative, mais a également amélioré la clarté et l’efficacité des communications internes.
Quelles sont les prochaines étapes ?
Finalease envisage d’intégrer des technologies avancées, comme l’intelligence artificielle, pour améliorer encore plus l’expérience des collaborateurs.
Le module d’onboarding Powell et FAQ basé sur le chatbot de Powell Software, Powell Buddy, sont à l’étude pour offrir des réponses instantanées et améliorer le support utilisateur.
