Multipliez la puissance de votre digital workplace Powell Software (article 1)

by Tamar Asatiani

Découvrez, à travers une série darticles de notre blog, comment vous pouvez démultiplier la puissance de votre digital workplace Powell Software en utilisant la Power Plateforme de Microsoft (article 1)

Auteur: Matthieu Silbermann

Pourquoi les solutions Powell Software sontelles uniquement disponibles pour les organisations qui ont choisi Microsoft 365 ?

On nous demande souvent pourquoi les solutions Powell Software sont uniquement disponibles pour les organisations ayant  choisies Microsoft 365. La première raison est que 80% des organisations dans le monde utilisent Microsoft 365 , c’est donc le socle le plus évident à adresser correctement. La deuxième raison est liée aux enjeux de sécurité : les documents, les pages, la gestion des identités restent stockés dans le tenant du client. L’assurance d’une protection optimale et d’une réversibilité plus fluide. Un autre facteur prend de plus en plus d’importance ces derniers mois : la puissance de la Power Plateform qui permet de démultiplier les possibilités de nos solutions en étendant les cas d’usage que cela soit à la main de nos clients, de leurs partenaires ou via les scénarios prêts à l’emploi que nous mettons à disposition de nos clients.

Pour rappel, Power Plateform est une suite de solutions cloud composée notamment de Power Automate (anciennement Flow), Power Apps et Power Bi. Elle est incluse dans les suites Microsoft 365 pour ce qui est des usages liés aux services Microsoft 365 tels que Outlook, SharePoint, Teams.

Microsoft Power Platform puissance de votre digital workplace

 La puissance des solutions Microsoft Power Platform & Powell Software

L’objet de cet article et des suivants sera de vous démontrer cette puissance, en vous donnant quelques exemples : les process de validation des news, les notifications personnalisées dans Teams, l’intégration de solutions tiers telles que les services RH au sein de votre intranet. Nous étendrons également ces usages à nos propres solutions : comment nos connecteurs dans Power Automate permettent d’automatiser la création d’équipes avec Powell Teams, la création de sites avec Powell Intranet ou l’envoi de notifications métiers pour les équipes terrain sur notre app mobile.

Validation des news ou des documents au sein de votre intranet with Power Automate

Commençons par le processus de validation des news ou des documents au sein de votre intranet. Ils peuvent être préalablement publiés en mode brouillon afin de permettre une relecture ultérieure. Dans certaines organisations, cette relecture doit être réalisée par d’autres personnes que leur rédacteur. Chaque organisation est spécifique et doit avoir un process qui s’adapte à leurs besoins :  approbateurs locaux, équipe centralisée, approbation en plusieurs étapes.

documents puissance de votre digital workplace

Les news, pages, documents ou tout autre item de Powell Intranet sont techniquement des pages ou des listes stockées dans le tenant Microsoft 365 du client. Chaque nouvelle création ou chaque modification peut donc déclencher un flow Power Automate afin d’appliquer une action spécifique tel qu’une approbation. Il existe des modèles d’approbation directement disponibles avec votre licence Microsoft 365 ; ils sont facilement adaptables si vous voulez rajouter d’autres groupes d’approbateurs ou d’autres étapes d’approbation. Réaliser cela en dehors de la plateforme Microsoft 365 nécessiterait le développement d’un moteur d’approbation dédié, ce qui ajouterait des coûts à notre licence Powell Intranet et empêcherait nos clients d’adapter facilement le flux à leur organisation.

documents puissance de votre digital workplace

créer un flow puissance de votre digital workplace

L’astuce de ce flow : utiliser la propriété « PromotedState » de la news. « 1 = Draft », « 2 = Promue »

Sans détailler le flow que nous clients pourront télécharger dans notre communauté Clients et Partenaires, le flow est composé de 3 parties :

  • Quand une nouvelle page de news est créée, regarder si elle est publiée avec l’état de « Draft »
  • Si oui, envoyer une demande d’approbation à un approbateur, si non ne rien faire
  • Une fois l’approbation reçue, publier la news avec l’état « Promue »

Une fois validée, le brouillon pourra ainsi être publié officiellement.

astuces puissance de votre digital workplace

Aller plus loin

Jusqu’il y a 12-24 mois, on nous objectait parfois que cette approche était trop restrictive, les organisations n’étant pas prêtes à utiliser Power Automate. Nous constatons que ce n’est plus le cas : les organisations même les plus petites disposent désormais au sein de leurs équipes d’une personne en capacité d’éditer un flux Power Automate et de l’adapter grâce à la simplicité du « Low code » de la Power Plateforme.

Encore un exemple où Powell Intranet et SharePoint offrent le meilleur d’eux même pour une Digitale Workplace meilleure : la facilité de contribution de Powell Intranet et la robustesse des flux métiers de Power Automate + SharePoint.

Digital workplace puissance de votre digital workplace

Et vous pouvez vous en dire autant avec votre Digital Workplace ?

Retrouvez-nous dans le prochain article pour voir comment la puissance de Power Automate permet de créer de véritables hubs de notification au sein de Microsoft Teams, très granulaires et pour lesquels chaque employé peut choisir de souscrire en fonction de ses attentes et de ses besoins.

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