Top 4 des erreurs les plus courantes lors de la création d’une digital workplace

December 21st, 2016 by Esther Daga

Nos experts vous guident afin que les erreurs soient évitées

Le processus de création d’un intranet peut s’avérer long et compliqué. Le projet nécessite de la réflexion et de l’attention. La dernière chose que vous souhaiteriez faire serait de commettre des erreurs. Pour les éviter, nos équipes Powell 365 vous accompagnent et vous donnent des conseils pour que votre projet se réalise sans difficultés. Voici un aperçu des erreurs les plus fréquentes faites par des entreprises lors de la réalisation de leur digital workplace.

 

Erreur #1 : Ne pas tenir compte des utilisateurs finaux

Avant de mettre en place une digital workplace, il faut analyser et comprendre les besoins de vos employés. Ce sont eux qui construiront l’intranet collaboratif. Les entreprises doivent toujours tenir compte de la façon dont les utilisateurs finaux se serviront du portail quotidiennement. Le meilleur moyen de s’assurer du succès de la plateforme collaborative est d’interroger directement les personnes concernées pour récolter leurs avis. Engager vos collaborateurs et obtenir leur aval est une étape importante dans la réalisation d’un intranet.

Comment éviter cette erreur :

Vous devez toujours tester votre intranet auprès de quelques personnes avant de le rendre accessible à tous. Si aucune communication n’est faite entre les utilisateurs finaux et les chargés de projet digital workplace, le résultat ne sera pas satisfaisant. Commencez par envoyer un questionnaire à vos employés pour mieux comprendre leurs attentes. Cela vous permettra de connaître les points d’amélioration et de gagner du temps dans le processus de réalisation. Le jour du lancement officiel, vos collaborateurs trouveront toutes les informations dont ils ont besoin et le lancement se fera sans à-coups.

 

Erreur #2 : Mauvais résultats de recherche

Il est important d’inclure un champs « recherche » performant lorsque vous définissez le design de votre portail. C’est le meilleur moyen pour que vos utilisateurs trouvent rapidement l’information souhaitée. N’ajoutez pas de filtres aux pages de résultats c’est une perte de temps. C’est même pire, il se peut que de mauvais documents soient utilisés en raison de résultats de recherche inexacts. Un intranet est mis en place pour gagner du temps. Avoir un moteur de recherche efficace qui vous permet de trouver le contenu le plus pertinent est obligatoire pour le succès d’une digital workplace.

Comment éviter cette erreur:

La meilleure façon d’éviter cette erreur est d’inclure en haut de chaque page de l’intranet collaboratif une barre de recherche rapide. Avoir un outil de recherche disponible sur chaque page simplifie les choix de tags et limite les champs de recherche. De cette façon, chaque fois qu’un employé tape un mot-clé dans la barre de recherche, une liste précise de résultats apparaîtra et comprendra le document désiré.

 

Erreur #3 : Définir un bon modèle de gouvernance

La gouvernance fait partie des étapes les plus importantes dans la création d’un intranet. Si les structures, les politiques et la gestion ne sont pas correctement définies, l’adoption du portail intranet se fera difficilement par les utilisateurs finaux. Une bonne gouvernance encourage la collaboration et aide à changer les comportements.

Comment éviter cette erreur :

Vous devez trouver le juste milieu. Mettre en place l’ensemble des processus qui guident la gestion et le développement d’un digital workplace vous aidera dans l’implémentation de votre projet. Commencez par définir les choses qui vous paraissent être les plus importantes. Soyez clair et précis. Basé sur le travail que vous venez d’accomplir, définissez votre planning de gestion et les processus à mettre en place.

 

Erreur #4 : une vision à court terme

Lors de la réalisation d’un projet intranet au sein de votre entreprise vous devez penser aux bénéfices à long terme. Il faut voir au-delà de l’implémentation et même du lancement de votre digital workplace. C’est une étape que de nombreux créateurs de portail négligent. Que se passe-t-il dans ce cas-là ? Avec le temps, l’outil peut perdre en pertinence s’il n’est pas mis à jour régulièrement. Du nouveau contenu, de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutés ou mis à jour, voire même de nouvelles sections peuvent être créées. Si vous ne pensez pas à long terme votre portail risque rapidement d’être désordonné.

Comment éviter cette erreur :

Etablir une stratégie en amont permet de mieux gérer votre intranet sur le long terme. L’équipe intranet doit savoir gérer les mises à jour en cours, la gestion du site et les nouvelles améliorations.
Votre intranet doit croître avec votre entreprise.

 

En conclusion

Les équipes Powell 365 peuvent vous aider dans la création de votre portail collaboratif. Nos experts vous accompagnent et vous guident afin que les erreurs vues ci-dessus soient évitées.

Vous souhaitez d’autres conseils pour réaliser votre portail collaboratif ? Contactez nos équipes et commencez à utiliser Powell 365 ! Les solutions Powell 365 se concentrent avant tout sur l’utilisateur final. Notre solution fonctionnelle et responsive vous permet de collaborer et communiquer rapidement et facilement. Contactez-nous dès aujourd’hui pour plus d’informations sur les diverses solutions collaboratives Powell 365.

 

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