Comme dans le secteur privé, les agences gouvernementales et les organisations du secteur public ont besoin d’un référentiel de contenu centralisé pour servir de source unique de vérité. Elles ont également besoin d’un outil de communication pour accroître la transparence de l’information et détruire les silos. Un intranet peut faire les deux. Les intranets modernes peuvent faire beaucoup plus.
En 2023, d’après une enquête menée par Cap’Com, la majeure partie des entités municipales et organismes publics interrogés indiquent déjà être pourvus d’une plateforme similaire. Aujourd’hui, 1 sur 10 n’est pas encore équipée, mais a l’intention d’établir un intranet prochainement.
En tenant compte de l’enthousiasme manifesté par les administrations et les entreprises publiques envers cette avancée, surgit la problématique de l’intégration d’un intranet au sein du secteur public: comment concrétiser un projet de ce genre ?
Ce sujet vous intéresse ? Dans cet article, Powell Software vous parcours les éléments essentiels afin de réussir aisément cette initiative et de sélectionner de manière pratique un prestataire qui répondra aux exigences de votre organisation ainsi qu’aux attentes de vos collaborateurs.
Bonne lecture !
Pourquoi les anciens intranets posent-ils problème ?
En discutant avec nos clients, nous avons constaté que de nombreuses agences gouvernementales et administrations s’appuient encore sur des intranets obsolètes.
Voici quelques-uns des problèmes les plus courants auxquels nos clients du secteur public ont été confrontés (avant de faire appel à Powell Software, bien sûr 
) :
- Leur ancien intranet n’était accessible que sur site ou à partir d’un poste de travail, ce qui n’est pas idéal pour les agents à distance ou le personnel de terrain,
- L’interface de l’intranet n’était pas conviviale et ergonomique. Il était difficile de chercher et de trouver des informations,
- Les communications étaient perdues entre les départements et il était difficile de communiquer rapidement des informations importantes dans un espace accessible à tous.
Les intranets que nous découvrons dans certains organismes publics sont loin de l’intranet moderne. Aujourd’hui, les intranets sont plus faciles à naviguer, plus attrayants et plus esthétiques que jamais et on peut y accéder de n’importe où.
Les avantages d’un intranet social qui connecte les employés sont évidents :
- Les équipes connectées sont 20 à 25% plus efficaces.
Mais :
- S’il n’est pas correctement conçu, moins de 50 % des employés et agents utiliseront l’intranet quotidiennement.
Si vous cherchez à mettre à jour l’intranet de votre collectivité ou administration, nous supposons qu’il ne s’agit pas de votre outil de travail préféré ? C’est parce que vous n’avez pas encore expérimenté les nouveaux modèles d’intranets sociaux et personnalisables que nous vous proposons.
Pourquoi les organismes publics devraient-ils mettre à jour leur intranet ?
Forts de notre expérience dans la mise en œuvre d’intranets modernes & destinés au personnel de différents organismes du secteur public, nous pouvons vous faire part de six raisons pour lesquelles il vaut la peine de mettre à jour le vôtre :
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Améliorer la communication et augmenter la productivité du personnel
Une communication inefficace a un impact sur la productivité, selon 86 % des cadres. Disposer d’une plateforme de communication dédiée, comme un intranet, permet de rationaliser le partage des informations.
Un intranet aide à :
- Réduire l’utilisation des e-mails : saviez-vous que l’employé moyen consacre une heure par jour au traitement de ses e-mails ? Un intranet offre des options plus attrayantes pour le partage d’informations à l’échelle de l’entreprise.
- Répondre plus rapidement aux problèmes de petite et moyenne importance : en effet, les FAQ, le service d’assistance et les ressources sont accessibles à tous en un seul endroit.
- Rendre l’information facile à trouver : un intranet est un outil de gestion des connaissances qui permet d’éviter la surcharge d’informations. Partagez facilement les dernières informations concernant la collectivité ou le dernier message du Maire par exemple.
- Donner aux agents l’accès à tous les outils et à toutes les informations dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur tâche.
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Simplifier la collaboration et promouvoir la transparence
De 55% en 2019 à 79% en 2021, l’utilisation des outils de collaboration est en hausse. Avec le passage au travail à distance et hybride, ce n’est pas une surprise. Mais que le personnel se trouve au même endroit ou non, un intranet moderne permet à votre équipe de :
- Communiquer librement : les contributeurs peuvent partager les nouvelles de votre organisme & l’intégration de l’intranet dans Microsoft Teams rend les conversations plus fluides.
- Échanger facilement des idées : surtout si l’intranet de votre administration dispose d’un outil de gestion des idées.
- Partager des documents les uns avec les autres : chaque service peut stocker des documents essentiels, tels que les politiques de ressources humaines ou encore les guides d’utilisation, et se les partager via l’intranet.
- Travailler ensemble : avec un intranet intégré à Microsoft 365, vous pouvez collaborer en temps réel sur les mêmes outils.
- Interagir avec différents départements et rester au courant des projets de chacun.
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Construire une culture interne solide et inclusive
Les intranets sociaux modernes favorisent un environnement où chaque membre du personnel peut interagir et apprendre les uns des autres, surtout si vous :
- Incorporez une dimension sociale à votre intranet : qu’il s’agisse d’alimenter les médias sociaux ou de recréer les discussions de la machine à café, l’intranet est un espace social.
- Utilisez l’intranet comme un espace pour publier des nouvelles et des annonces : évitez de vous perdre dans les boîtes de réception débordantes et publiez le message là où vos agents le verront.
- Communiquez sur la culture de l’administration : faites vivre la culture interne et faites passer les messages de votre organisme sur l’intranet.
- Valorisez les agents et les équipes : félicitez-les et tenez tous les membres de l’organisme au courant de leurs réalisations.
- Rendez l’intranet accessible à tous : pour instaurer une culture inclusive, envisagez de passer à un intranet accessible depuis votre navigateur mobile de Microsoft Teams.
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Partager l’information et créer une intelligence collective
À une époque où les informations sont surabondantes, l’intranet est une source unique de vérité pour toute la communication interne. Il fournit un lieu central pour stocker tous les documents de votre collectivité ou administration, afin qu’ils soient toujours à jour et accessibles à tous.
Pourquoi est-ce si important ?
- Ainsi, la rotation du personnel n’affecte pas l’accès aux connaissances.
- Les agents trouvent les informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.
- Cela aide à réduire les silos. Les agents sont mieux alignés et chaque département peut accéder aux documents, voir les dernières actualités ou les nouvelles politiques.
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Mobiliser et connecter le personnel pour améliorer la rétention
La rétention du personnel devient un sujet très actuel. Les employés recherchent des organismes qui répondent mieux à leurs besoins, qu’il s’agisse d’une plus grande flexibilité ou de la recherche du bien-être mental et numérique. Les organismes publics qui ne suivent pas les nouvelles tendances en matière de travail risquent de perdre leurs agents de qualité.
Un intranet moderne et bien conçu transforme l’expérience des agents. Il favorise l’efficacité, la croissance, l’innovation et la connexion, autant d’éléments essentiels pour fidéliser les agents.
La mise à jour de votre intranet peut vous aider à retenir vos agents en :
- Augmentant la transparence, en améliorant les communications internes et en veillant à ce que les agents soient au courant de ce qu’il se passe.
- Créant une culture où chaque agent est inclus, même ceux qui n’ont pas de “travail de bureau”.
- Facilitant la flexibilité grâce à l’accès à distance aux informations, ce qui permet au personnel d’être productif de n’importe où.
- Augmentant la valorisation des agents, surtout si l’intranet dispose d’un système de reconnaissance comme les “Kudos“.
- Responsabilisant les agents en leur donnant la parole et en veillant à ce que leurs idées soient entendues.
- Créant un meilleur onboarding pour que les premiers jours des nouveaux employés les préparent à un succès sur le long terme.
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Sécuriser et faire évoluer l’intranet à travers les services et les agences
Les anciens intranets étaient difficiles à construire, à concevoir et à mettre à jour. Ils devenaient rapidement stagnants et nécessitaient trop de travail pour être déployés dans tous les services ou dans d’autres agences. Il n’est pas étonnant que les services informatiques ne soient pas tombés amoureux de l’intranet.
Un intranet moderne, comme Powell Intranet, change la donne. Pourquoi ? Il est facile à construire, à déployer et à mettre à jour à grande échelle.
En tant que solution cloud reposant sur SharePoint Powell Intranet permet à votre service informatique de :
- Construire, personnaliser, déployer et maintenir des portails intranet pour les agences locales, les villes, les départements ou les régions. Votre service informatique peut facilement reproduire un squelette existant qui peut être adapté et personnalisé localement. Par exemple avec une image de marque différente, des informations ciblées et des documents en fonction des rôles des utilisateurs et de leur localisation.
- Répondre aux préoccupations en matière de sécurité des données et de conformité. Lorsque vous choisissez un intranet sur Microsoft 365, vous bénéficiez de la sécurité Microsoft. Avec Powell Intranet, 100% de vos données restent stockées de manière sécurisée sur votre serveur.
Vous envisagez de mettre à niveau votre intranet ?
Chez Powell Software, nous avons aidé des dizaines d’organisations du secteur public, comme Nîmes Métropole et Grand Avignon, à créer un intranet moderne adapté à leurs besoins. Nous connaissons vos points sensibles et savons comment notre solution, Powell Intranet, peut vous aider. Apprenez-en davantage sur notre offre d’intranet pour les collectivités et les administrations !